Guida alle campagne di chiamate in uscita: Impostazione e migliori pratiche

Un’attività di outreach efficace può fare la fortuna o la rovina della tua azienda. Tuttavia, per organizzare una campagna di chiamate in uscita di successo non bastano una coda e un team.

Dall’espansione della tua base di clienti, alla generazione di entrate aggiuntive, alla scoperta di nuove opportunità e all’ottenimento di un feedback utile: le campagne telefoniche sono la chiave di tutto ciò di cui la tua azienda ha bisogno per sopravvivere.

Scopri come i professionisti impostano e gestiscono le campagne di call center in uscita per massimizzare i risultati positivi con le migliori pratiche e strategie testate (A/B).

I punti chiave da cui partire:

• Le campagne outbound possono essere suddivise in tre tipologie in base ai loro obiettivi: campagne di cold-calling, warm outreach e campagne di feedback/referral.
• Caratteristiche, script di chiamata, strategie di composizione e formazione degli agenti sono tutti aspetti cruciali da considerare quando si progetta una campagna di chiamate in uscita efficace.
• La maggior parte delle campagne fallisce per mancanza di personalizzazione, di test A/B, di miglioramento continuo e per aver privilegiato la quantità rispetto alla qualità.

Cos’è una campagna in uscita?

Se hai mai ricevuto una chiamata non richiesta dalla tua banca, da un operatore telefonico, da una compagnia assicurativa o anche da un’azienda di cui non hai mai sentito parlare, hai sperimentato una campagna di chiamate in uscita. Questo è l’opposto di una chiamata in entrata, in cui sei il primo a contattare il cliente.
Le campagne di chiamate in uscita sono uno strumento che le aziende utilizzano per contattare i clienti esistenti (chiamate a caldo) o i potenziali clienti (chiamate a freddo) per vari motivi, tra cui la raccolta di feedback, la qualificazione dei potenziali clienti, la chiusura delle offerte e altro ancora.

Perché le campagne in uscita sono importanti?

Le campagne di call center in uscita sono il filo diretto con il tuo pubblico e il modo migliore per raggiungere il maggior numero di persone possibile.

Questo rende le chiamate in uscita cruciali per la generazione di lead, l’acquisizione e la fidelizzazione dei clienti, la prospezione delle vendite e altro ancora. Prendendo l’iniziativa di contattarli, puoi costruire relazioni, raccogliere informazioni e guidare le azioni desiderate, il tutto mantenendo il controllo.

Quali sono i vantaggi delle campagne outbound?

Le campagne outbound sono la tua arma segreta per un’attività di sensibilizzazione mirata e possono offrirti diversi vantaggi. Queste includono:

1. Guida diretta:

Permettendo a clienti e potenziali clienti di ascoltare le informazioni direttamente “dalla bocca del cavallo”, massimizzi l’impatto del tuo messaggio. Secondo DiscoverORG, il 75% dei dirigenti intervistati è disposto a fissare un appuntamento tramite una chiamata.

2. Concentrarsi sulle interazioni in tempo reale

Il feedback immediato ti permette di modificare al volo il tuo approccio alla conversazione e di ottimizzare ulteriormente i processi sulla base di informazioni utili. Secondo HubSpot, superare le obiezioni può aumentare il tasso di chiusura del 64%.

3. Incorporare un target preciso

Con le campagne outbound, puoi adattare il tuo messaggio a specifiche fasce demografiche o segmenti, assicurandoti che risuoni con il tuo pubblico. Una ricerca di CallHippo suggerisce che la personalizzazione e la persistenza possono aumentare le conversioni del 72%.

4. Incoraggia le risposte rapide

A differenza dell’attesa delle richieste inbound, le campagne outbound possono suscitare risposte e azioni immediate. Instapage ha scoperto che il 32% dei marketer ritiene che le chiamate in uscita siano più efficaci di altre strategie di sensibilizzazione.

5. Mantenere il controllo sulla messaggistica

Hai il pieno controllo sui contenuti e sulle tempistiche della tua attività di outreach, assicurandoti coerenza e pertinenza. Secondo LinkedIn, se viene utilizzato per costruire una relazione con i tuoi clienti potenziali, hai il 78% di probabilità in più di vendere ai tuoi colleghi.

