Τηλεφωνητής στο email: Ο απόλυτος οδηγός για επιτυχημένη επιχειρηματική επικοινωνία
Η BTT Comms αναφέρει ότι το 85% των ανθρώπων που δεν καταφέρνουν να επικοινωνήσουν με μια εταιρεία με την πρώτη προσπάθεια δεν θα ξανακαλέσουν, ενώ τα τρία τέταρτα από αυτούς δεν θα μπουν καν στον κόπο να αφήσουν μήνυμα. Επομένως, αν κάποιος σας αφήσει μήνυμα στον τηλεφωνητή – περίπου το 20% των καλούντων, είναι πολύ πιθανό να έχει κάτι σημαντικό να συζητήσει με την επιχείρησή σας.
Οι άνθρωποι γενικά χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να απαντήσουν σε ένα μήνυμα τηλεφωνητή σε σχέση με οποιαδήποτε άλλη μορφή επικοινωνίας. Μπορείτε όμως να βελτιώσετε σημαντικά τις πιθανότητές σας για πωλήσεις και να ενισχύσετε τις σχέσεις με τους πελάτες σας, απαντώντας άμεσα στα μηνύματα αυτά. Η λειτουργία «Τηλεφωνητής στο email» σας βοηθά ακριβώς σε αυτό.
Ας δούμε, λοιπόν, τι μπορεί να κάνει για εσάς η λειτουργία «Τηλεφωνητής στο email» και πώς μπορείτε να επωφεληθείτε από αυτήν.
Βασικά συμπεράσματα:
- Η λειτουργία «Τηλεφωνητής στο email» είναι ένα έξυπνο εργαλείο που στέλνει αυτόματα απομαγνητοφωνήσεις και ηχογραφήσεις των μηνυμάτων του τηλεφωνητή σας απευθείας στα εισερχόμενα του email σας.
- Η ρύθμιση της υπηρεσίας αυτής στο VoIP σύστημά σας είναι μια απλή και εύκολη διαδικασία, που ολοκληρώνεται σε 7 βήματα.
- Η λειτουργία αυτή προσφέρει πολλά οφέλη, όπως αυξημένη συνολική αποδοτικότητα, καλύτερη προσβασιμότητα και πιο αποτελεσματική συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας σας.
Τι είναι η λειτουργία «Τηλεφωνητής στο email»;
Η λειτουργία αυτή μετατρέπει τα φωνητικά μηνύματα σε email. Αντί να ακούτε κάθε μήνυμα ξεχωριστά στο τηλέφωνό σας, λαμβάνετε αμέσως μια ειδοποίηση στα εισερχόμενα του email σας μόλις κάποιος αφήσει μήνυμα. Αυτό κάνει τη διαχείριση των φωνητικών μηνυμάτων σας πιο εύκολη και αποτελεσματική, ειδικά αν διαχειρίζεστε μεγάλο όγκο καθημερινών κλήσεων.
Πώς λειτουργεί ο τηλεφωνητής στο email;
Ο τηλεφωνητής στο email είναι μια δημοφιλής λειτουργία σε παρόχους hosted VoIP και νεφοϋπολογιστικών τηλεφωνικών συστημάτων όπως η CloudTalk. Στέλνει απομαγνητοφωνήσεις και ηχογραφήσεις των φωνητικών μηνυμάτων απευθείας στα εισερχόμενά σας, όπου μπορείτε εύκολα να τα διαχειριστείτε και να τα αρχειοθετήσετε. Επιλέγοντας μια ισχυρή υπηρεσία τηλεφωνητή στο email ως μέρος του πακέτου VoIP σας, συγκεντρώνετε την επικοινωνία σας σε ένα σημείο, αντιμετωπίζοντας τα φωνητικά μηνύματα με την ίδια δυνατότητα αναζήτησης και προτεραιότητας όπως ένα τυπικό email.
Όταν κάποιος σας αφήνει ένα φωνητικό μήνυμα, το τηλεφωνικό σύστημα μετατρέπει το αρχείο ήχου σε ψηφιακή μορφή, συνήθως σε .mp3 ή .wav. Στη συνέχεια, αυτό το αρχείο είτε επισυνάπτεται σε ένα email είτε συνδέεται απευθείας με την ηχογράφηση στα εισερχόμενά σας. Ένας γρήγορος έλεγχος με ένα εργαλείο ελέγχου εγγραφών DNSSEC μπορεί να σας βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι τα email σας προστατεύονται από επιθέσεις ηλεκτρονικού ψαρέματος (phishing) και πλαστογράφησης.
