Come padroneggiare le chiamate in uscita

Parliamo di chiamate in uscita. Oggi è fondamentale nelle vendite e ti aiuta a raggiungere e a entrare in contatto con potenziali clienti.

In un mondo in cui tutti lottano per farsi notare, questa è la tua occasione per distinguerti, aumentare i contatti e far salire le vendite. Sei pronto a tuffarti e a fare la differenza?

Punti chiave

• L’outbound gioca un ruolo fondamentale nel mantenere la fedeltà e nel costruire una reputazione forte e affidabile del marchio.
• L’utilizzo di dialer predittivi e di sistemi CRM migliora l’efficienza delle chiamate in uscita, adattando gli script e segmentando il pubblico per personalizzare il contatto.
• Concentrarsi sulla qualità piuttosto che sulla quantità, ricercare attivamente il feedback ed enfatizzare costantemente la formazione degli agenti garantisce l’allineamento degli sforzi con gli obiettivi aziendali generali.

Che cos’è una chiamata in uscita?

Una chiamata in uscita, effettuata da un rappresentante aziendale a clienti potenziali o esistenti, è una strategia proattiva di vendita, marketing, assistenza o raccolta dati. L’azienda avvia una comunicazione diretta per raggiungere obiettivi come la generazione di lead, la chiusura delle vendite, la conduzione di sondaggi o l’aggiornamento dei clienti.

I vantaggi delle chiamate in uscita per le aziende

Le chiamate in uscita offrono una moltitudine di vantaggi alle aziende che vogliono rafforzare la loro pipeline di vendita, migliorare le interazioni con i clienti e favorire la crescita. Ecco alcuni vantaggi chiave:

1. Migliora la generazione e la qualificazione dei lead: Le chiamate in uscita ti permettono di coinvolgere in modo proattivo i potenziali clienti, di identificare e qualificare efficacemente i lead e di promuovere una forte pipeline di vendita.
2. Facilita la comunicazione diretta e su misura: Gli agenti possono personalizzare il messaggio in base alle esigenze e alle preferenze specifiche del destinatario, migliorando notevolmente l’esperienza e la fiducia del cliente.
3. Aumenta le vendite e il fatturato: Grazie al contatto diretto con i potenziali acquirenti, le chiamate in uscita sono un potente strumento per chiudere le vendite e promuovere ulteriori prodotti o servizi. Questo approccio diretto influenza efficacemente le decisioni di acquisto, favorendo la crescita dell’azienda e aumentando le entrate.
4. Raggiungi un risultato economicamente vantaggioso: Le chiamate in uscita migliorano il coinvolgimento dei clienti e il servizio a un costo inferiore, aiutando la fidelizzazione, promuovendo la fedeltà e incrementando il repeat business, costruendo così una reputazione sostenibile del marchio.
5. Accelerare le ricerche di mercato e la raccolta di feedback: Le chiamate in uscita raccolgono rapidamente i feedback dei clienti e le informazioni sul mercato, consentendo un rapido adattamento e innovazione aziendale.
6. Migliora la fidelizzazione dei clienti: La comunicazione personalizzata dimostra ai clienti che la loro opinione è apprezzata e che le loro esigenze vengono affrontate prima che i problemi si presentino. Questa strategia di comunicazione preventiva migliora la soddisfazione, approfondendo le relazioni con i clienti e aumentando i tassi di fidelizzazione.

Migliora la tua strategia di chiamate in uscita oggi stesso

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Le migliori pratiche per una chiamata in uscita efficace

Per amplificare il successo delle tue campagne di chiamate in uscita, è fondamentale combinare una preparazione accurata con strumenti tecnologici avanzati, rispettando al contempo gli standard legali. Di seguito ti illustriamo le strategie chiave per perfezionare le tue campagne di telefonate in uscita.

Creare script di vendita efficaci

Un copione di vendita efficace è la pietra miliare del successo delle chiamate in uscita. Offre una struttura coerente per i dialoghi, garantendo la condivisione di informazioni vitali, ma lascia spazio alla personalizzazione in risposta al feedback del destinatario. Un copione ben fatto è sempre personalizzato per il destinatario ed enfatizza i vantaggi per il potenziale cliente. Mantiene gli agenti in carreggiata, facilita la comunicazione chiara di messaggi convincenti e aumenta la fiducia nell’affrontare le obiezioni.

