8 wichtige Vorteile von Call Center Software, die jedes Unternehmen kennen muss
Ein hervorragender Kundenservice ist für jedes Unternehmen wichtig, um im Wettbewerb zu bestehen und zu gedeihen. Die Beantwortung aller Kundenanfragen kann jedoch eine Herausforderung sein, wenn es um die Bearbeitung von Anrufen geht.
Die Kunden verlangen einen außergewöhnlichen Service, während es den Unternehmen an Call Agents fehlt, die ihnen sofort antworten können. Call Center Software ist eine Lösung für Unternehmen, um ihren Service zu verbessern. Die Software ermöglicht es den Agenten, dringende Anrufe zeitnah zu beantworten und gleichzeitig ihre Produktivität zu steigern.
Ein Call Center ist für jedes Unternehmen unerlässlich, um alle Kundenanfragen zu bearbeiten. Es ist so viel mehr als nur ein Werkzeug, um Anrufe entgegenzunehmen und Kunden einen guten Service zu bieten. Das Call Center bietet einen nahtlosen Betrieb, in dem Sie jedes Gespräch mit Ihren Kunden verfolgen, überwachen und verwalten können.
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Kundenbetreuer fühlen sich oft überfordert, wenn sie im Laufe des Tages viele Anrufe erhalten, was die Produktivität beeinträchtigt. Viele Kunden bitten um einen dringenden Termin, den selbst die Agenten nicht schnell erfüllen können.
Das ist der Grund, warum viele Unternehmen den Einsatz von Call Center Management in Betracht ziehen, um ihren Servicebetrieb zu verbessern und ein besseres Kundenerlebnis zu bieten. Dieses Tool hilft Ihrem Unternehmen bei der Umstrukturierung der täglichen Anrufe, um mit den Kunden in Kontakt zu treten.
Eine Callcenter-Software erleichtert die Dinge, die das Unternehmen am meisten braucht. Sie unterstützt Ihre Call-Service-Agenten durch eine gut geschriebene Erzählung und einige Funktionen wie die Überwachung von Anrufen, die Weiterleitung und die Aufzeichnung von ein- und ausgehenden Telefonaten, um die Produktivität zu steigern. Diese Software kann die Arbeitsbelastung der Agenten verringern und sie mit ihren nützlichen Funktionen effizienter machen.
Call Center-Aufgaben
Obwohl es ziemlich offensichtlich ist, dass jedes Call Center Dinge wie die Annahme und Verwaltung eingehender Anrufe übernimmt. Es gibt viele Aufgaben, die Call Center-Agenten bei ihrer täglichen Arbeit zu erledigen haben.
- Beantwortung von Anfragen.
- Beantworten Sie eingehende Anrufe.
- Beantworten von Emails.
- Beantwortung von Supportanfragen über ein Webformular.
- Interaktion in Live-Chats.
- Führen Sie ausgehende Anrufe durch.
Sie müssen sich auch mit einigen technischen und Marketing-Fragen am Telefon auseinandersetzen, was diesen besonderen Job noch anspruchsvoller macht.
- Reklamationen
- Inbound & Outbound Verkauf
- Allgemeine Anfragen
- Technischer Support
- Appointment booking
In Anbetracht der wichtigen Rolle der Call Center-Agenten ist es wichtig, Call Center-Software auszulagern, um ihnen die Arbeit zu erleichtern. Die Software kann Anrufe besser verwalten und die anspruchsvolle Arbeit erleichtern.
Darüber hinaus können auch technische Aufgaben ausgelagert oder durch spezielle Software oder Tools verwaltet werden. So können Unternehmen zum Beispiel Terminbuchungs- und Terminplanungs-Apps verwenden, um die Terminbuchung und ihre Aufzeichnungen nahtlos zu verwalten.
Die Vorteile des Einsatzes von Call Center Software für Unternehmen
Wenn Sie an den anspruchsvollen Job denken, den Call Center-Agenten tagtäglich ausüben, könnten Sie sich für den Einsatz von Software entscheiden, um Ihr Unternehmen zu unterstützen. Hier sind die acht wichtigsten Vorteile von Call Center-Software, die Sie kennen sollten.
#1 Verbessern Sie Ihr Kundenservice-Management
Die Nummer Ihres Call Centers gibt es aus einem bestimmten Grund. Sie ist die erste Anlaufstelle für Kunden, die ein Problem mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung haben. Oder für alle, die Ihre professionelle Hilfe benötigen.
