Come fare chiamate che vanno direttamente alla segreteria telefonica: 4 passaggi rapidi ed efficaci
Puoi inviare un messaggio direttamente in segreteria con la funzione Ringless Voicemail Drop. In questo articolo vedremo di cosa si tratta, come funziona e come fare per far arrivare le chiamate direttamente in segreteria per raggiungere il tuo pubblico velocemente. Se ti stai chiedendo come andare direttamente alla segreteria telefonica quando chiami qualcuno, il metodo più affidabile e scalabile per i team di vendita è l'utilizzo di un software dedicato per il Voicemail Drop.
In sintesi
La ringless voicemail è l'unico vero modo per evitare gli squilli, ma è fortemente regolamentata. Il Voicemail Drop è l'opzione più pratica: gli agenti chiamano normalmente e inviano istantaneamente un messaggio preregistrato quando scatta la segreteria. Il routing delle chiamate funziona solo per quelle in entrata. Gli agenti vocali IA possono automatizzare completamente i follow-up e la gestione della segreteria.
Lo sapevi?
Un quarto della Gen Z e dei Millennials non risponde più alle chiamate¹. Se a questo aggiungi il fatto che l'80% delle chiamate (della durata media di 1 minuto ciascuna) finisce in segreteria, capirai che si tratta di una colossale perdita di tempo per i tuoi agenti.²
Risparmia ore ogni settimana con il Voicemail Drop
Come fare chiamate che vanno direttamente alla segreteria?
Prima di tutto, cos'è davvero la segreteria telefonica? La risposta è semplice: la segreteria telefonica virtuale è un sistema che registra e memorizza i messaggi vocali quando il destinatario di una chiamata non risponde. La segreteria virtuale è ospitata sul cloud anziché essere legata a un singolo telefono fisso o mobile.
Quando la maggior parte delle persone pensa a «mandare una chiamata direttamente in segreteria», di solito sta cercando di evitare di rispondere. Ma per i team che hanno bisogno di raggiungere molte persone e in fretta, far andare le chiamate direttamente in segreteria è un'opzione molto interessante. Vediamo quindi come fare.
Ringless Voicemail
Capire come far andare una chiamata direttamente in segreteria senza dover attendere infiniti squilli è una priorità assoluta per i team di outbound ad alto volume che vogliono massimizzare il numero di chiamate giornaliere. La Ringless Voicemail utilizza la tecnologia server-to-server per recapitare un messaggio direttamente nella casella del destinatario. Non richiede alcuna composizione del numero, nessuna chiamata, nessun squillo. È l'unico vero modo per bypassare gli squilli, ma c'è un problema: è anche strettamente monitorata da FCC e TCPA.
Ringless Voicemail
| Pro | Contro |
|---|---|
| Consegna diretta in segreteria garantita. | Contesto legale ambiguo in molte regioni (specialmente negli USA). |
| Evita agli agenti di attendere durante gli squilli a vuoto. | Rischio di lamentele se i contatti si sentono bersagliati da «spam». |
| Disponibilità limitata a seconda dell'operatore o delle normative. |
Voicemail Drop
Il software di voicemail drop consente ai tuoi agenti di chiamare normalmente, ma una volta scattata la segreteria, possono «rilasciare» istantaneamente un messaggio preregistrato invece di parlare dal vivo. Tecnicamente non evita lo squillo, ma elimina i tempi morti e garantisce messaggi sempre coerenti. Per le aziende che stanno valutando come inviare un messaggio direttamente in segreteria, questa funzione offre un'alternativa conforme, coerente e altamente professionale ai sistemi ringless che presentano rischi legali.