Pianifica il flusso delle chiamate

Obiettivi chiaramente definiti costituiscono la spina dorsale di una strategia di successo per le chiamate in uscita. Definisci obiettivi specifici come la generazione di lead, il coinvolgimento dei clienti o la conversione delle vendite. Avere una tabella di marcia precisa garantisce che gli sforzi del tuo team siano in linea con gli obiettivi aziendali generali, portando a chiamate in uscita più mirate e d’impatto.

Sfrutta i sistemi CRM

L’integrazione delle chiamate in uscita con i sistemi di Customer Relationship Management (CRM) può migliorare notevolmente la personalizzazione e la pertinenza delle tue chiamate. Collegandoti alle nostre integrazioni CRM, avrai accesso a una vasta gamma di dati sui clienti, tra cui interazioni passate, preferenze e cronologia degli acquisti.

Implementare i dialer automatici

L’integrazione dei dialer automatici trasforma il flusso di lavoro delle chiamate in uscita. Questi strumenti automatizzano il processo di composizione delle chiamate, permettendo agli agenti di concentrarsi su conversazioni significative piuttosto che sulla composizione manuale. Inoltre, i dialer automatici semplificano la gestione degli elenchi di chiamate, la definizione delle priorità dei clienti e mantengono un volume di chiamate costante, migliorando la produttività degli agenti e riducendo al minimo i tempi morti.

Utilizza l’analisi delle chiamate

Le analisi delle chiamate offrono informazioni dettagliate sulla durata delle chiamate, sulle metriche di successo, sulle risposte dei clienti e sull’efficacia degli agenti. Analizzando questi dati, puoi perfezionare continuamente le tue strategie di chiamata, adattare gli script e migliorare la formazione, assicurandoti che le tue iniziative outbound siano efficaci ed efficienti.

Garantire la conformità legale

Aderire a normative come il Telephone Consumer Protection Act (TCPA), il General Data Protection Regulation (GDPR) e altre leggi locali è fondamentale per salvaguardare la privacy dei clienti ed evitare ripercussioni legali. Tenersi aggiornati su queste normative, assicurarsi i permessi necessari e mantenere un elenco aggiornato delle chiamate non consentite sono passi fondamentali per garantire che le tue pratiche di chiamata siano responsabili e conformi.

Qual è il tipo di dialer in uscita migliore per le vendite?

Esistono 3 tipi principali di dialer per le vendite, ognuno con i propri vantaggi e i migliori casi d’uso. Questi includono:

Combinatori telefonici intelligenti:

Un dialer di vendita potenziato dall’intelligenza artificiale con opzioni di instradamento intelligenti per ridurre i tempi di chiamata fino al 50%.

Vantaggi:

• Popola le code di chiamata con numeri provenienti da qualsiasi CRM o sito web con un semplice clic;
• Dare priorità ai contatti in base ai fusi orari e alla reattività prevista;
• Ordina facilmente i numeri nella coda con il drag-and-drop;

Funziona meglio per: Campagne di chiamate incentrate sulla qualità.

Scopri come Smart Dialer può aiutarti.

Combinatori telefonici di potenza:

Il dialer di vendita multilinea ti aiuta a raggiungere il triplo dei contatti chiamando più persone contemporaneamente.

Vantaggi:

• Semplifica le attività quotidiane degli agenti con campagne preconfezionate, script, ecc;
• Risparmia tempo componendo automaticamente un nuovo numero al termine di una chiamata;
• Potenzia l’analisi con il Tag di Chiamata, l’annotazione degli appunti, ecc;

Funziona meglio per: Campagne ad alto volume di chiamate.

Scopri di più su Power Dialer.

Combinazioni telefoniche automatiche:

Il dialer più semplice, con funzionalità limitate ma un prezzo accessibile. Non viene offerto da CloudTalk a causa dell’obsolescenza.

Vantaggi:

• Automazione di base delle chiamate;
• Semplice da usare;
• Conveniente;

Funziona meglio per: Campagne di chiamata a basso costo.

