Rodeo es un SaaS de gestión de proyectos en rápido crecimiento con oficinas en Ámsterdam y Nueva York, creado para el mercado creativo global. A medida que el equipo crecía, un sistema telefónico fragmentado frenaba a los equipos de ventas y soporte: demasiados vacíos, sin visibilidad y sin una conexión limpia con Pipedrive. Con CloudTalk, Rodeo centralizó cada llamada en un solo lugar, desbloqueó datos de rendimiento en tiempo real y ofreció a los agentes las herramientas necesarias para trabajar de forma más inteligente desde cualquier lugar.
Sobre Rodeo
Rodeo desarrolla software de gestión de proyectos para profesionales creativos. Lanzada en el verano de 2016 en colaboración con agencias creativas, la plataforma está diseñada para que la administración de proyectos sea más eficiente y clara, ofreciendo a los equipos una forma estructurada de gestionar su trabajo sin complicaciones añadidas.
Con oficinas en Ámsterdam y Nueva York, Rodeo da servicio a un mercado global y sigue creciendo a un ritmo rápido.
El problema
Hacer crecer un equipo sin las herramientas adecuadas
A medida que Rodeo crecía, equipar a un equipo diverso de agentes de ventas y soporte se volvía cada vez más difícil. El equipo necesitaba una solución de telefonía unificada que pudiera gestionar llamadas entrantes y salientes, conectarse de forma limpia con Pipedrive y ofrecer a los responsables una visibilidad real de lo que ocurría en las llamadas.
El sistema anterior no daba la talla. No había una forma fiable de realizar un seguimiento del rendimiento, no existía la eficiencia de Haz clic para llamar para los agentes que marcaban desde Pipedrive, ni se disponía de grabaciones de llamadas para la formación. Cuando algo salía mal en una llamada, no había manera de volver atrás y entender el porqué.
La evaluación
Encontrado en lo más alto del marketplace de Pipedrive
Con Pipedrive ya en el centro de las operaciones de ventas y soporte de Rodeo, el equipo se puso a buscar una solución telefónica dentro del marketplace de Pipedrive. CloudTalk apareció en primer lugar y, tras una demostración, fue la elección clara.
La interfaz era sencilla, la función de Grabación de llamadas estaba integrada y la integración con Pipedrive funcionaba exactamente como el equipo necesitaba.
La solución
Una sola plataforma para ventas y soporte
Los equipos de soporte al cliente y de ventas de Rodeo empezaron a utilizar CloudTalk para las llamadas entrantes y salientes. Con 3 números internacionales funcionando a través de la plataforma, ambos equipos contaban con una configuración coherente sin importar desde dónde trabajaran.
Para los responsables, las estadísticas de llamadas se convirtieron en la herramienta principal para entender el rendimiento del equipo. En lugar de hacer suposiciones, disponían de datos sobre el volumen de llamadas, la actividad de los agentes y el comportamiento de las colas, y podían utilizarlos para realizar ajustes.
Los equipos de atención al cliente y de ventas llevan ya varios meses utilizando CloudTalk para las llamadas entrantes y salientes. Gracias al análisis periódico de las estadísticas de llamadas, han conseguido optimizar sus procesos tanto en ventas como en atención al cliente.
La función Haz clic para llamar eliminó la marcación manual desde Pipedrive, permitiendo a los agentes avanzar más rápido y con menos fricciones. Además, la Grabación de llamadas ofreció a los responsables de éxito una ventana directa a las conversaciones anteriores, sin necesidad de un informe detallado por parte de quien hubiera atendido la llamada.
Cuando no había ningún agente disponible, los usuarios podían dejar un mensaje en el Buzón de voz para que se les atendiera más tarde. El equipo también utilizó la configuración de Horario comercial para asegurarse de contar siempre con la cobertura adecuada.
Resultados
Mejores datos, mejores decisiones
Desde que adoptaron CloudTalk, los equipos de Rodeo han registrado más de 1.420 llamadas entrantes y salientes y han pasado más de 3.000 minutos al teléfono con clientes a través de 3 números internacionales.
El mayor cambio fue operativo. El análisis periódico de las estadísticas de llamadas permitió al equipo optimizar la forma en que gestionan tanto las ventas como el soporte: identificando qué funcionaba, ajustando lo que no y manteniendo la responsabilidad de los agentes sin necesidad de microgestionar.
La Grabación de llamadas se convirtió en un recurso formativo de gran valor: los agentes de ventas podían volver a escuchar sus propias llamadas y los responsables podían revisar las interacciones sin interrumpir el flujo de trabajo. Haz clic para llamar hizo que la marcación saliente fuera rápida y constante, tanto dentro como fuera de Pipedrive.
El resultado es un equipo que gestiona sus operaciones telefónicas basándose en datos, no en el instinto.