Wenn Kunden anrufen, erwarten sie sofortige Hilfe von Ihrer Seite. Egal, wie spät es ist, sie verlangen die schnellstmögliche Lösung. Die Kunden erwarten von Ihnen, dass Sie Anfragen sofort beantworten, wenn Sie den Anruf entgegennehmen.
Wenn jedoch hier und da viele Anrufe eingehen, ist es nicht möglich, alle Anfragen zeitnah zu beantworten. Die Agenten leiden möglicherweise unter den nicht enden wollenden Anforderungen, was zu einem schlechteren Kundenerlebnis führt. Mit einer Call Center-Software können Sie alle Kundenanfragen professionell bearbeiten. Das Tool arbeitet rund um die Uhr und ist damit eine hervorragende Ergänzung zur Arbeit Ihrer Call Center-Agenten.
#2 Steigerung der Produktivität
Jedes Unternehmen ist bestrebt, seine Produktivität zu optimieren – von der Herstellung von Produkten oder Dienstleistungen bis hin zum Angebot eines außergewöhnlichen Kundenerlebnisses. In diesem Fall erfordert der Kundendienst viel Zeitaufwand. Kunden würden Anfragen in ihrem Zeitrahmen stellen, d.h. 24/7.
Die Call Center-Agenten werden jedoch nicht genau in dieser Zeit zur Verfügung stehen. Es ist ein langwieriger Schulungsprozess erforderlich, damit sie sich an die Arbeit gewöhnen. Der Einsatz von Call Center-Software kann Ihnen helfen, dieses Problem zu umgehen, indem Sie einen Vollzeitservice anbieten.
Die Software steigert Ihre Produktivität und ermöglicht es jedem Kunden, seine Anfrage effizient zu bearbeiten. Sie kann jede Anfrage, wie z.B. Ticket-Support, Verkauf, Terminvereinbarung und technische Probleme, nahtlos bearbeiten. Letztendlich haben Sie Ihren Call Agents geholfen, ihre Produktivität bei der Arbeit zu verbessern.
#3 Kosteneffektiv
Anstatt viele Kundenbetreuer zu beschäftigen, um viele Anrufe zu bearbeiten, können Sie die Kosten senken, indem Sie sich eine Call Center-Software zulegen. Mit der Software erhalten Sie nützliche Funktionen, die 24/7 funktionieren. Sie müssen sich keine Gedanken mehr über unbeantwortete Anrufe während des hektischen Tages machen, was oft der Fall ist, wenn der Kundenservice mangelhaft ist.
Die Investition in eine Call Center-Software bedeutet einen enormen Vorteil, denn Sie zahlen für ein einziges Tool im Gegenzug für viele Funktionen. Sie brauchen keine Mitarbeiter für eine Dienstleistung einzustellen, die eine Software für Sie erledigen kann. Außerdem müssen Sie keinen großen Raum für die Mitarbeiter bereitstellen, wenn Sie stattdessen eine Call Center-Software einsetzen.
Ganz zu schweigen davon, dass die Call Center-Software über integrierte Funktionen zur Weiterleitung von Anrufen und zur Messung von Anrufmetriken verfügt. Letztendlich werden Sie dafür keine zusätzlichen Dienste benötigen.
#4 Ein professionelles Image aufbauen
Wussten Sie, dass Anrufe beim Kundendienst das Image eines ganzen Unternehmens bestimmen können?
Wenn Kunden einen Anruf tätigen und mühelos die gewünschten Antworten erhalten, nehmen sie das Unternehmen als professionell wahr. Mit anderen Worten: Ein professioneller Anruf beim Kundendienst zeigt die Seriosität Ihres Unternehmens.
Call Center Software kann Anrufe automatisch leiten und professionell beantworten. Sie ist so konzipiert, dass sie den Kundenservice sehr effektiv unterstützt. Eine Antwort auf einen Anruf, die den Kunden bittet, zu warten, während sich ein Agent in Kürze meldet, lässt Ihr Unternehmen professioneller erscheinen.
Das obige Diagramm erklärt die Schlüsselfaktoren, die einen hervorragenden Kundenservice ausmachen. Sie zeigt, dass eine sofortige Antwort der wichtigste Punkt ist, um Kundenzufriedenheit zu erreichen. Und mehr als 40 % der Kunden würden professionelle Hilfe bevorzugen, um ihre Probleme schnell zu lösen. Diese Daten verdeutlichen die entscheidende Rolle der Call Center-Agenten für die Kundenzufriedenheit.
