8 Belangrijkste voordelen van callcentersoftware die elk bedrijf moet weten

Een goede klantenservice is belangrijk voor elk bedrijf om te overleven en te gedijen in de concurrentiestrijd. Het kan echter een uitdaging zijn om elke vraag van een klant te beantwoorden als het gaat om het afhandelen van telefoontjes.

Klanten eisen uitzonderlijke service terwijl bedrijven te weinig contactcenter medewerkers hebben om hen onmiddellijk te woord te staan. Callcentersoftware is een oplossing voor bedrijven om hun dienstverlening te verbeteren. Met de software kunnen contactcenter medewerkers tijdig reageren op dringende oproepen en tegelijkertijd hun productiviteit verbeteren.

Een callcenter is essentieel voor elk bedrijf om alle vragen van klanten af te handelen. Het is zoveel meer dan een hulpmiddel om soms telefoontjes op te nemen en klanten een goede service te bieden. Het callcenter zorgt voor een naadloze werking waarbij je elk gesprek met je klanten kunt volgen, controleren en beheren.

Meer informatie over de beste leveranciers van software voor contactcentra

Gratis lezen

Contactcenter medewerkers voelen zich vaak overweldigd als ze overdag veel telefoontjes krijgen, wat de productiviteit belemmert. Veel klanten vragen om een dringende afspraak die zelfs contactcenter medewerkers niet snel kunnen nakomen.

Dat is de reden waarom veel bedrijven overwegen om callcentermanagement in te zetten om hun dienstverlening te verbeteren en een betere klantervaring te bieden. Deze tool helpt je bedrijf bij het herstructureren van het dagelijkse gesprek om klanten te binden.

Een callcentersoftware faciliteert de dingen die het bedrijf het meest nodig heeft. Het helpt je contactcenter medewerkers door middel van een goed ingesproken verhaal en een aantal functies, zoals het monitoren van gesprekken, routeren en opnemen van inkomende en uitgaande telefoongesprekken om de productiviteit te verhogen. Deze software kan de werkdruk van contactcenter medewerkers verlichten en efficiënter maken met zijn nuttige functies.

Call Center taken

Hoewel het vrij duidelijk is dat elk callcenter zaken afhandelt als het ontvangen en beheren van inkomende gesprekken. Er zijn veel verantwoordelijkheden waar contactcenter medewerkers in hun dagelijkse werk aandacht aan moeten besteden.

• Vragen beantwoorden.
• Inkomende gesprekken beantwoorden.
• E-mails beantwoorden.
• Reageren op supporttickets via een webformulier.
• Interactie in live chats.
• Uitgaande gesprekken voeren.

Ze hebben ook te maken met een aantal technische en marketingkwesties via telefoongesprekken, wat het nog uitdagender maakt voor deze specifieke baan.

• Klachten
• Inkomende en uitgaande verkoop
• Algemene vragen
• Technische ondersteuning
• Appointment booking

Gezien de vitale rol van contactcenter medewerkers is het belangrijk om callcenter software uit te besteden om hen te helpen met hun werk. De software kan gesprekken beter beheren en het veeleisende werk verminderen.

Bovendien kunnen technische taken ook worden uitbesteed of beheerd door speciale software of tools. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld apps voor het boeken en plannen van afspraken gebruiken om het boeken van afspraken en hun administratie naadloos te beheren.

De voordelen van callcentersoftware voor bedrijven

Als je nadenkt over de uitdagende baan die callcenter medewerkers dagelijks hebben, kun je besluiten om software in te zetten om je bedrijf te helpen. Hier zijn de acht belangrijkste voordelen van callcentersoftware die u moet weten.

#1 Het beheer van de klantenservice verbeteren

Je nummer van je callcenter is er niet voor niets. Het is de eerste contactlijn voor als klanten een probleem hebben met je productservice. Of voor wie je professionele hulp nodig heeft.

Als klanten bellen, verwachten ze onmiddellijk hulp van uw kant. Hoe laat het ook is, ze eisen de snelst mogelijke oplossing. Klanten eisen dat je vragen beantwoordt op het moment dat je opneemt.