Μπορείτε να ταξινομήσετε, να αποθηκεύσετε, να διαγράψετε ή να προωθήσετε αυτά τα μηνύματα ακριβώς όπως κάθε άλλο email. Έτσι, δεν χρειάζεται να διακόπτετε τη ροή της εργασίας σας ή να κάνετε εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών και συσκευών για να παρακολουθείτε τις κλήσεις σας.
Σκεφτείτε το σαν να έχετε έναν προσωπικό βοηθό που ακούει τα μηνύματα του τηλεφωνητή σας, τα καταγράφει γραπτώς ή αποθηκεύει τον ήχο και στη συνέχεια τα τοποθετεί τακτοποιημένα στο email σας, ώστε να έχετε πρόσβαση σε αυτά όποτε σας εξυπηρετεί.
Πώς να στέλνετε ειδοποιήσεις τηλεφωνητή στα εισερχόμενα του email σας
Η ενεργοποίηση της λειτουργίας «Τηλεφωνητής στο email» στην υπηρεσία VoIP σας είναι μια απλή διαδικασία. Δείτε πώς μπορείτε να την ενεργοποιήσετε και να τη δοκιμάσετε σε λίγα απλά βήματα.
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό της υπηρεσίας VoIP σας
Ξεκινήστε κάνοντας είσοδο στην πλατφόρμα του παρόχου VoIP σας. Από εκεί διαχειρίζεστε όλες τις ρυθμίσεις που αφορούν τις κλήσεις και τον τηλεφωνητή σας. - Μεταβείτε στις ρυθμίσεις τηλεφωνητή
Αναζητήστε την ενότητα του τηλεφωνητή στο Dashboard του λογαριασμού σας. Μπορεί να αναφέρεται ως «Ρυθμίσεις τηλεφωνητή», «Ρυθμίσεις κλήσεων» ή κάτι παρόμοιο. - Ενεργοποιήστε τη λειτουργία «Τηλεφωνητής στο email»
Μέσα στις ρυθμίσεις τηλεφωνητή, βρείτε την επιλογή για ενεργοποίηση της αποστολής των μηνυμάτων στο email σας. Αυτό μπορεί να είναι ένας διακόπτης (toggle) ή ένα πλαίσιο επιλογής (checkbox). - Εισαγάγετε τη διεύθυνση email σας
Μόλις βρείτε την επιλογή προώθησης των μηνυμάτων στο email, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email που προτιμάτε στο αντίστοιχο πεδίο. Εκεί θα αποστέλλονται τα μηνύματα του τηλεφωνητή σας. - Επιλέξτε τις προτιμήσεις μορφής
Ορισμένες υπηρεσίες σάς επιτρέπουν να επιλέξετε πώς θέλετε να λαμβάνετε τα μηνύματα, όπως με τη μορφή ηχητικού αρχείου ή ως γραπτή απομαγνητοφώνηση. Επιλέξτε αυτό που προτιμάτε. - Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας
Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει τις αλλαγές σας. Ορισμένες πλατφόρμες ενδέχεται να έχουν ένα κουμπί «Εφαρμογή» ή «Αποθήκευση ρυθμίσεων». - Δοκιμάστε τη λειτουργία
Κάντε μια δοκιμαστική κλήση στον αριθμό σας και αφήστε ένα μήνυμα στον τηλεφωνητή για να βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν ρυθμιστεί σωστά και ότι λαμβάνετε κανονικά την ειδοποίηση στο email σας.
Κάθε υπηρεσία VoIP ενδέχεται να έχει ελαφρώς διαφορετικά βήματα ή επιλογές ρυθμίσεων, επομένως είναι καλή ιδέα να συμβουλευτείτε το κέντρο βοήθειας ή τα έγγραφα υποστήριξης του δικού σας παρόχου για πιο συγκεκριμένες οδηγίες. Μπορείτε να βρείτε τις οδηγίες της CloudTalk στην ενότητα βοήθειάς μας.
7 οφέλη από την αποστολή των μηνυμάτων του τηλεφωνητή στο email
Η μετατροπή των φωνητικών μηνυμάτων σε email προσφέρει πολυάριθμα πλεονεκτήματα και αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο επικοινωνούν οι εταιρείες.
Δείτε τα 7 σημαντικότερα οφέλη της λειτουργίας «Τηλεφωνητής στο email»:
#1 Οργάνωση και τάξη
Οι εκπρόσωποι των τηλεφωνικών κέντρων διαχειρίζονται εκατοντάδες κλήσεις κάθε εβδομάδα, και μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθούν ακόμη και τα πιο σημαντικά μηνύματα του τηλεφωνητή τους.
