8 יתרונות מרכזיים של תוכנת Call Center שכל עסק חייב להכיר

מתן שירות לקוחות מעולה חשוב לכל עסק כדי לשרוד ולשגשג בתחרות. עם זאת, מענה לכל שאילתה של לקוח יכול להיות מאתגר בכל הנוגע לטיפול בשיחות.

לקוחות דורשים שירות יוצא דופן בעוד לחברות חסרים סוכני שיחות שיענו להם באופן מיידי. תוכנת מוקד טלפונית היא פתרון לעסקים לשיפור השירותים שלהם. התוכנה מאפשרת לסוכנים להגיב לשיחות דחופות בזמן תוך שיפור הפרודוקטיביות שלהם.

מוקד טלפוני חיוני לכל עסק לטיפול בכל פניות הלקוח. זה הרבה יותר מכלי לקבל שיחות לפעמים ולספק ללקוחות שירות טוב. המרכז הטלפוני מספק פעולה חלקה שבה אתה יכול לעקוב, לנטר ולנהל כל שיחה עם הלקוחות שלך.

למידע נוסף על ספקי התוכנה המובילים של מרכז הקשר

קרא בחינם

סוכני לקוחות מרגישים לעתים קרובות המומים כאשר הם מקבלים טונות של שיחות במהלך היום, ובכך מעכבים את הפרודוקטיביות. לקוחות רבים היו מבקשים פגישה דחופה שאפילו סוכנים לא יכולים למלא במהירות.

זו הסיבה שחברות רבות שקלו להשתמש בניהול מוקד טלפוני כדי לשפר את תפעול השירות שלהן ולהציע חווית לקוח טובה יותר. כלי זה עוזר לעסק שלך לבנות מחדש את השיחה היומיומית כדי ליצור קשר עם הלקוחות.

תוכנת מוקד טלפונית מקלה על הדברים שהחברה הכי צריכה. זה מסייע לסוכני שירות השיחות שלך באמצעות קריינות מתואמת היטב ותכונות מסוימות, כגון ניטור שיחות , ניתוב והקלטת שיחות טלפון נכנסות ויוצאות כדי להגביר את הפרודוקטיביות. תוכנה זו יכולה להפחית את עומס העבודה של הסוכנים ולהפוך אותה ליעילה יותר עם התכונות המועילות שלה.

חובות מוקד טלפוני

למרות שזה די ברור שכל מוקד טלפוני מטפל בדברים כמו קבלה וניהול שיחות נכנסות . ישנן תחומי אחריות רבים שסוכני מוקד טלפוני צריכים לשים לב אליהם בעבודתם היומיומית.

• מענה לשאילתות.
• מענה לשיחות נכנסות .
• מענה למיילים.
• מענה לכרטיסי תמיכה מטופס אינטרנט.
• אינטראקציה בצ'אטים חיים.
• ביצוע שיחות יוצאות.

הם גם צריכים להתמודד עם כמה בעיות טכניות ושיווקיות בשיחות טלפון, מה שהופך את זה אפילו למאתגר עבור העבודה הספציפית הזו.

• תלונות
• מכירות נכנסות ויוצאות
• פניות כלליות
• תמיכה טכנית
• Appointment booking

בהתחשב בתפקידם החיוני של סוכני מוקד טלפוני , הופך להיות חשוב לבצע מיקור חוץ של תוכנת מוקד טלפוני כדי לעזור להם להתמודד עם העבודה. התוכנה יכולה לנהל שיחות טוב יותר ולהפחית את העבודה התובענית.

יתרה מכך, משימות טכניות יכולות להיות גם במיקור חוץ או ניהול על ידי תוכנות או כלים ייעודיים. לדוגמה, עסקים יכולים להשתמש באפליקציות הזמנת פגישות ותיאום פגישות כדי לנהל בצורה חלקה את הזמנת הפגישות ואת שמירת התיעוד שלהן.

היתרונות של שימוש בתוכנת Call Center לעסקים

אם תחשוב על התפקיד המאתגר שסוכן מוקד טלפוני יתמודד איתו ביום יום, אולי תחליט לשלב תוכנה שתעזור לעסק שלך. להלן שמונת היתרונות המובילים של שימוש בתוכנת מוקד טלפוני שכדאי להכיר.

#1 שפר את ניהול שירות הלקוחות

מספר המוקד הטלפוני שלך נמצא שם מסיבה כלשהי. זהו קו הקשר הראשון בכל פעם שלקוחות מתמודדים עם בעיה בנוגע לשירות המוצר שלך. או למי שזקוק לעזרתך המקצועית.

כאשר לקוחות מתקשרים, הם יצפו לעזרה מיידית מהצד שלך. לא משנה באיזו שעה זה יהיה, הם דורשים את הפתרון המהיר ביותר האפשרי. לקוחות דורשים ממך לענות לשאלות בזמן שאתה מקבל את השיחה.

