Come trattare i clienti in modo professionale
By Natália Mrázová
| 9. Giugno 2022 |
Customer experience - Servizio e Assistenza
By N. Mrázová Natália Mrázová
| 9 Giu 2022 |

    Come trattare i clienti
    In modo professionale?

    foto gruppo aziendale

    A nessun cliente piace essere dato per scontato. Questo è particolarmente vero nel mondo odierno, estremamente competitivo, dove perdere un cliente è molto facile. Ecco perché dovresti sempre offrire ai tuoi clienti un qualcosa in più – come un approccio professionale e personalizzato. In che modo ottenerlo? Continua a leggere.

    Come far sentire i clienti speciali?

    Invece di chiamare le persone con il termine clienti, prova a riferirti a loro usando una parola diversa. Alcune aziende applicano questa tecnica per mostrare la loro professionalità. A seconda dell’area delle tua attività, puoi riferirti a loro come ospiti, partner o amici. Ci sono molte opzioni dalle quali scegliere, e non importa se si tratta di un incontro diretto o una telefonata.

    In secondo luogo, anticipa le loro esigenze. Non importa se lavori in un e-shop o vendi pneumatici. Anticipa il comportamento dei clienti offrendo loro, ad esempio, un misuratore di profondità del battistrada insieme ai nuovi pneumatici. Le possibilità sono infinite, devi solo usare la tua immaginazione!

    Mostra rispetto per essere rispettato

    Ricorda una semplice regola: se vuoi ottenere qualcosa, devi prima dare qualcosa. Prendersi cura dei tuoi clienti e mantenere un atteggiamento professionale non deve essere difficile, devi solo mostrare loro rispetto. Non costa niente essere cortesi, in questo modo potrai mantenere i tuoi clienti in futuro.

    I fatti contano più delle parole

    Tutti possono fare promesse, ma mantenerle è un’altra storia. Se lavori in un hotel e il tuo cliente non è felice, non basta dire che ti dispiace. Dimostragli che sono VIP proprio come gli altri clienti e spostali in una stanza migliore senza nessun costo aggiuntivo. Queste azioni possono calmare i clienti arrabbiati e cambiare persino la loro opinione.

    Utilizza un linguaggio adeguato quando parli al telefono

    I clienti sono sempre felici quando li ascolti attentamente. Quando finiscono di descrivere i loro problemi, potresti rispondere così: “Sembra che lei possa avere bisogno di…” e termina la frase parafrasando per chiarire o riassumere ciò che ha detto il cliente. Questo dimostrerà al cliente che hai ascoltato e in questo modo eviterai anche potenziali incomprensioni in futuro.

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    Una discussione professionale richiede pazienza

    Ci sono molti tipi di clienti – gentili, nervosi o infuriati. Se i membri del tuo team non sono preparati agli stati d’animo del cliente, l’intera conversazione può essere un fallimento. Insegna al tuo staff come tenere sotto controllo il proprio stress emotivo in ogni circostanza. Fai respiri profondi e concentrati su come rilassare i tuoi muscoli.

    Occuparsi dei clienti significa anche sapere come ringraziarli.

    Gli operatori di servizio clienti dovrebbero sempre saper trasmettere apprezzamento ai clienti. Dimenticati di tutte le frasi cliché usate in ogni altra telefonata. Il ringraziamento dovrebbe adattarsi a una situazione specifica. La frase tradizionale “grazie per il suo tempo” potrebbe trasformare un cliente arrabbiato in furioso. In questo caso, sarebbe più appropriato dire “grazie per la sua comprensione e pazienza“. Assicurati di comunicare in un modo personalizzato.

    Un servizio clienti professionale ha bisogno di essere formato prima che un operatore effettui la sua prima chiamata. Il primissimo cliente potrebbe essere quello che farà un acquisto significativo in futuro. Se i tuoi rappresentanti non sono in grado di rispondere in modo professionale, possono scoraggiare l’acquirente ad acquisti futuri. Non sottovalutare l’educazione del personale, fornisci loro una formazione per aiutarli a migliorare la propria prestazione. Per ulteriori informazioni, leggi qui.

    How to treat customers professionally?

    Here are 7 tips on how to do so: 
    – always listen to your customers,
    – personalize you communication as much as possible,
    – show respect,
    – deploy customer-centric mindset,
    – train your employees on how to communicate with customers,
    – enhance your customer service,
    – check customer satisfaction level regularly,
    deliver a great customer experience.

    Check out our more in-depth article about how to improve customer service in a workplace to know more than 7 tips.

    How to treat customers with respect?

    Treating your customer with respect is basically the same thing as being polite and kind to people around you. Inspire you employees to:
    – Be polite and kind even in not pleasant situations,
    – remember that actions speak louder than words,
    – use a proper language and positive phrases when speaking on the phone,
    – lead professional discussion with patience (but stay friendly),
    – Thank you customers.

    How to treat VIP customers?

    VIP customers are probably the strongest ambassadors of your business.You need to create incentives and rewards to show them that you value their faithfulness. Here are some of your options:
    – Improve your loyalty programs (Give out points for actively participating in promotional events, introduce a welcome loyalty program reward, birthday reward or an early sale access, provide exclusive discounts and unique offers throughout the year, offer X months of free shipping, as well as an access to exclusive brands, collections, and pieces, implement a priority customer care and fast routing to the expert team, extend a return period to 28-day.),
    – make your services extra personalized (use data to enhance experiences, send personalized emails, create meaningful opt-in forms & thank you pages, chat with prospects in real time, give out personalized follow-ups, provide context-based support, solve customer complaints immediately, always use customers names),
    – pay attention to VIP customers’ feedback,
    – deploy reward programs (sales or promotional offers,surprise gifts, free access to add-on services, personalized thank you cards and gifts, charitable donations to causes they care about, exclusive access to services).

    Customer retention process is crucial for your business. It’s a procedure of turning one-time clients into loyal and repetitive clients. Making your customer VIP can help you to increase a loyal customer base.

    How to treat unhappy customers?

    – Start using an empathetic customer service mindset that ill make you customer feel understood.
    – Listen actively. It is one of the most important steps in order to successfully deal with unhappy or angry customers.
    – Repeat their concern. It shows that you care. Here’s an example of what you can say: “I understand that you are about XY. Am I right?”.
    – Be empathetic and stay cool under the pressure.
    – Offer a solution, ideally more than 1.
    – Always follow up after a while if all is fine, and show that you and company really care.
    – Ask for feedback.

    How to treat customers as individuals?

    If you don’t treat your customers as individuals, you will never be able to keep them completely satisfied with your services. Here is what you can do:
    – Always show respect and use right words,
    – focus on customers’ feedback,
    – personalize your communication with the customers,
    – focus on individual customer stories,
    – make every customer feel valued,
    – train your customer service employees on how to communicate,
    – check customer satisfaction level regularly,
    – always use appreciation notes.