Cloud PBX: מה זה וכיצד הוא מועיל לעסקים קטנים
82% מהעסקים דיווחו על חיסכון בעלויות לאחר המעבר לענן.
אך חיסכון בכסף הוא רק יתרון אחד.
Cloud PBX משנה את הדרך שבה עסקים מתקשרים. באמצעות שימוש באינטרנט במקום קווי טלפון מסורתיים, היא מספקת גמישות, מדרגיות ויעילות ללא תחרות.
במאמר זה, תלמדו עוד על האופן שבו Cloud PBX יכולה לשנות את התקשורת העסקית שלכם. נחקור מהי Cloud PBX, איך היא עובדת, ואת היתרונות שהיא מציעה.
נקודות מפתח:
- Cloud PBX (Private Branch Exchange) היא מערכת טלפון מבוססת אינטרנט המשתמשת בטכנולוגיית VoIP כדי לנתב שיחות דרך הענן, במקום להסתמך על חומרה מסורתית באתר הלקוח.
- Cloud PBX מספקת יתרונות רבים לעסקים, כגון חיסכון בכסף על חומרה ותחזוקה, אפשרות להתאמות קלות למספרי משתמשים ותכונות, והצעת הגמישות הנדרשת לתמיכה בעובדים מרוחקים.
- לפני המעבר ל-Cloud PBX, יש להעריך ספקים עבור תכונות ואינטגרציות חיוניות, לוודא חיבור אינטרנט יציב לאיכות שיחה אופטימלית, ולחקור תכונות מתקדמות.
מהי Cloud PBX?
Cloud PBX, או PBX וירטואלית, היא מערכת טלפון הפועלת באמצעות האינטרנט במקום באמצעות חוטים וציוד פיזי. היא מנהלת שיחות בשרתי ענן במקום שתהיה מרכזיית טלפון פיזית במשרד. בדרך זו, עובדים יכולים לבצע ולקבל שיחות מכל מקום באמצעות האינטרנט, תוך שימוש בטלפונים, במחשבים או באפליקציות ניידות שלהם.
על ידי שדרוג למערכת Cloud PBX, צוותי המכירות והתמיכה שלכם מקבלים גישה לתכונות שיחה ברמה ארגונית מבלי להיות כבולים לשולחן או למיקום פיזי.
התחילו להתקשר עם מספר טלפון וירטואלי חינם למשך 14 יום!
איך עובדת Cloud PBX?
Cloud PBX היא מערכת טלפון המשתמשת בטכנולוגיית VoIP, המאפשרת לכם לבצע שיחות דרך האינטרנט. כחלק משירותי מחשוב ענן, היא מתארחת בשרתים בענן במקום במקום העבודה הפיזי. כאשר שיחה מבוצעת או מתקבלת, היא מנותבת דרך האינטרנט (רשת IP) לענן. שם, ספק השירות מעבד אותה במרכז הנתונים שלו לפני ניתובה לנמען. מכיוון שאתם זקוקים רק לאינטרנט לצורך השיחות, תוכלו להשתמש במכשירים שונים כדי לבצע אותן, כגון מחשבים ניידים,
מה ההבדל בין VoIP ו-Cloud PBX? סמארטפונים, או אפילו טאבלטים.
בעוד ש-VoIP (Voice over Internet Protocol) היא הטכנולוגיה הבסיסית המעבירה נתוני קול דרך האינטרנט, Cloud PBX היא מערכת התוכנה שמנהלת את השיחות הללו. חשבו על VoIP כחיבור האינטרנט עצמו, ועל Cloud PBX כמערכת הטלפון העסקית המספקת תכונות מתקדמות כמו ניתוב שיחות, IVR ואנליטיקה.
Cloud PBX מול PBX מסורתית: הבדלים מרכזיים
להלן טבלה המשווה את ההבדלים העיקריים בין מערכות PBX מסורתיות לבין מערכות Cloud PBX:
היבט
PBX מסורתית
Cloud PBX
תשתית
דורשת חומרה פיזית המותקנת באתר.
פועלת באמצעות האינטרנט, ומבטלת את הצורך בחומרה באתר.
עלות
כרוכה בעלויות ראשוניות משמעותיות לרכישה והתקנה של חומרה.
בדרך כלל פועלת במודל מבוסס מנוי עם עלויות ראשוניות נמוכות יותר. תחזוקה ועדכונים מטופלים על ידי הספק, וכלולים בדמי המנוי.
