SIP-telefoon: wat is het, hoe werkt het en wat is de rol binnen VoIP?

Maar liefst 65% van de klanten verwacht direct antwoord wanneer ze contact opnemen met een bedrijf. En als ze dat niet krijgen? Nou, u weet vast hoe consumenten reageren als bedrijven hen teleurstellen.

Natuurlijk legt deze vraag naar directe reacties veel druk op uw sales- en klantenserviceteams. Die druk wordt alleen maar groter als ze communicatie moeten beheren via traditionele telefoonsystemen, die berucht zijn om hun downtime en de klantervaring kunnen schaden.

Om deze uitdagingen te vermijden en uw interne en externe communicatie te verbeteren, is het verstandiger om te investeren in een internet-enabled SIP-telefoonsysteem. 

Laten we eens kijken wat deze telefoons zijn en waarom u de overstap zou moeten maken.

Belangrijkste inzichten:

• „SIP-telefoon” verwijst naar elk apparaat dat via internet kan bellen en gebeld kan worden.
• Er zijn subtiele verschillen tussen SIP en VoIP, waarbij de eerste een specifiek communicatieprotocol is dat deel uitmaakt van de laatste.
• Internet-gebaseerde telefoonnetwerken bieden overtuigende voordelen, waaronder een grotere schaalbaarheid en kostenefficiëntie.

Wat is een SIP-telefoon?

Een SIP-telefoon is een apparaat met internetverbinding dat telefoongesprekken mogelijk maakt. Deze apparaten verzenden audio-, video- en multimediacommunicatie via een IP-netwerkverbinding, in tegenstelling tot traditionele vaste lijnen die gebruikmaken van verouderde koperkabels.

Wat is „SIP”?

SIP staat voor Session Initiation Protocol. In gewone mensentaal is het een set regels die een internet-telefoongesprek mogelijk maken. Het protocol is verantwoordelijk voor het starten en beëindigen van een sessie, en ondersteunt de overdracht van datapakketjes over een netwerk.

Het werkt hand in hand met VoIP (Voice over Internet Protocol), waar we later in deze handleiding dieper op ingaan.

Typen SIP-telefoons

Er zijn drie hoofdcategorieën SIP-telefoons, elk met hun eigen kenmerken:

„Hardphones”

Bent u een liefhebber van ouderwetse technologie? Voor de traditionalisten onder u: een hardphone ziet eruit als een standaard bureautoestel en werkt ook grotendeels hetzelfde. Daar houden de overeenkomsten echter op. 

Hardphones zijn klaar voor internet en gebouwd met componenten die samenwerken met uw SIP-protocol. Ze maken geen verbinding met een traditioneel openbaar telefoonnetwerk (PSTN).

Softphones

Natuurlijk hebben niet al uw medewerkers een omvangrijk telefoontoestel op hun bureau nodig (of willen ze dat). Voor medewerkers die onderweg zijn of vanuit een thuiskantoor werken, is een softphone een veel betere optie. 

Dit zijn softwarematige oplossingen die van elk apparaat met internetverbinding een telefoon kunnen maken. Het resultaat? Uw team kan intern en extern bellen vanaf hun laptop, tablet of mobiele telefoon.

Traditionele telefoons met een ATA-adapter

Als u liever uw bestaande traditionele bureautoestellen blijft gebruiken — in plaats van nieuwe hardphones te kopen — is dit wellicht de juiste oplossing voor u. Met een analoge telefoonadapter (ATA) kunt u elke traditionele telefoon transformeren tot een apparaat dat klaar is voor internet.

Wat is het verschil tussen een SIP- en een IP-telefoon?

SIP, IP, VoIP — u komt deze drie afkortingen geheid tegen in de meeste artikelen over internettelefonie. Maar wat is nu het verschil? 

Aangezien we de definitie van een SIP-telefoon al hebben besproken, laten we beginnen met IP-telefoons.

Voice over Internet Protocol (VoIP, of kortweg IP) zet uw stem om in digitale datapakketjes, verzendt deze over uw netwerk en bouwt ze aan de kant van de ontvanger weer om naar gesproken audio. Er komen geen traditionele telefoonlijnen aan te pas, alleen een internetverbinding en uw VoIP-hardware.

Zoals we al eerder vermeldden, vertrouwen de meeste VoIP-systemen op het Session Initiation Protocol om te functioneren. Maar dat werkt niet per se andersom. Het is mogelijk om internetgesprekken te voeren zonder VoIP via SIP-trunking.

Met SIP-trunking kunt u van elke traditionele telefoon een SIP-telefoon maken, zonder dat u daar VoIP-technologie voor nodig hebt. Dit betekent dat als u wilt kiezen voor een internet-gebaseerd telefoonsysteem, u kunt kiezen tussen SIP-trunking of VoIP.

Bekijk onze handige tabel om de subtiele verschillen tussen SIP- en IP-telefoons beter te begrijpen:

Nog steeds verwarrend? U bent niet de enige. Om misverstanden te voorkomen, gebruiken veel organisaties de termen VoIP, SIP en IP inmiddels door elkaar. Dit komt omdat veel internet-gebaseerde telefoonsystemen steunen op alle drie de technologieën/protocollen. 

