איך להעביר שיחות ישירות לתא הקולי: 4 שלבים מהירים ויעילים

אתם יכולים להגיע לתא הקולי באופן ישיר באמצעות Ringless Voicemail Drop (השארת הודעה קולית ללא צלצול). במאמר זה נסביר מה זה, איך זה עובד, ואיך להעביר שיחות ישירות לתא הקולי כדי להעביר את המסר שלכם לקהל היעד במהירות. אם אתם תוהים איך להגיע ישירות לתא הקולי כשאתם מתקשרים למישהו, השיטה האמינה והניתנת להרחבה ביותר עבור צוותי מכירות היא שימוש בתוכנה ייעודית להשארת הודעות קוליות (Voicemail Drop).

איך להעביר שיחות ישירות לתא הקולי?

קודם כל – מה זה בכלל תא קולי? התשובה פשוטה – תא קולי וירטואלי הוא מערכת שמקליטה ושומרת הודעות קוליות כאשר מקבל השיחה אינו עונה. תא קולי וירטואלי מתארח בענן במקום להיות מקושר למכשיר טלפון פיזי יחיד.

כשרוב האנשים חושבים על ״העברת שיחה ישירות לתא הקולי״, הם בדרך כלל מנסים להתחמק משיחות. אבל עבור צוותים שצריכים להגיע להרבה אנשים ובמהירות, האפשרות להגיע ישירות לתא הקולי נשמעת די אטרקטיבית. אז בואו נראה בדיוק איך עושים את זה.

הודעה קולית ללא צלצול (Ringless Voicemail)

הבנה של איך להגיע לתא הקולי ישירות בלי להמתין לצלצולים בלתי נגמרים היא בעלת חשיבות עליונה עבור צוותי שיחות יוצאות (outbound) בנפח גבוה שמחפשים למקסם את מספר החיוגים היומי שלהם. הודעה קולית ללא צלצול משתמשת בטכנולוגיית שרת-אל-שרת כדי להעביר הודעה ישירות לתיבת ההודעות של הנמען. זה לא דורש חיוג, לא שיחה ולא צלצול. זו הדרך האמיתית היחידה לעקוף את הצלצול, אך יש קאץ׳ – שיטה זו מפוקחת ומבוקרת בקפידה על ידי ה-FCC וה-TCPA בארה״ב.

השארת הודעה קולית בקליק (Voicemail Drop)

תוכנת Voicemail Drop מאפשרת לנציגים שלכם להתקשר כרגיל, אך ברגע שהם מגיעים לתא הקולי, הם יכולים ״להשיל״ באופן מיידי הודעה מוקלטת מראש במקום לדבר בשידור חי. מבחינה טכנית זה לא ללא צלצול, אך זה מונע בזבוז זמן ושומר על הודעות קוליות עקביות. עבור עסקים שבוחנים כיצד לשלוח הודעה ישירות לתא הקולי, תכונה זו מציעה חלופה תואמת רגולציה, עקבית ומקצועית מאוד לעומת מערכות ללא צלצול שמציבות סיכון משפטי.

ניתוב שיחות (לשיחות נכנסות)

באמצעות ניתוב שיחות מותנה (המוטמע במערכות טלפון עסקיות רבות), תוכלו להגדיר כללים לשיחות נכנסות, כך ששיחות ללא מענה או שיחות מחוץ לשעות הפעילות יועברו אוטומטית לתא הקולי. זה מבטיח שלקוחות פוטנציאליים וקיימים תמיד יוכלו להשאיר הודעה, גם כשאין אף נציג פנוי.

סוכני קול מבוססי AI

לפעמים הדרך הטובה ביותר לחסוך זמן על הודעות קוליות... היא פשוט לא להשאיר אותן בעצמכם. סוכן קול מבוסס AI יכול לבצע את השיחות שלצוות שלכם אין זמן לטפל בהן. כך הנציגים שלכם יכולים להתמקד בלידים בעלי עדיפות גבוהה יותר, בעוד שסוכן הקול מבטיח שאף פנייה לא תלך לאיבוד.

איך להגיע ישירות לתא הקולי של מישהו באמצעות CloudTalk ב-4 שלבים

התכונה Voicemail Drop של CloudTalk מאפשרת לכם להשאיר הודעה קולית מוקלטת מראש כשהשיחה מגיעה לתא הקולי – בלי דיבורים מיותרים ומעבר מהיר לשיחה הבאה. למידה של איך לדלג ישירות לתא הקולי בזמן חיוג מבטיחה שהנציגים שלכם ישקיעו את הזמן היקר שלהם בשיחות עם לקוחות פוטנציאליים אמיתיים במקום לחכות לצפצוף.