Scopri di più su Auto-dialer qui.

Le migliori caratteristiche per le chiamate in uscita

1. ID chiamante locale

L’utilizzo di un identificativo di chiamata locale consente di raggiungere il mondo intero pur mantenendo un tocco locale. È un modo efficace per migliorare la tua strategia di chiamate in uscita e ti aiuta a stabilire una presenza familiare in regioni diverse. Questo approccio favorisce la fiducia e aumenta la probabilità di risposte positive.

2. Registrazione delle chiamate

Potenzia la tua strategia di chiamate in uscita con il prezioso strumento della registrazione delle chiamate. Acquisisci dettagli importanti, monitora le prestazioni degli agenti e garantisci la conformità alle normative. La registrazione delle chiamate è una funzione poliedrica che contribuisce alla formazione, al controllo della qualità e alla tenuta di un registro completo.

3. Caduta della segreteria telefonica

Gestisci in modo efficiente le chiamate in uscita con la comodità di Voicemail Drop. Risparmia tempo e mantieni la professionalità lasciando dei messaggi vocali preregistrati quando il destinatario non è disponibile. Questa funzione snellisce il processo di chiamata, consentendo agli agenti di muoversi senza problemi tra i loro elenchi di chiamate.

4. Combinatori telefonici in uscita

Ottimizza l’efficienza delle chiamate e la produttività degli agenti con i dialer in uscita. Questi strumenti automatizzano il processo di composizione delle chiamate, riducendo i tempi morti e aumentando il numero di connessioni. I dialer in uscita contribuiscono a snellire il flusso di lavoro, assicurando che il tuo team contatti più clienti in meno tempo.

5. Analisi in tempo reale

Potenzia la tua strategia di chiamate in uscita con analisi in tempo reale per ottenere informazioni immediate. Monitora le prestazioni delle chiamate, traccia le metriche chiave e prendi decisioni al volo basate sui dati. Le analisi in tempo reale forniscono l’agilità necessaria per adattare le strategie e massimizzare l’impatto delle chiamate in uscita.

Come scegliere il software per call center in uscita più adatto alla tua azienda

Scegliere il giusto strumento per le chiamate in uscita può essere una sfida, ma cercheremo di aiutarti nel tuo percorso fornendoti informazioni chiave su alcune delle migliori opzioni presenti sul mercato.

Ecco alcuni strumenti di spicco, ognuno con le sue caratteristiche, i suoi vantaggi, i suoi prezzi e i suoi piani, per aiutarti a prendere una decisione informata:

1. CloudTalk

CloudTalk è un call center e un sistema telefonico aziendale basato sul cloud, costruito per massimizzare le tue attività di assistenza clienti su tutti i canali. Tutto ciò che devi fare è scegliere un numero per uno dei 160+ paesi supportati e potrai iniziare immediatamente a ottimizzare i tuoi flussi di lavoro con funzioni avanzate, tra cui IVR, click-to-call, power dialer e molto altro! CloudTalk supporta anche 35+ altre potenti integrazioni per sistemi di helpdesk, e-commerce e CRM, tra cui HubSpot e Zendesk.

Caratteristiche principali

• Chiamate di alta qualità con latenza garantita e jitter minimo
• Flusso di lavoro fluido con i nostri strumenti di instradamento intelligente delle chiamate
• La funzionalità di Richiamata, richiama il numero fino a quando si collega con l’agente
• Reindirizzamento delle chiamate durante le ore di punta o quando si è fuori dall’ufficio
• La funzionalità di call masking mantiene il tuo numero personale privato

Cosa manca a CloudTalk?

Secondo alcuni utenti, CloudTalk Analytics aveva bisogno di una rinfrescata, qualcosa che permettesse ai nostri utenti di avere una visione più approfondita dei dati che guidano il loro business.

Abbiamo risposto all’appello e di recente abbiamo lanciato Analytics 2.0, un nuovo potente framework di visualizzazione dei dati che fornisce agli utenti report approfonditi sulle operazioni quotidiane del call center. Identifica le aree problematiche e applica soluzioni basate sui dati più velocemente di quanto tu abbia mai pensato.

