Was ist eine gebührenfreie Telefonnummer, wie funktioniert sie und wie erhalten Sie eine?

Allein in den USA generieren gebührenfreie Nummern einen geschätzten Jahresumsatz von €200 Milliarden. Unternehmen, die gebührenfreie Nummern nutzen, verzeichneten zudem ein Umsatzwachstum von 30%. 

Das liegt daran, dass die Möglichkeit, Unternehmen einfach und kostenlos anzurufen, eine bessere Kundenbindung fördert und somit die Zufriedenheit und Loyalität stärkt. Es ist also kein Geheimnis, dass täglich mehr als 8.000 neue gebührenfreie Nummern registriert werden. 

In diesem Blog untersuchen wir, was gebührenfreie Nummern sind, wie sie funktionieren, was sie kosten, wie man sie erhält und wie genau Ihr Unternehmen davon profitieren kann.

Was ist eine gebührenfreie Telefonnummer?

Um die Bedeutung einer gebührenfreien Nummer vollständig zu verstehen, stellen Sie sich diese wie ein R-Gespräch vor: Das empfangende Unternehmen übernimmt alle Telekommunikationsgebühren, sodass der Kunde absolut nichts bezahlt. Stattdessen trägt der Inhaber der Nummer die Kosten – also der Empfänger des Anrufs. Was bedeutet eine gebührenfreie Nummer also in der Praxis für ein Unternehmen? Es ist ein reibungsloses Kundenservice-Erlebnis, bei dem Käufer eine Nummer mit einer 800er-Vorwahl wählen können, um völlig kostenlos mit Ihren Vertriebs- oder Support-Mitarbeitern in Kontakt zu treten.

Sie erkennen eine gebührenfreie Nummer an ihrem ungewöhnlichen Format. Sie beginnt mit bestimmten Vorwahlen, wovon die 800 die gängigste ist. 

Der Hauptzweck gebührenfreier Nummern besteht darin, den Kontakt zu Ihrem Unternehmen einprägsam zu machen. Zudem bauen sie eine Brücke zwischen Ihnen und Ihren Kunden. Indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, Sie anzurufen, ohne sich über teure Ferngesprächsgebühren Gedanken machen zu müssen, vermitteln Sie ein Gefühl von Sicherheit.

Aus diesem Grund werden gebührenfreie Nummern typischerweise im Vertrieb, im Kundenservice und in anderen Abteilungen mit direktem Kundenkontakt eingesetzt.

Wie funktionieren gebührenfreie Nummern?

Wenn ein Kunde eine gebührenfreie Nummer wählt, wird der Anruf über ein Netzwerk von Telekommunikationsanbietern zum Empfänger weitergeleitet. Dem Empfänger werden dann Gebühren basierend auf verschiedenen Kriterien berechnet (mehr dazu später), während der Kunde nichts bezahlt – unabhängig davon, von wo oder mit welchem Gerät der Anruf getätigt wird.

Sie können gebührenfreie Nummern genau so anrufen wie jede andere Nummer auch. Es gibt jedoch eine Sache zu beachten: Um eine gebührenfreie Nummer anzurufen, müssen Sie in manchen Ländern eine „1“ vor der eigentlichen gebührenfreien Vorwahl wählen. 

Das sieht dann so aus:

• 1 (800) 123 456…
• 1 (855) 123 456…
• 1 (877) 123 456…

Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass gebührenfreie Vorwahlen austauschbar sind. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass Sie selbst bei Wahl derselben Rufnummer mit einer anderen Vorwahl mit einem anderen Empfänger verbunden werden. 

Stellen Sie sich diese Vorwahlen wie Ortsvorwahlen für ein Land vor, in dem Sie anrufen möchten. Um diesen „Bereich“ zu kontaktieren, müssen Sie die Vorwahl wählen, die dem jeweiligen Standort entspricht. 

Gebührenfreie vs. lokale Nummern

Bevor wir in den Vergleich einsteigen, definieren wir kurz, was lokale Nummern sind. Wie wir bereits im obigen Beispiel angedeutet haben, besitzen diese Nummern eine spezifische Ortsvorwahl, die von der Region abhängt, in der Sie anrufen möchten.  

