IP PBX: Τι είναι, πώς λειτουργεί και ποιες είναι οι εναλλακτικές σας

Το 47% των εταιρειών μεταβαίνουν από τις τοπικές λύσεις (on-premises) για να επωφεληθούν από το cloud. Για πολλούς, ωστόσο, η κατάργηση του έμπιστου τοπικού τηλεφωνικού συστήματος φαντάζει τρομακτική.

Ένα IP PBX σάς επιτρέπει να διατηρήσετε τον υπάρχοντα τοπικό εξοπλισμό σας, πραγματοποιώντας παράλληλα κλήσεις μέσω διαδικτύου. Αν δεν είστε έτοιμοι για μια πλήρη μετάβαση στο cloud, αποτελεί μια αξιόπιστη λύση. 

Είναι όμως η σωστή λύση για εσάς; Ποια είναι τα οφέλη και οι περιορισμοί του IP PBX και μήπως θα έπρεπε να εξετάσετε μια πλήρως cloud-hosted VoIP τηλεφωνική λύση;

Συνεχίστε την ανάγνωση για να μάθετε.

Βασικά συμπεράσματα:

• Ένα IP PBX είναι ένα τοπικό τηλεφωνικό κέντρο ενισχυμένο με δυνατότητες κλήσεων VoIP.
• Η κύρια τεχνολογία πίσω από το IP PBX είναι το SIP trunking, το οποίο σας επιτρέπει να στέλνετε φωνή, βίντεο και άλλα πολυμέσα μέσω σύνδεσης στο διαδίκτυο.
• Οι επιχειρήσεις επιλέγουν το IP PBX επειδή θέλουν να διατηρήσουν τον υπάρχοντα εξοπλισμό τους. Επιπλέον, έχει χαμηλό κόστος και είναι λιγότερο περίπλοκο για τους λιγότερο εξοικειωμένους με την τεχνολογία υπαλλήλους.
• Το IP PBX έχει ορισμένους σημαντικούς περιορισμούς, η συντήρηση είναι περίπλοκη, η απομακρυσμένη εργασία είναι δύσκολη και η εύκολη επεκτασιμότητα είναι σχεδόν αδύνατη.

Τι είναι το IP PBX;

Το IP PBX είναι ένας τύπος επιχειρηματικού τηλεφωνικού συστήματος που χρησιμοποιεί το Πρωτόκολλο Διαδικτύου (IP) για να συνδέσει την τοπική υποδομή και τον εξοπλισμό PBX στο διαδίκτυο. 

Έτσι, οι εσωτερικές και εξωτερικές κλήσεις πραγματοποιούνται και διαχειρίζονται μέσω σύνδεσης στο διαδίκτυο αντί για το παραδοσιακό τηλεφωνικό δίκτυο (PSTN). 

Για να γίνει πιο ξεκάθαρος ο όρος IP PBX, ας τον συγκρίνουμε με δύο άλλους τύπους τηλεφωνικών συστημάτων: το παραδοσιακό PBX και το PBX που βασίζεται στο VoIP. 

Ένα παραδοσιακό τηλεφωνικό κέντρο PBX:

• Διαθέτει τηλεφωνική υποδομή και εξοπλισμό που φιλοξενούνται και διαχειρίζονται τοπικά στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης
• Περιλαμβάνει εξοπλισμό συνδεδεμένο στο PSTN μέσω φυσικής καλωδίωσης χαλκού, και όλες οι εσωτερικές και εξωτερικές κλήσεις εκτελούνται σε αναλογικές γραμμές. Αυτό παρέχει στις επιχειρήσεις μόνο βασικές λειτουργίες κλήσεων. 

Μια λύση PBX που βασίζεται στο cloud:

• Διαθέτει υποδομή που φιλοξενείται και συντηρείται από έναν πάροχο VoIP σε απομακρυσμένα κέντρα δεδομένων cloud. 
• Όπως και το IP PBX, χρησιμοποιεί την τηλεφωνία IP για να επιτρέπει στους χρήστες να πραγματοποιούν και να δέχονται κλήσεις μέσω του διαδικτύου.

Μπορείτε να σκεφτείτε το IP PBX ως μια ενδιάμεση λύση μεταξύ του παραδοσιακού PBX και των συστημάτων που βασίζονται στο VoIP. Διαθέτει εξοπλισμό που φιλοξενείται και διαχειρίζεται τοπικά (όπως το παραδοσιακό PBX) αλλά είναι συνδεδεμένος στο διαδίκτυο (όπως τα συστήματα που φιλοξενούνται στο cloud μέσω VoIP).