Maar als er hier en daar veel telefoontjes binnenkomen, is het niet mogelijk om alle vragen tijdig te beantwoorden. Contactcenter medewerkers kunnen last hebben van onophoudelijke eisen, wat resulteert in een minder goede klantervaring. Met callcentersoftware kun je alle verzoeken van klanten professioneel inwilligen. De tool werkt 24/7 en is dus ideaal om het werk van uw contactcenter medewerkers aan te vullen.

#2 Productiviteit verbeteren

Elk bedrijf streeft naar het optimaliseren van de productiviteit, van het produceren van producten of diensten tot het bieden van een uitzonderlijke klantervaring. In dit geval vereisen klantenservices een grote tijdsbesteding. Klanten kunnen vragen stellen in hun tijdlijn, dus 24/7.

Contactcenter medewerkers zullen echter niet op dat tijdstip beschikbaar zijn. Er is een langdurig trainingsproces nodig om ze aan het werk te laten wennen. Door callcentersoftware te integreren, kunt u dit probleem doorbreken door een fulltime service te bieden.

De software verhoogt je productiviteit en zorgt ervoor dat elke klant zijn aanvraag efficiënt ontvangt. Het kan elke vraag, zoals ticketondersteuning, verkoop, het maken van afspraken en technische problemen, naadloos beheren. Uiteindelijk heb je je contactcenter medewerkers geholpen om hun productiviteit op het werk te verbeteren.

#3 Kosteneffectief

In plaats van veel contactcenter medewerkers in dienst te nemen om de vele telefoontjes af te handelen, kunt u de kosten verlagen door callcenter software aan te schaffen. Met de software ontvang je nuttige functies die 24/7 werken. Je denkt niet aan onbeantwoorde telefoontjes tijdens de hectische dag, wat vaak het geval is bij een slechte klantenservice.

Investeren in callcentersoftware betekent een enorm voordeel, omdat je voor één tool betaalt in ruil voor veel functies. Je hoeft geen mensen in dienst te nemen voor een dienst die software veel voor je kan doen. Bovendien heb je geen enorme ruimte nodig voor de werknemer als je callcentersoftware gebruikt.

En dan hebben we het nog niet eens over callcentersoftware met ingebouwde functies voor het routeren van gesprekken en het meten van gespreksgegevens. Uiteindelijk heb je hiervoor geen extra services nodig.

#4 Een professioneel imago opbouwen

Wist je dat telefoontjes naar de klantenservice het imago van een heel bedrijf kunnen bepalen?

Als klanten bellen en moeiteloos de antwoorden krijgen die ze zoeken, zullen ze het bedrijf zien als een professioneel bedrijf. Met andere woorden, een professionele klantenservice toont de ernst van je bedrijf.

Callcentersoftware kan een gesprek automatisch leiden en beantwoorden op een professionele manier. Het is ontworpen om de klantenservice veel effectiever te bedienen. Als je klanten bijvoorbeeld antwoordt dat ze moeten wachten tot een contactcenter binnenkort contact met je opneemt, komt je bedrijf professioneler over.

De bovenstaande grafiek legt de sleutelfactoren uit die bepalend zijn voor uitmuntende klantenservice. Hieruit blijkt dat het hebben van een onmiddellijk antwoord het belangrijkste punt is in het bereiken van Klantentevredenheid. En meer dan 40% van de klanten geeft de voorkeur aan professionele hulp om hun problemen snel op te lossen. Uit deze gegevens blijkt dat contactcenter medewerkers een cruciale rol spelen bij het verbeteren van de klantervaring.

#5 Verkoopdeals verhogen

Callcentersoftware kan ook een geweldig marketinginstrument zijn omdat het alle inkomende verkoopvragen beantwoordt. Als je de telefoontjes niet beantwoordt, stel dat het een verkoopgesprek was, dan verlies je de kans om klanten te krijgen.

Dat komt omdat 90% van de telefoongesprekken nooit terugkomt, wat betekent dat de kans op belangrijke vragen afneemt. Stel je voor dat dit klanten waren die op het punt stonden om je product of dienst te kopen, dan zou je ze in de toekomst niet meer horen bellen.

Een 24/7 beschikbaar callcenter kan je verkoopcijfers aanzienlijk doen stijgen. Mensen verwachten een snelle reactie van jouw kant, vooral als het gaat om productinformatie. Met een fulltime antwoordservice kan je bedrijf effectief contact leggen met potentiële klanten. Je kunt meer leads verzamelen en meer deals sluiten als je rechtstreeks met hen in contact treedt via een 24/7-belservice.

