7 modi per migliorare
la tua strategia di chiamate in uscita

Per molte aziende, le chiamate in uscita sono il mezzo principale attraverso il quale gli agenti comunicano con i clienti. È importante, quindi, sviluppare una strategia completa di chiamate in uscita. In questo articolo, spiegheremo cos’è esattamente una strategia di chiamate in uscita e offriremo alcuni consigli su come migliorare la strategia di chiamate in uscita della tua azienda. Iniziamo.

Cos’è una chiamata in uscita?

In senso più semplice, le chiamate in uscita sono quelle effettuate dai tuoi agenti ai tuoi clienti. I call center hanno bisogno di fare questi tipi di chiamate per una varietà di motivi, che vanno dalle vendite e dagli sforzi di sensibilizzazione a richiamare i clienti che hanno richiesto informazioni che il tuo agente non aveva a portata di mano durante la chiamata iniziale.

Sviluppare una solida strategia per le chiamate in uscita che faccia uso di tutti gli strumenti disponibili a tua disposizione è fondamentale per rimanere in testa al gioco. Qui di seguito ti spiegheremo in dettaglio alcuni metodi per migliorare la tua strategia di chiamate in uscita.

7 modi per migliorare la tua strategia di chiamate in uscita

1 Specifica i tuoi obiettivi e KPI

Tasso di conversione

Dividi il tuo numero totale di chiamate effettuate per il numero di lead convertiti con successo che hai per un dato periodo e otterrai il tuo tasso di conversione. È una metrica semplice, ma che dà un buon senso generale di come la tua strategia di chiamate in uscita stia funzionando in termini di ROI.

Tempo di gestione medio

Un altro semplice KPI, il tempo medio di gestione rappresenta la durata media del tempo che i tuoi agenti passano al telefono con i tuoi potenziali clienti. Come regola generale, è meglio tenere questa metrica piuttosto bassa. Dopo tutto, più breve è il tempo medio di gestione, maggiore è la quantità di chiamate che i tuoi agenti saranno in grado di fare per turno. Più chiamate equivale a più lead convertiti, equivale a più profitto per la tua azienda, semplice.

Tasso di successo delle risposte

Nota anche come hit rate, questa metrica misura la percentuale di numeri composti che risultano in una connessione di successo tra agenti e potenziali clienti. È un KPI particolarmente importante da tracciare quando sviluppi la tua strategia di chiamate in uscita, perché influenzerà la tua decisione su quale tipo di dialer automatico usare, se scegli di usarne uno. Più tardi ne riparleremo.

2 Analizza la tua strategia

L’analisi e la valutazione sono una fase cruciale del processo di sviluppo della strategia delle chiamate in uscita. Una volta che hai scelto una strategia preliminare, chiedi un feedback su di essa ai tuoi colleghi, sia a livello di gestione che di call center. Sii ricettivo alle raccomandazioni, indipendentemente da chi provengono. L’obiettivo qui è quello di sviluppare una strategia solida e praticabile – quindi sii disposto a fare aggiustamenti se necessario!

3 Usa un dialer predittivo

I manager sanno fin troppo bene che il tempo di inattività può essere un killer per il call center. Quei pochi minuti che un agente trascorre tra una chiamata e l’altra a girarsi i pollici, per così dire, si sommano e possono portare a una notevole quantità di entrate perse mese dopo mese.

La funzione Predictive Dialer di CloudTalk riduce notevolmente il tempo di inattività. Ecco come funziona:

• Gli agenti o i loro manager selezionano il numero di chiamate in uscita che vorrebbero completare in un dato turno.
• Poi selezionano la quantità di tempo che vorrebbero avere per completare i compiti amministrativi al termine di una chiamata.
• L’agente inizia il suo turno. Una volta che hanno riattaccato con un cliente, il timer parte. Completano i loro compiti amministrativi e invece di dover cercare in un catalogo i numeri di telefono dei clienti, la prossima chiamata sulla loro lista viene avviata automaticamente dal sistema Predictive Dialer.
• Nota: con i dialer predittivi, un algoritmo viene utilizzato per comporre più numeri per agente con l’obiettivo di connettersi con successo con quanti più clienti possibile. Più numeri vengono composti e più connessioni vengono fatte, ma c’è una maggiore probabilità che il tuo sistema di composizione predittiva lasci i tuoi clienti nei guai componendo il loro numero prima che un agente sia disponibile per assisterli. Ciò può portare a periodi di attesa scomodi per i clienti dopo aver alzato il telefono, quindi tienilo a mente!