כך תעשו זאת:

שלב 1: הפעלת Voicemail Drops בהגדרות

שלב 2: יצירה וניהול של ההודעות הקוליות שלכם

שלב 3: השארת ההודעה במהלך שיחה

בעת ביצוע שיחות יוצאות באמצעות CloudTalk:

שלב 4: מעקב ושיפור האסטרטגיה

דרכים אחרות שבהן אנשים מעבירים שיחות ישירות לתא הקולי (הגדרות טלפון)

בעוד שצרכנים משתמשים במצב טיסה או ב״נא לא להפריע״, נציגי מכירות שמחפשים איך להעביר שיחות לתא הקולי בקנה מידה רחב זקוקים לאוטומציה ייעודית כדי להישאר פרודוקטיביים. הנה השיטות הנפוצות ביותר בקרב משתמשים פרטיים:

נא לא להפריע (iPhone ו-Android)

מצב ״נא לא להפריע״ הוא הדרך המהירה ביותר לגרום לשיחות לעבור ישירות לתא הקולי.

• iPhone: פתחו את מרכז הבקרה והקישו על סמל הירח, או עברו אל הגדרות ← נא לא להפריע כדי לתזמן זאת.
• Android: משכו כלפי מטה את וילון ההתראות והקישו על נא לא להפריע (בדרך כלל סמל של חצי סהר). מכשירים רבים מאפשרים לכם להתאים אישית אילו שיחות מורשות לעבור.

הפניית שיחות

אתם יכולים להפנות את כל השיחות הנכנסות ישירות למספר התא הקולי שלכם.

• פתחו את הגדרות אפליקציית הטלפון שלכם
• עברו אל הפניית שיחות או הגדרות נוספות
• בחרו באפשרות הפניה תמידית והזינו את מספר התא הקולי שלכם

מצב טיסה

הפעלת מצב טיסה מעבירה גם היא את כל השיחות ישירות לתא הקולי כיוון שהיא מנתקת את הטלפון שלכם מהרשת.

• פתחו את ההגדרות המהירות והקישו על סמל המטוס

הגדרות לפי איש קשר

רוב הטלפונים מאפשרים לכם לשלוט בהתנהגות התא הקולי עבור מתקשרים ספציפיים:

• העברה לתא קולי: כרטיסי איש קשר מסוימים כוללים אפשרות לנתב מתקשר ישירות לתא הקולי.
• חסימה: חסימת מספר מונעת צלצול ובדרך כלל מעבירה את השיחה ישירות לתא הקולי.

הגדרות טלפון אלו שימושיות עבור משתמשים בודדים, אך הן אינן חלות על תהליכי עבודה של מכירות יוצאות. אם המטרה שלכם היא יעילות ועמידה ברגולציה, Voicemail Drop היא הדרך המעשית ביותר לנהל פניות בהיקף גדול מבלי לבזבז זמן.

רוצים לסגור יותר עסקאות בפחות זמן?

העברת המסר שלכם לא חייבת להיות כרוכה בבזבוז זמן על האזנה לצלצולים אינסופיים או חזרה על אותה הודעה קולית 20 פעם ביום. בין אם מדובר בתא קולי ללא צלצול, ב-Voicemail Drop (השארת הודעה קולית בלחיצת כפתור), או אפילו בנציגי קול מבוססי בינה מלאכותית, המטרה היא זהה: לעזור לצוות שלכם לחסוך זמן תוך שמירה על פניות עקביות ומקצועיות.

פיצ׳ר ה-Voicemail Drop של CloudTalk הופך את זה לפשוט להפליא. עם הודעות מוקלטות מראש התואמות למותג שלכם ותיעוד אוטומטי וחלק במערכת ה-CRM, נציגי המכירות שלכם יכולים להתמקד בשיחות בזמן אמת – אלה שבאמת עוזרות לכם לסגור עסקאות.

אם אתם מוכנים לדלג על הצפצופים ולהגביר את הפרודוקטיביות, אולי הגיע הזמן לראות כיצד פתרונות התא הקולי של CloudTalk יכולים לשנות את הדרך שבה הצוות שלכם עובד.

מקורות:

1. Uswitch
2. Phoneburner - בדיקת מציאות של שיחות מכירה