Ας δούμε πιο προσεκτικά τις κύριες τεχνολογίες που υποστηρίζουν τα συστήματα IP PBX.

Τι είναι το «Πρωτόκολλο Διαδικτύου» (Internet Protocol);

Το «Πρωτόκολλο Διαδικτύου» (IP) αναφέρεται σε ένα σύνολο κανόνων και μεθόδων που διέπουν τη διευθυνσιοδότηση και τη δρομολόγηση δεδομένων στο διαδίκτυο. Αυτό περιλαμβάνει φωνή, βίντεο, φαξ, άμεσα μηνύματα και άλλες μορφές δεδομένων.

Τι είναι το «Ιδιωτικό Τηλεφωνικό Κέντρο» (PBX);

Το PBX σημαίνει Private Branch Exchange (Ιδιωτικό Τηλεφωνικό Κέντρο) και αναφέρεται στο εσωτερικό τηλεφωνικό δίκτυο της εταιρείας σας. Διαχειρίζεται τη δρομολόγηση και τη μεταγωγή εσωτερικών και εξωτερικών κλήσεων εντός του ιδιωτικού σας δικτύου μέσω αναλογικών γραμμών, ψηφιακών γραμμών ή VoIP.

Με βάση αυτό, πώς λειτουργεί το IP PBX;

Υπάρχουν δύο βασικές τεχνολογίες πίσω από ένα IP PBX: το VoIP και το SIP trunking. 

Το Voice over Internet Protocol (VoIP) είναι η τεχνολογία πίσω από τις κλήσεις μέσω διαδικτύου. Όταν πραγματοποιείτε μια κλήση, τα αναλογικά φωνητικά σήματα μετατρέπονται σε ψηφιακά δεδομένα. Αυτά τα δεδομένα χωρίζονται σε μικροσκοπικά πακέτα που φέρουν τις πληροφορίες της κλήσης. 

Από εκεί, η κλήση αποστέλλεται μέσω της σύνδεσής σας στο διαδίκτυο στον πάροχο VoIP. Ο πάροχός σας χρησιμοποιεί κωδικοποιητές (codecs) VoIP για να συμπιέσει τα δεδομένα για βέλτιστη ποιότητα ήχου και στη συνέχεια τα δρομολογεί στον παραλήπτη. Μόλις φτάσουν στον προορισμό τους, τα πακέτα ανασυντίθενται, αποσυμπιέζονται και μετατρέπονται ξανά σε ήχο.

Όλα αυτά συμβαίνουν ακαριαία στο παρασκήνιο. Μπορείτε να το φανταστείτε απλά σαν η φωνή σας να πακετάρεται σε μικρά δέματα, να παραδίδεται μέσω διαδικτύου και να συναρμολογείται ξανά, πράγμα που σημαίνει ότι ο άλλος συνομιλητής μπορεί να σας ακούσει καθαρά και εύκολα.  

Ωστόσο, οι λύσεις IP PBX δεν μπορούν να πραγματοποιήσουν απευθείας κλήσεις VoIP. Εδώ ακριβώς μπαίνει στο παιχνίδι το Session Initiation Protocol (SIP) trunking.

Το SIP trunking δίνει στα τοπικά συστήματα PBX τη δυνατότητα να πραγματοποιούν κλήσεις VoIP. Ουσιαστικά, συνδέει το παλιό σας σύστημα PBX και τις επιτραπέζιες συσκευές IP στο PSTN μέσω σύνδεσης στο διαδίκτυο, χρησιμοποιώντας εικονικές γραμμές γνωστές ως SIP trunks. Σκεφτείτε τις σαν την ψηφιακή εκδοχή μιας χάλκινης σταθερής γραμμής.

Δείτε αυτό το βίντεο για μια οπτική εξήγηση:

Τα ίδια τα SIP trunks χρησιμοποιούν εικονικούς ελεγκτές ορίων περιόδου λειτουργίας (SBCs) για να δημιουργήσουν αυτή τη συνδεσιμότητα. Ένα μεμονωμένο SIP trunk περιέχει πολλαπλά κανάλια που σας επιτρέπουν να πραγματοποιείτε και να δέχεστε ταυτόχρονες κλήσεις VoIP. 

Μπορείτε επίσης να μεταδώσετε άλλους τύπους πολυμέσων, όπως φωνή, μηνύματα, φωνητικά μηνύματα και φαξ.

