8 ventajas clave del software de centro de llamadas que toda empresa debe conocer

Brindar un excelente servicio al cliente es importante para que todas las empresas sobrevivan y prosperen en la competencia. Sin embargo, responder a la consulta de cada cliente puede ser un desafío cuando se trata de manejar llamadas.

Los clientes exigen un servicio excepcional, mientras que las empresas carecen de agentes de atención telefónica para responderles inmediatamente. El software para centros de llamadas es una solución para que las empresas mejoren sus servicios. El software permite a los agentes responder a llamadas urgentes de manera oportuna mientras mejora su productividad.

Un centro de llamadas es esencial para todas las empresas para manejar todas las consultas relacionadas con los clientes. Es mucho más que una herramienta para atender llamadas en momentos y brindar un buen servicio a los clientes. El centro de llamadas proporciona una operación perfecta donde puede rastrear, monitorear y administrar cada llamada con sus clientes.

Más información sobre los principales proveedores de software para centros de contacto

Leer gratis

Los agentes de atención al cliente a menudo se sienten abrumados cuando reciben toneladas de llamadas durante el día, lo que dificulta la productividad. Muchos clientes solicitarían una cita urgente que incluso los agentes no pueden cumplir rápidamente.

Esa es la razón por la que muchas empresas han considerado utilizar la gestión de centro de llamadaspara mejorar la operación de sus servicios y ofrecer una mejor experiencia al cliente. Esta herramienta ayuda a su empresa a reestructurar la llamada del día a día para interactuar con los clientes.

Un software de call center facilita las cosas que más necesita la empresa. Ayuda a sus agentes de servicio de llamadas a través de una narración bien escrita y algunas funciones, como monitorear llamadas, enrutar y grabar llamadas telefónicas entrantes y salientes para aumentar la productividad. Este software puede disminuir la carga de trabajo de los agentes y hacerlo más eficiente con sus características beneficiosas.

Deberes del centro de llamadas

Aunque es bastante evidente que cada centro de llamadas maneja cosas como recibir y administrar llamadas entrantes. Hay muchas responsabilidades a las que los agentes del centro de llamadas deben prestar atención en su trabajo diario.

• Respondiendo consultas.
• Responder llamadas entrantes.
• Respondiendo a correos electrónicos.
• Responder a tickets de soporte desde un formulario web.
• Interactuando en chats en vivo.
• Realización de llamadas salientes.

También tienen que lidiar con algunos problemas técnicos y de marketing a través de llamadas telefónicas, lo que lo convierte en un desafío para este trabajo en particular.

• Quejas
• Ventas entrantes y salientes
• Consultas generales
• Soporte técnico
• Appointment booking

Teniendo en cuenta el papel vital de los agentes del centro de llamadas, se vuelve importante subcontratar el software del centro de llamadas para ayudarlos a lidiar con el trabajo. El software puede administrar mejor las llamadas y disminuir el trabajo exigente.

Además, las tareas técnicas también se pueden subcontratar o administrar mediante herramientas o software dedicados. Por ejemplo, las empresas pueden usar apps de reserva y programaciónde citas para administrar sin problemas la reserva de citas y el mantenimiento de registros.

Las ventajas de usar un software de call center para empresas

Reflexionando sobre el trabajo desafiante al que se enfrentaría el agente del centro de llamadas en el día a día, podría decidir incorporar un software para ayudar con su negocio. Estos son los ocho principales beneficios de usar el software del centro de llamadas que debe conocer.

#1 Mejore la gestión del servicio al cliente

Su número de centro de llamadas está ahí por una razón. Es la primera línea de contacto para cuando los clientes enfrentan un problema relacionado con el servicio de su producto. O para quien necesite tu asistencia profesional.

Cuando los clientes hagan una llamada, esperarán ayuda inmediata de su parte. No importa la hora que sea, exigen la solución más rápida posible. Los clientes requieren que responda las consultas en el momento en que contesta la llamada.