Dus als u een van deze afkortingen tegenkomt, kunt u er gerust van uitgaan dat ze verwijzen naar elk telefoongesprek dat via internet wordt gevoerd in plaats van via het traditionele telefoonnetwerk (PSTN). 

Voordelen van een VoIP- of SIP-telefoonservice

Nu we het toch over het traditionele telefoonnetwerk hebben: laten we eens kijken waarom vasthouden aan verouderde telefoonnetwerken schadelijk kan zijn voor uw bedrijf. In het volgende gedeelte zetten we de overtuigende voordelen van VoIP versus PSTN op een rij:

Verlaag installatie- en onderhoudskosten

Een van de grootste nadelen van een traditioneel PSTN-systeem is het gebrek aan veerkracht. Deze verouderde netwerken hebben één single point of failure. Met andere woorden: als de lijn in uw buurt uitvalt, is er geen snelle oplossing. 

Bovendien kost het repareren, onderhouden en installeren van deze systemen niet alleen veel tijd, maar kan het ook flink in de papieren lopen. Dit komt grotendeels door het benodigde specialistische werk en de hogere kosten van traditionele telefoonhardware. 

Met een VoIP- of SIP-telefoonsysteem kunt u deze torenhoge kosten eenvoudig vermijden. De inrichting van de meeste VoIP-systemen is gratis en er is minimaal hardware-onderhoud nodig.

Eenvoudig thuiswerkers inwerken en beheren

On-premise oplossingen vereisen medewerkers op locatie. Dit ketent uw medewerkers vast aan uw fysieke kantoorlocaties en staat moderne manieren van werken in de weg. 

VoIP-oplossingen daarentegen stellen uw bedrijf in staat om overal vandaan te bellen en gebeld te worden. 

Dit betekent dat u een remote of hybride werkomgeving kunt introduceren. Dit is ideaal voor het aantrekken van toptalent, het verhogen van de productiviteit en het verbeteren van de medewerkerstevredenheid. Omdat u van elk apparaat met internetverbinding een SIP-telefoon kunt maken, stelt u medewerkers ook in staat om onderweg te bellen.

Creëer een lokale aanwezigheid overal ter wereld

Wanneer u via een PSTN-netwerk naar een internationaal telefoonnummer belt, tikt de tijd snel door. Met elke minuut aan de lijn lopen de kosten op — kosten die in het huidige digitale tijdperk volkomen overbodig zijn.

VoIP-systemen rekenen af met deze dure interlokale gesprekskosten door u in staat te stellen virtuele, internationale nummers over de hele wereld in te richten. Met CloudTalk heeft u bijvoorbeeld toegang tot nummers uit meer dan 160 locaties. 

Naast het verlagen van uw kosten kunnen internationale nummers zorgen voor:

• Meer vertrouwen bij de klant. Lokale nummers roepen minder snel argwaan op bij uw klanten. 
• Een groter marktbereik. Door lokaal aanwezig te zijn in verschillende landen, boort u een nieuwe groep potentiële klanten aan, wat een positieve invloed heeft op uw bedrijfsresultaten.

Schaal uw activiteiten snel en eenvoudig

Het is ontzettend lastig om uw activiteiten op te schalen en uw netwerk uit te breiden als u vastzit aan het traditionele telefoonnetwerk. Waarom? Omdat de technologie veroudert, inflexibel is en handmatig werk vereist om uit te breiden. 

Een VoIP- of SIP-telefoonservice is daarentegen zeer schaalbaar. U voegt eenvoudig nieuwe gebruikers, locaties en functies toe met minimale installatie en onderhoud.

Maak uw bedrijf toekomstbestendig

Vaste lijnen en PSTN-netwerken zijn een uitstervende infrastructuur. Wereldwijd beginnen landen deze netwerken uit te faseren en te vervangen door digitale, op IP gebaseerde alternatieven. Zo is het Verenigd Koninkrijk al op weg om hun PSTN-netwerk tegen 2025 stop te zetten. 

Om te zorgen dat uw organisatie niet wordt overvallen door soortgelijke technologische veranderingen, is het beter om nu al een internet-gebaseerd telefoonsysteem te implementeren. 

Dit is natuurlijk niet de enige manier waarop VoIP uw bedrijf toekomstbestendig maakt. Zoals we al hebben besproken, stellen deze systemen u in staat om in te spelen op veranderende klantwensen, uw inspanningen op te schalen en de productiviteit van uw team te verbeteren. Zo blijft uw bedrijf ook de komende jaren concurrerend en flexibel.

Verbeter uw zakelijke communicatie met SIP-telefoons en VoIP

We bevinden ons in het gouden tijdperk van de technologie, dus waarom zou u genoegen nemen met een infrastructuur van koperdraad? 

Bijna de helft van de klanten is bereid meer te betalen voor een betere klantenservice. Het is dan ook niet meer dan logisch om technologie te omarmen die uw zakelijke communicatie verbetert, in plaats van vast te houden aan verouderde infrastructuren die deze juist belemmeren.

SIP-telefoons en VoIP-systemen bevrijden u van de inefficiëntie van traditionele PSTN-netwerken. Ze stellen u in staat om klanten en prospects op een kosteneffectieve, productieve en naadloze manier te bereiken. Het resultaat? U kunt uw gesprekken omzetten in conversies.