Come inviare le chiamate direttamente alla segreteria telefonica: 4 passaggi rapidi ed efficaci
Puoi chiamare direttamente una segreteria telefonica con il Ringless Voicemail Drop. In questo articolo, parleremo di cos’è, come funziona e come far sì che le chiamate vadano direttamente alla segreteria telefonica per far arrivare rapidamente il tuo messaggio al tuo pubblico. Se ti stai chiedendo come andare direttamente alla segreteria telefonica quando chiami qualcuno, il metodo più affidabile e scalabile per i team di vendita è utilizzare un software dedicato di Voicemail Drop.
TL;DR
La segreteria telefonica senza squillo (Ringless voicemail) è l’unico vero modo per saltare lo squillo, ma è fortemente limitata. Il Voicemail Drop è l’opzione più pratica: gli operatori chiamano normalmente e inviano un messaggio pre-registrato istantaneamente quando la segreteria telefonica risponde. Il routing delle chiamate funziona solo per le chiamate in entrata. Gli Agenti Vocali AI possono automatizzare completamente i follow-up e le attività di segreteria telefonica.
Lo sapevi?
Un quarto della Gen Z e dei Millennials ha smesso di rispondere alle tue chiamate¹. Se a ciò si aggiunge il fatto che l’80% delle chiamate (con una media di 1 minuto ciascuna) va alla segreteria telefonica, stiamo parlando di una grave perdita di tempo per i tuoi agenti.²
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Come inviare le chiamate direttamente alla segreteria telefonica?
Prima di tutto: Cos’è davvero una segreteria telefonica? La risposta è semplice: la segreteria telefonica virtuale è un sistema che registra e archivia i messaggi vocali quando il destinatario di una chiamata non risponde. La segreteria telefonica virtuale è ospitata nel cloud invece di essere legata a un singolo telefono.
Quando la maggior parte delle persone pensa a “inviare una chiamata direttamente alla segreteria telefonica”, di solito sta cercando di evitare le chiamate. Ma per i team che devono raggiungere molte persone e velocemente, far andare le chiamate alla segreteria telefonica sembra piuttosto allettante. Vediamo quindi esattamente come far sì che le chiamate vadano direttamente alla segreteria telefonica.
Segreteria telefonica senza squillo
Capire come andare direttamente alla segreteria telefonica quando si chiama senza attendere squilli infiniti è una priorità assoluta per i team outbound ad alto volume che cercano di massimizzare il numero di chiamate giornaliere. La segreteria telefonica senza squillo (Ringless Voicemail) utilizza la tecnologia server-to-server per recapitare un messaggio direttamente nella casella di posta di una persona. Non richiede composizione, chiamata, squillo. È l’unico vero modo per bypassare lo squillo, ma c’è un problema: è anche altamente controllato dalla FCC e dalla TCPA.
Segreteria telefonica senza squillo
| Pro | Contro |
|---|---|
| Consegna garantita direttamente alla segreteria telefonica. | Legalmente incerto in molte regioni (specialmente negli Stati Uniti). |
| Evita agli operatori di attendere squilli senza risposta. | Rischio di reclami se i contatti si sentono “spammati”. |
| Disponibilità limitata a seconda dell’operatore/regolamentazione. |
Voicemail drop
Il software Voicemail Drop consente ai tuoi operatori di chiamare come al solito, ma una volta raggiunta la segreteria telefonica, possono “lasciare” istantaneamente un messaggio preregistrato invece di parlare dal vivo. Non è tecnicamente “senza squillo”, ma elimina il tempo perso e mantiene i messaggi della segreteria telefonica coerenti. Per le aziende che valutano come inviare un messaggio direttamente alla segreteria telefonica, questa funzione offre un’alternativa conforme, coerente e altamente professionale ai sistemi senza squillo legalmente rischiosi.
Voicemail drop
| Pro | Contro |
|---|---|
| Risparmia ore saltando le registrazioni manuali della segreteria telefonica. | Richiede comunque un tentativo di chiamata (non è un vero “diretto alla segreteria”). |
| Scalabile per interi team di vendita/recruitment. | Richiede un dialer VoIP o una piattaforma di vendita compatibile. |
| Messaggi curati e coerenti ogni volta. |
Instradamento chiamate (in entrata)
Con l’instradamento condizionale delle chiamate (integrato in molti sistemi telefonici aziendali), puoi impostare regole per le chiamate in entrata, in modo che le chiamate senza risposta o fuori orario vadano automaticamente alla segreteria telefonica. Questo assicura che potenziali clienti e clienti abbiano sempre un modo per lasciare un messaggio, anche se nessuno è disponibile.
Instradamento chiamate
| Pro | Contro |
|---|---|
| Metodo affidabile per catturare le chiamate in entrata perse. | Non bypassa lo squillo per le chiamate in uscita. |
| Ottimo per i team di supporto e le piccole imprese. | Solo per le chiamate in entrata. |
Agenti vocali AI
A volte il modo migliore per risparmiare tempo sulle segreterie telefoniche… è non lasciarle affatto. Un Agente Vocale AI può gestire le chiamate che il tuo team è troppo impegnato per affrontare. In questo modo, i tuoi agenti possono concentrarsi sui lead a più alta priorità, mentre l’agente vocale assicura che nulla venga trascurato.
