Τι είναι ένα Cloud PBX; Πώς λειτουργεί και ποια είναι τα οφέλη του

Το 82% των επιχειρήσεων ανέφερε εξοικονόμηση κόστους μετά τη μετάβαση στο cloud.

Όμως, η εξοικονόμηση χρημάτων είναι μόνο ένα πλεονέκτημα.

Το Cloud PBX αλλάζει τον τρόπο επικοινωνίας των επιχειρήσεων. Χρησιμοποιώντας το διαδίκτυο αντί για τις παραδοσιακές τηλεφωνικές γραμμές, προσφέρει ασύγκριτη ευελιξία, επεκτασιμότητα και αποτελεσματικότητα.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε περισσότερα για το πώς το Cloud PBX μπορεί να μεταμορφώσει τις επικοινωνίες της επιχείρησής σας. Θα εξερευνήσουμε τι είναι το Cloud PBX, πώς λειτουργεί και τα οφέλη που προσφέρει.

Βασικά συμπεράσματα:

• Το Cloud PBX (Private Branch Exchange) είναι ένα τηλεφωνικό σύστημα βασισμένο στο διαδίκτυο που χρησιμοποιεί την τεχνολογία VoIP για να δρομολογεί κλήσεις μέσω του cloud, αντί να βασίζεται σε παραδοσιακό, επί τόπου υλικό.
• Το Cloud PBX παρέχει πολλά οφέλη για τις επιχειρήσεις, όπως εξοικονόμηση χρημάτων σε υλικό και συντήρηση, εύκολες προσαρμογές στον αριθμό χρηστών και στις λειτουργίες, καθώς και την ευελιξία που απαιτείται για την υποστήριξη απομακρυσμένων εργαζομένων.
• Πριν τη μετάβαση σε Cloud PBX, αξιολογήστε τους παρόχους για βασικές λειτουργίες και ενσωματώσεις, εξασφαλίστε σταθερή σύνδεση στο διαδίκτυο για βέλτιστη ποιότητα κλήσεων και εξερευνήστε τις προηγμένες λειτουργίες.

Τι είναι ένα Cloud PBX;

Ένα cloud PBX, ή εικονικό PBX, είναι ένα τηλεφωνικό σύστημα που λειτουργεί μέσω του διαδικτύου αντί να χρησιμοποιεί φυσικά καλώδια και εξοπλισμό. Διαχειρίζεται κλήσεις σε διακομιστές cloud αντί να έχει ένα φυσικό τηλεφωνικό κέντρο στο γραφείο. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργαζόμενοι μπορούν να πραγματοποιούν και να λαμβάνουν κλήσεις από οπουδήποτε μέσω του διαδικτύου, χρησιμοποιώντας τα τηλέφωνά τους, τους υπολογιστές τους ή εφαρμογές για κινητά.

Με την αναβάθμιση σε ένα σύστημα cloud PBX, οι ομάδες πωλήσεων και υποστήριξής σας αποκτούν πρόσβαση σε λειτουργίες κλήσεων εταιρικού επιπέδου χωρίς να είναι δεσμευμένες σε ένα φυσικό γραφείο ή τοποθεσία.

Ξεκινήστε τις κλήσεις με έναν δωρεάν εικονικό τηλεφωνικό αριθμό για 14 ημέρες!

Ξεκινήστε Δωρεάν Δοκιμή

Πώς λειτουργεί το Cloud PBX;

Ένα cloud PBX είναι ένα τηλεφωνικό σύστημα που χρησιμοποιεί τεχνολογία VoIP, επιτρέποντάς σας να πραγματοποιείτε κλήσεις μέσω του διαδικτύου. Ως μέρος των υπηρεσιών cloud computing, φιλοξενείται σε διακομιστές στο cloud αντί στον φυσικό χώρο εργασίας. Όταν πραγματοποιείται ή λαμβάνεται μια κλήση, δρομολογείται μέσω του Διαδικτύου (IP δικτύου) στο cloud. Εκεί, ο πάροχος υπηρεσιών την επεξεργάζεται στο κέντρο δεδομένων του πριν την κατευθύνει στον παραλήπτη. Καθώς χρειάζεστε μόνο το διαδίκτυο για τις κλήσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικές συσκευές για να τις πραγματοποιήσετε, όπως υπολογιστές, laptops,

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ VoIP και Cloud PBX;smartphones, ή ακόμα και tablets.