Per quale tipo di azienda è più indicato?

CloudTalk è il sistema telefonico perfetto per le aziende di medie dimensioni che vogliono crescere. In genere viene utilizzato nelle vendite per le chiamate in uscita e nel servizio clienti per le chiamate in entrata.

Prezzi

2. RingCentral

Quando si pensa alle soluzioni di telefonia VoIP, RingCentral è tra le prime che vengono in mente. Non c’è da stupirsi che l’azienda sia presente sul mercato da oltre 20 anni e si sia costruita una buona reputazione.

I vantaggi di RingCentral

RingCentral ha una grande varietà di funzioni e offre voce e video di qualità HD. Il fornitore è adatto alle aziende perché offre un’esperienza omnicanale, strumenti di qualificazione dei clienti, gestione, collaborazione e prestazioni, il tutto in un unico software.

Caratteristiche principali

• Trunking SIP
• IVR
• Registrazione chiamata
• Instradamento delle chiamate
• Gestione dei contatti

Cosa manca a RingCentral?

Nonostante tutti gli aspetti positivi, RingCentral manca di molti strumenti essenziali che le aziende moderne richiedono.

Funzioni come l’analisi del sentiment nativa, la trascrizione vocale, i dialer intelligenti o il Routing basato sulle competenze sono incluse solo nella soluzione Contact Centre. Lo stesso vale per alcune funzioni di gestione degli agenti, come il monitoraggio.

Lo strumento di registrazione delle chiamate e i numeri verdi sono disponibili solo come componenti aggiuntivi a un costo aggiuntivo.

Inoltre, l’implementazione di RingCentral può richiedere fino a 90 giorni e comporta un costo di implementazione. L’interfaccia utente di RingCentral non è sempre la più amichevole.

Per quale tipo di azienda è più indicato?

RingCentral MVP è una soluzione flessibile basata sul cloud, ideale per le aziende di tutte le dimensioni.

Prezzi

3. Nextiva

Nextiva è un grande protagonista del mercato VoIP e fornisce servizi a più di 15.000 clienti. Nextiva è considerato di facile utilizzo: gli utenti possono iniziare a chiamare in pochi minuti grazie a un processo di configurazione semplice e intuitivo. Inoltre, il sistema è ospitato da Nextiva, il che rende la manutenzione del software una responsabilità di Nextiva.

I vantaggi di Nextiva

Nextiva offre diverse funzionalità avanzate, tra cui chiamate in conferenza, trascrizione della posta vocale, assistente multilivello e molto altro ancora. Il provider si integra anche con soluzioni come Zendesk, ConnectWise o MS Teams.

Il fax virtuale di Nextiva, conforme alla normativa HIPAA, è un’ottima soluzione per gli operatori sanitari. I dipendenti del settore medico possono condividere informazioni senza doversi preoccupare di eventuali violazioni dei dati.

Inoltre, l’assistenza 24/7 significa che gli agenti sono sempre a disposizione per assisterti.

Caratteristiche principali

• Chiamate illimitate
• Registrazioni di videoconferenze
• Applicazioni per dispositivi mobili e desktop
• Ottimizzazione del flusso di lavoro
• Comunicazioni omnichannel

Cosa manca a Nextiva?

Sebbene Nextiva sia una soluzione VoIP molto conosciuta, ci sono alcuni aspetti che devi conoscere quando prendi in considerazione questo provider:

Integrazioni: A Nextiva mancano alcune integrazioni, come Slack o Zapier. Con Zapier, gli utenti possono collegare il loro sistema di telefonia VoIP con migliaia di sistemi non nativi.

Prezzi: Molti considerano i prezzi di Nextiva elevati, soprattutto per le piccole imprese.

Per quale tipo di azienda è più indicato?

Le aziende hanno bisogno di un sistema telefonico aziendale robusto, sicuro e affidabile che funzioni su tutti i dispositivi e che disponga di funzioni avanzate come videoconferenze, app per dispositivi mobili, registrazione delle chiamate e altro ancora.