Con il nostro Predictive Dialer che automatizza il noioso compito di cercare il prossimo numero, i tuoi agenti possono risparmiare tempo, concentrarsi sul lavoro e completare più chiamate in uscita per turno di quanto tu abbia mai pensato.

4 Usa un power dialer

Un power dialer è fondamentalmente una forma meno complessa di un dialer predittivo. Mentre i dialer predittivi si basano su algoritmi per comporre più numeri per agente alla ricerca di una connessione, i power dialer compongono semplicemente un numero per agente, in modo sequenziale fino a quando non viene stabilita una connessione.

Come regola generale, dovresti usare i dialer predittivi quando il tuo rapporto di connessione è inferiore al 30% e un power dialer quando il tuo rapporto di connessione è superiore al 50%. Inoltre, i dialer predittivi funzionano meglio per i call center con un alto volume di chiamate (oltre 1000 chiamate al giorno) e i power dialer funzionano meglio per i call center con un volume inferiore (100-900 chiamate al giorno).

Check out more about the Power Dialer in our Sales Dialer Software video:

5 Clicca per chiamare

Se, per qualsiasi motivo, non vuoi usare un sistema di composizione automatica, la funzione Click-to-call di CloudTalk può far muovere rapidamente le cose anche se i tuoi agenti stanno effettuando manualmente le loro chiamate.

Invece di dover inserire manualmente le cifre del numero di telefono, il click to call permette ai tuoi agenti di cliccare semplicemente sui numeri di telefono nell’interfaccia di CloudTalk per iniziare le loro chiamate in uscita. In altre parole, fa esattamente quello che il suo nome suggerisce. Semplice, vero? Vero.

6 Usa numeri specifici per la regione

Indipendentemente da chi sei o da dove vieni, è probabile che tu sia più propenso a rispondere al telefono se riconosci il prefisso del chiamante. La gente è scettica sui numeri di telefono stranieri perché prima di tutto, c’è solo una remota possibilità di conoscere la persona all’altro capo della linea e poi, a seconda del loro operatore, questo tipo di chiamate in entrata può incorrere in costi elevati.

Perché affrontare tutto questo nel tuo call center quando non è necessario?

La funzione Automatic outbound caller ID di CloudTalk assegna ai tuoi agenti numeri di telefono specifici per ogni regione, in modo che sia meno probabile che i tuoi clienti ignorino le tue chiamate. Il tuo prefisso in uscita sarà impostato automaticamente in base alla destinazione della chiamata, ma hai anche la possibilità di impostarlo manualmente, se necessario.

7 Controlla i risultati e non aver paura di cambiare le cose

Come per molte strategie di business, la flessibilità è un aspetto essenziale delle strategie di successo delle chiamate in uscita.

Un alto tasso di successo non si traduce in un alto tasso di conversione? Cambia il tuo obiettivo e prova a tracciare diversi KPI. Il tuo sistema di composizione predittiva porta a un numero frustrante di chiamate perse? Prova a usare un power dialer e vedi se porta risultati migliori.

Il punto è che ogni call center è diverso e qualcosa che funziona bene per un gruppo potrebbe non funzionare altrettanto bene per un altro, e viceversa. Richiedi un feedback al tuo staff a intervalli regolari e rimani agile: la strategia perfetta per il tuo contact center potrebbe essere proprio dietro l’angolo.

Il punto fondamentale

Abbiamo descritto una serie di suggerimenti e trucchi per aiutarti a migliorare la tua strategia di chiamate in uscita in questo articolo, ma il fatto è che niente di tutto ciò avrà importanza a meno che tu non abbia una solida base per il successo.

Il software per call center basato sul cloud di CloudTalk viene fornito conpiù di 50 funzioni garantite per aiutare il tuo call center a migliorare la sua strategia di chiamate in uscita. La nostra interfaccia facile da usare ti permette di essere creativo con la tua strategia di chiamate in uscita, e le nostre funzionalità sono fatte su misura per adattarsi a una varietà di tecniche di vendita del call center. La parte migliore? CloudTalk può crescere insieme al vostro business. Il cielo è davvero il limite!

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