Voicemail Drop
| Pro | Contro |
|---|---|
| Risparmio di ore evitando di registrare manualmente i messaggi. | Richiede comunque un tentativo di chiamata (non è un vero «diretto in segreteria»). |
| Scalabile su interi team di vendita o di recruiting. | Richiede un dialer VoIP o una piattaforma di vendita compatibile. |
| Messaggi sempre curati e coerenti. |
Routing delle chiamate (in entrata)
Con il routing delle chiamate condizionale (integrato in molti sistemi telefonici aziendali), puoi impostare regole per le chiamate in entrata, in modo che quelle senza risposta o fuori orario vadano automaticamente in segreteria. Questo assicura che potenziali clienti e acquirenti abbiano sempre la possibilità di lasciare un messaggio, anche quando non c'è nessuno disponibile.
Routing delle chiamate
| Pro | Contro |
|---|---|
| Metodo affidabile per gestire le chiamate in entrata perse. | Non evita gli squilli per le chiamate in uscita. |
| Ottimo per i team di supporto e le piccole imprese. | Solo per chiamate in entrata. |
Agenti vocali IA
A volte il modo migliore per risparmiare tempo con i messaggi in segreteria... è non lasciarli affatto. Un agente vocale IA può effettuare le chiamate che il tuo team è troppo impegnato a gestire. In questo modo i tuoi agenti possono concentrarsi sui contatti prioritari, mentre l'agente vocale assicura che nessun lead vada perso.
Agenti vocali IA
| Pro | Contro |
|---|---|
| Nessun lavoro manuale di segreteria per gli agenti. | Richiede configurazione e addestramento (non è plug-and-play). |
| Follow-up coerenti e professionali, ogni volta. | Funziona meglio per i team che già usano l'IA nei loro flussi di lavoro. |
| Può anche rispondere alle chiamate in entrata o qualificare i lead. |
Come andare direttamente alla segreteria telefonica di qualcuno usando CloudTalk in 4 passaggi
Il Voicemail Drop di CloudTalk ti consente di lasciare un messaggio preregistrato quando scatta la segreteria telefonica, permettendoti di passare subito alla chiamata successiva. Capire come passare direttamente alla segreteria quando si chiama assicura che i tuoi agenti dedichino il loro tempo prezioso a parlare con veri potenziali clienti anziché attendere il segnale acustico.
Ecco come fare:
Passaggio 1: abilita il Voicemail Drop nelle impostazioni
- Vai su Impostazioni → Voicemail Drop nella tua dashboard di CloudTalk.
- Scegli se registrare il tuo messaggio direttamente nell'app o caricare un file audio, poi assegna un nome al tuo modello di segreteria.
Passaggio 2: crea e gestisci i tuoi messaggi
- Dopo la configurazione, puoi riprodurre, rinominare o eliminare i modelli di segreteria in base alle tue esigenze all'interno della tua lista di segreteria visiva.
- Impostane uno come predefinito o mantieni più versioni per diverse campagne.
- Se hai bisogno di aiuto per creare il tuo messaggio, puoi usare un generatore di messaggi di benvenuto.
Passaggio 3: rilascia il messaggio durante una chiamata
Quando effettui chiamate in uscita con CloudTalk:
- Se scatta la segreteria (ovvero dopo il segnale acustico), clicca su «Altro» → «Voicemail Drop», quindi seleziona il modello appropriato.
- Concludi con «Fatto», quindi inserisci tag o note per registrare l'esito della chiamata.
Passaggio 4: monitora e perfeziona la tua strategia
- Dopo aver rilasciato il messaggio, il riepilogo della chiamata registra la tua attività, includendo il messaggio inviato e gli eventuali tag o note inseriti.
- Usa questi dati per ottimizzare i messaggi, puntare a segmenti di pubblico in modo più efficace o attivare follow-up.
Altri modi in cui le persone mandano le chiamate direttamente in segreteria (impostazioni del telefono)
Mentre i consumatori utilizzano la modalità aereo o il Non disturbare, gli agenti di vendita che desiderano far andare una chiamata direttamente in segreteria su larga scala hanno bisogno di un'automazione dedicata per mantenere alta la produttività. Ecco i metodi più comuni per i consumatori:
Non disturbare (iPhone e Android)
La modalità Non disturbare è il modo più rapido per far andare le chiamate direttamente in segreteria.