Tipi di campagne di chiamata in uscita

In base allo scopo della campagna di chiamate in uscita, puoi scegliere tra diversi tipi. Queste differiscono non solo per l’obiettivo generale, ma anche per le strategie e le inclusioni:

• Campagne di telefonate a freddo:

Come suggerisce il nome, questo tipo di campagna di chiamate in uscita si concentra sul raggiungimento di potenziali clienti tramite chiamate a freddo non sollecitate. I suoi obiettivi principali sono di solito la qualificazione dei contatti, la fissazione di appuntamenti e la chiusura degli affari.

Le chiamate a freddo hanno in genere un tasso di conversione terribile: in media solo il 2%. Per questo motivo, i call center spesso incorporano script per le chiamate a freddo per migliorare il successo fino a 5 volte e dialer in uscita per accelerare il processo di chiamata.

• Campagne di sensibilizzazione a caldo:

A differenza delle chiamate a freddo, il warm outreach si concentra su lead qualificati e clienti esistenti. I casi d’uso più comuni includono follow-up, up-selling, cross-selling, win-back e attività di fidelizzazione .

Grazie alle relazioni preesistenti, le chiamate a caldo hanno un tasso di conversione molto più alto, compreso tra il 20% e il 70%, a seconda del rapporto dell’agente con il cliente.

Per massimizzare i risultati, le aziende spesso integrano le loro campagne di sensibilizzazione con integrazioni CRM, funzioni di customer card in tempo reale e dialer in uscita che consentono la personalizzazione.

• Sondaggio, feedback e raccolta di referenze:

Anche questo tipo di campagna deriva dal warm outreach ma si differenzia per il suo scopo. Invece di vendere all’esterno, si concentra sulla guida del cambiamento interno attraverso le intuizioni e i feedback e la raccolta di raccomandazioni da parte dei clienti soddisfatti.

A parte questo, tende ad avere tassi di conversione altrettanto elevati e utilizza gli stessi strumenti e le stesse caratteristiche descritte sopra per le campagne di sensibilizzazione.

Come impostare un’efficace campagna di chiamate in uscita

Nonostante la semplicità dei tipi di campagne di richiamo spiegati sopra, in realtà c’è molto da fare per crearne una efficace.

Non preoccuparti, però: di seguito troverai una guida completa a tutto ciò che devi fare per raggiungere i tuoi obiettivi.

1. Definire gli obiettivi della campagna e il pubblico di riferimento

Il primo passo è sempre identificare ciò che vuoi fare e a chi vuoi farlo. Ora, non è particolarmente difficile.

Se vuoi espandere la tua base di clienti, devi fare una campagna di telefonate a freddo che si concentri sui potenziali clienti del tuo mercato di riferimento. Se vuoi massimizzare le tue entrate dai clienti esistenti, dovresti iniziare a fare un po’ di outreach per l’up-selling. Hai capito il punto.

Tuttavia, il diavolo si nasconde nei dettagli. Per raggiungere i tuoi obiettivi, dovrai fissare degli obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti, Limitati nel Tempo) basati su metriche tracciabili e legate ai tuoi obiettivi.

Per saperne di più leggi qui, ma alcuni di quelli che dovresti prendere in considerazione sono:

• Offerte chiuse
• Appuntamenti programmati
• Soddisfazione del Cliente (CSAT)
• Net Promoter Score (NPS)
• Numero di chiamate bloccate

2. Scegliere gli strumenti e le tecnologie giuste

La tua campagna di call center può essere buona solo se le persone e gli strumenti coinvolti sono all’altezza. Per quanto riguarda quest’ultimo aspetto, al giorno d’oggi il software VoIP offre una pletora di funzioni e integrazioni per ottimizzare i tuoi flussi di lavoro: tutto ciò che devi fare è scegliere le migliori.