Agenti vocali AI
| Pro | Contro |
|---|---|
| Nessun lavoro manuale sulla segreteria telefonica per gli operatori. | Richiede configurazione e formazione (non è plug-and-play). |
| Follow-up coerenti e professionali ogni volta. | Funziona meglio per i team che utilizzano già l’AI nei flussi di lavoro. |
| Può anche rispondere alle chiamate in entrata o qualificare i lead. |
Come andare direttamente alla segreteria telefonica di qualcuno usando cloudtalk in 4 passaggi
Il Voicemail Drop di CloudTalk ti consente di lasciare un messaggio vocale preregistrato quando una chiamata va alla segreteria telefonica, senza parlare in più e passando subito alla chiamata successiva. Imparare a saltare alla segreteria telefonica quando si chiama assicura che i tuoi operatori trascorrano il loro tempo prezioso parlando con i potenziali clienti reali anziché aspettare il segnale acustico.
Ecco come fare:
Passaggio 1: abilita i voicemail drop nelle impostazioni
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Vai a Impostazioni → Voicemail Drop nella tua dashboard CloudTalk.
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Scegli se registrare il tuo messaggio direttamente nell’app o caricare un file audio, e dai un nome al tuo modello di segreteria telefonica.
Passaggio 2: crea e gestisci i tuoi messaggi in segreteria
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Dopo la configurazione, puoi riprodurre, rinominare o eliminare i modelli di segreteria telefonica secondo necessità all’interno del tuo elenco di segreteria telefonica visuale.
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Impostane uno come predefinito o mantieni più versioni per diversi scopi di campagna.
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Se hai bisogno di aiuto per creare il tuo messaggio di segreteria, puoi utilizzare un generatore di saluti per segreteria telefonica.
Passaggio 3: lascia il messaggio in segreteria durante una chiamata
Quando effettui chiamate in uscita tramite CloudTalk:
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Se raggiungi la segreteria telefonica (cioè, dopo il segnale acustico), clicca su “Altro” → “Voicemail Drop”, quindi seleziona il modello appropriato.
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Termina con “Fatto”, quindi tagga o aggiungi note per registrare l’azione della chiamata.
Passaggio 4: monitora e perfeziona la tua strategia
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Dopo aver lasciato il messaggio in segreteria, il riepilogo della chiamata registra la tua attività, inclusi il messaggio inviato e eventuali tag o note aggiunte.
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Utilizza questi dati per ottimizzare i messaggi, indirizzare i segmenti in modo più efficace o attivare i follow-up.
Altri modi per inviare chiamate direttamente alla segreteria telefonica (impostazioni del telefono)
Mentre i consumatori usano la modalità aereo o “Non disturbare”, gli operatori di vendita che cercano come inviare una chiamata direttamente alla segreteria telefonica su larga scala hanno bisogno di un’automazione appositamente creata per rimanere produttivi. Ecco i metodi più comuni per i consumatori:
Non disturbare (iPhone e Android)
Non disturbare è il modo più rapido per far sì che le chiamate vadano direttamente alla segreteria telefonica.
- iPhone: Apri il Centro di Controllo e tocca l’icona della luna, oppure vai su Impostazioni → Non disturbare per programmarlo.
- Android: Abbassa la barra delle notifiche e tocca Non disturbare (di solito una mezzaluna). Molti dispositivi ti consentono di personalizzare quali chiamate sono consentite.
Inoltro di chiamata
Puoi inoltrare tutte le chiamate in entrata direttamente al tuo numero di segreteria telefonica.
- Apri le impostazioni dell’app Telefono
- Vai su Inoltro di chiamata o Altre impostazioni
- Seleziona Inoltra sempre e inserisci il tuo numero di segreteria telefonica
Modalità aereo
Attivando la modalità aereo, anche tutte le chiamate vengono inviate direttamente alla segreteria telefonica perché disconnette il telefono dalla rete.
- Apri le impostazioni rapide e tocca l’icona dell’aereo
Impostazioni per contatto
La maggior parte dei telefoni ti consente di controllare il comportamento della segreteria telefonica per chiamanti specifici:
- Invia a segreteria telefonica: alcune schede contatto includono un’opzione per instradare un chiamante direttamente alla segreteria telefonica.
- Blocca: bloccare un numero impedisce lo squillo e di solito invia la chiamata direttamente alla segreteria telefonica.
Queste impostazioni del telefono sono utili per i singoli utenti, ma non si applicano ai flussi di lavoro di vendita outbound. Se il tuo obiettivo è l’efficienza e la conformità, Voicemail Drop è il modo più pratico per gestire l’outreach su larga scala senza perdere tempo.
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Farti sentire non deve significare sprecare tempo ad ascoltare squilli infiniti o a ripetere lo stesso messaggio in segreteria 20 volte al giorno. Che si tratti di segreteria senza squillo, Voicemail Drop o persino di agenti vocali IA, l’obiettivo è lo stesso: aiutare il tuo team a risparmiare tempo mantenendo la comunicazione coerente e professionale.
Il Voicemail Drop di CloudTalk lo rende semplice. Con messaggi pre-registrati e in linea con il tuo brand e una registrazione automatica nel CRM, i tuoi rappresentanti possono concentrarsi sulle conversazioni in tempo reale, quelle che ti aiutano davvero a concludere affari.
Se sei pronto a saltare i bip e ad aumentare la produttività, potrebbe essere il momento di scoprire come le soluzioni Voicemail di CloudTalk possono trasformare il modo in cui il tuo team lavora.
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Fonti:
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