- iPhone: apri il Centro di Controllo e tocca l'icona della luna, oppure vai su Impostazioni → Non disturbare per programmarla.
- Android: scorri verso il basso la barra delle notifiche e tocca Non disturbare (di solito l'icona di una luna crescente). Molti dispositivi consentono di personalizzare quali chiamate far passare.
Inoltro di chiamata
Puoi inoltrare tutte le chiamate in entrata direttamente al numero della tua segreteria telefonica.
- Apri le impostazioni dell'app Telefono
- Vai su Inoltro chiamate o Altre impostazioni
- Seleziona Inoltra sempre e inserisci il numero della tua segreteria telefonica
Modalità aereo
Anche l'attivazione della modalità aereo invia tutte le chiamate direttamente in segreteria, perché disconnette il telefono dalla rete.
- Apri le Impostazioni rapide e tocca l'icona dell'aereo
Impostazioni per singolo contatto
La maggior parte dei telefoni consente di controllare il comportamento della segreteria per contatti specifici:
- Invia a segreteria: alcune schede contatto includono un'opzione per indirizzare un chiamante direttamente alla segreteria.
- Blocca: bloccare un numero evita lo squillo e di solito invia la chiamata direttamente in segreteria.
Queste impostazioni del telefono sono utili per i singoli utenti, ma non si applicano ai flussi di lavoro delle vendite outbound. Se il tuo obiettivo è l'efficienza e la conformità, il Voicemail Drop è il modo più pratico per gestire campagne su larga scala senza perdere tempo.
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Trasmettere il tuo messaggio non deve significare perdere tempo ad ascoltare squilli infiniti o a ripetere la stessa segreteria telefonica 20 volte al giorno. Che si tratti di segreteria telefonica senza squillo, voicemail drop o persino agenti vocali IA, l’obiettivo è lo stesso: aiutare il tuo team a risparmiare tempo mantenendo i contatti coerenti e professionali.
La funzione Voicemail Drop di CloudTalk rende tutto questo semplicissimo. Con messaggi preregistrati e in linea con il brand e la registrazione automatica nel CRM, i tuoi agenti possono concentrarsi sulle conversazioni dal vivo, quelle che ti aiutano davvero a chiudere le trattative.
Se vuoi saltare i segnali acustici e aumentare la produttività, potrebbe essere il momento di scoprire come le soluzioni di segreteria telefonica di CloudTalk possono trasformare il modo di lavorare del tuo team.
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Domande frequenti
Sì, si chiama segreteria telefonica senza squillo (ringless voicemail). Con la funzione Voicemail Drop di CloudTalk, chiami comunque ma risparmi tempo nel lasciare i messaggi.
La funzione voicemail drop richiede una chiamata e lascia un messaggio preregistrato. La ringless voicemail salta completamente lo squillo, ma deve fare i conti con limiti legali più severi.
No, il voicemail drop non è illegale se usato in modo responsabile e nel rispetto delle normative sulle chiamate.
Sì. I team devono seguire regole come il GDPR o il TCPA. Molti provider offrono misure di sicurezza per aiutarti a rimanere conforme.
I messaggi sono altamente personalizzabili. Puoi caricare, registrare o gestire più modelli di segreteria telefonica.
Si ha quando un agente vocale IA si occupa di lasciare messaggi in segreteria o di effettuare follow-up in modo automatico, facendo risparmiare ancora più tempo agli agenti.
Non esiste un codice universale. Trucchi come *67 nascondono solo l’ID chiamante, ma non evitano gli squilli. Usa la funzione Voicemail Drop per risultati affidabili.
Quando chiami qualcuno, sentirai il segnale di squillo finché non scatta la segreteria. Uno strumento aziendale chiamato segreteria telefonica senza squillo ti consente di lasciare direttamente un messaggio.