Έχοντας μια λίστα με όλα τα μηνύματα του τηλεφωνητή σας στα οποία μπορείτε να κάνετε αναζήτηση απευθείας από τα εισερχόμενά σας, μπορείτε να οργανώσετε καλύτερα τη ροή εργασίας σας, να απαντήσετε πρώτα στα πιο επείγοντα μηνύματα και να διατηρήσετε την επιχείρησή σας σε ομαλή λειτουργία.
#2 Αυξημένη συνολική αποδοτικότητα
Ας είμαστε ειλικρινείς – το να ακούτε με τις ώρες συσσωρευμένες ηχογραφήσεις τηλεφωνητή δεν είναι καθόλου ευχάριστο. Το χειρότερο είναι ότι καταναλώνει πολύτιμο χρόνο εργασίας που θα μπορούσε να αξιοποιηθεί πολύ καλύτερα σε οποιαδήποτε άλλη εργασία.
Οι άμεσοι χρόνοι ανταπόκρισης είναι κρίσιμοι για τη διατήρηση των σχέσεων με τους πελάτες, καθώς οι πελάτες περιμένουν έγκαιρη επικοινωνία, ιδιαίτερα σε ρόλους πωλήσεων ή υποστήριξης. Η λειτουργία αυτή απλουστεύει τη διαδικασία, εξαλείφοντας την ανάγκη να ελέγχετε συνεχώς μια φυσική τηλεφωνική συσκευή, κρατώντας τους πελάτες ικανοποιημένους και αποτρέποντάς τους από το να αναζητήσουν εναλλακτικές λύσεις.
Αυτή η προσέγγιση σάς γλιτώνει από την αναποτελεσματικότητα της εναλλαγής μεταξύ διαφορετικών πλατφορμών και απλουστεύει τη ροή εργασίας σας, ειδικά αν δεν βρίσκεστε συνεχώς στην εφαρμογή του cloud τηλεφώνου σας.
#3 Κλήσεις με πλήρη γνώση του ιστορικού
Αν καλέσετε πίσω έναν πελάτη χωρίς να έχετε ακούσει πρώτα το μήνυμα που σας άφησε, η συνομιλία μπορεί να γίνει άβολη. Όταν οι πελάτες αφήνουν μήνυμα, περιμένουν να γνωρίζετε ήδη τι σας έχουν πει σε αυτό. Αν δεν γνωρίζετε τις ανάγκες του καλούντος, ο πελάτης μπορεί να νιώσει ότι τον αγνοείτε, κάτι που θα του προκαλέσει εκνευρισμό.
Η λειτουργία «Τηλεφωνητής στο email» σάς επιτρέπει να ελέγχετε εύκολα το περιεχόμενο των μηνυμάτων του τηλεφωνητή σας όποτε σας εξυπηρετεί.
Έχετε προγραμματισμένη κλήση με έναν σημαντικό πελάτη στις 2 μ.μ.;
Ελέγξτε τα εισερχόμενά σας για τυχόν πρόσφατα μηνύματα τηλεφωνητή και ενημερωθείτε για όλες τις σχετικές πληροφορίες πριν από τη συνάντηση.
#4 Δημιουργία αρχείου καταγραφής κλήσεων
Ένα αρχείο με τα μηνύματα του τηλεφωνητή μπορεί να αποτελέσει στρατηγικό κομμάτι των αρχείων κάθε επιχείρησης.
Η άμεση πρόσβαση σε αυτά τα μηνύματα μπορεί να είναι χρήσιμη για την προετοιμασία σημαντικών συναντήσεων, τη γρήγορη ανάκτηση κρίσιμων πληροφοριών και την προστασία από ευθύνες σε περίπτωση νομικών ζητημάτων με πελάτες. Αντίστοιχα, η διατήρηση της βάσης δεδομένων των επαφών σας σε καλή κατάσταση είναι εξίσου σημαντική για την επικοινωνία μέσω email. Η τακτική χρήση ενός εργαλείου επαλήθευσης λίστας email μπορεί να διασφαλίσει ότι προσεγγίζετε πραγματικούς, ενεργούς παραλήπτες, κάνοντας τις καμπάνιες σας πιο αποτελεσματικές και μειώνοντας τα ποσοστά απόρριψης (bounce rates).
#5 Ενισχυμένη προσβασιμότητα
Όπου κι αν βρίσκεστε, μπορείτε να ακούσετε ή να διαβάσετε τα μηνύματα του τηλεφωνητή σας, αρκεί να έχετε πρόσβαση στο email σας.