מדרגיות
הרחבה דורשת רכישת חומרה נוספת ויכולה להיות תהליך מורכב.
קלה להרחבה. הוספה או הסרה של משתמשים ותכונות ניתנת לביצוע במהירות דרך ממשק האינטרנט של הספק.
תחזוקה וניהול
דורשת צוות IT פנימי לתחזוקה, פתרון תקלות ושדרוגים. לעיתים קרובות נדרשות התאמות פיזיות לחומרה.
מנוהלת על ידי ספק השירות, כולל עדכונים ופתרון תקלות. זה מפחית את העומס על צוות ה-IT הפנימי.
תכונות וגמישות
המערכת אינה גמישה במיוחד מכיוון שהיא תלויה בחומרה ובתוכנה במיקום.
מציעה מגוון רחב של תכונות מתקדמות. הספק מעדכן את התכונות הללו באופן קבוע.
עבודה מרחוק ונגישות
מוגבל למיקום הפיזי של החומרה. גישה מרחוק יכולה להיות מאתגרת ולעיתים קרובות דורשת תצורות נוספות.
נגיש מכל מקום עם חיבור אינטרנט, תומך בכוח אדם מרוחק ומבוזר.
אמינות וזמן השבתה
פגיע לנזק פיזי והפסקות חשמל מקומיות, שעלולות להוביל לזמן השבתה.
בדרך כלל עמיד יותר, עם יתירות מובנית ואפשרויות שחזור מאסון הניתנות על ידי שירות האירוח.
מהם היתרונות של Cloud PBX?
#1 השגת מדרגיות
מחסור בפתרונות תוכנה ניתנים להרחבה עלול לעלות לעסקים בין 8% ל-28% בהפסדי הכנסות. לכן, מדרגיות, ובהרחבה גם גמישות, חיוניות כדי למנוע השלכות שליליות אלו.
בואו נראה כיצד פתרונות PBX מסורתיים ומבוססי ענן משתווים בהקשר זה.
מערכות PBX מסורתיות באתר הלקוח מציעות מעט גמישות, ומאלצות אתכם להתאים את העסק שלכם למערכת. ביצוע שינויים, כמו הוספת תכונות או משתמשים, דורש זמן ומאמץ.
לעומת זאת, פלטפורמות PBX מבוססות ענן מציעות גמישות מירבית, מכיוון שהן דורשות רק חיבור לאינטרנט. כתוצאה מכך, הצוות שלכם יכול לעבוד מכל מקום עם גישה לאינטרנט באמצעות כל מכשיר מועדף. יתרה מכך, פלטפורמות PBX מבוססות ענן מאפשרות לכם להוסיף בקלות קווי טלפון, תכונות או מקומות חדשים ללא התקנות פיזיות נוספות. משמעות הדבר היא שתוכלו להסתגל במהירות לשינויים בעסק שלכם, בין אם יש עלייה או ירידה בעומס העבודה.
#2 הבטחת אמינות
למרות שמערכות מקומיות ידועות באמינותן, פלטפורמות מבוססות ענן אמינות באותה מידה, לעיתים קרובות עם 99.999% זמן פעולה.
לספקי Cloud PBX בעלי מוניטין יש מספר מרכזי נתונים במיקומים שונים והם מיישמים אמצעי קיימות למרכזי נתונים לצורך זמן פעולה של שרתים, מה שמבטיח שירות רציף גם אם מרכז אחד נכשל. לדוגמה, ל-CloudTalk יש מרכזים ב9 מיקומים גלובליים – כך שגם אם אחד מהם מושבת או שאיכות השיחה יורדת מתחת לטווח מוגדר, הפלטפורמה שלנו תעבור פשוט לאחד השרתים הזמינים האחרים מבלי שתשימו לב.
מכיוון ש-PBX מאוחסנת מתקיימת כולה מחוץ לאתר, העסק שלכם מוגן מפני הפסקות חשמל מקומיות וכשלים פיזיים בחומרה.
#3 היפטרו מתחזוקה
יתרון גדול של פלטפורמות ענן הוא שאינכם זקוקים לחומרה נוספת – העובדים יכולים להשתמש במחשבים ניידים, מכשירים ניידים או אפליקציות לסמארטפונים.