Ενώ το VoIP (Voice over Internet Protocol) είναι η υποκείμενη τεχνολογία που μεταδίδει φωνητικά δεδομένα μέσω του διαδικτύου, ένα Cloud PBX είναι το σύστημα λογισμικού που διαχειρίζεται αυτές τις κλήσεις. Σκεφτείτε το VoIP ως την ίδια τη σύνδεση στο διαδίκτυο, και το Cloud PBX ως το τηλεφωνικό σύστημα επιχειρήσεων που παρέχει προηγμένες λειτουργίες όπως δρομολόγηση κλήσεων, IVR και αναλύσεις.

Cloud PBX vs Παραδοσιακό PBX: Βασικές διαφορές

Ακολουθεί ένας πίνακας που συγκρίνει τις κύριες διαφορές μεταξύ των παραδοσιακών συστημάτων PBX και των συστημάτων cloud PBX:

Ποια είναι τα οφέλη του Cloud PBX;

#1 Επιτύχετε Επεκτασιμότητα

Η έλλειψη επεκτάσιμων λύσεων λογισμικού θα μπορούσε να κοστίσει στις επιχειρήσεις μεταξύ 8% και 28% σε απώλειες εσόδων. Ως εκ τούτου, η επεκτασιμότητα και κατ’ επέκταση η ευελιξία, είναι απαραίτητες για την αποφυγή αυτών των αρνητικών συνεπειών. 

Ας δούμε πώς συγκρίνονται οι παραδοσιακές και οι λύσεις PBX βασισμένες στο cloud από αυτή την άποψη.

Τα παραδοσιακά επί τόπου συστήματα PBX προσφέρουν ελάχιστη ευελιξία, αναγκάζοντάς σας να προσαρμόσετε την επιχείρησή σας στο σύστημα. Η πραγματοποίηση αλλαγών, όπως η προσθήκη λειτουργιών ή χρηστών, απαιτεί χρόνο και προσπάθεια. 

Αντιθέτως, οι πλατφόρμες PBX βασισμένες στο cloud προσφέρουν μέγιστη ευελιξία, καθώς απαιτούν μόνο σύνδεση στο διαδίκτυο. Κατά συνέπεια, η ομάδα σας μπορεί να εργάζεται από οπουδήποτε με πρόσβαση στο διαδίκτυο χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε προτιμώμενη συσκευή. Επιπλέον, οι πλατφόρμες PBX βασισμένες στο cloud σας επιτρέπουν να προσθέτετε εύκολα νέες τηλεφωνικές γραμμές, λειτουργίες ή θέσεις χωρίς πρόσθετες φυσικές εγκαταστάσεις. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να προσαρμοστείτε γρήγορα στις αλλαγές της επιχείρησής σας, είτε υπάρχει αύξηση είτε μείωση του φόρτου εργασίας.

#2 Εξασφαλίστε Αξιοπιστία

Ακόμα κι αν τα επί τόπου συστήματα είναι γνωστά για την αξιοπιστία τους, οι πλατφόρμες που βασίζονται στο cloud είναι εξίσου αξιόπιστες, συχνά με 99.999% χρόνο λειτουργίας. 

Οι αξιόπιστοι πάροχοι cloud PBX διαθέτουν πολλαπλά κέντρα δεδομένων σε διαφορετικές τοποθεσίες και εφαρμόζουν μέτρα βιωσιμότητας κέντρων δεδομένων για τον χρόνο λειτουργίας των διακομιστών, εξασφαλίζοντας συνεχή υπηρεσία ακόμη και αν ένα κέντρο αποτύχει. Για παράδειγμα, το CloudTalk διαθέτει κέντρα σε εννέα παγκόσμιες τοποθεσίες – έτσι, ακόμα κι αν ένα από αυτά τεθεί εκτός λειτουργίας ή η ποιότητα κλήσης πέσει κάτω από ένα συγκεκριμένο εύρος, η πλατφόρμα μας θα μεταβεί απλά σε έναν από τους άλλους διαθέσιμους διακομιστές χωρίς να το παρατηρήσετε καν.