Sin embargo, cuando hay muchas llamadas de vez en cuando, no es posible responder a todas las consultas de manera oportuna. Los agentes pueden sufrir demandas interminables, lo que resulta en una menor experiencia del cliente. Con el software del centro de llamadas, puede cumplir con las solicitudes de todos los clientes de manera profesional. La herramienta funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que la hace excelente para complementar el trabajo de los agentes de su centro de llamadas.

#2 Mejore la productividad

Todas las empresas se esfuerzan por optimizar la productividad desde la producción de productos o servicios hasta la oferta de una experiencia excepcional para el cliente. En este caso, la atención al cliente requiere una gran dedicación de tiempo. Los clientes solicitarían consultas en su línea de tiempo, lo que significa 24/7.

Sin embargo, los agentes del centro de llamadas no estarán disponibles en ese horario exacto. Requiere un largo proceso de entrenamiento para que se acostumbren al trabajo. La incorporación del software del centro de llamadas puede ayudarlo a resolver el problema al brindar un servicio de tiempo completo.

El software mejora su productividad y permite que cada cliente reciba su solicitud de manera eficiente. Puede administrar todas las consultas, como soporte de tickets, ventas, configuración de citas y problemas técnicos, de manera transparente. Eventualmente, ha ayudado a sus agentes de llamadas a mejorar su productividad en el trabajo.

#3 Económico

En lugar de emplear muchos agentes de atención al cliente para atender muchas llamadas, puede reducir el costo al obtener un software de centro de llamadas. Con el software, recibirá características beneficiosas que funcionan las 24 horas del día, los 7 días de la semana. No estará pensando en llamadas sin contestar durante el día ajetreado, que suele ser el caso de un servicio de atención al cliente mediocre.

Invertir en un software de centro de llamadas significa un gran beneficio, ya que pagará por una sola herramienta a cambio de muchas funciones. No necesita emplear personas para un servicio que el software puede hacer mucho por usted. Además, no proporcionará un gran espacio para el empleado cuando tenga un software de centro de llamadas en su lugar.

Sin mencionar que el software del centro de llamadas está integrado con funciones para enrutar llamadas y medir las métricas de llamadas. En última instancia, no necesitará servicios adicionales para este propósito.

#4 Construya una imagen profesional

¿Sabías que las llamadas de atención al cliente pueden determinar la imagen de toda una empresa?

Si los clientes hacen una llamada telefónica y obtienen las respuestas que buscan sin esfuerzo, percibirán el negocio como una empresa profesional. En otras palabras, una llamada de atención al cliente profesional demuestra la seriedad de su empresa.

El software del centro de llamadas puede dirigir y responder automáticamente a una llamada de manera profesional. Está diseñado para servir al servicio de atención al cliente con mucha eficacia. Por ejemplo, una respuesta a una llamada que les dice a los clientes que esperen mientras un agente se comunicará en breve hará que su negocio se vea más profesional.

El gráfico anterior explica los factores clave que determinan la excelencia en el servicio al cliente. Demuestra que tener una respuesta inmediata es el punto más importante para lograr la satisfacción del cliente. Y más del 40% de los clientes preferirían asistencia profesional para resolver sus problemas rápidamente. Estos datos implican el papel fundamental de los agentes del centro de llamadas para brindar la experiencia del cliente.

#5 Aumentar las ofertas de ventas

El software del centro de llamadas también puede ser una excelente herramienta de marketing, ya que responde a todas las consultas de ventas entrantes. Si no contesta las llamadas, supongamos que se trata de una llamada de ventas, perderá la oportunidad de conseguir clientes.

Esto se debe a que el 90% de las llamadas de voz nunca regresan, lo que significa que disminuirá la posibilidad de obtener consultas importantes. Imagínese si estos fueran clientes a punto de comprar su producto o servicio, no los escucharía llamar nuevamente en el futuro.

