Vad är ett toll-free-nummer, hur fungerar det och hur skaffar man det?

Bara i USA genererar toll-free-nummer (gratisnummer) uppskattningsvis €200 miljarder i årlig försäljning. Företag som använder gratisnummer märkte också en 30-procentig ökning av köp. 

Det beror på att möjligheten att ringa företag enkelt och gratis skapar bättre relationer med kunderna, vilket ökar deras nöjdhet och lojalitet. Det är därför ingen överraskning att det registreras mer än 8 000 nya toll-free-nummer varje dag. 

I den här bloggen ska vi utforska vad toll-free-nummer är, hur de fungerar, vad de kostar, hur du skaffar dem och exakt hur ditt företag kan dra nytta av dem.

Vad är ett toll-free-nummer?

För att verkligen förstå betydelsen av ett toll-free-samtal kan du tänka på det som ett samtal med mottagaravgift: det mottagande företaget står för alla teleavgifter, vilket gör att kunden inte betalar någonting alls. Kostnaden betalas istället av numrets ägare, det vill säga den som tar emot samtalet. Så vad är ett toll-free-samtal i praktiken för ett företag? Det är en smidig kundtjänstupplevelse där köpare kan slå ett nummer med ett 800-prefix för att komma i kontakt med dina säljare eller supportagenter helt kostnadsfritt.

Du känner igen ett toll-free-nummer på dess ovanliga format. Det börjar med specifika prefix, där det vanligaste är 800. 

Huvudsyftet med toll-free-nummer är att göra ditt företags kontaktuppgifter lätta att komma ihåg. De skapar också en bro mellan dig och dina kunder. Genom att ge dem ett alternativ att ringa dig utan att behöva oroa sig för dyra fjärrsamtal skapar du en känsla av trygghet.

På grund av detta används toll-free-nummer vanligtvis av sälj-, kundsupport- och andra kundnära avdelningar.

Hur fungerar toll-free-nummer?

När en kund ringer ett toll-free-nummer styrs samtalet via ett nätverk av teleoperatörer till mottagaren. Mottagaren debiteras sedan baserat på olika faktorer (mer om dessa senare), medan kunden inte betalar någonting, oavsett varifrån eller från vilken enhet samtalet rings.

Du kan ringa toll-free-nummer på exakt samma sätt som vilket annat nummer som helst. Det finns dock en sak att tänka på. För att ringa ett toll-free-nummer i USA måste du slå ”1” före själva prefixet. 

Det brukar se ut så här:

• 1 (800) 123 456…
• 1 (855) 123 456…
• 1 (877) 123 456…

Ett vanligt misstag är att tro att toll-free-prefix är utbytbara. Men det är viktigt att förstå att även om du ringer samma nummer, kommer ett annat prefix att koppla dig till en annan mottagare. 

Tänk på dessa prefix som riktnummer för ett land du vill ringa till. För att kontakta ”området” måste du välja det riktnummer som motsvarar den aktuella platsen. 

Toll-free-nummer jämfört med lokala nummer

Innan vi går in på jämförelsen ska vi kort definiera vad lokala nummer är. Som vi antydde i exemplet ovan har dessa nummer ett specifikt riktnummer, beroende på vilken region du vill ringa till.  

Till exempel: 

• Madrid: +34 (91) 123-4567
• Berlin: +49 (30) 123-4567
• Paris: +33 (1) 123-4567
• New York City (alla): +1 (917) 123-4567

Vad är skillnaden mellan lokala och toll-free-nummer?

Vi har redan nämnt att lokala nummer är bundna till en specifik plats. Detta är den första stora skillnaden, eftersom toll-free-nummer inte är geografiskt känsliga. Bara genom prefixet på ett toll-free-nummer kan den som ringer inte veta vilken stad eller vilket land de ringer till.

Låt oss titta på de andra viktiga skillnaderna:

Bör du skaffa ett lokalt nummer eller ett toll-free-nummer?

Det beror helt på dina behov, men du kan börja med att ställa dig själv dessa två frågor:

• Fråga: ”Har jag en lokal kundbas, eller är min verksamhet spridd internationellt?” 

