Cómo Tratar a los Clientes Profesionalmente
By Natália Mrázová
| 4. junio 2022 |
Experiencia del cliente - Servicio y soporte
By N. Mrázová Natália Mrázová
| 4 Jun 2022 |

    Cómo Tratar a los Clientes
    Profesionalmente

    foto grupo empresarial

    A ningún cliente le gusta que le den por sentado. Esto es especialmente cierto en el mundo actual, extremadamente competitivo, donde no es difícil perder un cliente. Por eso debes ofrecer siempre a tus clientes algo más, y esto incluye un enfoque profesional y personalizado. ¿Cómo conseguirlo? Sigue leyendo.

    ¿Cómo hacer que los clientes se sientan especiales?

    En lugar de llamar a las personas clientes, intenta referirte a ellas utilizando una palabra diferente. Algunas empresas aplican esta técnica para mostrar su profesionalidad. Dependiendo del área de tu negocio, podrías referirte a ellos como invitados, socios o amigos. Hay muchas opciones entre las que elegir y no importa si es una reunión presencial o una llamada telefónica.

    En segundo lugar, anticípate a sus necesidades. No importa si tienes una tienda electrónica o vendes neumáticos. Anticípate al comportamiento del cliente y ofréceles un medidor de la profundidad del dibujo junto con los neumáticos nuevos. Las posibilidades son ilimitadas, solo tienes que usar tu imaginación.

    Muestra respeto para que te respeten

    Recuerda una sencilla regla: si quieres conseguir algo, primero tienes que dar algo. Cuidar de tus clientes y mantener una actitud profesional no tiene por qué ser difícil, solo hay que mostrarles respeto. Ser cortés no cuesta nada y puede ayudarte a conservar tus clientes en el futuro.

    Los actos hablan más que las palabras

    Cualquiera puede hacer promesas, pero mantenerlas es otra historia. Si gestionas un hotel y tu cliente no está contento, no basta con decir que lo sientes. Demuéstrales que son VIP, como cualquier otro cliente, y hazles subir de categoría a una habitación mejor sin coste adicional. Estas acciones pueden calmar a los clientes molestos e incluso cambiar su opinión

    Utiliza un lenguaje adecuado cuando hables por teléfono

    Los clientes siempre están contentos cuando se les escucha atentamente. Cuando terminen de contarte sus asuntos y problemas, puedes responder «Parece que podrías necesitar…» y terminar la frase parafraseando para aclarar o resumir lo que ha dicho el cliente. Esto demostrará al cliente que le has escuchado y también evitarás posibles malentendidos en el futuro.

    Ilustración de Ebooks

    La discusión profesional requiere paciencia

    Hay muchos tipos de clientes – incluyendo amables, nerviosos o furiosos. Si los miembros de tu equipo no están preparados para los estados de ánimo de los clientes, toda la conversación puede resultar un fracaso. Enseña a tu personal a mantener su estrés emocional bajo control en cualquier circunstancia. Respira profundamente y concéntrate en relajar tus músculos.

    Atender bien al cliente también significa saber agradecerle

    Los agentes de atención al cliente deben saber siempre cómo transmitir el agradecimiento a los clientes. Olvídate de todas las frases cliché que se utilizan en cualquier otra llamada telefónica. La declaración de agradecimiento debe ajustarse a la situación concreta. El tradicional «gracias por su tiempo» puede convertir a un cliente molesto en uno furioso. En ese caso, sería más apropiado decir «gracias por su comprensión y paciencia». Asegúrate de que te comunicas de forma personalizada.

    El servicio profesional de atención al cliente debe formarse antes de que el agente haga su primera llamada. El primer cliente que le llame puede ser el que haga una compra importante en el futuro. Si tus representantes no son capaces de responder con profesionalidad, pueden disuadir al comprador de futuras compras. No subestimes la educación del personal y proporciónale formación para ayudarle a mejorar su rendimiento. Puedes leer más sobre esto aquí.

    How to treat customers professionally?

    Here are 7 tips on how to do so: 
    – always listen to your customers,
    – personalize you communication as much as possible,
    – show respect,
    – deploy customer-centric mindset,
    – train your employees on how to communicate with customers,
    – enhance your customer service,
    – check customer satisfaction level regularly,
    deliver a great customer experience.

    Check out our more in-depth article about how to improve customer service in a workplace to know more than 7 tips.

    How to treat customers with respect?

    Treating your customer with respect is basically the same thing as being polite and kind to people around you. Inspire you employees to:
    – Be polite and kind even in not pleasant situations,
    – remember that actions speak louder than words,
    – use a proper language and positive phrases when speaking on the phone,
    – lead professional discussion with patience (but stay friendly),
    – Thank you customers.

    How to treat VIP customers?

    VIP customers are probably the strongest ambassadors of your business.You need to create incentives and rewards to show them that you value their faithfulness. Here are some of your options:
    – Improve your loyalty programs (Give out points for actively participating in promotional events, introduce a welcome loyalty program reward, birthday reward or an early sale access, provide exclusive discounts and unique offers throughout the year, offer X months of free shipping, as well as an access to exclusive brands, collections, and pieces, implement a priority customer care and fast routing to the expert team, extend a return period to 28-day.),
    – make your services extra personalized (use data to enhance experiences, send personalized emails, create meaningful opt-in forms & thank you pages, chat with prospects in real time, give out personalized follow-ups, provide context-based support, solve customer complaints immediately, always use customers names),
    – pay attention to VIP customers’ feedback,
    – deploy reward programs (sales or promotional offers,surprise gifts, free access to add-on services, personalized thank you cards and gifts, charitable donations to causes they care about, exclusive access to services).

    Customer retention process is crucial for your business. It’s a procedure of turning one-time clients into loyal and repetitive clients. Making your customer VIP can help you to increase a loyal customer base.

    How to treat unhappy customers?

    – Start using an empathetic customer service mindset that ill make you customer feel understood.
    – Listen actively. It is one of the most important steps in order to successfully deal with unhappy or angry customers.
    – Repeat their concern. It shows that you care. Here’s an example of what you can say: “I understand that you are about XY. Am I right?».
    – Be empathetic and stay cool under the pressure.
    – Offer a solution, ideally more than 1.
    – Always follow up after a while if all is fine, and show that you and company really care.
    – Ask for feedback.

    How to treat customers as individuals?

    If you don’t treat your customers as individuals, you will never be able to keep them completely satisfied with your services. Here is what you can do:
    – Always show respect and use right words,
    – focus on customers’ feedback,
    – personalize your communication with the customers,
    – focus on individual customer stories,
    – make every customer feel valued,
    – train your customer service employees on how to communicate,
    – check customer satisfaction level regularly,
    – always use appreciation notes.