Επειδή ένα hosted PBX φιλοξενείται εξ ολοκλήρου εκτός εγκατάστασης, η επιχείρησή σας προστατεύεται από τοπικές διακοπές ρεύματος και αστοχίες φυσικού υλικού.

#3 Απαλλαγείτε από τη Συντήρηση

Ένα μεγάλο πλεονέκτημα των πλατφορμών cloud είναι ότι δεν χρειάζεστε επιπλέον υλικό—οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιούν laptops, κινητές συσκευές ή εφαρμογές smartphone.

Με ένα επί τόπου σύστημα PBX, πρέπει να καλέσετε έναν τεχνικό κάθε φορά που προκύπτει πρόβλημα ή να ζητήσετε από την ομάδα IT σας να συντηρεί τις συσκευές, τα καλώδια και οτιδήποτε άλλο σχετίζεται με το σύστημα. Και οι δύο επιλογές είναι δαπανηρές. Τώρα, η ομάδα IT σας  μπορεί να επικεντρωθεί στα άλλα της καθήκοντα.

Ως μπόνους, θα έχετε πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες και δυνατότητες του νέου συστήματος αμέσως μετά την εφαρμογή του λογισμικού, χωρίς να χρειάζεστε τεχνικό και χωρίς επιπλέον χρεώσεις.

#4 Ενισχύστε την Ασφάλεια

Ένα αξιόπιστο Cloud PBX είναι εξαιρετικά ασφαλές. Κορυφαίοι πάροχοι προστατεύουν τις επικοινωνίες σας εφαρμόζοντας κρυπτογράφηση δεδομένων από άκρο σε άκρο, συνεχή παρακολούθηση δικτύου και συμμόρφωση με παγκόσμια πρότυπα ασφαλείας όπως SOC 2 και GDPR.

Το 94% των επιχειρήσεων είδε βελτίωση στην ασφάλεια μετά τη μετάβαση στο cloud.

Οι πάροχοι Cloud PBX γνωρίζουν πώς να κάνουν τους διακομιστές τους απρόσβλητους και να διατηρούν τα δεδομένα σας ασφαλή και άθικτα. 

Εκτός από την τακτική εκτέλεση ελέγχων ασφαλείας και την άμεση επιδιόρθωση τυχόν πιθανών αδυναμιών στα συστήματά τους, τα δεδομένα εντός τους είναι πλήρως κρυπτογραφημένα—και το ίδιο ισχύει για τις κλήσεις σας. 

Εάν χρησιμοποιείτε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης και κρυπτογράφηση δεδομένων, υπάρχει μικρός κίνδυνος κάποιος να παρακολουθήσει τις κλήσεις σας ή να αποκτήσει πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα. Ωστόσο, εάν θέλετε να κάνετε ένα βήμα παραπέρα, μπορείτε να εγκαταστήσετε μια λύση υβριδικής ασφάλειας cloud για σωστή κρυπτογράφηση και ασφάλεια.

#5 Μειώστε το Κόστος

Δείτε γιατί η χρήση του cloud PBX μπορεί να σας εξοικονομήσει χρήματα και να κρατήσει το πορτοφόλι σας χαρούμενο:

• Εξαλείψτε την εγκατάσταση καλωδίωσης: Δεν απαιτείται εγκατάσταση καλωδίωσης, μειώνοντας σημαντικά το κόστος. Εξοικονομείτε έξοδα εγκατάστασης και συντήρησης χωρίς την ανάγκη για καλωδίωση σε όλο το γραφείο. Αντ’ αυτού, απλά εγκαταστήστε το λογισμικό, δημιουργήστε έναν λογαριασμό και διαμορφώστε τις επιλογές PBX.
• Χρησιμοποιήστε υπάρχουσες συσκευές: Δεν χρειάζεται να αγοράσετε νέες συσκευές· χρησιμοποιήστε τους τρέχοντες υπολογιστές και τηλέφωνα του γραφείου σας.
• Μειώστε τις χρεώσεις διεθνών κλήσεων: Το VoIP εξαλείφει το κόστος κλήσεων μεγάλων αποστάσεων, επιτρέποντας απεριόριστες διεθνείς κλήσεις.
• Προσθέστε λειτουργίες εύκολα: Προσθέστε λειτουργίες, θέσεις ή τηλεφωνικές γραμμές μέσα σε λίγα λεπτά, μειώνοντας τον χρόνο διακοπής λειτουργίας και αποτρέποντας την ανάγκη για δαπανηρές επισκέψεις τεχνικών.
• Μειώστε τα έξοδα συντήρησης: Ο πάροχος αναλαμβάνει όλη τη συντήρηση, τις επισκευές και τις ενημερώσεις