Αυτό είναι ιδιαίτερα επωφελές αν εργάζεστε εξ αποστάσεως ή ταξιδεύετε συχνά. Θα παραμένετε συνδεδεμένοι χωρίς να χρειάζεται να αποκτάτε απευθείας πρόσβαση στο σύστημα του τηλεφωνητή σας.
#6 Απλούστευση της συνεργασίας της ομάδας
Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας παραμένει ενημερωμένη, επιλέγοντας συγκεκριμένους παραλήπτες στις ρυθμίσεις της λειτουργίας «Τηλεφωνητής στο email», ώστε οι διαχειριστές και οι βασικοί εκπρόσωποι να λαμβάνουν τα μηνύματα απευθείας μέσω email, είτε βρίσκονται εν κινήσει είτε στα γραφεία τους. Όταν στέλνετε τα μηνύματα του τηλεφωνητή στο email, καταργείτε αποτελεσματικά τα στεγανά στην επικοινωνία, επιτρέποντας στους εκπροσώπους να προωθούν κρίσιμα ηχητικά μηνύματα πελατών στο σωστό τμήμα με ένα μόνο κλικ.
#7 Γρήγορη αναζήτηση και αναφορά
Μπορείτε να οργανώσετε τα φωνητικά σας μηνύματα σε φακέλους, να εφαρμόσετε ετικέτες για γρήγορη αναγνώριση, να χρησιμοποιήσετε φίλτρα αναζήτησης και πολλά άλλα.
Όταν διαχειρίζεστε μεγάλο όγκο κλήσεων, μπορεί να είναι δύσκολο να θυμάστε συγκεκριμένες λεπτομέρειες από ένα φωνητικό μήνυμα. Αν όμως τα μηνύματα μετατρέπονται σε κείμενο και στέλνονται στο email σας, μπορείτε να αναζητήσετε γρήγορα συγκεκριμένες πληροφορίες χρησιμοποιώντας λέξεις-κλειδιά. Για να κάνετε αυτή τη διαδικασία ακόμα πιο εύκολη, μπορείτε να βελτιώσετε τη ροή εργασίας σας με ένα εργαλείο AI για τη δημιουργία θεμάτων email, κάνοντας τις ειδοποιήσεις τηλεφωνητή στο email ακόμα πιο αποτελεσματικές. Τα βελτιστοποιημένα θέματα βοηθούν την ομάδα σας να αναγνωρίζει αμέσως τη σημασία κάθε μηνύματος, βελτιώνουν την ορατότητα στα εισερχόμενα και διασφαλίζουν ότι δεν θα παραβλεφθούν κρίσιμες λεπτομέρειες των πελατών.
Μπορείτε εύκολα να ανατρέξετε σε παλαιότερες συνομιλίες για να βρείτε λεπτομέρειες ή εκκρεμείς ενέργειες. Αυτό σας επιτρέπει να προσφέρετε εξατομικευμένη εξυπηρέτηση ή να παρακολουθείτε την εξέλιξη των εργασιών σας.
Συμπέρασμα
Η λειτουργία «Τηλεφωνητής στο email» φέρνει τον τηλεφωνητή σας στην ψηφιακή εποχή, απευθείας στα εισερχόμενα του email σας, ώστε να είστε πάντα ένα κλικ μακριά από τα τελευταία σας μηνύματα.
Η χρήση αυτής της λειτουργίας διασφαλίζει ότι παραμένετε ενημερωμένοι, άμεσα διαθέσιμοι και παραγωγικοί χωρίς να είστε δεσμευμένοι στο σταθερό σας τηλέφωνο. Με αυτόν τον τρόπο, είστε πάντα ένα email μακριά από την αποτελεσματική εξυπηρέτηση των αναγκών των πελατών σας.
Η ρύθμιση είναι πανεύκολη και τα οφέλη άμεσα: από τη λήψη των μηνυμάτων σας σε μια μορφή που ήδη χρησιμοποιείτε όλη μέρα, μέχρι την ευκολότερη κοινή χρήση πληροφοριών με συναδέλφους. Επιλέγοντας τη λειτουργία «Τηλεφωνητής στο email», επιλέγετε έναν πιο αποτελεσματικό και οργανωμένο τρόπο για να διαχειρίζεστε τις κλήσεις σας.
Συχνές ερωτήσεις
Το κόστος της λειτουργίας αυτής ποικίλλει ανάλογα με τον πάροχο VoIP ή το πακέτο τηλεφωνικής υπηρεσίας σας. Ορισμένες υπηρεσίες την περιλαμβάνουν ως δωρεάν λειτουργία στα πακέτα τους, ενώ άλλες ενδέχεται να την προσφέρουν ως πρόσθετη υπηρεσία με επιπλέον χρέωση. Είναι προτιμότερο να επικοινωνήσετε με τον πάροχό σας για συγκεκριμένες πληροφορίες τιμολόγησης σχετικά με αυτήν τη λειτουργία.