Naturalmente, questo è soggettivo e dipende da diversi fattori, tra cui gli obiettivi della tua campagna outbound, la composizione del team, il budget e altro ancora. Puoi trovare tutte le informazioni su questo argomento nel nostro articolo qui, ma tra quelle che vale la pena prendere in considerazione ci sono:

#1 Campagne di call center

Panoramica:

Gli “umm”, gli “aah” e le pause imbarazzanti appartengono al passato.
con le campagne di call center.

Assumi il pieno controllo delle conversazioni dei tuoi agenti e permetti loro di
concentrarsi sulle cose che contano, fornendo loro script dettagliati, indagini e questionari.

Semplifica i flussi di lavoro quotidiani con code già pronte. Imposta, monitora e regola gli aspetti relativi ai tentativi di chiamata e al tempo che intercorre tra di essi in tempo reale.

Ideale per:

Operazioni in entrata e in uscita

Vantaggi:

• Operazioni di chiamata semplificate
• Configurazione semplice e veloce
• Tempi di attesa più brevi
• Meno tempo tra una chiamata e l’altra
• Miglioramento della produttività degli agenti + maggiore soddisfazione dei clienti

#2 Click-to-Call

Panoramica:

Trasforma il modo in cui i tuoi agenti avviano le chiamate, trasformando ogni telefono in un’unica soluzione.
numero online o in uno strumento CRM/helpdesk in un formato cliccabile. Rimuovi
La selezione manuale non è più un problema e si risparmia tempo e denaro.

Tutto ciò che devi fare è installare l’estensione Click-to-Call nel tuo browser.
Puoi dimenticarti del copia-incolla e dei falsi quadranti allo stesso modo
come si può chiamare – istantaneamente.

Ideale per:

Operazioni in entrata e in uscita

Vantaggi:

• Chiamate istantanee
• Nessun errore
• Nessuna composizione manuale + operazioni semplificate
• Funziona su tutti i canali

#3 Caduta della segreteria telefonica

Panoramica:

I tuoi agenti non riescono a entrare in contatto con un cliente chiave? Nessun problema! In cima a
lasciando una segreteria telefonica personalizzata, puoi preregistrare i tuoi messaggi e
inviare i messaggi vocali con la semplice pressione di un tasto.

Ideale per:

Operazioni in uscita

Vantaggi:

• Risoluzione più veloce
• Ritardi minimi nelle chiamate
• Messaggi vocali personalizzabili
• Migliore esperienza del cliente + maggiore tasso di successo dei contatti

#4 Power Dialer

Panoramica:

Raggiungi 3 volte più potenziali clienti ogni giorno e semplifica i flussi di lavoro degli agenti
con script, questionari, sondaggi e automazione post-call. Crea
elenchi giornalieri personalizzati e lascia che i rappresentanti inizino a chiamare con un semplice clic.

I Power Dialers sono in grado di automatizzare le operazioni di chiamata importando
contatti direttamente dal tuo CRM o da un file XML e mantenendo i dati dell’agente.
iniziando la chiamata successiva dell’elenco dopo che l’ultima è terminata.

Ideale per:

Le operazioni in uscita si sono concentrate sul volume.

Vantaggi:

• Più chiamate ogni giorno
• Risoluzione delle chiamate più rapida
• Automazione delle attività quotidiane
• Semplicità d’uso e compatibilità con altri strumenti

#5 Smart Dialer

Panoramica:

Riduci i tempi di chiamata fino al 50% e raggiungi più potenziali clienti in modo efficiente.
Crea code di chiamata semplici da usare, con un solo clic, direttamente da qualsiasi sito web,
CRM o helpdesk con buffer personalizzabili.

Ordina i contatti con il drag-and-drop per la massima efficienza e lascia che i tuoi
gli agenti si scatenano. Lo Smart Dialer sposta automaticamente il telefono che non risponde.
prospettive più in basso nell’elenco per risparmiare tempo e massimizzare le risposte.

Ideale per:

Operazioni in uscita incentrate sull’esperienza del cliente.