Η υιοθέτηση ενός cloud PBX για μικρές επιχειρήσεις ισοπεδώνει το πεδίο, επιτρέποντας στις αναπτυσσόμενες ομάδες να χρησιμοποιούν έξυπνη δρομολόγηση, αυτοματοποιημένα μενού IVR και ενσωματώσεις CRM χωρίς προϋπολογισμό IT εταιρικού επιπέδου. Τα συστήματα Cloud PBX λειτουργούν με ένα προβλέψιμο, βασισμένο σε συνδρομή μοντέλο τιμολόγησης, που κυμαίνεται συνήθως από €15 έως €50 ανά χρήστη το μήνα. Επειδή η υποδομή φιλοξενείται εκτός εγκαταστάσεων, οι επιχειρήσεις εξαλείφουν τα μεγάλα αρχικά κόστη υλικού, τα τέλη εγκατάστασης και τα απρόβλεπτα έξοδα συντήρησης IT.

#6 Εξοικονομήστε Χρόνο

Εκτός από την εξοικονόμηση χρημάτων, εξοικονομείτε και χρόνο. Δείτε πώς:

• Γρήγορη και εύκολη ρύθμιση: Με ένα cloud PBX, μπορείτε να ξεκινήσετε σχεδόν αμέσως εγκαθιστώντας μια εφαρμογή στον υπολογιστή σας.
• Εξαλείψτε τις ανησυχίες συντήρησης: Η χρήση ενός cloud PBX εξοικονομεί χρόνο εξαλείφοντας την ανάγκη για συντήρηση διακομιστή και αναβαθμίσεις εξοπλισμού. Ο πάροχος αναλαμβάνει αυτές τις εργασίες, απελευθερώνοντάς σας από τον προγραμματισμό, την εγκατάσταση και την αντιμετώπιση προβλημάτων.
• Άμεση κλιμάκωση: Η προσθήκη νέων τηλεφωνικών γραμμών είναι γρήγορη και εύκολη, διαρκεί μόλις λίγα λεπτά. Όλα γίνονται μέσω λογισμικού, οπότε δεν χρειάζεται να συντονίζεστε με τεχνικούς, εξοικονομώντας χρόνο και προσπάθεια είτε χρειάζεστε μία γραμμή είτε 30.
• Πρόσβαση σε 24/7 τεχνική υποστήριξη: Πολλοί πάροχοι cloud PBX προσφέρουν τεχνική υποστήριξη διαθέσιμη 24 ώρες το εικοσιτετράωρο. Εξασφαλίζουν την ταχεία επίλυση τυχόν προβλημάτων, γεγονός που σας βοηθά να αποφύγετε διακοπές υπηρεσιών.

#7 Απολαύστε Προηγμένες Λειτουργίες

Το κύριο πράγμα που παρατηρείτε όταν συγκρίνετε τα τρέχοντα συστήματά σας με το cloud-based PBX είναι οι λειτουργίες. Πολλές από αυτές είναι επίσης διαθέσιμες άμεσα, χωρίς επιπλέον χρεώσεις. 

Ακολουθούν ορισμένες χρήσιμες λειτουργίες του cloud PBX:

• Καταγραφή κλήσεων: Μέσω των πλατφορμών cloud, μπορείτε να καταγράφετε και να αποθηκεύετε αυτόματα όλες τις τηλεφωνικές κλήσεις. Αυτό διασφαλίζει ότι οι εκπρόσωποι δεν χάνουν ούτε μία λεπτομέρεια από τις αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες τους. Είναι επίσης ένα εξαιρετικό εργαλείο για τους διαχειριστές, ώστε να παρακολουθούν την απόδοση των υπαρχόντων εκπροσώπων και να εκπαιδεύουν νέους.

