7 motivi per cui dovresti investire in una soluzione cloud per il tuo call center
By Quinn Malloy
| 11. Maggio 2022 |
Sistema telefonico - Sistema telefonico aziendale
By Q. Malloy Quinn Malloy
| 11 Mag 2022 |

    7 motivi per cui dovresti investire in
    una soluzione cloud per il tuo call center

    Puoi migliorare il tuo servizio clienti, togliere un po’ di carico di lavoro dalle spalle dei tuoi agenti e risparmiare denaro mentre lo fai? Sì, è possibile, perché le soluzioni cloud possono darvi tutto questo e molto di più. Leggi il nostro articolo su 7 motivi per cui investire in un call center cloud è una grande idea per operazioni di tutte le dimensioni.

    Nonostante la crescente popolarità dei servizi cloud(potete immaginare di tornare alle chiavette USB piuttosto che usare Google Drive?), molti call center utilizzano ancora oggi un’infrastruttura telefonica tradizionale on-premise e piattaforme di call center.

    Ma mentre i sistemi facevano bene il loro lavoro anni fa, ora è difficile per loro tenere il passo con i tempi moderni e i nuovi modi in cui i clienti possono comunicare con le aziende.

    Se stai usando un tale sistema nel tuo call center, probabilmente hai notato che il tuo sistema regolare sta diventando sempre più limitato e inefficiente:

    • forse non puoi aggiungere altri canali di comunicazione (come SMS, chat o Facebook Messenger) alla tua app
    • i tuoi dipendenti devono eseguire molti compiti manualmente
    • aggiornare il sistema su ogni computer dell’ufficio richiede troppo tempo a voi e ai vostri impiegati
    • Anche il ridimensionamento di questi sistemi è abbastanza problematico, poiché l’aggiunta di nuove caratteristiche ètroppo costosa e richiede tempo o del tutto impossibile.

    E siccome i problemi con un software di call center lento o inefficiente ostacolano la fornitura di un servizio clienti eccezionale, molte aziende stanno iniziando a considerare di spostare i loro call center dai sistemi legacy alle moderne soluzioni di cloud center.. Gartner prevede che, entro il 2022, il 90% delle aziende sul mercato utilizzerà servizi cloud.

    Poiché questi sistemi possono fornire una scalabilità, un’efficienza e una flessibilità molto migliori, permettendo al contempo alle aziende di ridurre i costi di manutenzione del call center,sono una scelta ideale per le aziende di tutte le dimensioni e industrie.

    Anche tu stai pensando di spostare il tuo business nel cloud, ma non sei sicuro che ne valga la pena o sei preoccupato per la sicurezza dei tuoi dati? Sei nel posto giusto. In questo articolo, esamineremo 7 motivi per cui dovreste spostare il vostro business sul cloud nel 2021 e quali vantaggi potete trarne.

    #1 Le soluzioni dei centri cloud sono più economiche

    Quando si tratta di confrontare i normali sistemi di call center con i centri cloud, la differenza più evidente è quella dei costi. Creare un call center tradizionale è costoso. Oltre alle licenze per la piattaforma di call center, dovete anche considerare i costi per ottenere set di telefoni compatibili per il vostro:

    • tutto l’ufficio
    • hardware necessario
    • l’alimentazione elettrica

    …più l’assunzione di servizi del team IT per installare il sistema, aggiornarlo, mantenere l’infrastruttura telefonica e occasionalmente risolvere i problemi. Questo non solo richiede un sacco di tempo per impostare, ma tutto deve essere pagato in anticipo.

    Con le soluzioni Cloud i costi sono molto più bassi, dato che non avete bisogno di una complessa infrastruttura telefonica nel vostro edificio o di un set di telefoni compatibili con un determinato sistema. Tutto ciò di cui hai bisogno è pagare per un abbonamento a un servizio cloud ed eventualmente per un router aziendale in grado di gestire una grande quantità di traffico – questo è tutto.