Vantaggi:

• Code di chiamata con un solo clic
• Gestione delle code con il drag-and-drop
• Priorità automatica dei contatti
• Integrazione di strumenti di terze parti + automazione delle attività quotidiane

#6Dettagli del cliente

Panoramica:

Ottieni informazioni immediate su chi si trova all’altro capo del filo accedendo a
i dati rilevanti del cliente ancora prima di alzare la cornetta. Integrare
la tua soluzione di call center con il tuo CRM o Helpdesk per un facile accesso.

Visualizza la cronologia delle chiamate passate, le registrazioni delle chiamate, le trascrizioni, le offerte e i biglietti di assistenza,
o anche i tuoi campi personalizzati. Risparmia il tempo dei clienti e degli agenti
offrendo un contesto semplice. Impostati per il successo con il Tag di Chiamata a metà.

Ideale per:

Operazioni in entrata e in uscita

Vantaggi:

• Approfondimenti istantanei
• Compatibilità multipiattaforma + esperienza del cliente migliorata
• Disponibile prima e durante le chiamate

Note sulla chiamata #7

Panoramica:

Crea e accedi agli appunti presi in qualsiasi momento. Riprendi da dove hai lasciato e
utilizzare i dati rilevanti delle interazioni passate per costruire relazioni migliori con i clienti.
i tuoi clienti.

Ideale per:

Operazioni in entrata e in uscita

Vantaggi:

• Creazione di note su e dopo la chiamata
• Accesso istantaneo alle note
• Un contesto in più per ogni chiamata + una maggiore soddisfazione dei clienti

Tag di Chiamata #8

Panoramica:

Utilizza i tag preesistenti o creane di nuovi personalizzati al volo per
categorizzare ogni chiamata e tenere traccia del tipo di chiamata, del risultato e di varie metriche KPI.
Implementa l’obbligo di Tag di Chiamata per mantenere una chiara visibilità.

Trasforma il modo in cui valuti le chiamate sincronizzando automaticamente i tag di Chiamata
con il tuo CRM. Scava in profondità nel tuo Analytics con i filtri per i tag. Massimizza
efficienza grazie a decisioni strategiche basate sui dati e al coaching degli agenti.

Ideale per:

Operazioni in entrata e in uscita

Vantaggi:

• Creazione di Tag di Chiamata e Post-Call
• Valutazione analitica migliorata
• Aggiunta di un contesto per ogni chiamata + migliore coaching per l’agente

#9Analisi del call center

Panoramica:

Centralizza tutti i dati del tuo team e accedi a tutto ciò che devi sapere sulle prestazioni dei tuoi agenti o sulle statistiche delle chiamate per fare previsioni e ottimizzare la tua strategia.

Vai in profondità quanto vuoi. Traccia ogni fase di ogni chiamata in entrata o in uscita. Usa queste informazioni per valutare con competenza le prestazioni dei singoli agenti e dei reparti.

Ideale per:

Operazioni in entrata e in uscita

Vantaggi:

• Comprensione complessa delle prestazioni dei call center
• Analisi approfondita dei reparti e degli agenti
• Coaching strategico mirato + processo decisionale basato sui dati

#10Monitoraggio chiamate

Panoramica:

Permetti a manager e agenti esperti di partecipare alle chiamate di assistenza e di vendita per fornire assistenza, valutare le prestazioni degli agenti o valutare l’efficacia degli script delle chiamate.

Scegli la quantità di visibilità che preferisci per intercettare direttamente le chiamate e partecipare alle chiamate a tre, per sussurrare all’orecchio del tuo agente senza che il cliente se ne accorga o per essere semplicemente una mosca sul muro con l’ascolto delle chiamate.

Ideale per:

Operazioni in entrata e in uscita

Vantaggi:

• Visibilità selezionabile
• Risoluzione di problemi semplici
• Miglioramento dell’esperienza del cliente + migliore coaching e onboarding degli agenti

3. Scegli la giusta strategia di composizione

Un tempo, prima che le chiamate in uscita automatizzate fossero una cosa normale, scegliere e strutturare la tua strategia era un processo piuttosto complesso. Oggi non devi preoccuparti di questo, perché esiste un dialer in uscita per ogni possibile caso d’uso.

Abbiamo trattato questo argomento in modo approfondito nel nostro articolo qui, ma per ora ti basterà questa rapida panoramica sui diversi tipi di dialer disponibili e sulle rispettive strategie.