עם מערכת PBX באתר, עליכם להתקשר לטכנאי בכל פעם שמתרחשת בעיה או לבקש מצוות ה-IT שלכם לתחזק את המכשירים, הכבלים וכל דבר אחר הקשור למערכת. שתי האפשרויות יקרות. כעת, צוות ה-IT שלכם יכול להתמקד בתפקידיו האחרים.
כבונוס, תהיה לכם גישה לכל התכונות והיכולות החדשות של המערכת מיד לאחר הטמעת התוכנה, ללא צורך בטכנאי וללא עמלות נוספות.
נהלו שיחות בכל מקום עם Cloud PBX
#4 שיפור אבטחה
Cloud PBX בעלת מוניטין היא מאובטחת ביותר. ספקים מובילים מגנים על התקשורת שלכם באמצעות אכיפת הצפנת נתונים מקצה לקצה, ניטור רשת רציף ועמידה בתקני אבטחה גלובליים כמו SOC 2 ו-GDPR.
94% מהעסקים ראו שיפור באבטחה לאחר המעבר לענן.
ספקי Cloud PBX יודעים כיצד להפוך את השרתים שלהם לבלתי חדירים ולשמור על הנתונים שלכם בטוחים ומוגנים.
מלבד ביצוע קבוע של בדיקות אבטחה ותיקון מיידי של כל ליקוי אפשרי במערכות שלהם, הנתונים שבתוכם מוצפנים במלואם – והדבר נכון גם לגבי השיחות שלכם.
אם אתם משתמשים בסיסמאות חזקות ובהצפנת נתונים, הסיכון שמישהו יצותת לשיחותיכם או יקבל גישה לנתונים האישיים שלכם הוא נמוך. עם זאת, אם תרצו ללכת צעד נוסף, תוכלו להקים פתרון אבטחת ענן היברידי להצפנה ובטיחות נאותים.
#5 הפחתת עלויות
הנה הסיבות מדוע שימוש ב-Cloud PBX יכול לחסוך לכם כסף ולשמור על הארנק שלכם שמח:
- ביטול התקנת חוטים: אין צורך בהתקנת חוטים, מה שמפחית משמעותית עלויות. אתם חוסכים בהוצאות התקנה ותחזוקה ללא צורך בחיווט משרדי. במקום זאת, פשוט התקינו את התוכנה, צרו חשבון וקבעו את אפשרויות ה-PBX.
- שימוש במכשירים קיימים: אין צורך לרכוש מכשירים חדשים; השתמשו במחשבים ובטלפונים המשרדיים הקיימים שלכם.
- הוזלת עמלות לשיחות בינלאומיות: VoIP מבטלת את עלויות השיחות למרחקים ארוכים, ומאפשרת שיחות בינלאומיות ללא הגבלה.
- הוספת תכונות בקלות: הוסיפו תכונות, מקומות או קווי טלפון תוך דקות ספורות, הפחיתו את זמן ההשבתה ומנעו את הצורך בביקורי טכנאים יקרים.
- קיצוץ בהוצאות תחזוקה: הספק מטפל בכל התחזוקה, התיקונים והעדכונים
אימוץ Cloud PBX לעסקים קטנים משווה את תנאי המשחק, ומאפשר לצוותים גדלים להשתמש בניווט חכם, תפריטי IVR אוטומטיים ואינטגרציות CRM ללא תקציב IT ברמה ארגונית. מערכות Cloud PBX פועלות במודל תמחור צפוי מבוסס מנוי, הנע בדרך כלל בין $15 ל-$50 למשתמש לחודש. מכיוון שהתשתית מתארחת מחוץ לאתר, עסקים מבטלים עלויות חומרה ראשוניות כבדות, דמי התקנה, והוצאות תחזוקת IT בלתי צפויות.
#6 חסכו זמן
מלבד חיסכון בכסף, אתם גם חוסכים זמן. הנה כיצד:
- התקנה מהירה וקלה: עם Cloud PBX, תוכלו להתחיל כמעט מיד על ידי התקנת אפליקציה במחשב שלכם.
- ביטול דאגות תחזוקה: שימוש ב-Cloud PBX חוסך זמן על ידי ביטול הצורך בתחזוקת שרתים ושדרוגי ציוד. הספק מטפל במשימות אלו, ומשחרר אתכם מתזמון, התקנה ופתרון תקלות.
