Como tratar os clientes de forma profissional
By Natália Mrázová
| 4. junho 2022 |
Atendimento & Suporte - Experiência do cliente
By N. Mrázová Natália Mrázová
| 4 jun 2022 |

    Como tratar os clientes
    forma profissional?

    foto grupo empresarial

    Nenhum cliente gosta de ser dado como certo. Isso é especialmente verdade no mundo extremamente competitivo de hoje, onde não é difícil perder um cliente. É por isso que você deve sempre oferecer algo extra aos seus clientes – e isso inclui uma abordagem profissional e personalizada. Como conseguir isso? Continue lendo.

    Como fazer os clientes se sentirem especiais?

    Em vez de chamar as pessoas de clientes, tente se referir a elas usando uma palavra diferente. Algumas empresas aplicam essa técnica para mostrar seu profissionalismo. Dependendo da área do seu negócio, você pode se referir a eles como convidados, parceiros ou amigos. Há muitas opções para escolher e não importa se é uma reunião presencial ou um telefonema.

    Em segundo lugar, antecipe as necessidades deles. Não importa se você opera uma loja virtual ou vende pneus. Antecipe o comportamento do cliente e ofereça um medidor de profundidade do piso junto com pneus novos. As possibilidades são ilimitadas, basta usar sua imaginação!

    Mostre respeito para ser respeitado

    Lembre-se de uma regra simples: se você quer receber algo, você precisa dar algo primeiro. Cuidar dos seus clientes e manter uma atitude profissional não precisa ser difícil, apenas demonstre respeito. Não custa nada ser educado, e isso pode ajudá-lo a manter seus clientes no futuro.

    Ações falam mais que palavras

    Qualquer um pode fazer promessas, mas cumpri-las é outra história. Se você administra um hotel e seu cliente não está satisfeito, não basta pedir desculpas. Mostre a eles que eles são VIP como qualquer outro cliente e faça o upgrade deles para um quarto melhor sem nenhuma taxa extra. Essas ações podem acalmar clientes chateados e até mesmo mudar a opinião deles.

    Use uma linguagem adequada ao falar ao telefone

    Os clientes ficam sempre felizes quando você os ouve com atenção. Quando ele terminar de falar sobre seus problemas e preocupações, você pode responder: “Parece que você está precisando de…” e terminar a frase parafraseando para esclarecer ou resumir o que o cliente disse. Isso mostrará ao cliente que você está ouvindo e também evitará possíveis mal-entendidos no futuro.

    ilustração e-books

    Discussão profissional requer paciência

    Existem muitos tipos de clientes – incluindo os gentis, nervosos ou furiosos. Se os membros da sua equipe não estiverem prontos para o humor dos clientes, toda a conversa pode resultar em um fracasso. Ensine a sua equipe a manter o estresse emocional sob controle em todas as circunstâncias. Respire fundo e concentre-se em relaxar os músculos.

    Cuidar bem do cliente também significa saber agradecer

    Os atendentes de atendimento ao cliente devem sempre saber como transmitir apreço aos clientes. Esqueça todas as frases clichês usadas em todas as outras ligações telefônicas. A declaração de agradecimento deve se adequar à situação específica. O tradicional “obrigado pelo seu tempo” pode transformar um cliente chateado em um furioso. Nesse caso, seria mais apropriado dizer “obrigado pela compreensão e paciência“. Certifique-se de se comunicar de forma personalizada.

    O atendimento ao cliente profissional precisa ser treinado antes que o atendente faça sua primeira chamada. O primeiro cliente pode ser aquele que fará uma compra significativa no futuro. Se os seus representantes não puderem responder profissionalmente, eles podem desencorajar o comprador de compras futuras. Não subestime a educação da equipe e forneça treinamento para ajudá-los a melhorar seu desempenho. Você pode ler mais sobre isso aqui.

    How to treat customers professionally?

    Here are 7 tips on how to do so: 
    – always listen to your customers,
    – personalize you communication as much as possible,
    – show respect,
    – deploy customer-centric mindset,
    – train your employees on how to communicate with customers,
    – enhance your customer service,
    – check customer satisfaction level regularly,
    deliver a great customer experience.

    Check out our more in-depth article about how to improve customer service in a workplace to know more than 7 tips.

    How to treat customers with respect?

    Treating your customer with respect is basically the same thing as being polite and kind to people around you. Inspire you employees to:
    – Be polite and kind even in not pleasant situations,
    – remember that actions speak louder than words,
    – use a proper language and positive phrases when speaking on the phone,
    – lead professional discussion with patience (but stay friendly),
    – Thank you customers.

    How to treat VIP customers?

    VIP customers are probably the strongest ambassadors of your business.You need to create incentives and rewards to show them that you value their faithfulness. Here are some of your options:
    – Improve your loyalty programs (Give out points for actively participating in promotional events, introduce a welcome loyalty program reward, birthday reward or an early sale access, provide exclusive discounts and unique offers throughout the year, offer X months of free shipping, as well as an access to exclusive brands, collections, and pieces, implement a priority customer care and fast routing to the expert team, extend a return period to 28-day.),
    – make your services extra personalized (use data to enhance experiences, send personalized emails, create meaningful opt-in forms & thank you pages, chat with prospects in real time, give out personalized follow-ups, provide context-based support, solve customer complaints immediately, always use customers names),
    – pay attention to VIP customers’ feedback,
    – deploy reward programs (sales or promotional offers,surprise gifts, free access to add-on services, personalized thank you cards and gifts, charitable donations to causes they care about, exclusive access to services).

    Customer retention process is crucial for your business. It’s a procedure of turning one-time clients into loyal and repetitive clients. Making your customer VIP can help you to increase a loyal customer base.

    How to treat unhappy customers?

    – Start using an empathetic customer service mindset that ill make you customer feel understood.
    – Listen actively. It is one of the most important steps in order to successfully deal with unhappy or angry customers.
    – Repeat their concern. It shows that you care. Here’s an example of what you can say: “I understand that you are about XY. Am I right?”.
    – Be empathetic and stay cool under the pressure.
    – Offer a solution, ideally more than 1.
    – Always follow up after a while if all is fine, and show that you and company really care.
    – Ask for feedback.

    How to treat customers as individuals?

    If you don’t treat your customers as individuals, you will never be able to keep them completely satisfied with your services. Here is what you can do:
    – Always show respect and use right words,
    – focus on customers’ feedback,
    – personalize your communication with the customers,
    – focus on individual customer stories,
    – make every customer feel valued,
    – train your customer service employees on how to communicate,
    – check customer satisfaction level regularly,
    – always use appreciation notes.