#6 Urgente oproepen identificeren

Prioriteit geven aan gesprekken is van vitaal belang voor een bedrijf om klantenloyaliteit te ontwikkelen en de klantervaring te verbeteren. Met software voor callcenters kunt u de urgentie van oproepen meteen vaststellen. Wanneer klanten contact opnemen met uw klantenservice, zal de software een reeks bieden die de behoeften van de klant aangeeft door bijvoorbeeld een specifiek nummer in te voeren.

Vanaf deze stap weet je welke gesprekken als eerste prioriteit moeten krijgen. Callcentersoftware levert deze informatie zodat u een logische bestelling kunt doen. Op die manier kunnen contactcenter medewerkers onmiddellijk reageren op mensen die snel een antwoord nodig hebben.

Uiteindelijk hoef je je geen zorgen meer te maken over welke oproepen het meest urgent zijn. Met callcentersoftware hebt u de lijst van uw klanten bij de hand. Tegelijkertijd zorgt de software ervoor dat andere gesprekken in de wachtrij staan, zodat je geen belangrijke gesprekken verliest.

#7 Uitzonderlijke klantervaring

Mensen geven de voorkeur aan een bedrijf met klantenservice die ze op elk moment kunnen bereiken. Als ze een product of dienst van je bedrijf kopen, verwachten ze dat ze contact met je kunnen opnemen als er problemen zijn, zoals defecte artikelen, niet-geleverde producten, enzovoort.

Klanten zullen niet veel tijd besteden aan het schrijven van een e-mail over hun probleem. In feite hebben ze een onmiddellijk antwoord nodig waar ze het probleem direct kunnen aanpakken. Dit is waar telefonische ondersteuning van pas komt. Het biedt de mogelijkheid om tijdig contact op te nemen met de vertegenwoordiger van een merk.

Als klanten bellen, verwachten ze een live antwoord van je bedrijf. Ze zullen niet blij zijn met een voicemailbox of een onbeantwoord gesprek. De software van het callcenter voorkomt dat ze die ervaring hebben. Het beantwoordt de oproepen van klanten snel en geeft hen de tijd om contact op te nemen met de contactcenter medewerkers. Op die manier zullen klanten tevreden zijn met de professionele hulp van je bedrijf.

#8 Beveiliging Boost

De gegevens van klanten zijn als een schat voor elk bedrijf. Het bevat nuttige informatie, zoals productvoorkeuren en winkelgeschiedenis. Het bewaren van de gegevens van je klanten kan echter een uitdaging zijn, vooral als je geen beveiligingssysteem of back-upsysteem hebt om de gegevens te beschermen.

Callcentersoftware heeft vaak functies zoals directe back-up in de cloud. Wanneer je gebeld wordt door een klant, zal de software de informatie onmiddellijk beveiligen. Je hoeft je geen zorgen te maken over het verlies van informatie van klanten die je bedrijf verder zal helpen.

En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat je ook geen professionele contactcenter medewerkers in dienst hoeft te nemen om je gespreksinformatie te beveiligen als de software op zichzelf staat.

Conclusie

Callcentersoftware is hard nodig in elk bedrijf om de arbeidsproductiviteit te verbeteren. Het helpt contactcenter medewerkers om alle inkomende en uitgaande gesprekken te beheren door ze te volgen en te routeren. De software biedt ook functies om uiteenlopende verzoeken van klanten af te handelen, zoals algemene vragen, technische ondersteuning, klachten en verkoopgesprekken.

Het voordeel van callcentersoftware is dat het 24/7 werkt en een geweldige klantervaring biedt op een professionele manier. Het verhoogt de kans op essentiële vragen, zoals productaankopen, op momenten dat contactcenter medewerkers moeite hebben om alle oproepen te beantwoorden.

Het is niet alleen goedkoper dan veel mensen in dienst hebben, maar het biedt ook veel voordelen waar een bedrijf van kan profiteren. Investeren in een callcenterservice is cruciaal voor het ontwikkelen van een professioneel imago waarbij klanten de lijnservice van het bedrijf als de beste representatie zien.