#1 Auto Dialer

Il tipo più elementare di dialer in uscita. Chiama il numero successivo nella coda al termine dell’ultima chiamata.

Caso d’uso: Operazioni di chiamata a basso costo e ad alto volume per vendite semplici.

Efficienza: N/D

Controlla quanto costa il dialer automatico.

Come puoi confrontare il dialer automatico con quello predittivo?

#2 Predictive Dialer

Un combinatore telefonico in uscita in grado di valutare e anticipare la capacità del call center. Può avviare più chiamate contemporaneamente per ogni agente per massimizzare l’utilizzo delle risorse.

Caso d’uso: Campagne di chiamate ad alto volume per piccoli team con risorse limitate.

Efficienza: Se usato correttamente, può aumentare il numero di chiamate andate a buon fine di <del 400%.

#3 Power Dialer

Un combinatore telefonico in uscita che effettua una chiamata per agente alla volta. Offre un livello di controllo superiore sulle code di chiamata designate. È semplice da usare e non richiede algoritmi complessi per funzionare.

Caso d’uso: Campagne di chiamate bilanciate ottimizzate sia per la portata che per la personalizzazione.

Efficienza: Se usato correttamente, può aiutare a raggiungere 3 volte più contatti al giorno.

Quanto costa Power Dialer?

Scopri perché dovresti scegliere Power Dialer rispetto a Predictive Dialer.

#4 Smart Dialer

Il più complesso di tutti i dialer in uscita. Può essere utilizzato per creare code di chiamata e campagne altamente personalizzate e adattive. Può essere integrato con strumenti di terze parti (CRM, Helpdesk, ecc.) e Click-to-Call.

Caso d’uso: Campagne di chiamate di medio valore ottimizzate per il CSAT.

Efficienza: Se utilizzato correttamente, può ridurre i tempi di chiamata di <del 50%.

Scopri il prezzo di Smart Dialer.

4. Gestione della conformità e dei regolamenti per le chiamate in uscita

Non dovrebbe essere una sorpresa, ma la maggior parte delle persone normali non sono grandi fan delle chiamate di marketing in uscita. Di conseguenza, negli ultimi decenni il settore è stato soggetto a un numero sempre maggiore di leggi e regolamenti per proteggere questi individui dalle molestie.

Il GDPR e le normative MAN sono solo l’inizio, quindi se vuoi stare lontano dai guai legali, devi ricercare e comprendere le leggi locali e internazionali a cui la tua campagna outbound potrebbe essere soggetta.

Altrettanto importante è stabilire una lista DNC (Do-Not Contact) e istruire i tuoi agenti su come reagire in situazioni in cui i contatti chiedono di essere esentati dalle tue attività future.

5. Creare script efficaci per le chiamate a freddo

Come già detto nella sezione precedente, gli script per le chiamate, ma soprattutto per le chiamate a freddo, servono a massimizzare i risultati positivi della tua campagna. Dopo tutto, possono aumentare i tassi di conversione fino a 5 volte.

Tutto questo per dire che se vuoi avere successo, devi sapere come creare nuovi script o adattare quelli esistenti al tuo caso d’uso specifico. Questo implica la creazione di un’efficace linea di apertura per le chiamate a freddo offrire un valore in anticipo e personalizzare il cliente.

Infine, ma non per questo meno importante, dovresti formare i tuoi agenti su come superare le obiezioni più comuni, perché questo può aumentare il tasso di successo fino al 64%.

6. Formare e responsabilizzare il tuo team in uscita

A proposito di formazione, è altrettanto importante assicurarsi che il tuo team outbound abbia la motivazione, le competenze e le conoscenze necessarie per avere successo. Il riconoscimento e gli incentivi basati sui risultati sono un buon modo per iniziare con il primo.

Per quanto riguarda quest’ultimo aspetto, dovresti iniziare a progettare un programma di formazione completo che comprenda la conoscenza del prodotto, la comprensione delle campagne, l’utilizzo degli script e le strategie di coinvolgimento dei clienti.

