Telefon SIP: co to jest, jak działa i jaką rolę odgrywa w VoIP

Aż 65% klientów oczekuje natychmiastowej odpowiedzi przy kontakcie z firmą. Co się stanie, jeśli jej nie otrzymają? Cóż, wszyscy dobrze wiemy, jak reagują konsumenci, gdy firma ich zawodzi.

Naturalnie to żądanie natychmiastowości może wywierać dużą presję na Twoje zespoły ds. sprzedaży i obsługi klienta. Presja ta rośnie jeszcze bardziej, jeśli muszą oni zarządzać komunikacją za pomocą tradycyjnych systemów telefonicznych, które są znane z podatności na awarie i mogą negatywnie wpływać na doświadczenia klientów.

Aby uniknąć tych wyzwań i usprawnić komunikację wewnętrzną oraz zewnętrzną, lepiej zainwestować w system telefoniczny SIP działający przez internet. 

Przyjrzyjmy się bliżej, czym są te telefony i dlaczego warto się na nie przełączyć.

Kluczowe wnioski:

• „Telefon SIP” to dowolne urządzenie zdolne do nawiązywania i odbierania połączeń internetowych.
• Istnieją subtelne różnice między SIP a VoIP – ten pierwszy to konkretny protokół komunikacyjny będący częścią tego drugiego.
• Internetowe sieci telefoniczne niosą ze sobą ogromne korzyści, w tym większą skalowalność i efektywność kosztową.

Co to jest telefon SIP?

Telefon SIP to urządzenie z dostępem do internetu, które umożliwia wykonywanie połączeń telefonicznych. Urządzenia te przesyłają dźwięk, wideo i komunikację multimedialną za pośrednictwem połączenia sieciowego opartego na protokole IP, w przeciwieństwie do tradycyjnych linii stacjonarnych, które wykorzystują przestarzałe miedziane kable.

Co to jest „SIP”?

SIP to skrót od Session Initiation Protocol (Protokół Inicjowania Sesji). Przekładając to na prosty język, jest to zestaw reguł, które umożliwiają nawiązanie połączenia telefonicznego przez internet. Protokół ten odpowiada za uruchamianie i kończenie sesji, a także wspiera transmisję pakietów danych w sieci.

Działa on w ścisłej współpracy z VoIP (Voice over Internet Protocol), którym zajmiemy się w dalszej części tego poradnika.

Rodzaje telefonów SIP

Wyróżniamy trzy główne kategorie telefonów SIP, z których każda ma swoją własną charakterystykę:

Telefony sprzętowe („hardphones”)

Lubisz technologię w starym stylu? Dla tradycjonalistów telefon sprzętowy wygląda i działa podobnie do standardowego telefonu biurkowego. Na tym jednak podobieństwa się kończą. 

Telefony sprzętowe są przystosowane do obsługi internetu i zbudowane z komponentów współpracujących z protokołem SIP. Nie łączą się one z tradycyjną publiczną komutowaną siecią telefoniczną (PSTN).

Aplikacje telefoniczne („softphones”)

Oczywiście nie wszyscy Twoi pracownicy będą potrzebować (lub chcieć) dużego aparatu telefonicznego na swoim biurku. Dla osób w podróży lub pracujących z domu znacznie lepszym rozwiązaniem jest softphone. 

Są to rozwiązania oprogramowaniowe, które mogą zmienić dowolne urządzenie z dostępem do internetu w telefon. Efekt? Twój zespół może wykonywać połączenia wewnętrzne i zewnętrzne ze swoich laptopów, tabletów lub telefonów komórkowych.

Tradycyjne telefony z bramką ATA

Jeśli wolisz pozostać przy obecnych tradycyjnych telefonach biurkowych, zamiast kupować nowe aparaty SIP, to może być odpowiednie rozwiązanie dla Ciebie. Bramka VoIP (Analog Telephone Adapter – ATA) pozwala przekształcić dowolny klasyczny telefon w urządzenie obsługujące połączenia internetowe.

Jaka jest różnica między telefonem SIP a IP?

SIP, IP, VoIP – w większości artykułów o telefonii internetowej na pewno natkniesz się na te trzy skróty. Ale jaka jest między nimi różnica? 

Skoro wyjaśniliśmy już sobie, czym jest telefon SIP, zacznijmy od telefonów IP.

Technologia Voice over Internet Protocol (w skrócie VoIP lub IP) konwertuje Twój głos na cyfrowe pakiety danych, przesyła je przez sieć, a następnie składa z powrotem w dźwięk mowy u odbiorcy. Nie ma tu tradycyjnych linii telefonicznych, a jedynie połączenie internetowe i sprzęt VoIP.

Jak wspomnieliśmy wcześniej, większość systemów VoIP opiera swoje działanie na protokole SIP. Jednak nie zawsze działa to w obie strony. Można prowadzić rozmowy internetowe bez VoIP za pomocą trunkingu SIP.

Trunking SIP pozwala przekształcić dowolny tradycyjny telefon w telefon SIP bez potrzeby korzystania z technologii VoIP do jego obsługi. Oznacza to, że jeśli chcesz zdecydować się na internetowy system telefoniczny, możesz wybrać pomiędzy trunkingiem SIP a VoIP.

Aby pomóc Ci zrozumieć niektóre z subtelnych różnic między telefonami SIP a IP, zapoznaj się z naszą poręczną tabelą:

Nadal masz wątpliwości? Nie Ty jeden. Aby uniknąć nieporozumień, wiele organizacji używa obecnie terminów VoIP, SIP i IP zamiennie. Wynika to z faktu, że wiele internetowych systemów telefonicznych opiera się na wszystkich tych trzech technologiach/protokołach. 

