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Fornire un ottimo servizio clienti è importante per ogni azienda per sopravvivere e prosperare nonostante la concorrenza. Tuttavia, rispondere a ogni singola richiesta dei clienti può essere difficile quando si tratta di gestire le chiamate.
I clienti richiedono un servizio eccezionale mentre alle aziende mancano operatori che rispondano immediatamente alle chiamate. Un software per call center è una soluzione che le aziende scelgono per migliorare i propri servizi. Il software permette agli operatori di rispondere in modo tempestivo alle chiamate urgenti e aiuta a migliorare la loro produttività.
Un call center è fondamentale per ogni azienda al fine di gestire tutte le richieste relative ai clienti. È molto di più di un semplice strumento per rispondere alle chiamate e fornire ai clienti un buon servizio. Il call center fornisce un funzionamento omogeneo grazie a cui puoi tracciare, monitorare e gestire ogni chiamata con i tuoi clienti.
Gli operatori spesso si sentono sopraffatti quando ricevono una moltitudine di chiamate nel corso della giornata, il che ostacola la loro produttività. Molti clienti richiedono appuntamenti urgenti e nemmeno gli operatori possono soddisfare tale richiesta rapidamente.
Ecco il motivo per cui molte aziende hanno considerato di usare la gestione di un call center per migliorare il proprio servizio e offrire una migliore esperienza del cliente. Questo strumento aiuta la tua azienda a riorganizzare le chiamate giornaliere al fine di coinvolgere i clienti.
Un software di call center facilita le cose di cui un’azienda ha più bisogno. Assiste i tuoi operatori attraverso una narrazione pianificata e alcune funzionalità, come monitorare le chiamate, il routing, e registrare le telefonate in entrata e in uscita per incrementare la produttività. Questo software può ridurre il carico di lavoro degli operatori, rendendolo più efficiente grazie alle sue utili caratteristiche.
Doveri del Call Center
Nonostante sia abbastanza evidente che ogni call center gestisce cose la ricezione e la gestione delle chiamate in entrata, nel loro lavoro quotidiano gli operatori di call center devono prestare attenzione a molte responsabilità.
- Rispondere alle richieste.
- Rispondere alle chiamate in entrata.
- Rispondere alle e-mail.
- Rispondere a ticket di assistenza tramite un modulo web.
- Interagire nelle chat dal vivo.
- Eseguire chiamate in uscita.
Devono anche affrontare alcuni problemi tecnici e di marketing, il che rende tutto più impegnativo.
- Reclami
- Attività di vendita inbound e outbound
- Richieste generali
- Assistenza tecnica
- Prenotazione di un appuntamento
Considerando il ruolo essenziale degli operatori di call center, diventa importante esternalizzare il software per aiutarli con il lavoro. Il software può gestire meglio le chiamate e ridurre il lavoro impegnativo.
Inoltre, i compiti tecnici possono anche essere affidati o gestiti da appositi software o strumenti. Ad esempio, le aziende possono usare la prenotazione degli appuntamenti e le app di pianificazione per una gestione perfetta degli appuntamenti e dell’archiviazione.
I vantaggi di usare un software di call center per le aziende
Riflettendo sul lavoro impegnativo che un operatore di call center dovrebbe affrontare giornalmente, potresti decidere di incorporare il software per aiutare la tua azienda. Ecco i migliori otto vantaggi derivanti dall’uso di un software di call center che dovresti conoscere.
#1 Migliora la gestione del servizio clienti
Il tuo numero call center è lì per un motivo ben preciso. È la prima linea di contatto ogni volta che i clienti affrontano un problema che riguarda il tuo prodotto, o per chiunque abbia bisogno della tua assistenza professionale.
Quando i clienti effettuano una chiamata, si aspettano un aiuto immediato da parte tua. Non importa che ore sono, pretenderanno la soluzione più veloce possibile. I clienti esigono che tu risponda alle loro richieste nel momento stesso in cui prendi la chiamata.