L’utilizzo di strumenti come il Monitoraggio, la Registrazione e il Sussurro delle chiamate, di cui abbiamo parlato in precedenza, ti permetterà di osservare i tuoi agenti “in libertà” e di offrire consigli utili basati su situazioni reali o addirittura di offrire approfondimenti mentre sono impegnati in una chiamata.

Infine, dovresti incoraggiare i rappresentanti a condividere le loro esperienze e i loro feedback con i colleghi per coltivare una cultura del miglioramento continuo.

7. Ottimizzare i programmi di chiamata per ottenere il massimo impatto

Anche se Gitnux suggerisce che gli orari migliori per le telefonate di vendita sono quelli compresi tra le 11:00 e le 12:00 e le 16:00 e le 17:00 (ovviamente l’orario del cliente), non è detto che questo sia il caso per ogni settore e per ogni paese.

Per questo motivo, ti consigliamo vivamente di analizzare le analisi del tuo call center e di cercare di individuare i momenti migliori per il coinvolgimento dei clienti. Nel farlo, devi anche tenere presente l’impatto che i fusi orari hanno sulle tue chiamate, soprattutto nelle campagne internazionali.

Sulla base di queste informazioni, puoi modificare il tuo staff in base alle esigenze della tua campagna. Inoltre, puoi anche integrare questo sistema con un Dialer Predittivo per anticipare la disponibilità dei clienti o un Dialer Intelligente che adatta le code di chiamata allo stato attuale della tua forza lavoro.

8. Attuare una campagna pilota per testare le strategie

Quindi, supponiamo che tu abbia fatto tutto questo e che la tua campagna sia già pronta. Dovresti iniziare a chiamare? No, certo che no!

Non vuoi investire ingenti risorse nella tua campagna per poi scoprire che non funziona come ti aspettavi. Per questo motivo, devi mettere alla prova le tue ipotesi con una campagna “pilota” su piccola scala.

Pianifica l’esecuzione per alcuni giorni con un numero limitato di obiettivi. Raccogli informazioni e feedback sia dagli agenti che dai contatti e assicurati di monitorare le prestazioni nelle analisi.

Se tutto va come previsto, puoi distribuire la tua campagna di chiamate in uscita a pieno regime. Tuttavia, se ti accorgi che i risultati non soddisfano i tuoi obiettivi, dovrai ricominciare da capo.

9. Monitorare, analizzare e ottimizzare la strategia di chiamata

All’inizio abbiamo accennato alla definizione di KPI e OKR, ora è arrivato il momento di chiudere il cerchio e di capire come valutare effettivamente le tue prestazioni rispetto ad essi.

La maggior parte dei software per call center è dotata di analisi che ti permettono di monitorare vari aspetti delle chiamate a livello individuale, di team, di reparto o addirittura di azienda. Tuttavia, non tutto è rilevante per gli obiettivi della tua campagna outbound.

Quindi, in base agli obiettivi che vuoi raggiungere con la tua campagna, dovrai tenere d’occhio le metriche specifiche del call-tracking. Questo ti permetterà di trovare aree di miglioramento, di risolvere i problemi al volo e di raggiungere i tuoi obiettivi.

Ne parliamo diffusamente nel nostro articolo qui, ma i più comuni includono:

1. Tasso di conversione: La percentuale di chiamate in uscita che portano a un risultato desiderato, come una vendita, la prenotazione di un appuntamento o la generazione di un lead. Misura l’efficacia degli sforzi di vendita in uscita nel convertire i prospect in clienti o lead qualificati.

2. Durata media delle chiamate: La durata media delle chiamate di vendita in uscita. Questa metrica fornisce informazioni sull’efficienza delle conversazioni di vendita e aiuta a identificare le opportunità di ottimizzare le interazioni e migliorare la produttività.

3. Efficienza di composizione: Il rapporto tra le connessioni riuscite e le chiamate in uscita tentate, spesso espresso in percentuale. L’efficienza di composizione misura l’efficacia nel raggiungere i potenziali clienti e aiuta a ottimizzare le strategie di chiamata per massimizzare i tassi di contatto e le opportunità di vendita.