Tener una llamada de centro de atención al cliente disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana puede aumentar significativamente sus acuerdos de ventas. La gente espera una respuesta rápida de su parte, principalmente cuando se trata de información sobre productos. Un servicio de contestador a tiempo completo le permite a su empresa conectarse con clientes potenciales de manera efectiva. Puede recopilar más clientes potenciales y cerrar más tratos si interactúa directamente con ellos a través de un servicio de llamadas las 24 horas, los 7 días de la semana.

#6 Identificar llamadas urgentes

Priorizar las llamadas es vital para que una empresa desarrolle la lealtad del cliente y aumente la experiencia del cliente. Con el software del centro de llamadas, puede identificar la urgencia de la llamada de inmediato. Cuando los clientes se comuniquen con su atención al cliente, el software proporcionará una secuencia que indica las necesidades de los clientes al ingresar un número específico, por ejemplo.

A partir de este paso, sabrá qué llamadas deben priorizarse primero. El software del centro de llamadas proporciona esta información para que pueda hacer un orden lógico. De esa manera, los agentes pueden responder de inmediato a aquellos que necesitan respuestas rápidas.

Eventualmente, no necesita preocuparse por determinar qué llamadas son las más urgentes. A través de un software de centro de llamadas, tienes la lista de tus clientes lista para responder. Al mismo tiempo, el software se asegurará de que haya otras llamadas en la cola para que no pierda ninguna llamada importante en el proceso.

#7 Experiencia excepcional del cliente

La gente prefiere una empresa con soporte de línea de atención al cliente a la que puedan comunicarse en cualquier momento. Cuando compran un producto o servicio de su empresa, esperan tener un contacto cada vez que enfrentan algunos problemas, como artículos defectuosos, productos no entregados, etc.

Los clientes no pasarán mucho tiempo escribiendo un correo electrónico refiriéndose a su problema. De hecho, necesitan una respuesta inmediata donde puedan abordar el problema directamente. Aquí es donde el soporte de llamadas es útil. Ofrece la posibilidad de conectarse con el representante de una marca de manera oportuna.

Cuando los clientes hacen una llamada, esperan una respuesta en vivo de su empresa. No estarán contentos con un buzón de correo de voz o una llamada sin respuesta. El software del centro de llamadas les impide tener esa experiencia. Responde rápidamente a las llamadas de los clientes y les da tiempo para conectarse con el agente. De esa manera, los clientes estarán satisfechos con la asistencia profesional de su negocio.

#8 Aumentar la seguridad

Los datos de los clientes son como un tesoro para cualquier negocio. Contiene información útil, como la preferencia de productos y el historial de compras. Sin embargo, mantener la información de sus clientes puede ser un desafío, especialmente si no tiene un sistema de seguridad o un sistema de respaldo para proteger los datos.

El software del centro de llamadas a menudo presenta características como la copia de seguridad instantánea en la nube. Siempre que reciba llamadas de clientes, el software asegurará inmediatamente la información en su sistema. No necesita preocuparse por perder la información de los clientes que ayudará a su empresa a mejorar aún más.

Sin mencionar que tampoco necesitará contratar agentes profesionales para asegurar la información de su llamada cuando el software se haya manejado por sí solo.

Conclusión

El software del centro de llamadas es muy necesario en todas las empresas para mejorar la productividad del trabajo. Ayuda a los agentes de llamadas a administrar todas las llamadas entrantes y salientes al rastrearlas y enrutarlas. El software también proporciona funciones para manejar diversas solicitudes de clientes, como consultas generales, soporte técnico, quejas y llamadas de ventas.

La ventaja del software del centro de llamadas es que funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que brinda una excelente experiencia al cliente de manera profesional. Aumenta la posibilidad de obtener consultas esenciales, como la compra de productos, en momentos en que los agentes de llamadas tienen problemas para responder a todas las llamadas.

No solo es menos costoso en comparación con tener muchas personas empleadas, sino que también brinda muchos beneficios de los que una empresa puede beneficiarse. Invertir en un servicio de call center es fundamental para desarrollar una imagen profesional en la que los clientes perciban el servicio de línea de la empresa como la mejor representación.