Svar: Om ditt företag är verksamt lokalt räcker det med lokala nummer. De ger en bild av en lokal tjänst och bygger förtroende i närområdet. Internationella företag har däremot större nytta av toll-free-nummer, tack vare att de förknippas med etablerade företag och har en mer generell, landsneutral karaktär. 

• Fråga: ”Planerar jag att expandera mitt företag utomlands inom en snar framtid?”

Svar: Den här är ganska enkel → Om din plan är att växa globalt är det värt att köpa ett toll-free-nummer direkt istället för att behöva byta senare.

Olika typer av toll-free-nummer

Även om toll-free-nummer bara har tre siffror i sitt prefix, finns det många olika typer som alla tjänar sitt unika syfte. 

Här är en uppdelning: 

#1 Standard toll-free-nummer

”Standard” toll-free-nummer är de mest kända och börjar alltid med 8. De kan ringas från hela världen.

Låt oss titta närmare på dem:

Standard toll-free-nummer 800

Vad är 800-nummer? Detta prefix är det äldsta och mest kända. Vi har redan nämnt att när AT&T först introducerade det ledde det till en enorm rusch på marknaden. Detta berömda företagsnummer, som är lätt att komma ihåg, förknippas starkt med trovärdighet och status. Men, som med allt annat, finns det en hake – på grund av dess popularitet är det väldigt svårt att få tag på. 

Och du kommer snart att förstå varför det är så mycket uppmärksamhet kring det:

Det är bevisat att numret 800 har den absolut bästa konverteringsgraden → nästan 60 % högre än det nyare 866. 

Andra standard toll-free-nummer kan vara:

• 833
• 844
• 855
• 866
• 877
• 888 

#2 Lokala toll-free-nummer

Även om toll-free-nummer i allmänhet inte är kopplade till geografiska regioner, finns det en typ som är bunden till ett specifikt område – lokala toll-free-nummer. Dina kunder kan bara ringa dem gratis inom landet. För internationella samtal debiteras de på samma sätt som när de ringer ett vanligt telefonnummer.

#3 Internationella toll-free-nummer

Som vi sa kan du ta emot inkommande samtal från vilket land som helst i världen helt kostnadsfritt med toll-free-nummer. Men när du ringer utomlands måste du lägga till motsvarande landskod före gratisprefixet för att skapa ett internationellt toll-free-nummer. 

Till exempel: 

• Storbritannien: +44 (888) 123 456
• USA: +1 (888) 123 456
• Spanien: +34 (888) 123 456
• Tyskland: +49 (888) 123 456

FAQ: Kan man ringa toll-free-nummer internationellt?

Ja, du kan ringa toll-free-nummer internationellt, men för vanliga nationella 800-nummer debiteras vanligtvis utländska uppringare med en normal utlandstaxa. För att globala kunder ska kunna nå ditt företag gratis måste du köpa ett internationellt toll-free-nummer (ITFN) via din VoIP-leverantör, vilket vidarebefordrar utlandssamtal direkt till ditt team medan du står för kostnaden.

#4 Virtuella toll-free-nummer

Denna typ är uteslutande kopplad till molnbaserade VoIP-telefonsystem, där toll-free-nummer ingår i månatliga prenumerationer. VoIP-leverantören fungerar som en distributör av numren.

Förutom att ringa och ta emot samtal ger ett toll-free-nummer i ett VoIP-abonnemang tillgång till många extrafunktioner. Dessa inkluderar kompetensbaserad eller samtalsbaserad dirigering, röstbrevlåda, analysverktyg för att mäta resultat och AI-funktioner för att helt automatisera dina processer.

Men vi kommer att berätta mer om detta senare. 

Vilka är fördelarna med toll-free-nummer?

Toll-free-nummer har nått enorma framgångar och de kan göra detsamma för dig. Att skaffa ett toll-free företagsnummer har faktiskt nästan inga nackdelar alls.