Γιατί οι επιχειρήσεις επιλέγουν το IP PBX;

Καθώς το παραδοσιακό PBX γίνεται ξεπερασμένο, οι επιχειρήσεις έχουν δύο κύριες επιλογές: το IP PBX ή το PBX που φιλοξενείται στο cloud. Δείτε γιατί μπορεί να θέλετε να επιλέξετε το IP PBX:

#1 Διατήρηση του υπάρχοντος εξοπλισμού σας

Τα τοπικά συστήματα PBX απαιτούν σημαντικό φυσικό εξοπλισμό, όπως διακομιστές IP PBX, τηλεφωνικές γραμμές, επιτραπέζιες συσκευές και άλλα. Μια πλήρης μετάβαση στο cloud σημαίνει ότι όλη η επένδυση σε αυτόν τον εξοπλισμό ουσιαστικά χάνεται. 

Με ένα IP PBX, μπορείτε να διατηρήσετε τον υπάρχοντα εξοπλισμό σας απολαμβάνοντας παράλληλα τα οφέλη του VoIP. Αυτό είναι ιδιαίτερα ελκυστικό για μεγάλες εταιρείες με πολύπλοκες και ακριβές υποδομές PBX.

#2 Ελαχιστοποίηση των αλλαγών

Η μετάβαση από ένα παραδοσιακό PBX σε ένα σύστημα που βασίζεται εξ ολοκλήρου στο cloud είναι μια τεράστια και μερικές φορές τρομακτική αλλαγή. 

Μπορεί να υπάρξουν αντιδράσεις από υπαλλήλους που έχουν συνηθίσει το παλιό σύστημα, ή το νέο σύστημα μπορεί να απαιτεί χρόνο προσαρμογής. Όπως και να έχει, αυτό μπορεί να προκαλέσει αναστάτωση και απώλεια παραγωγικότητας.

Τα συστήματα IP PBX ελαχιστοποιούν αυτή την αλλαγή. Οι υπάλληλοι μπορούν να χρησιμοποιούν τα συστήματα και τις διεπαφές που ήδη γνωρίζουν, αποκτώντας ταυτόχρονα πρόσβαση σε νέες δυνατότητες. Αυτό τα καθιστά μια εξαιρετική ενδιάμεση λύση αν δεν είστε έτοιμοι να μεταφέρετε τις ομάδες σας σε μια λύση cloud.

#3 Χαμηλότερο κόστος

Μια λύση IP PBX δεν είναι τόσο οικονομική όσο ένα πλήρες τηλεφωνικό σύστημα που βασίζεται στο VoIP. Παρόλα αυτά, είναι συνήθως φθηνότερα από τα παραδοσιακά συστήματα PBX χάρη στο SIP trunking. 

Το SIP trunking επιτρέπει τη χρήση VoIP, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να επωφεληθείτε από χαμηλού κόστους υπεραστικές και διεθνείς κλήσεις. Μπορείτε επίσης να συγκεντρώσετε το τηλεφωνικό σας σύστημα για να επιτρέψετε δωρεάν εσωτερικές κλήσεις μεταξύ πολλαπλών γραφείων, μειώνοντας σημαντικά τα λειτουργικά έξοδα.

Οι περιορισμοί του IP PBX

Ένα εταιρικό IP PBX μπορεί να είναι καλύτερο από ένα παραδοσιακό PBX, αλλά εξακολουθεί να έχει μερικά μειονεκτήματα σε σύγκριση με μια hosted VoIP λύση: 

#1 Συντήρηση της τοπικής υποδομής

Για τη συντήρηση μιας τοπικής υποδομής, χρειάζεστε εξειδικευμένες γνώσεις. Κάποιος στον οργανισμό σας πρέπει να διαχειρίζεται τις ρυθμίσεις, τις ενσωματώσεις, τις ενημερώσεις και μια σειρά από άλλες εργασίες. Αυτό συνήθως απαιτεί την πρόσληψη μιας ομάδας εξειδικευμένων μηχανικών, κάτι που μπορεί να γίνει αρκετά δαπανηρό. 

Η τοπική υποδομή είναι επίσης ευάλωτη σε μεμονωμένα σημεία αστοχίας. Αν το κεντρικό σας PBX αντιμετωπίσει τεχνικά προβλήματα, μπορεί να προκληθεί εκτεταμένη διακοπή λειτουργίας στις τηλεφωνικές σας επικοινωνίες. 

