8 viktiga fördelar med callcentermjukvara som varje företag måste känna till

Att erbjuda bra service till kunderna är viktigt för alla företag för att överleva och frodas i konkurrensen. Att svara på varje kunds frågor kan dock vara en utmaning när det gäller att hantera samtal.

Kunderna kräver exceptionell service medan företagen saknar agenter som kan svara dem omedelbart. Callcentermjukvara är en lösning för företag att förbättra sina tjänster. Programvaran gör det möjligt för agenter att svara på brådskande samtal i tid samtidigt som deras produktivitet förbättras.

Ett callcenter är viktigt för alla företag för att hantera alla kundrelaterade förfrågningar. Det är så mycket mer än ett verktyg för att plocka upp samtal ibland och ge kunderna bra service. Callcentret ger en sömlös drift där ni/er kan spåra, övervaka och hantera varje samtal med era kunder.

Läs mer om de bästa leverantörerna av programvara för kontaktcenter

Läs gratis

Agenter som arbetar med kunder känner sig ofta överväldigade när de får massor av samtal under dagen, vilket hämmar produktiviteten. Många kunder begär ett brådskande möte som inte ens agenterna kan uppfylla snabbt.

Det är anledningen till att många företag har övervägt att använda kundtjänsthantering för att förbättra sin serviceverksamhet och erbjuda en bättre kundupplevelse. Det här verktyget hjälper ditt företag att omstrukturera det dagliga samtalet för att engagera sig i kunderna.

En callcentermjukvara underlättar de saker som företaget behöver mest. Det hjälper dina agenter genom en välskriven berättelse och vissa funktioner, såsom övervakning av samtal, dirigering och inspelning av inkommande och utgående telefonsamtal för att boosta produktiviteten. Denna programvara kan minska agenternas arbetsbelastning och göra den mer effektiv med sina fördelaktiga funktioner.

Arbetsuppgifter i callcenter

Även om det är ganska uppenbart att varje callcenter hanterar saker som att ta emot och hantera inkommande samtal. Det finns många ansvarsområden som agenter på callcenter måste ta hänsyn till i sitt dagliga arbete.

• Svara på frågor.
• Besvara inkommande samtal.
• Svara på e-postmeddelanden.
• Svara på supportärenden från ett webbformulär.
• Interagera i livechattar.
• Genomföra utgående samtal.

De måste också hantera en del tekniska frågor och marknadsföringsfrågor via telefonsamtal, vilket gör det ännu mer utmanande för just det här jobbet.

• Klagomål
• Inkommande & utgående försäljning
• Allmänna förfrågningar
• Teknisk support
• Appointment booking

Med tanke på den viktiga roll som agenter i callcenter spelar blir det viktigt att outsourca callcentermjukvara för att hjälpa dem att hantera arbetet. Programvaran kan hantera samtal bättre och minska det krävande arbetet.

Dessutom kan tekniska uppgifter också läggas ut på entreprenad eller hanteras av dedikerad programvara eller verktyg. Företag kan till exempel använda appar för tidsbokning och schemaläggning för att smidigt hantera tidsbokningen och deras journalföring.

Fördelarna med att använda callcentermjukvara för företag

Med tanke på det utmanande jobb som en callcentermjukvara står inför varje dag, kanske ni/er väljer att använda mjukvara för att hjälpa till med ert företag. Här är de åtta bästa fördelarna med att använda callcentermjukvara som ni/er bör känna till.

#1 Förbättra kundtjänsthanteringen

Numret till din callcenter finns där av en anledning. Det är den första kontaktlinjen för alla kunder som har ett problem med din produkt eller tjänst. Eller för den som behöver din professionella hjälp.

När kunderna ringer förväntar de sig omedelbar hjälp från din sida. Oavsett vilken tid det är, kräver de snabbast möjliga lösning. Kunderna kräver att ni/er svarar på frågor direkt när ni tar emot samtalet.