Låt oss gå på djupet med hur du kan dra nytta av dem:

#1 Stärk din trovärdighet

Toll-free-nummer ger en bild av ett professionellt och etablerat företag. Varför är det så? Dels är välkända storföretag kända för dem – 99 % av dem använder ett toll-free-nummer, och det är bara i USA. Dels tyder ett sådant nummer på en internationell närvaro.

Det fungerar logiskt nog till fördel för mindre företag och tillväxtbolag som strävar efter global framgång. Toll-free-nummer hjälper till att tvätta bort stämpeln av att dessa företag skulle vara mindre seriösa än sina större konkurrenter.

#2 Öka samtalsvolymerna

Att veta att det inte kostar skjortan att ringa ett toll-free-nummer motiverar fler kunder att kontakta dig – även om deras ärende inte är jättebrådskande.

Det ger dig två fördelar: 

För det första blir kunder som tvekar inför din produkt mer benägna att kontakta dig och lösa sina frågor. För det andra, och detta går hand i hand med den första fördelen, bygger du en bild av ett omtänksamt företag, vilket stärker deras lojalitet, ökar nöjdheten och minskar kundbortfallet. 

Det är dock värt att komma ihåg att högre samtalsvolymer kan innebära mer stress för dina agenter. 

Ladda ner vår e-bok om hur du ökar produktiviteten i ditt callcenter för att få värdefulla tips:

#3 Byt fast telefoni mot molnet

Även om det inte direkt handlar om fördelarna med att använda ett gratisnummer, hänger det ihop med möjligheten att skaffa ett. Med gratisnummer har du friheten att välja vilken plattform du vill använda dem på. Och här kommer vi tillbaka till leverantörer av molnbaserad IP-telefoni. 

Vi lovade att fördjupa oss i detta ämne, så här kommer det:

När du väljer att skaffa gratisnummer via en VoIP-leverantör kan du också ta bort fasta telefonlinjer och samla all din kommunikation i ett gemensamt onlineverktyg. 

VoIP-programvara integreras dessutom med dina favoritverktyg och gör det väldigt enkelt att skala upp eller ner. Du kan lägga till eller ta bort gratisnummer baserat på samtalsvolym eller antal agenter, vilket är perfekt om företagets storlek varierar.

Hos CloudTalk erbjuder vi gratisnummer som en grundläggande funktion i alla våra abonnemang, från €25 per användare/månad.

Kontakta vårt säljteam för att få veta mer.

Vad kostar ett gratisnummer?

Kostnaden för att skaffa ett gratisnummer beror på många faktorer, så det går inte att ge ett exakt pris. 

Det finns dock 3 huvudsakliga faktorer som påverkar priset: 

#1 Leverantören du väljer

Var du skaffar dina gratisnummer är kanske den viktigaste faktorn som påverkar den slutliga kostnaden. Det smartaste alternativet är att skaffa numret via en VoIP-leverantör. Då får du inte bara tillgång till alla avancerade funktioner vi nämnde tidigare, utan du sparar också en hel del pengar på installation och underhåll. 

VoIP-lösningar kräver väldigt lite hårdvara utöver en internetansluten enhet (mobil, dator eller surfplatta) och ett headset. Bara detta sparar dig hundratals, ibland tusentals, euro. Enligt business.com kan kostnaden för lokal hårdvara för ett team med 20 användare landa på uppemot €7,500.

Dessutom behövs ingen IT-tekniker för att installera infrastrukturen, eftersom du kan installera programvaran själv på bara några minuter. Du behöver inte heller betala för underhåll eftersom det sköts av din VoIP-leverantör. 

I princip betalar du bara en månatlig abonnemangsavgift, som vanligtvis ligger mellan €10 och €100 per användare/månad, samt för själva gratisnumret, vilket i genomsnitt kostar mellan €5 och €30.

#2 Avgifter för inkommande och utgående samtal

Som du säkert redan vet innebär gratisnummer att ägaren, det vill säga du, står för alla samtalskostnader för varje samtal. Se till att noggrant kontrollera vilka villkor din leverantör har för gratisnummer.

Vissa leverantörer tar betalt för varje samtal som rings och tas emot på ditt nummer. Det rör sig om så kallade samtalskopplingsavgifter (för inkommande samtal) och samtalsavslutningsavgifter (för utgående samtal). 