    Non ci sono nemmeno costi di aggiornamento o di manutenzione, dato che sono i fornitori di servizi a gestirli. Un’altra area in cui è possibile risparmiare una buona fetta del budget del call center è il costo delle chiamate internazionali e d’oltremare, poiché il prezzo di tali chiamate quando si usa il VoIP è una frazione di quello che si dovrebbe pagare quando si usano linee telefoniche regolari.

    #2 I sistemi Cloud sono più facili da installare e aggiornare

    Quando si tratta di call center tipici, avere un’infrastruttura telefonica pronta nel tuo ufficio è solo l’inizio. Prima che i tuoi dipendenti possano iniziare il loro lavoro, un tecnico IT deve farlo:

    • installare il software del call center su ogni computer
    • creare gli account di sistema per ogni lavoratore
    • collegare i telefoni e tutte le apparecchiature aggiuntive alla rete.

    …e questo richiede tempo, anche se tutto va senza problemi. Se hai bisogno di aggiornare il software, questo deve essere fatto su ogni computer separatamente.

    Le soluzioni cloud non causano così tanti problemi –finché hai una connessione internet veloce nel tuo ufficio e dispositivi che possono accedervi, sei praticamente pronto per iniziare con i call center cloud. E poiché un sistema cloud non richiede una lunga installazione e configurazione su ogni computer, non c’è nemmeno bisogno dell’aiuto dei tecnici IT.

    #3 Le soluzioni cloud possono offrire la stessa qualità di chiamata dei telefoni fissi.

    Nei primi giorni dei servizi VoIP, le connessioni erano piuttosto inaffidabili e la qualità delle chiamate era scarsa. Le aziende hanno quindi preferito scegliere un tipico sistema PBX che potesse garantire loro una buona qualità delle chiamate – dopo tutto, è necessario per un’azienda capire i suoi chiamanti e per loro essere capiti.

    Al giorno d’oggi, però, grazie ai massicci progressi tecnologici in termini di velocità di internet, la maggior parte delle soluzioni di chiamata cloud offre una qualità HD, quindi non c’è una vera differenza tra la qualità delle chiamate. Anche se ci potrebbero essere ancora problemi di connessione occasionali, la maggior parte delle soluzioni di call center cloud hanno diversi strumenti incorporati in loro per prevenire ritardi, eco e la cosiddetta “choppy voice”.

    Infatti, le moderne soluzioni cloud possono offrire una qualità di chiamata altrettanto buona sulle chiamate internazionali o d’oltremare che su quelle locali, mentre il costo di tali chiamate attraverso internet è molto più basso che con le linee telefoniche tradizionali.

    #4 Le soluzioni di chiamata nel cloud sono facilmente scalabili.

    Uno dei vantaggi chiave dell’utilizzo di piattaforme di call center cloud è la loro scalabilità. Immagina di dover aggiungere un nuovo utente al tuo software di call center o di passare il tuo piano a uno superiore. Quanto tempo (e quante scartoffie) ci vorrà? Abbastanza da dover pensare a fare questi cambiamenti con largo anticipo.

    Le soluzioni cloud sono molto più flessibili, al punto che è possibile apportare modifiche al sistema ogni volta che è necessario e far “crescere” la piattaforma di call center insieme alla vostra azienda.

    Supponiamo che tu abbia bisogno di più agenti per gestire le chiamate durante un’intensa stagione festiva –con le soluzioni cloud, puoi aggiungere più agenti al sistema e rimuoverli successivamente quando non sono più necessari.

    • Hai bisogno di un piano più elevato? Puoi aggiornare quello esistente in pochi minuti.
    • Altri numeri di telefono? Sono disponibili per l’uso subito dopo averli scelti nell’app, anche quelli internazionali.
    • Passi a nuovi dispositivi? Basta accedere al tuo account cloud e tutti gli strumenti e i dati saranno lì.
    • È anche possibile aggiungere o rimuovere funzioni a proprio piacimento per far funzionare il software cloud esattamente nel modo in cui si ha bisogno.

    #5 I sistemi cloud permettono ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo.