Η αποτυχία απομαγνητοφώνησης μπορεί να οφείλεται σε διάφορους λόγους, όπως η απουσία υπηρεσίας απομαγνητοφώνησης στο πακέτο σας, η κακή ποιότητα ήχου που δυσχεραίνει τη μετατροπή ή τεχνικά προβλήματα της ίδιας της υπηρεσίας. Ελέγξτε το πακέτο σας για να βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνεται η απομαγνητοφώνηση και επικοινωνήστε με τον πάροχό σας για υποστήριξη εάν το πρόβλημα επιμένει.
Ναι! Μόλις ένα φωνητικό μήνυμα προωθηθεί στο email σας ως αρχείο ήχου ή απομαγνητοφώνηση, μπορείτε να το αποθηκεύσετε ακριβώς όπως οποιοδήποτε άλλο συνημμένο ή κείμενο email. Αυτό σας επιτρέπει να κρατάτε εύκολα σημαντικά φωνητικά μηνύματα χωρίς να ανησυχείτε μήπως γεμίσει η θυρίδα του τηλεφωνητή σας.
Για να στείλετε ένα αντίγραφο του τηλεφωνητή στο email σας, ενεργοποιήστε τη σχετική λειτουργία στις ρυθμίσεις του τηλεφωνικού σας συστήματος. Μετά την ενεργοποίηση, όλα τα νέα φωνητικά μηνύματα θα αποστέλλονται αυτόματα στην καθορισμένη διεύθυνση email σας, επιτρέποντάς σας να τα ακούτε ή να τα διαβάζετε άμεσα από τα εισερχόμενά σας.
Η χειροκίνητη επισύναψη ενός φωνητικού μηνύματος σε ένα email απαιτεί συνήθως την αποθήκευση του αρχείου του μηνύματος στη συσκευή σας και στη συνέχεια την επισύναψή του στο email, όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε άλλο αρχείο. Ωστόσο, πολλά τηλεφωνικά συστήματα προσφέρουν αυτόματη προώθηση, η οποία εκτελεί αυτή τη διαδικασία αυτόματα για εσάς.
Ναι, ο τηλεφωνητής στο email μπορεί να λειτουργήσει με ομαδικές κλήσεις, εφόσον το τηλεφωνικό σας σύστημα υποστηρίζει τηλεφωνητή για αυτούς τους τύπους κλήσεων. Τυχόν φωνητικά μηνύματα που αφήνουν οι συμμετέχοντες μιας αναπάντητης ομαδικής κλήσης μπορούν να προωθηθούν στο email σας, ακριβώς όπως και με τις μεμονωμένες κλήσεις.
Ο τηλεφωνητής στο email ενδέχεται να μην είναι ιδανικός σε σενάρια που απαιτούν άμεση ανταπόκριση σε πραγματικό χρόνο ή σε περιβάλλοντα όπου η πρόσβαση στο email είναι περιορισμένη ή παρακολουθείται για λόγους ασφαλείας. Επίσης, αν το email δεν αποτελεί σημαντικό μέρος της καθημερινής ροής εργασίας σας, αυτή η λειτουργία μπορεί να μην σας προσφέρει ιδιαίτερη αξία.
Η ταχύτητα με την οποία λειτουργεί η υπηρεσία μπορεί να διαφέρει, αλλά γενικά είναι πολύ γρήγορη. Συνήθως, μόλις ολοκληρωθεί η ηχογράφηση ενός μηνύματος, χρειάζονται μόνο λίγα λεπτά για να το επεξεργαστεί το σύστημα και να το προωθήσει στο email σας, διασφαλίζοντας ότι λαμβάνετε έγκαιρες ειδοποιήσεις για τις αναπάντητες κλήσεις σας.
Αρχικά, δημιουργήστε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό τηλεφωνητή χρησιμοποιώντας, για παράδειγμα, μια γεννήτρια χαιρετισμών AI - απλά εισαγάγετε το μήνυμά σας και κατεβάστε το αρχείο ήχου. Στη συνέχεια, ρυθμίστε τη λειτουργία προώθησης στο email μέσω του παρόχου τηλεφωνίας ή της υπηρεσίας VoIP σας για να λαμβάνετε αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα τηλεφωνητή ως συνημμένα αρχεία ήχου στα εισερχόμενά σας.