Με ένα πλήρως cloud-hosted VoIP σύστημα, τα πράγματα είναι διαφορετικά. Τα πάντα, από τη συντήρηση μέχρι τις αναβαθμίσεις και τις επείγουσες επιδιορθώσεις, τα διαχειρίζεται εξ ολοκλήρου ο πάροχός σας ως μέρος της συνδρομής σας.

Επιπλέον, ο τηλεφωνικός σας εξοπλισμός φιλοξενείται σε εφεδρικά, παγκοσμίως κατανεμημένα δίκτυα. Αν κάτι πάει στραβά, μπορείτε να συνεχίσετε να επικοινωνείτε εξίσου αποτελεσματικά.

 #2 Η απομακρυσμένη εργασία γίνεται περίπλοκη

Ακόμα και με συνδεσιμότητα IP, τα τοπικά συστήματα PBX απλώς δεν έχουν σχεδιαστεί για να υποστηρίζουν την απομακρυσμένη εργασία. 

Το τηλεφωνικό σύστημα συνήθως πρέπει να χρησιμοποιείται μέσω του τοπικού εξοπλισμού PBX. Για να διευκολύνετε τις απομακρυσμένες επικοινωνίες, θα πρέπει να εφαρμόσετε περίπλοκες παρακάμψεις, χωρίς καμία εγγύηση ότι θα λειτουργήσουν επιτυχώς. 

Αν θέλετε να επιτρέψετε την απομακρυσμένη εργασία, είναι προτιμότερο να επιλέξετε ένα τηλεφωνικό σύστημα που φιλοξενείται εξ ολοκλήρου στο cloud. Είναι σχεδιασμένα για να επιτρέπουν στους χρήστες να επικοινωνούν με συναδέλφους και πελάτες από οπουδήποτε και από οποιαδήποτε συσκευή. 

#3 Η επεκτασιμότητα είναι περιορισμένη

Τα τοπικά συστήματα είναι εξαιρετικά δύσκολο και δαπανηρό να επεκταθούν. 

Θα χρειαστεί να αγοράσετε περισσότερο εξοπλισμό και γραμμές αν η ομάδα σας μεγαλώσει. Αυτό καθιστά ένα σύστημα IP PBX για μικρές επιχειρήσεις ιδιαίτερα ανθεκτικό στην ανάπτυξη.

Τα συστήματα που φιλοξενούνται στο cloud είναι εγγενώς επεκτάσιμα. Μπορείτε να προσθέσετε νέους χρήστες, γραφεία και λειτουργίες στο τηλεφωνικό σας σύστημα όποτε το θελήσετε με ελάχιστη προσπάθεια. Επιπλέον, μπορείτε να μειώσετε την κλίμακα αν χρειαστεί, χωρίς το βάρος της σπατάλης χρημάτων σε αχρησιμοποίητο εξοπλισμό. 

Λάβετε όλα τα οφέλη του IP PBX και ακόμα περισσότερα με το CloudTalk

Ένα IP PBX είναι μια χρήσιμη ενδιάμεση λύση για επιχειρήσεις που δεν είναι έτοιμες να μεταβούν πλήρως στο cloud. Αν όμως θέλετε να επωφεληθείτε από όλα τα πλεονεκτήματα της διαδικτυακής τηλεφωνίας χωρίς τους περιορισμούς, επιλέξτε ένα τηλεφωνικό σύστημα VoIP.

Η τηλεφωνική λύση VoIP του CloudTalk προσφέρει τα ίδια οφέλη με το IP PBX, όπως κλήσεις μέσω διαδικτύου, εξοικονόμηση κόστους και ευελιξία. Επιπλέον, συνοδεύεται από προηγμένες λειτουργίες επικοινωνίας που απλά δεν μπορείτε να έχετε με ένα IP PBX, όπως αυτόματη απομαγνητοφώνηση κλήσεων, ανάλυση συναισθήματος πελατών και πολλά άλλα.

Το σημαντικότερο είναι ότι ένα hosted VoIP σύστημα ξεπερνά τους κοινούς περιορισμούς του IP PBX. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τη συντήρηση, μπορείτε να αυξάνετε ή να μειώνετε την κλίμακα όποτε το χρειάζεστε, και οι χρήστες μπορούν να εργάζονται από τον υπολογιστή, το laptop ή το κινητό τους από οποιοδήποτε μέρος του κόσμου.