עם זאת, כאשר יש שיחות כבדות פה ואז, לא ניתן להגיב לכל השאלות בזמן. סוכנים עשויים לסבול מדרישות בלתי נגמרות, וכתוצאה מכך חווית לקוח פחותה. בעזרת תוכנת מוקד טלפוני תוכלו למלא את כל בקשות הלקוחות במקצועיות. הכלי עובד 24/7, מה שהופך אותו נהדר להחמיא לעבודתם של סוכני המוקד שלך.

#2 שפר את הפרודוקטיביות

כל חברה שואפת לייעל את הפרודוקטיביות מייצור מוצרים או שירותים ועד להצעת חווית לקוח יוצאת דופן . במקרה זה, שירות לקוחות דורש הקדשת זמן רבה. לקוחות היו מבקשים שאילתות בציר הזמן שלהם, כלומר 24/7.

עם זאת, סוכני מוקד טלפוני לא יהיו זמינים באותו זמן בדיוק. זה דורש תהליך הכשרה ארוך כדי שיתרגלו לעבודה. שילוב תוכנת מוקד טלפוני יכול לעזור לך לחתוך את הבעיה על ידי מתן שירות במשרה מלאה.

התוכנה משפרת את הפרודוקטיביות שלך ומאפשרת לכל לקוח לקבל את בקשתו ביעילות. זה יכול לנהל כל שאילתה, כמו תמיכה בכרטיסים, מכירות, הגדרת פגישות ונושא טכני, בצורה חלקה. בסופו של דבר, עזרת לסוכני השיחות שלך לשפר את הפרודוקטיביות שלהם בעבודה.

#3 חסכוני

במקום להעסיק סוכני לקוחות רבים כדי לטפל בשיחות רבות, אתה יכול להוזיל את העלות על ידי קבלת תוכנת מוקד טלפוני. עם התוכנה, תקבל תכונות מועילות שעובדות 24/7. לא תחשוב על שיחות שלא נענו במהלך היום הקדחתני, שלעתים קרובות הוא המקרה של שירות לקוחות נמוך.

השקעה בתוכנת מוקד טלפונית פירושה יתרון עצום שכן תשלמו עבור כלי בודד בתמורה לתכונות רבות. אתה לא צריך להעסיק אנשים עבור שירות שתוכנה יכולה לעשות הרבה בשבילך. יתר על כן, לא תספק מקום עצום לעובד כאשר יש לך תוכנת מוקד טלפוני במקום זאת.

שלא לדבר על כך שתוכנת מוקד טלפונית מובנית עם תכונות לניתוב שיחות ולמדוד מדדי שיחות. בסופו של דבר, לא תזדקק לשירותים נוספים למטרה זו.

#4 בנה תדמית מקצועית

הידעתם ששיחות שירות לקוחות יכולות לקבוע את התדמית של חברה שלמה?

אם לקוחות יתקשרו בטלפון ויקבלו את התשובות שהם מחפשים ללא מאמץ, הם יתפסו את העסק כחברה מקצועית. במילים אחרות, שיחת שירות לקוחות מקצועית מראה את רצינות החברה שלך.

תוכנת מוקד טלפונית יכולה לכוון אוטומטית ולהגיב לשיחה בצורה מקצועית. זה נועד לשרת את שירות הלקוחות ביעילות רבה. לדוגמה, תגובה לשיחה שאומר ללקוחות להמתין בזמן שסוכן יהיה בקשר בקרוב, תגרום לעסק שלך להיראות מקצועי יותר.

הגרף שלמעלה מסביר את הגורמים המרכזיים שקובעים את מצוינות שירות הלקוחות. זה מראה שמענה מיידי הוא הנקודה החשובה ביותר בהשגת שביעות רצון הלקוחות. ויותר מ-40% מהלקוחות יעדיפו סיוע מקצועי כדי לפתור את הבעיות שלהם במהירות. נתונים אלה מרמזים על התפקיד הקריטי של סוכני מוקד טלפוני בהבאת חווית לקוח.

#5 הגדל את עסקאות המכירות

תוכנת מוקד טלפונית יכולה גם להוות כלי שיווקי נהדר שכן היא מגיבה לכל שאילתות המכירה הנכנסת. אם לא תענה לשיחות, נניח שזו הייתה שיחת מכירה, תאבד את ההזדמנות להשיג לקוחות.

הסיבה לכך היא ש -90% מהשיחות הקוליות לא חוזרות לעולם, מה שאומר שהסיכוי לקבל שאילתות חשובות יקטן. תארו לעצמכם שאם אלו היו לקוחות שעומדים לרכוש את המוצר או השירות שלכם, לא הייתם שומעים אותם מתקשרים שוב בעתיד.