Men när det kommer många samtal då och då är det inte möjligt att svara på alla frågor i tid. Agenter kan drabbas av oändliga krav, vilket resulterar i en sämre kundupplevelse. Med en callcentermjukvara kan ni/er uppfylla alla kunders begäran på ett professionellt sätt. Verktyget fungerar 24/7, vilket gör det utmärkt att komplettera arbetet för dina callcenter-agenter.

#2 Förbättra produktiviteten

Alla företag strävar efter att optimera produktiviteten, från att producera produkter eller tjänster till att erbjuda enastående kundupplevelser. I det här fallet kräver kundtjänst en hel del tid. Kunderna skulle begära frågor i sin tidslinje, vilket innebär 24/7.

Men agenter på callcenter kommer inte att vara tillgängliga på exakt det sättet. Det krävs en lång utbildningsprocess för att de ska vänja sig vid arbetet. Med hjälp av en callcentermjukvara kan ni/er lösa problemet genom att tillhandahålla en heltidstjänst.

Programvaran ökar din produktivitet och gör det möjligt för varje kund att få sin begäran på ett effektivt sätt. Den kan hantera alla frågor, som biljettsupport, försäljning, tidsbokning och tekniska problem, på ett sömlöst sätt. I slutändan har ni/er hjälpt era agenter att förbättra sin produktivitet på jobbet.

#3 Kostnadseffektivt

Istället för att anställa många agenter som ska hantera många samtal kan ni/er minska kostnaden genom att skaffa en callcentermjukvara. Med programvaran får ni/er fördelaktiga funktioner som fungerar 24/7. Ni/er slipper tänka på obesvarade samtal under den hektiska dagen, vilket ofta är fallet med undermålig kundservice.

Att investera i callcentermjukvara innebär en stor fördel eftersom ni/er betalar för ett enda verktyg i utbyte mot många funktioner. Ni behöver inte anställa människor för en tjänst som programvaran kan göra mycket för er/er. Dessutom kommer ni/er inte att behöva tillhandahålla ett stort utrymme för den anställde när ni istället har en callcentermjukvara.

För att inte tala om att callcentermjukvara är inbyggd med funktioner för att dirigera samtal och mäta samtalsmätvärden. I slutändan kommer ni/er inte att behöva ytterligare tjänster för detta ändamål.

#4 Skapa en professionell image

Visste ni/er att samtal till kundtjänst kan avgöra bilden av ett helt företag?

Om kunderna ringer ett telefonsamtal och utan problem får de svar de söker kommer de att uppfatta företaget som professionellt. Med andra ord visar ett professionellt kundtjänstsamtal att ditt företag är seriöst.

Callcentermjukvara kan automatiskt dirigera och svara på ett samtal på ett professionellt sätt. Den är utformad för att betjäna kunder mycket effektivt. Om du till exempel svarar på ett samtal och ber kunden att vänta medan en agent hör av sig inom kort kommer ditt företag att framstå som mer professionellt.

Diagrammet ovan förklarar de nyckelfaktorer som avgör hur bra kundservice man har. Det visar att ett omedelbart svar är den viktigaste punkten för att uppnå nöjda kunder. Och mer än 40% av kunderna föredrar professionell hjälp för att snabbt lösa sina problem. Dessa uppgifter tyder på att agenter på callcenter har en avgörande roll för kundupplevelsen.

#5 Öka försäljningen Avtalen

Callcentermjukvara kan också vara ett bra marknadsföringsverktyg eftersom den svarar på alla inkommande säljfrågor. Om ni/er inte svarar på samtalen, förutsatt att det var ett säljsamtal, förlorar ni möjligheten att få kunder.

Det beror på att 90% av röstsamtalen aldrig återkommer, vilket innebär att chansen att få viktiga frågor minskar. Tänk om det här var kunder som var på väg att köpa er produkt eller tjänst, ni/er skulle inte höra dem ringa igen i framtiden.