#5 Verkaufsabschlüsse steigern
Call Center Software kann auch ein großartiges Marketinginstrument sein, da sie auf alle eingehenden Verkaufsanfragen antwortet. Wenn Sie die Anrufe nicht beantworten – angenommen, es handelt sich um einen Verkaufsanruf -, verlieren Sie die Chance, Kunden zu gewinnen.
Das liegt daran, dass 90 % der Anrufe nie zurückkommen, was bedeutet, dass die Chance, wichtige Anfragen zu erhalten, sinkt. Stellen Sie sich vor, es wären Kunden, die im Begriff sind, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu kaufen, und Sie würden sie in Zukunft nicht mehr anrufen hören.
Mit einem rund um die Uhr erreichbaren Kundencenter können Sie Ihre Verkaufsabschlüsse erheblich steigern. Die Menschen erwarten eine schnelle Antwort von Ihnen, vor allem, wenn es um Produktinformationen geht. Ein Vollzeit-Anrufbeantworter ermöglicht es Ihrem Unternehmen, effektiv mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten. Sie können mehr Leads sammeln und mehr Geschäfte abschließen, wenn Sie über einen 24/7-Anrufservice direkt mit ihnen in Kontakt treten.
#6 Identifizieren Sie dringende Anrufe
Die Priorisierung von Anrufen ist für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um die Kundenbindung zu stärken und die Kundenerfahrung zu verbessern. Mit Call Center Software können Sie die Dringlichkeit von Anrufen sofort erkennen. Wenn Kunden Ihren Kundensupport kontaktieren, liefert die Software eine Sequenz, die die Bedürfnisse des Kunden beispielsweise durch Eingabe einer bestimmten Nummer angibt.
Von diesem Schritt an wissen Sie, welche Anrufe zuerst priorisiert werden müssen. Die Call Center Software liefert Ihnen diese Informationen, damit Sie eine logische Reihenfolge festlegen können. Auf diese Weise können die Agenten sofort auf diejenigen reagieren, die schnelle Antworten benötigen.
Schließlich müssen Sie sich nicht mehr darum kümmern, welche Anrufe am dringendsten sind. Mit der Call Center-Software haben Sie die Liste Ihrer Kunden zur Hand und können sie beantworten. Gleichzeitig sorgt die Software dafür, dass andere Anrufe in der Warteschlange stehen, so dass Sie keine wichtigen Anrufe verlieren.
#7 Außergewöhnliches Kundenerlebnis
Die Menschen bevorzugen ein Unternehmen mit einem Kundendienst, den sie jederzeit erreichen können. Wenn sie ein Produkt oder eine Dienstleistung von Ihrem Unternehmen kaufen, erwarten sie, dass sie einen Ansprechpartner haben, wenn sie mit Problemen konfrontiert werden, z.B. mit defekten Artikeln, nicht gelieferten Produkten und so weiter.
Kunden werden nicht viel Zeit damit verbringen, eine E-Mail zu schreiben, in der sie ihr Problem schildern. Vielmehr brauchen sie eine sofortige Antwort, in der sie das Problem direkt ansprechen können. Hier kommt der telefonische Support ins Spiel. Er bietet die Möglichkeit, zeitnah mit einem Vertreter der Marke in Kontakt zu treten.
Wenn Kunden anrufen, erwarten sie eine direkte Antwort von Ihrem Unternehmen. Sie werden sich nicht mit einer Voicemail-Box oder einem unbeantworteten Anruf zufrieden geben. Die Call Center-Software verhindert, dass sie diese Erfahrung machen. Sie beantwortet die Anrufe der Kunden in Kürze und gibt ihnen Zeit, sich mit dem Agenten zu verbinden. Auf diese Weise werden die Kunden mit der professionellen Unterstützung Ihres Unternehmens zufrieden sein.
#8 Sicherheit erhöhen
Die Daten der Kunden sind wie ein Schatz für jedes Unternehmen. Sie enthalten nützliche Informationen, wie z.B. Produktpräferenzen und Kaufhistorie. Die Aufbewahrung der Daten Ihrer Kunden kann jedoch eine Herausforderung sein, vor allem wenn Sie kein Sicherheitssystem oder Backup-System zum Schutz der Daten haben.