קיום שיחת מוקד לקוחות זמינה 24/7 יכולה להגדיל את עסקאות המכירה שלך באופן משמעותי. אנשים מצפים לתגובה מהירה מהצד שלך, בעיקר כאשר הוא עוסק במידע על המוצר. שירות מענה במשרה מלאה מאפשר לעסק שלך להתחבר ללקוחות פוטנציאליים בצורה יעילה. אתה יכול לאסוף יותר לידים ולסגור עוד עסקאות אם תתקשר ישירות איתם באמצעות שירות שיחות 24/7.

# 6 זהה שיחות דחופות

תעדוף שיחות חיוני לעסק כדי לפתח נאמנות לקוחות ולהגדיל את חווית הלקוח. עם תוכנת מוקד טלפוני, אתה יכול לזהות מיד את דחיפות השיחות. כאשר לקוחות יוצרים קשר עם תמיכת הלקוחות שלך, התוכנה תספק רצף המסביר את צרכי הלקוחות על ידי הזנת מספר מסוים, למשל.

מהצעד הזה קדימה, תדע אילו שיחות יש לתעדף קודם. תוכנת מוקד טלפונית מספקת מידע זה כדי שתוכל לבצע סדר הגיוני. כך, סוכנים יכולים להגיב מיד למי שזקוק לתשובות מהירות.

בסופו של דבר, אינך צריך לדאוג לגבי קביעה אילו שיחות הן הדחופות ביותר. באמצעות תוכנת מוקד טלפוני, יש לך את רשימת הלקוחות שלך מוכנה להגיב. במקביל, התוכנה תבטיח ששיחות אחרות יהיו בתור כדי שלא תאבד שיחות חשובות בתהליך.

#7 חווית לקוח יוצאת דופן

אנשים מעדיפים חברה עם תמיכת קו לקוחות שהם יכולים להגיע אליה בכל עת. כאשר הם רוכשים מוצר או שירות מהחברה שלך, הם מצפים שיהיה להם איש קשר בכל פעם שהם נתקלים בבעיות מסוימות, כמו פריטים פגומים, מוצרים שלא נמסרו וכו'.

לקוחות לא יבזבזו זמן רב בכתיבת מייל המתייחס לבעיה שלהם. למעשה, הם זקוקים למענה מיידי שבו הם יכולים לטפל בבעיה ישירות. זה המקום שבו התמיכה בשיחות שימושית. הוא מציע את היכולת ליצור קשר עם נציג המותג בזמן.

כאשר לקוחות מתקשרים, הם מצפים לתגובה חיה מהחברה שלך. הם לא ישמחו להתמודד עם תיבת דואר קולי או שיחה שלא נענתה. תוכנת המוקד הטלפוני מונעת מהם ניסיון כזה. תוך זמן קצר הוא מגיב לשיחות של לקוחות תוך שהוא נותן להם זמן ליצור קשר עם הסוכן. כך הלקוחות יהיו מרוצים מהסיוע המקצועי מהעסק שלך.

#8 להגביר את האבטחה

הנתונים של הלקוחות הם כמו אוצר לכל עסק. הוא מכיל מידע שימושי, כגון העדפת מוצר והיסטוריית קניות. עם זאת, שמירת המידע של הלקוחות שלך יכולה להיות מאתגרת, במיוחד אם אין לך מערכת אבטחה או מערכת גיבוי להגנה על הנתונים.

תוכנת מוקד טלפונית מגיעה לרוב עם תכונות כמו גיבוי מיידי בענן . בכל פעם שתקבלו שיחות מלקוחות, התוכנה תאבטח מיד את המידע במערכת שלה. אתה לא צריך לדאוג לאבד מידע של לקוחות שיעזור לעסק שלך לבצע שיפור נוסף.

שלא לדבר על כך שגם לא תצטרכו להעסיק סוכנים מקצועיים כדי לאבטח את פרטי השיחה שלכם כאשר התוכנה טופלה בכוחות עצמה.

סיכום

תוכנת מוקד טלפונית נחוצה מאוד בכל עסק לשיפור פרודוקטיביות העבודה. זה עוזר לסוכני שיחות לנהל את כל השיחות הנכנסות והיוצאות על ידי מעקב וניתוב שלהן. התוכנה מספקת גם תכונות לטיפול בבקשות מגוונות של לקוחות, כגון פניות כלליות, תמיכה טכנית, תלונות ושיחות מכירה.

היתרון של תוכנת מוקד טלפוני הוא שהיא פועלת 24/7, ומספקת חווית לקוח מעולה בצורה מקצועית. זה מגביר את הסיכוי לקבל שאילתות חיוניות, כמו רכישת מוצר, בזמנים שבהם לסוכנים יש בעיה להגיב לכל השיחות.

לא רק שזה פחות יקר בהשוואה להעסקת אנשים רבים, אלא שהוא גם מספק הרבה יתרונות שעסק יכול להרוויח מהם. השקעה בשירות מוקד הינה קריטית לפיתוח תדמית מקצועית בה הלקוחות תופסים את שירות הקו של החברה כייצוג הטוב ביותר.