- הרחבה מיידית: הוספת קווי טלפון חדשים מהירה וקלה, ואורכת דקות ספורות בלבד. הכל נעשה באמצעות תוכנה, כך שאין צורך לתאם עם טכנאים, מה שחוסך זמן ומאמץ בין אם אתם צריכים קו 1 או 30.
- גישה לתמיכה טכנית 24/7: ספקי Cloud PBX רבים מציעים תמיכה טכנית הזמינה 24 שעות ביממה. הם מבטיחים שכל בעיה תיפתר במהירות, מה שעוזר לכם להימנע מהפרעות שירות.
#7 תהנו מתכונות מתקדמות
הדבר העיקרי שתבחינו בו בעת השוואת המערכות הנוכחיות שלכם עם PBX מבוסס ענן הוא התכונות. רבות מהן זמינות גם באופן מיידי, ללא חיובים נוספים.
להלן כמה תכונות שימושיות של Cloud PBX:
- הקלטת שיחות: באמצעות פלטפורמות ענן, תוכלו להקליט ולאחסן אוטומטית את כל השיחות הטלפוניות שלכם. זה מבטיח שהסוכנים לא יחמיצו אף פרט מאינטראקציות הלקוחות שלהם. זהו גם כלי נהדר למנהלים כדי לפקח על ביצועי הסוכנים הנוכחיים ולהכשיר חדשים.
- תפריט IVR: עוזר ללקוחות שלכם למצוא את הסוכנים הנכונים לבעיותיהם על ידי הנחייתם דרך אפשרויות שונות. הוא גם מנתב אותם למחלקות הנכונות ומאפשר להם למצוא מידע נדרש, כגון שעות פעילות או סטטוס הזמנה.
- תמלול תא קולי: כל הודעה קולית שתקבלו ניתנת לתמלול אוטומטי ונשלחת לתיבת הדואר האלקטרוני שלכם כקובץ טקסט.
- דיווח ואנליטיקה: פלטפורמות Cloud PBX כוללות כלי אנליטיקה רבים המאפשרים לחברות לעקוב אחר מדדים עסקיים קריטיים. לדוגמה, מנהלי מוקדי שירות יכולים לבדוק במהירות את המספר היומי של שיחות שנענו או הוחמצו, משך הזמן שהושקע בשיחה, מספר השיחות שנענו על ידי כל סוכן וכו׳.
כיצד לבחור את ספק ה-PBX המושלם
בעת הערכת ספק Cloud PBX, תעדוף פלטפורמות המציעות אינטגרציות CRM מקוריות, SLA אמינים לזמן פעולה, ותמחור שקוף למשתמש.
- העריכו תכונות מול עלות: ודאו שהתוכנה שבחרתם מספקת את כל התכונות הנחוצות לעסק שלכם בעלות סבירה.
- בדקו מדרגיות: ודאו שמערכת ה-PBX יכולה לצמוח עם העסק שלכם. לדוגמה, ודאו שהספק מציע תמחור גמיש המאפשר לכם להוסיף או להסיר בקלות משתמשים ותכונות בהתאם לצרכים המשתנים שלכם.
- העריכו אינטגרציה והתאמה אישית: בדקו אם מערכת ה-PBX יכולה להשתלב עם כלים עסקיים אחרים, כגון תוכנות CRM. לדוגמה, אם אתם משתמשים בכלים כמו HubSpot או Salesforce, בקרו באתר הספק כדי לראות אם הוא מציע אינטגרציה.
- העריכו את ממשק המשתמש: ממשק ידידותי למשתמש עם תוויות ברורות וניווט פשוט חיוני לפעילות חלקה.
שפרו את העסק שלכם באמצעות תקשורת גלובלית באיכות גבוהה
תהנו מהקלות של הענן
בעולם העבודה מרחוק של היום, מערכת PBX מסורתית יכולה להוות מכשול. המעבר למערכת PBX מבוססת ענן עשוי להיראות מרתיע בהתחלה, אך תגלו עד כמה היא ידידותית למשתמש יותר בהשוואה להתקנה המקומית שלכם.
אם יש לכם שאלות לגבי שדרוג, נסו הדגמה עם CloudTalk. אנו נלווה אתכם בתהליך כך שתוכלו להתמקד בשימוש במערכת ה-PBX החדשה שלכם בענן, בזמן שאנו נדאג לכל השאר.
מקורות