Jeśli więc zobaczysz któryś z tych skrótów, załóż po prostu, że odnosi się on do dowolnego połączenia telefonicznego prowadzonego przez internet, a nie przez sieć PSTN. 

Korzyści z usługi telefonicznej VoIP lub SIP

Mówiąc o sieci PSTN, przyjrzyjmy się, dlaczego pozostawanie przy tradycyjnych sieciach telefonicznych może szkodliwe dla Twojej firmy. W poniższej sekcji wymienimy kluczowe zalety rozwiązania VoIP w porównaniu do PSTN:

Obniżenie kosztów instalacji i utrzymania

Jedną z głównych wad tradycyjnego systemu PSTN jest jego brak odporności na awarie. Te przestarzałe sieci zawierają pojedynczy punkt awarii. Innymi słowy, jeśli linia padnie w Twojej okolicy, nie ma szybkiego rozwiązania. 

Co więcej, naprawa, konserwacja i instalacja tych systemów nie tylko zajmuje czas, ale może również sporo kosztować. Wynika to w dużej mierze z wymaganej specjalistycznej pracy i wyższych kosztów tradycyjnego sprzętu telefonicznego. 

Dzięki systemowi telefonicznemu VoIP lub SIP możesz łatwo uniknąć tych zawrotnych wydatków. Konfiguracja większości systemów VoIP jest bezpłatna, a wymagania dotyczące konserwacji sprzętu są minimalne.

Łatwe wdrażanie i zarządzanie pracownikami zdalnymi

Rozwiązania stacjonarne wymagają obecności pracowników na miejscu. To przywiązuje Twoich pracowników do fizycznych lokalizacji biurowych i utrudnia nowoczesne metody pracy. 

Z kolei rozwiązania VoIP pozwalają Twojej firmie wykonywać i odbierać połączenia telefoniczne z dowolnego miejsca. 

Oznacza to, że możesz wdrożyć zdalne lub hybrydowe środowisko pracy. Może to świetnie wpłynąć na pozyskiwanie najlepszych talentów, zwiększenie produktywności i poprawę satysfakcji pracowników. Ponieważ możesz zamienić dowolne urządzenie z dostępem do internetu w telefon SIP, dajesz pracownikom możliwość prowadzenia rozmów telefonicznych także w podróży.

Budowanie lokalnej obecności na całym świecie

Podczas dzwonienia na międzynarodowy numer telefonu za pośrednictwem sieci PSTN, czas to pieniądz. Z każdą minutą na linii naliczane są wyższe opłaty – opłaty, których w dzisiejszej erze cyfrowej można całkowicie uniknąć.

Systemy VoIP eliminują te kosztowne opłaty za połączenia międzynarodowe, umożliwiając konfigurację wirtualnych, międzynarodowych numerów na całym świecie. Na przykład z CloudTalk masz dostęp do numerów z ponad 160 lokalizacji. 

Oprócz redukcji kosztów, numery międzynarodowe mogą:

• Zwiększyć zaufanie klientów. Lokalne numery rzadziej wzbudzają podejrzliwość u Twoich klientów. 
• Zwiększyć zasięg rynkowy. Ustanowienie lokalnej obecności w różnych krajach otworzy przed Tobą nową pulę potencjalnych klientów, co przełoży się na lepsze wyniki finansowe.

Szybkie i proste skalowanie działalności

Niezwykle trudno jest skalować działalność i rozwijać sieć, gdy jesteś uwiązany do sieci PSTN. Dlaczego? Ponieważ technologia ta się starzeje, jest nieelastyczna i wymaga fizycznej pracy do rozbudowy. 

Z drugiej strony, usługa telefoniczna VoIP lub SIP jest wysoce skalowalna. Możesz łatwo dodawać nowych użytkowników, lokalizacje i funkcje przy minimalnych wymaganiach instalacyjnych i konserwacyjnych.

Zabezpiecz swoją firmę na przyszłość

Linie stacjonarne i sieci PSTN to wymierająca infrastruktura. Na całym świecie kraje zaczynają wycofywać te sieci i zastępować je cyfrowymi, opartymi na IP alternatywami. Na przykład Wielka Brytania jest na dobrej drodze do wyłączenia swojej sieci PSTN do 2025 roku. 

Aby mieć pewność, że Twoja organizacja nie zostanie zaskoczona podobnymi transformacjami technologicznymi, lepiej już teraz wdrożyć internetowy system telefoniczny. 

Oczywiście nie jest to jedyny sposób na zabezpieczenie się na przyszłość, jaki zapewnia VoIP. Jak już wspomnieliśmy, systemy te pozwalają dotrzymać kroku zmieniającym się wymaganiom klientów, skalować działania i zwiększać produktywność zespołu. Pomoże to Twojej firmie zachować konkurencyjność i elastyczność w nadchodzących latach.

Usprawnij komunikację biznesową dzięki telefonom SIP i VoIP

Żyjemy w złotej erze technologii, więc po co zadowalać się miedzianą infrastrukturą? 

Prawie połowa klientów jest gotowa zapłacić więcej za lepszą obsługę klienta. Warto więc wdrożyć technologię, która usprawni komunikację w Twojej firmie, zamiast trzymać się przestarzałych struktur, które ją utrudniają.

Telefony SIP i systemy VoIP uwalniają Cię od nieefektywności tradycyjnych sieci PSTN. Umożliwiają one dotarcie do obecnych i potencjalnych klientów w sposób opłacalny, produktywny i bezproblemowy. Rezultat? Możesz zamienić rozmowy w konwersje.