Generellt sett finns det 3 prisalternativ för gratisnummer:

• Prissättning per minut: du betalar en liten avgift för varje minut som spenderas i samtalet.
• Abonnemangspriser: Du får ett visst antal minuter från din leverantör beroende på vilket abonnemang du köper.
• Paketerade minuter: Du betalar en fast summa för ett fast antal minuter, till exempel 300 minuter per användare/månad.

#3 Uppringarens plats

Priset på gratissamtal beror också på var uppringaren befinner sig. Om du befinner dig i USA och någon ringer dig från Kanada är det billigare än om någon ringer dig från Australien.

Låt oss säga att samtalsavgiften för grannlandet är €0.02 per minut. Avgiften från andra sidan jorden kan stiga till €0.10 per minut. Detta gäller dock ofta traditionella fasta telefonsystem, då många VoIP-leverantörer redan har denna avgift inkluderad i sina månadsabonnemang. 

Hur skaffar man ett gratisnummer?

Nu när du har lärt dig allt som finns att veta om gratisnummer är det dags att skaffa ett. Det är faktiskt förvånansvärt enkelt. 

Du gör det i 3 enkla steg: 

#1 Bestäm dig för ditt gratisnummer

Innan du gör något annat bör du bestämma dig för vilken typ av gratisnummer och prefix du vill ha. Det kan vara standard, lokalt, internationellt eller någon annan typ. 

Eftersom det är hög efterfrågan på gratisnummer måste du också ta reda på om det nummer du har valt är ledigt. Detta sköts dock av din leverantör, så du behöver inte göra någon egen research.

För att öka chansen att ditt gratisnummer är ledigt bör du inte begränsa dig till det mest efterfrågade 800-prefixet. Du kan till exempel överväga det nyare formatet 866. 

#2 Välj en leverantör

För att få det gratisnummer du önskar kan du kontakta en RespOrg (Responsible Organization), vilket är ett företag med behörighet att indexera dessa nummer och tilldela dem till ditt företag. Dessa är vanligtvis leverantörer av mobil- och fasttelefoni. 

Men som du redan vet fungerar även de VoIP-leverantörer som erbjuder virtuella VoIP-nummer som RespOrgs. Allt du behöver göra är att välja en, kontakta deras säljteam, välja ett abonnemang som passar dina behov, berätta vilket gratisnummer du vill ha och låta dem installera det åt dig. 

#3 Börja använda ditt gratisnummer

När ditt gratisnummer är installerat kan du börja ringa från det direkt. Om ditt gratisnummer har stöd för sms kan du även skicka och ta emot sms med det. 

Glöm inte att utnyttja alla extra VoIP-funktioner till fullo. Ställ till exempel in din IVR-samtalsstyrning för att personifiera uppringarens resa och förbättra deras upplevelse. 

Det sista du inte får glömma är att marknadsföra ditt nya gratisnummer i alla kanaler för att se till att kunderna vet hur enkelt de kan nå dig. 

När allt kommer omkring har en studie visat att kunder är mer benägna att handla om de enkelt kan hitta ett gratisnummer på din webbplats!

Skaffa ditt gratisnummer i dag

Gratisnummer erbjuder företag ett utmärkt sätt att etablera en direkt och professionell kommunikationskanal med kunderna, så att de kan nå dig utan att drabbas av samtalskostnader. 

Detta bygger inte bara förtroende och trovärdighet, utan öppnar också nya vägar för kundengagemang och nöjdhet. Från smidig dirigering till effektiv samtalshantering är gratisnummer mångsidiga verktyg som hjälper företag att effektivisera sina kommunikationsprocesser.

För att utforska gratisnumrens potential och ta del av deras fördelar kan du överväga att välja en VoIP-lösning som CloudTalk. Vår programvara erbjuder också en rad ytterligare funktioner, integrationer och AI-funktioner som kan hjälpa dig att lyfta din företagskommunikation. 

Så missa inte chansen att förbättra din kundservice och räckvidd. Nästa gång en kund behöver de tjänster du erbjuder kommer de att ringa det nummer de känner till.