Att ha ett tillgängligt callcenter 24/7 kan öka dina försäljningsavtal avsevärt. Människor förväntar sig ett snabbt svar från din sida, främst när det handlar om produktinformation. En telefonsvarare på heltid gör det möjligt för ditt företag att få kontakt med potentiella kunder på ett effektivt sätt. Ni/er kan samla in fler leads och göra fler affärer om ni tar direktkontakt med dem genom en 24/7 telefonservice.

#6 Identifiera brådskande samtal

Prioritering av samtal är avgörande för att ett företag ska kunna utveckla kundlojalitet och öka kundupplevelsen. Med callcentermjukvara kan ni/er identifiera hur brådskande ett samtal är direkt. När kunder kontaktar din kundtjänst kommer programvaran att tillhandahålla en sekvens som berättar om kundens behov genom att till exempel ange ett specifikt nummer.

Från och med det här steget vet ni/er vilka samtal som måste prioriteras först. Callcentermjukvaran tillhandahåller denna information så att ni/er kan göra en logisk ordning. På så sätt kan agenterna omedelbart svara på dem som behöver snabba svar.

Så småningom behöver ni/er inte oroa er för att avgöra vilka samtal som är mest brådskande. Med hjälp av en callcentermjukvara har ni/er era kunders lista redo att svara. Samtidigt ser programvaran till att andra samtal står i kö, så att ni/er inte förlorar några viktiga samtal i processen.

#7 Exceptionell kundupplevelse

Människor föredrar företag som har en kundtjänst som de kan nå när som helst. När de köper en produkt eller tjänst från ditt företag förväntar de sig att ha en kontakt när de stöter på några problem, som defekta artiklar, olevererade produkter och så vidare.

Kunder kommer inte att lägga mycket tid på att skriva ett e-postmeddelande som hänvisar till deras problem. I själva verket behöver de ett omedelbart svar där de kan ta itu med problemet direkt. Det är här telefonsupport kommer väl till pass. Det ger möjlighet att få kontakt med en representant för ett varumärke i rätt tid.

När kunder ringer förväntar de sig att få ett direkt svar från ditt företag. De kommer inte att vara nöjda med att hantera en röstbrevlåda eller ett obesvarat samtal. Callcentermjukvaran förhindrar dem från att ha en sådan upplevelse. Den svarar kort på kundernas samtal samtidigt som de får tid att ansluta till agenten. På så sätt kommer kunderna att vara nöjda med den professionella hjälpen från ditt företag.

#8 Boostar säkerheten

Kundernas data är som en skatt för varje företag. Den innehåller användbar information, till exempel produktpreferenser och shoppinghistorik. Det kan dock vara en utmaning att behålla era kunders information, särskilt om ni/er inte har ett säkerhetssystem eller backupsystem för att skydda uppgifterna.

Callcentermjukvara kommer ofta med funktioner som omedelbar molnbackup. När ni/er tar emot samtal från kunder kommer programvaran omedelbart att säkra informationen i sitt system. Ni/er behöver inte oroa er för att förlora kundinformation som kan hjälpa ert företag att göra ytterligare förbättringar.

För att inte tala om att ni/er inte heller behöver anlita professionella agenter för att säkra er samtalsinformation när programvaran har hanterats på egen hand.

Slutsats

Callcentermjukvara behövs i alla företag för att förbättra produktiviteten. Den hjälper samtalsagenter att hantera alla inkommande och utgående samtal genom att spåra och dirigera/rutt dem. Programvaran innehåller också funktioner för att hantera olika kunders begäran, till exempel allmänna förfrågningar, teknisk support, klagomål och säljsamtal.

Fördelen med callcentermjukvara är att den fungerar 24/7 och ger en fantastisk kundupplevelse på ett professionellt sätt. Det boostar chansen att få svar på viktiga frågor, som produktköp, vid tillfällen då agenter har svårt att svara på alla samtal.

Det är inte bara mindre kostsamt jämfört med att ha många personer anställda, utan det ger också många fördelar som ett företag kan dra nytta av. Att investera i en callcenter-tjänst är avgörande för att utveckla en professionell image där kunderna uppfattar företagets linjetjänst som den bästa representationen.