Tuttavia, quando ci sono periodi di intensa attività telefonica è impossibile rispondere in modo tempestivo a tutte le richieste. Gli operatori potrebbero ricevere richieste continue, il che risulterebbe in una minore esperienza del cliente Con un software di call center, puoi soddisfare professionalmente tutte le richieste dei clienti. Lo strumento funziona 24/7, il che lo rende ottimo per completare il lavoro svolto dai tuoi operatori di call center.
#2 Rafforza la produttività
Ogni azienda si sforza di ottimizzare la produttività, dalla produzione di prodotti o servizi fino all’offerta di un’esperienza del cliente eccezionale. In questo caso, il servizio clienti richiede una grande quantità di tempo. I clienti vorrebbero richiedere le domande all’interno delle proprie tempistiche, il che vuol dire 24/7.
Tuttavia, gli operatori di call center non saranno sempre disponibili. Ci vuole un lungo processo di formazione affiché si abituino al lavoro. Incorporare un software di call center può aiutarti a risolvere la questione fornendoti un servizio full-time.
Il software potenzia la tua produttività e consente a ogni cliente di ricevere quello che ha richiesto in modo efficiente. Può gestire ogni richiesta in modo impeccabile, come il supporto ticket, le vendite, l’impostazione degli appuntamenti e i problemi tecnici. Alla fine, non fai altro che aiutare i tuoi operatori a migliorare la propria produttività al lavoro.
#3 Conveniente
Invece di impiegare tanti operatori per gestire le chiamate, con il software di call center potrai tagliare i costi. Insieme al software, riceverai funzionalità utili attive 24/7. Nel corso della tua giornata frenetica, non dovrai più preoccuparti delle chiamate senza risposta, come succede a un servizio clienti scadente.
Investire in un software di call center rappresenta un grande vantaggio, in quanto pagherai per un singolo strumento in cambio di molte funzionalità. Non hai bisogno di impiegare persone per un servizio che può fornirti direttamente il software. Inoltre, non dovrai fornire un ampio spazio ai tuoi dipendenti se potrai disporre invece di un software di call center.
Senza contare che il software di call center ha incorporate delle funzionalità per instradare le chiamate e misurarne i parametri. Non avrai bisogno di ulteriori servizi a tal proposito.
#4 Costruisci un’immagine professionale
Lo sapevi che le chiamate del servizio clienti possono determinare l’immagine di un’intera azienda?
Se i clienti effettuano una telefonata ottenendo le risposte che stanno cercando senza il minimo sforzo, percepiranno l’azienda come una professionale. In altre parole, una chiamata professionale del servizio clienti è in grado di mostrare la serietà della tua azienda.
Un software di call center può indirizzare e rispondere automaticamente a una chiamata in modo professionale. È progettato per servire il servizio clienti molto più efficacemente. Ad esempio, una risposta a una chiamata che dica ai clienti di aspettare che un operatore li contatti a breve, farà apparire la tua azienda più professionale.
Il grafico sopra spiega i fattori chiave che determinano l’eccellenza del servizio clienti. Mostra anche che avere una risposta immediata è il punto più importante nel raggiungimento della soddisfazione dei clienti. E più del 40% dei clienti preferisce l’assistenza professionale per risolvere velocemente i loro problemi. Questi dati implicano il ruolo critico degli operatori del call center nella realizzazione dell’esperienza dei clienti.
#5 Aumenta i contratti di vendita
Un software di call center può anche essere un ottimo strumento di marketing dato che risponde a tutte le richieste di vendita in entrata. Se non rispondi alle chiamate, in caso si tratti di vendite, perderai l’opportunità di ottenere i clienti.
Questo perché il 90% delle persone che chiamano non ci riprovano, il che diminuirà la possibilità di ottenere richieste importanti. Immagina se queste chiamate fossero da parte di clienti in procinto di acquistare un tuo prodotto o servizio, di certo non ti richiameranno in futuro.
Disporre di un call center disponibile 24/7 può aumentare notevolmente i tuoi contratti di vendita. Le persone si aspettano una risposta rapida da parte tua, soprattutto quando si tratta di informazioni sul prodotto. Un servizio di segreteria telefonica full-time consente alla tua attività di connettersi efficacemente con potenziali clienti. Potrai raccogliere più lead e chiudere più contratti se ti dedicherai a loro attraverso un servizio di chiamata 24/7.