Prezzi

4. Vonage

Vonage è uno dei fornitori di telefoni virtuali più conosciuti al mondo. Opera nel settore da oltre 20 anni e si è guadagnata un’invidiabile reputazione di leader del mercato.

I vantaggi di Vonage

• La funzione di centralino automatico Virtual Receptionist permette di inoltrare le chiamate ad altri reparti.
• Inoltre, le aziende possono offrire ai chiamanti delle alternative per l’instradamento delle chiamate che permettano loro di utilizzare il proprio nome o un interno da comporre. Prima di indirizzare le chiamate a un reparto, i chiamanti possono anche utilizzare la rubrica aziendale.
• Anche quando le aziende utilizzano servizi cloud che consumano molta banda, come strumenti di collaborazione, chat e video, le funzioni di ottimizzazione della rete di Vonage garantiscono la continuità e la qualità delle chiamate.

Caratteristiche principali

• Stabilità e affidabilità
• Assistente automatico
• Integrazioni CRM
• Conferenze vocali e video
• Servizi di inoltro delle chiamate

Cosa manca a Vonage?

Purtroppo per i clienti, Vonage ha sfruttato la sua reputazione facendo pagare i suoi servizi molto di più rispetto ad altri fornitori di software di telefonia virtuale comparabili.

I prezzi di Vonage includono anche molte spese nascoste che rendono il servizio molto più costoso del previsto.

Questo può essere un vero e proprio svantaggio per le piccole imprese che devono essere più attente a come e dove impiegare le proprie risorse.

Per quale tipo di azienda è più indicato?

Vonage è la soluzione migliore per le aziende che cercano un provider consolidato.

Prezzi

5. 8×8

8×8 è una soluzione di telefonia sempreverde che si concentra su integrazioni e analisi. Il fornitore è adatto alle aziende, ma gli abbonamenti di livello inferiore sono adatti anche alle organizzazioni più piccole. Sono molti i vantaggi che 8×8 può offrire ai suoi abbonati.

I vantaggi di 8×8

Innanzitutto, il fornitore ha fatto un ottimo lavoro costruendo un sistema di analisi in grado di monitorare efficacemente i processi aziendali su larga scala. Il sistema di reporting di 8×8 centralizza tutti i dati in un unico luogo, in modo che i manager possano rendere i loro team più organizzati e velocizzare il flusso di lavoro. Potrai anche ottenere rapporti in tempo reale.

Inoltre, la soluzione offre integrazioni complete con software come Salesforce, Slack, Microsoft Teams e molti altri. Inoltre, gli utenti di 8×8 possono effettuare chiamate illimitate in oltre 40 paesi. Il software di telefonia 8×8 è dotato di dialer intelligente, click-to-call e registrazione delle chiamate.

Caratteristiche principali

• Gestione dei call center
• IVR
• Gestione dei contatti
• Analisi e reportistica
• Monitoraggio delle chiamate

Cosa manca all’8×8?

Se possiedi un’azienda che opera a livello globale, ci sono alcuni aspetti di 8×8 che potresti voler prendere in considerazione:

Una restrizione fondamentale, soprattutto per le grandi aziende internazionali, è rappresentata dalle limitazioni regionali alle chiamate illimitate. Gli utenti con il piano base Express possono effettuare chiamate illimitate solo negli Stati Uniti e in Canada.

È necessaria una sede fisica: È necessario un ufficio in cui chiamare per ottenere un numero da lì.

Restrizioni geografiche per gli SMS: Puoi utilizzare la funzione SMS solo negli Stati Uniti e 8×8 non copre i costi per i numeri di cellulare in Brasile.

Integrazioni: 8×8 non collabora con aziende di telecomunicazioni, quindi gli utenti non avranno a disposizione un’integrazione nativa con soluzioni specifiche come WhatsApp. Le integrazioni non native devono essere impostate dal team tecnico.

Caratteristiche: A 8×8 mancano funzioni come il Tag di Chiamata per rendere più efficienti i processi di chiamata, il mascheramento delle chiamate per proteggere le tue informazioni personali e l’API per connetterti con gli strumenti che ami. Gli strumenti di automazione come l’IVR, il Routing basato sulle competenze o la richiamata automatica sono disponibili solo con i piani di alto livello. Per ottenere la registrazione delle chiamate devi pagare un extra.