4. Velocità della pipeline: La velocità con cui i potenziali clienti si muovono nella pipeline di vendita dal contatto iniziale alla conversione. Le attività di vendita in uscita influenzano la velocità della pipeline e forniscono informazioni sull’efficacia dei processi di vendita e sullo stato generale dell’imbuto di vendita.

5. Punteggio di soddisfazione del cliente (CSAT): Una metrica utilizzata per misurare la soddisfazione dei clienti in merito all’esperienza di assistenza, in genere raccolta attraverso sondaggi post-call o meccanismi di feedback. I punteggi CSAT forniscono indicazioni sulla qualità delle interazioni di assistenza e sull’erogazione complessiva del servizio.

Migliori pratiche per le campagne di chiamate in uscita

Oltre a ciò che abbiamo discusso nella sezione precedente, ci sono alcune cose che puoi fare per migliorare ulteriormente le tue campagne di chiamate in uscita. Queste includono:

• Personalizza gli sforzi di sensibilizzazione:

Pensa oltre i copioni generici e le risposte in scatola. La personalizzazione è fondamentale per catturare l’attenzione del tuo potenziale cliente e creare un rapporto. Prenditi il tempo necessario per fare una ricerca sui tuoi potenziali clienti e per adattare la tua messaggistica ai loro specifici punti dolenti, interessi ed esigenze.

Inserisci nelle tue conversazioni dettagli personali, come interazioni recenti o notizie relative al settore, per dimostrare che hai fatto i compiti e che ti interessa davvero il loro successo.

• Privilegia la qualità rispetto alla quantità:

Nel mondo frenetico delle chiamate in uscita, può essere una tentazione concentrarsi esclusivamente sulla composizione del maggior numero possibile di numeri. Tuttavia, la qualità dovrebbe sempre avere la precedenza sulla quantità.

Invece di inseguire quote di chiamate arbitrarie, cerca di impegnarti in conversazioni significative che aggiungano valore a entrambe le parti. Investi del tempo nell’ascolto attivo, ponendo domande stimolanti e comprendendo realmente le sfide e gli obiettivi del tuo potenziale cliente.

Dando priorità alle interazioni di qualità, non solo aumenterai le possibilità di conversione, ma favorirai anche relazioni a lungo termine basate sulla fiducia e sul rispetto reciproco.

• Sfrutta la comunicazione multicanale:

Sebbene le chiamate in uscita siano uno strumento potente nel tuo arsenale di marketing, è essenziale integrarlo con altri canali di comunicazione per una strategia olistica di sensibilizzazione.

Incorpora e-mail, SMS, social media e altri canali nella tua campagna per raggiungere i potenziali clienti dove sono più ricettivi. Diversificando il tuo approccio comunicativo, aumenterai le possibilità di entrare in contatto con i potenziali clienti e di rafforzare il tuo messaggio attraverso più punti di contatto.

Ricordati di mantenere una certa coerenza nei toni, nel branding e nella messaggistica su tutti i canali per offrire un’esperienza al cliente omogenea e coesa.

• Abbraccia l’etica:

Ottenere il consenso esplicito prima di contattare i potenziali clienti, rispettare le loro preferenze in materia di privacy e fornire chiari meccanismi di opt-out per coloro che desiderano annullare l’iscrizione a ulteriori comunicazioni. Dando priorità alla conformità e all’etica, creerai fiducia nel tuo pubblico e salvaguarderai la tua reputazione nel lungo periodo.

5 errori comuni da evitare nelle chiamate in uscita

Ora che abbiamo visto tutto ciò che dovresti fare per realizzare la migliore campagna di call center in uscita possibile, vediamo alcune delle cose che non dovresti assolutamente fare. Ciò include:

1. Trascurare l’importanza dei test A/B

Uno degli errori più gravi che le aziende commettono nelle chiamate in uscita è quello di non testare e iterare le proprie strategie. L’A/B testing consiste nel confrontare due o più varianti di un elemento della campagna (come la messaggistica, gli script o le strategie di composizione) per determinare quale abbia un rendimento migliore.