#6 Identifica le chiamate urgenti
Dare la priorità alle chiamate è vitale per un’azienda al fine di sviluppare la fidelizzazione e migliorare l’esperienza dei clienti. Attraverso un software di call center, puoi identificare immediatamente l’urgenza di una chiamata. Quando i clienti contattano il tuo servizio di assistenza, il software fornirà una sequenza che spiegherà le esigenze dei clienti, inserendo ad esempio un numero specifico.
Da quel momento in avanti, saprai quali chiamate hanno bisogno di avere la priorità. Il software di call center ti fornisce quest’informazione così da instaurare un ordine logico. In questo modo, gli operatori possono rispondere immediatamente a coloro che necessitano risposte veloci.
Alla fine, non dovrai preoccuparti di determinare quali chiamate siano le più urgenti. Attraverso il software di call center, avrai pronto un elenco dei clienti ai quali rispondere. Allo stesso tempo, il software garantirà che altre chiamate siano messe in coda, affinché tu non perda nessuna chiamata importante nel processo.
#7 Esperienza del cliente eccezionale
Le persone preferiscono un’azienda che abbia una linea di assistenza da contattare in qualsiasi momento. Quando acquistano un prodotto o un servizio dalla tua azienda, si aspettano di avere un contatto per ogni volta che affrontino dei problemi, come articoli difettosi, prodotti non consegnati e così via.
I clienti non sprecheranno tempo a scrivere una e-mail per spiegare il proprio problema. In effetti hanno bisogno di una risposta immediata attraverso cui poter affrontare direttamente la questione. È qui che torna utile il servizio di assistenza. Offre la possibilità di connettersi in modo tempestivo con un responsabile del brand.
Quando i clienti effettuano una chiamata, si aspettano una risposta dal vivo da parte della tua azienda. Non saranno contenti di parlare con una segreteria telefonica o di non ricevere risposta. Il software di call center impedisce tali esperienze. Risponde rapidamente alle chiamate dei clienti mentre gli fornisce del tempo per connettersi con l’operatore. In questo modo, i clienti saranno soddisfatti dell’assistenza professionale da parte della tua azienda.
#8 Aumenta la sicurezza
I dati dei clienti sono come un tesoro per ogni azienda. Contengono informazioni utili, come le preferenze di prodotto e la cronologia degli acquisti. Tuttavia, conservare le informazioni dei tuoi clienti può essere impegnativo, soprattutto se non possiedi un sistema di sicurezza o uno di backup per proteggere i dati.
I software di call center spesso si presentano con funzionalità come il backup cloud istantaneo. Ogni volta che ricevi chiamate da parte dei clienti, il software mette immediatamente in sicurezza l’informazione sul suo sistema. Non dovrai preoccuparti di perdere le informazioni dei clienti che aiuteranno la tua azienda a migliorare ulteriormente.
Senza contare che non avrai nemmeno bisogno di impiegare operatori professionisti per mettere al sicuro le tue informazioni di chiamata, dato che il software si gestisce da solo.
Conclusioni
Il software di call center è estremamente necessario in ogni azienda per migliorare la produttività lavorativa. Aiuta gli operatori a gestire tutte le chiamate in entrata e in uscita tracciandole e indirizzandole. Il software fornisce anche delle funzioni per gestire diverse richieste dei clienti, come domande generali, assistenza tecnica, reclami e vendite.
Il vantaggio di un software di call center è che funziona 24/7, fornendo un’ottima esperienza del cliente in modo professionale. Incrementa la possibilità di ottenere richieste fondamentali, come l’acquisto del prodotto, nei momenti in cui gli operatori hanno problemi a rispondere a tutte le chiamate.
Non solo è meno costoso rispetto ad avere molte dipendenti, ma fornisce anche molti vantaggi per un’azienda. Investire in un servizio di call center è fondamentale per sviluppare un’immagine professionale grazie a cui i clienti percepiscano il servizio di assitenza dell’azienda come la massima espressione.