• Μενού IVR: Βοηθά τους πελάτες σας να βρουν τους κατάλληλους εκπροσώπους για τα ζητήματά τους, καθοδηγώντας τους μέσα από διαφορετικές επιλογές. Επίσης τους δρομολογεί στα σωστά τμήματα και τους επιτρέπει να βρουν τις απαιτούμενες πληροφορίες, όπως ώρες λειτουργίας ή κατάσταση παραγγελίας. 
• Μεταγραφή αυτόματου τηλεφωνητή: Οποιοδήποτε μήνυμα αυτόματου τηλεφωνητή λάβετε μπορεί να μεταγραφεί αυτόματα και να σταλεί στο email σας ως αρχείο κειμένου. 
• Αναφορές και Αναλύσεις: Οι πλατφόρμες Cloud PBX διαθέτουν πολλά αναλυτικά εργαλεία που επιτρέπουν στις εταιρείες να παρακολουθούν τις κρίσιμες επιχειρηματικές μετρήσεις. Για παράδειγμα, οι διαχειριστές τηλεφωνικών κέντρων μπορούν να ελέγξουν γρήγορα τον ημερήσιο αριθμό απαντημένων ή αναπάντητων κλήσεων, τον χρόνο που δαπανήθηκε σε μια κλήση, τον αριθμό κλήσεων που απαντήθηκαν από κάθε εκπρόσωπο, κ.λπ.

Πώς να Επιλέξετε τον Τέλειο Πάροχο PBX 

Κατά την αξιολόγηση ενός παρόχου cloud PBX, δώστε προτεραιότητα σε πλατφόρμες που προσφέρουν εγγενείς ενσωματώσεις CRM, αξιόπιστα SLA για τον χρόνο λειτουργίας και διαφανή τιμολόγηση ανά χρήστη.

1. Αξιολογήστε τις λειτουργίες έναντι του κόστους: Βεβαιωθείτε ότι το επιλεγμένο λογισμικό σας παρέχει όλες τις απαραίτητες λειτουργίες για την επιχείρησή σας με λογικό κόστος.
2. Ελέγξτε την επεκτασιμότητα: Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα PBX μπορεί να επεκταθεί με την επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, επαληθεύστε ότι ο πάροχος προσφέρει ευέλικτη τιμολόγηση που σας επιτρέπει να προσθέτετε ή να αφαιρείτε εύκολα χρήστες και λειτουργίες καθώς εξελίσσονται οι ανάγκες σας.
3. Αξιολογήστε την ενσωμάτωση και την προσαρμογή: Ελέγξτε αν το σύστημα PBX μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα επιχειρηματικά εργαλεία, όπως λογισμικό CRM. Για παράδειγμα, αν χρησιμοποιείτε εργαλεία όπως το HubSpot ή το Salesforce, επισκεφτείτε τον ιστότοπο του παρόχου για να δείτε αν προσφέρουν ενσωμάτωση.
4. Αξιολογήστε το περιβάλλον εργασίας χρήστη: Ένα φιλικό προς τον χρήστη περιβάλλον εργασίας με σαφείς ετικέδες και απλή πλοήγηση είναι απαραίτητο για ομαλές λειτουργίες.

Απολαύστε την ευκολία του cloud

Στον σημερινό κόσμο της απομακρυσμένης εργασίας, ένα παραδοσιακό σύστημα PBX μπορεί να αποτελέσει εμπόδιο. Η μετάβαση σε ένα cloud-based PBX μπορεί να φαίνεται τρομακτική στην αρχή, αλλά θα δείτε πόσο πιο φιλικό προς τον χρήστη είναι σε σύγκριση με την εγκατάστασή σας εντός των εγκαταστάσεων. 

Αν έχετε ερωτήσεις σχετικά με την αναβάθμιση, δοκιμάστε ένα demo με την CloudTalk. Θα σας καθοδηγήσουμε στη διαδικασία ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε στη χρήση του νέου σας cloud PBX, ενώ εμείς θα αναλάβουμε τα υπόλοιπα.

Πηγές

• Οδηγώντας την ανάπτυξη μαζί: Μικρές επιχειρήσεις και το cloud