Call Center Software bietet oft Funktionen wie sofortiges Cloud-Backup. Wann immer Sie Kundenanrufe erhalten, sichert die Software die Informationen sofort auf ihrem System. Sie brauchen sich keine Sorgen über den Verlust von Kundendaten zu machen, die Ihrem Unternehmen zu einer weiteren Verbesserung verhelfen werden.
Ganz zu schweigen davon, dass Sie auch keine professionellen Agenten beschäftigen müssen, um Ihre Anrufdaten zu sichern, wenn die Software selbständig arbeitet.
Fazit
Call Center-Software wird in jedem Unternehmen dringend benötigt, um die Arbeitsproduktivität zu verbessern. Sie hilft Call Agents bei der Verwaltung aller eingehenden und ausgehenden Anrufe, indem sie diese verfolgt und weiterleitet. Die Software bietet außerdem Funktionen zur Bearbeitung verschiedener Kundenanfragen, wie z.B. allgemeine Anfragen, technische Unterstützung, Beschwerden und Verkaufsanrufe.
Der Vorteil von Call Center Software ist, dass sie rund um die Uhr arbeitet und den Kunden auf professionelle Weise ein großartiges Erlebnis bietet. Sie erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Anfragen, z. B. zum Produktkauf, auch dann beantwortet werden, wenn die Call-Center-Mitarbeiter nicht alle Anrufe beantworten können.
Es ist nicht nur weniger kostspielig, als viele Mitarbeiter zu beschäftigen, sondern bietet auch viele Vorteile, von denen ein Unternehmen profitieren kann. Die Investition in einen Callcenter-Service ist entscheidend für die Entwicklung eines professionellen Images, bei dem die Kunden den Service des Unternehmens als die beste Vertretung wahrnehmen.
Beantworten Sie Ihre Fragen
Was ist der Zweck von Call Center Software?
Der Zweck von Callcenter-Software ist die Rationalisierung von Kommunikationsprozessen und die Verbesserung des Kundendienstes in Callcentern durch die effiziente Verwaltung eingehender und ausgehender Anrufe sowie die Bereitstellung von Funktionen zur Verfolgung, Überwachung und Analyse von Anrufdaten.
Was sind die Vorteile von Call Center Software?
Zu den Vorteilen der Callcenter-Software gehören ein besserer Kundenservice, eine höhere Produktivität der Agenten, eine bessere Anrufweiterleitung, verbesserte Berichte und Analysen, eine nahtlose Integration mit anderen Unternehmenstools und die Skalierbarkeit, um wachsenden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
Warum ist Call Center Software besser als PBX?
Callcenter-Software übertrifft PBX-Systeme, indem sie fortschrittliche Funktionen wie Warteschlangen, interaktive Sprachausgabe (IVR), kompetenzbasierte Weiterleitung, Echtzeitüberwachung und Integration mit Customer Relationship Management (CRM)-Plattformen bietet, was zu einem besseren Kundenerlebnis und effizienteren Abläufen führt.
Außerdem ist es viel schneller und kostengünstiger zu implementieren und in Betrieb zu nehmen.
Wie viel kostet Callcenter-Software?
Die Kosten für Call Center-Software variieren je nach Funktionen, Skalierbarkeit und Anbieter. Die Einstiegsoptionen beginnen bei etwa $15 pro Benutzer und Monat, während umfangreichere Lösungen zwischen $50 und $150+ pro Benutzer und Monat liegen können. Für Anpassungen und zusätzliche Funktionen können zusätzliche Kosten anfallen.
Was ist die beste Call Center Software?
Die Wahl der besten Call Center-Software hängt von den spezifischen Geschäftsanforderungen ab. Beliebte Optionen sind CloudTalk, Aircall und 8×8. Die Recherche nach Funktionen, Skalierbarkeit und Kundenrezensionen kann Ihnen helfen, die am besten geeignete Lösung zu finden.
Wie funktioniert die Call Center Software?
Moderne Call Center Software bezieht sich auf Cloud-basierte Lösungen, die private Server für die Zentralisierung von Informationen, Funktionen und Integrationen und eigenständige Apps für die Verbindung mit diesen kombinieren.
Sie nutzt auch VoIP, um Anrufe über das Internet zu jedem Telefon, Festnetzanschluss oder Online-Benutzer zu einem günstigeren Preis und ohne zusätzliche Technologie zu tätigen.