Per quale tipo di azienda è più indicato?

Flessibile per qualsiasi attività.

Prezzi

6. Aircall

Aircall è una soluzione di chiamata avanzata utilizzata da oltre 15.000 clienti. È stata progettata per accelerare i processi di vendita, migliorare la comunicazione con i potenziali clienti e concludere più affari. Puoi comporre automaticamente più candidati in una coda di attesa e visualizzare informazioni cruciali sui contatti direttamente nell’interfaccia del telefono.

I vantaggi di Aircall

Aircall eccelle quando si tratta di automazione. Il fornitore offre anche molte utili integrazioni, tra cui Intercom, Pipedrive e Zapier. Inoltre, offre strumenti di automazione avanzati, app facili da usare e un’assistenza clienti affidabile.

Caratteristiche principali

• Distribuzione automatica delle chiamate
• Monitoraggio delle chiamate
• Trasferimento Chiamata
• Registrazione chiamata
• Routing delle chiamate

Cosa manca ad Aircall?

Aircall manca di alcune funzioni essenziali per le videochiamate. Le funzionalità di hosting di webinar e di condivisione dello schermo sono fortemente limitate sulla piattaforma, il che può portare a una certa frustrazione per gli utenti.

Per quale tipo di azienda è meglio?

Aircall è un software per le chiamate rivolto principalmente alle piccole imprese che utilizzano il telefono per svolgere attività di vendita e assistenza quotidiana, ma certamente non tutte. Pensa a quanto spesso il tuo team utilizza i dialer intelligenti. Potresti pensare di rivolgerti altrove se si tratta di una parte fondamentale del tuo lavoro quotidiano.

Prezzi

7. CallHippo

CallHippo è un sistema telefonico basato sul cloud che consente alle aziende di gestire con facilità le operazioni di vendita e assistenza clienti. Il software offre funzioni come l’analisi delle chiamate, la registrazione delle chiamate, la composizione automatica e molto altro.

I vantaggi di CallHippo

• Piani tariffari convenienti che si adattano alle diverse esigenze aziendali.
• Integrazioni con vari strumenti di terze parti.
• Assistenza clienti 24/7.
• Applicazione mobile per la gestione aziendale in movimento.
• Soluzioni scalabili per crescere insieme all’azienda.

Caratteristiche principali

• Analisi delle chiamate: Fornisce informazioni sul volume e sulla durata delle chiamate e molto altro ancora.
• Registrazione delle chiamate: Registra e memorizza tutte le chiamate per riferimenti futuri.
• Composizione automatica: Compone automaticamente i numeri per le operazioni di vendita e assistenza.
• Power Dialer: Massimizza la produttività dei team di vendita ottimizzando le chiamate in uscita.
• Sistema IVR: Offre un menu di opzioni per indirizzare le chiamate dei clienti.

Cosa manca a CallHippo?

La struttura dei prezzi di CallHippo può essere confusa e i suoi piani limitano il numero di chiamate contemporanee per utente. Inoltre, alcuni utenti hanno segnalato che l’applicazione mobile del software è lenta e si blocca spesso.

Per quale tipo di azienda è meglio?

CallHippo è la soluzione migliore per le piccole e medie imprese che hanno bisogno di un sistema telefonico economico per gestire le operazioni di vendita e di assistenza ai clienti.

Prezzi

Ognuno di questi strumenti offre vantaggi unici che possono soddisfare le esigenze di aziende di dimensioni diverse. Considera i tuoi requisiti specifici, come il volume delle chiamate, le integrazioni richieste, i vincoli di budget e le analisi desiderate, per scegliere lo strumento per le chiamate in uscita più adatto alla tua azienda.

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Conclusioni

Le chiamate in uscita giocano un ruolo fondamentale per il successo delle aziende, in quanto fungono da tramite tra le aziende e i loro potenziali clienti. Per massimizzare i vantaggi delle chiamate in uscita, le aziende devono adottare un approccio strategico, incorporando tecnologie avanzate, analisi dei dati e script personalizzati, il tutto nel rispetto degli standard legali.