    Durante i tempi della pandemia in corso, quando la stragrande maggioranza delle imprese di tutti i settori sono state costrette a passare al lavoro a distanza, un difetto dei call center regolari è diventato particolarmente visibile. Vale a dire,i telefoni e il software utilizzati nei call center standard sono di solito legati alla linea fissa dell’ufficio Questo significa che possono essere utilizzati solo all’interno dell’edificio e solo su dispositivi che sono collegati alla linea fissa dell’ufficio.

    Nel frattempo,le soluzioni cloud offrono la possibilità di lavorare in modo sicuro, affidabile e comodo da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo, purché ci sia un accesso stabile a Internet. I vostri dipendenti possono lavorare da casa e sul proprio portatile come se fossero in ufficio. Hanno accesso agli stessi strumenti e dati,tutto quello che devono fare è accedere al loro account cloud.

    #6 Le soluzioni Cloud forniscono affidabilità e sicurezza.

    Preoccupato che l’archiviazione dei dati nel cloud significhi che i tuoi dati saranno a rischio? Che ci si creda o no, i data center fisici hanno il 51% in più di incidenti di sicurezza rispetto al cloud storage. I fornitori di piattaforme cloud sanno che la loro reputazione sul mercato dipende dall’assicurare che i dati delle aziende rimangano sicuri all’interno del cloud, e quindi offrono numerose caratteristiche per garantire la protezione contro:

    • violazioni
    • perdite
    • virus
    • attacchi hacker

    -dalla crittografia dei dati, le nuvole private, le misure di prevenzione delle frodi e l’autenticazione dell’utente a due fattori, per esempio. Impiegano anche esperti di sicurezza informatica per migliorare le caratteristiche di sicurezza e trovare eventuali vulnerabilità nel sistema prima che possano causare danni.

    Un altro vantaggio delle piattaforme cloud è che oggi quasi tutte offrono funzioni di disaster recovery. Se l’hardware del call center si guasta o se c’è un’interruzione di corrente nelle vicinanze, di solito significa che tutto il lavoro viene interrotto finché il dispositivo non viene riparato o finché non viene ripristinata la corrente. Con gli strumenti cloud, gli agenti possono semplicemente passare a un altro dispositivo (anche mobile) per continuare a lavorare.

    #7 I sistemi Cloud aiutano i vostri agenti a fornire un’assistenza clienti eccezionale

    I sistemi cloud aumentano anche l’efficienza e la produttività dei vostri agenti grazie alle numerose funzioni messe a loro disposizione. Un menu RVI e flussi di chiamata personalizzati possono abbinare i chiamanti con gli agenti più qualificati per le loro domande o problemi(riducendo così la necessità di trasferire un chiamante a un altro agente), mentre varie funzioni di automazione possono far risparmiare agli agenti molto tempo speso per svolgere manualmente le loro attività quotidiane.

    Ad esempio, anziché comporre manualmente i numeri e poi attendere in attesa o essere inviati alla segreteria telefonica, questi ritardi possono essere gestiti automaticamente dalla piattaforma e gli agenti si collegano solo ai chiamanti che rispondono al telefono.

    Con la crescita dell’efficienza e della produttività degli agenti, l’aumento della soddisfazione e della fiducia dei clienti diventa un gioco da ragazzi, poiché i chiamanti apprezzeranno un’azienda in grado di gestire le loro domande o i loro problemi in modo rapido ed efficiente.

    Conclusioni

    L’addio dei call center ai telefoni fissi tradizionali è solo una questione di tempo. Questi sistemi facevano bene il loro lavoro, ma nel mondo di oggi i loro limiti iniziano a pesare.

    Per stare al passo con i tempi e non rischiare di rimanere indietro rispetto alla concorrenza, passare dalle piattaforme on-premise alle soluzioni cloud è la scelta migliore, soprattutto perché queste ultime sono molto più flessibili e meno costose delle prime.

    Se stai cercando una piattaforma di call center in cloud da utilizzare nel 2021, che ne dici di chiamare il team di CloudTalk?