Trascurando i test A/B, perdi preziose opportunità per identificare ciò che risuona maggiormente con il tuo pubblico e ottimizzare il tuo approccio di conseguenza. Incorpora i test A/B nel processo di pianificazione della tua campagna per perfezionare e migliorare continuamente i tuoi sforzi di sensibilizzazione.

2. Non personalizzare (abbastanza)

Nel mondo iperconnesso di oggi, i clienti si aspettano esperienze personalizzate in ogni punto di contatto. Tuttavia, molte aziende trascurano l’importanza di adattare i propri sforzi di sensibilizzazione alle preferenze e alle esigenze individuali.

Una messaggistica generica o impersonale può risultare spammosa o insincera, causando disimpegno o frustrazione tra i potenziali clienti.

Per evitare questo errore, investi tempo nella comprensione del tuo pubblico di riferimento e nella creazione di messaggi personalizzati che rispondano alle sue sfide, ai suoi obiettivi e ai suoi interessi. Incorpora dei token di personalizzazione, come nomi di battesimo o interazioni passate, per rendere la tua comunicazione più autentica e pertinente.

3. Sottovalutare il valore del feedback

Il feedback è una fonte preziosa di informazioni che possono aiutarti a identificare i punti deboli, a scoprire le opportunità di miglioramento e a perfezionare la tua strategia di chiamate in uscita. Tuttavia, molte aziende trascurano l’importanza di sollecitare il feedback sia degli agenti che dei potenziali clienti.

La mancata raccolta di feedback da parte degli agenti può far perdere l’opportunità di rispondere alle esigenze di formazione, di snellire i processi e di aumentare il morale. Allo stesso modo, trascurare di chiedere il parere dei potenziali clienti significa perdere preziose informazioni sulle loro preferenze, sui punti dolenti e sulla percezione del tuo marchio.

Fai in modo che la raccolta di feedback sia una priorità nelle tue iniziative di chiamate in uscita e sfrutta queste informazioni per ottenere miglioramenti e innovazioni significative.

4. Fare affidamento solo sulla quantità piuttosto che sulla qualità

Anche se si è tentati di misurare il successo in termini di volume di chiamate e di portata, concentrarsi solo sulla quantità può portare a rendimenti decrescenti e all’esaurimento del tuo team outbound.

Un elevato volume di chiamate può causare stanchezza, un minore coinvolgimento e una minore qualità delle interazioni con i potenziali clienti. Invece di fissarti sulle metriche di composizione, dai la priorità alla qualità piuttosto che alla quantità, enfatizzando le conversazioni significative, l’ascolto attivo e la costruzione di relazioni.

Incoraggia il tuo team a investire tempo nella comprensione delle esigenze di ogni cliente e a fornire soluzioni su misura che aggiungano valore. Spostando l’attenzione dal volume puro alla qualità delle interazioni, vedrai migliorare il coinvolgimento, i tassi di conversione e la soddisfazione dei clienti a lungo termine.

5. Ignorare la necessità di formazione e sviluppo continui

Le chiamate in uscita sono un’abilità che richiede un continuo perfezionamento e sviluppo per rimanere competitivi nel dinamico panorama commerciale odierno. Tuttavia, molte aziende commettono l’errore di considerare la formazione come un evento unico piuttosto che come un processo continuo.

Trascurare di investire nella formazione continua e nello sviluppo del tuo team outbound può portare a una stagnazione, a un calo delle prestazioni e a perdere opportunità di crescita.

Crea una cultura dell’apprendimento all’interno della tua organizzazione fornendo regolarmente sessioni di formazione, workshop e risorse per aiutare i tuoi agenti ad affinare le loro capacità di comunicazione, la conoscenza dei prodotti e le tecniche di gestione delle obiezioni.

Dando priorità all’apprendimento e allo sviluppo continui, metterai il tuo team in condizione di eccellere e di portare al successo le tue campagne di chiamate in uscita.

Conclusioni

Padroneggiare l’arte delle campagne di chiamate in uscita è la chiave per garantire la tua competitività e la continuità aziendale per gli anni a venire. Anche se ci vorrà tempo e pratica, ora sai tutto quello che ti serve per iniziare.