Zum Beispiel: 

• Madrid: +34 (91) 123-4567
• Berlin: +49 (30) 123-4567
• Paris: +33 (1) 123-4567
• New York City (alle): +1 (917) 123-4567

Was ist der Unterschied zwischen lokalen und gebührenfreien Nummern?

Wir haben bereits erwähnt, dass lokale Nummern an einen bestimmten Standort gebunden sind. Dies ist der erste große Unterschied, da gebührenfreie Nummern geografisch nicht standortgebunden sind. Allein an der Vorwahl einer gebührenfreien Nummer kann der Anrufer nicht erkennen, in welcher Stadt oder welchem Land er anruft.

Sehen wir uns nun die weiteren Hauptunterschiede an:

Sollten Sie eine lokale oder eine gebührenfreie Nummer wählen?

Das hängt stark von Ihren Anforderungen ab. Stellen Sie sich zunächst diese zwei Fragen:

• Frage: „Habe ich einen lokalen Kundenstamm oder ist mein Unternehmen international ausgerichtet?“ 

Antwort: Wenn Ihr Unternehmen nur lokal agiert, sind lokale Nummern völlig ausreichend. Sie vermitteln das Image eines nahbaren, lokalen Service und stärken das Vertrauen in der Region. Internationale Unternehmen profitieren hingegen stärker von gebührenfreien Nummern, da diese mit etablierten Firmen assoziiert werden und keinen länderspezifischen Charakter aufweisen. 

• Frage: „Plane ich, mein Unternehmen in naher Zukunft ins Ausland auszuweiten?“

Antwort: Diese Frage ist recht einfach zu beantworten → Wenn Sie global wachsen möchten, lohnt es sich, sofort eine gebührenfreie Nummer zu erwerben, anstatt diese später ändern zu müssen.

Arten von gebührenfreien Nummern

Obwohl gebührenfreie Nummern oft nur eine dreistellige Vorwahl haben, gibt es verschiedene Typen, die jeweils unterschiedliche Zwecke erfüllen. 

Hier ist eine Übersicht: 

#1 Standardmäßige gebührenfreie Nummern

„Standardmäßige“ gebührenfreie Nummern sind die bekanntesten. Sie beginnen meist mit einer 8. Anrufer können diese von überall auf der Welt anwählen.

Sehen wir sie uns genauer an:

Standardmäßige gebührenfreie Nummer 800

Was sind 800er-Nummern? Diese Vorwahl ist die älteste und bekannteste. Wie bereits erwähnt, löste ihre Einführung durch AT&T einen riesigen Marktboom aus. Diese berühmte, leicht zu merkende Geschäftsnummer wird stark mit Glaubwürdigkeit und Etablierung assoziiert. Doch wie alles hat auch sie einen Haken – aufgrund ihrer Beliebtheit ist es sehr schwierig, eine solche Nummer zu bekommen. 

Und Sie werden gleich verstehen, warum so viel Trubel darum gemacht wird:

Es ist erwiesen, dass die Nummer 800 die mit Abstand beste Conversion-Rate erzielt → fast 60% höher als die der neueren Vorwahl 866. 

Andere standardmäßige gebührenfreie Nummern können sein:

• 833
• 844
• 855
• 866
• 877
• 888 

#2 Lokale gebührenfreie Nummern

Obwohl gebührenfreie Nummern im Allgemeinen nicht an geografische Regionen gebunden sind, gibt es einen Typ, der nur für ein bestimmtes Gebiet gilt: lokale gebührenfreie Nummern. Ihre Kunden können diese nur im Inland kostenlos anrufen. Bei internationalen Anrufen werden ihnen die normalen Auslandsgebühren berechnet, genau wie bei einem herkömmlichen Telefonat.

#3 Internationale gebührenfreie Nummern

Wie bereits erwähnt, können Sie mit gebührenfreien Nummern eingehende Anrufe aus jedem Land der Welt kostenlos empfangen. Bei Anrufen aus dem Ausland müssen Sie jedoch die entsprechende Landesvorwahl vor die gebührenfreie Nummer setzen, um eine internationale gebührenfreie Nummer zu erstellen. 

Zum Beispiel: 

• UK: +44 (888) 123 456
• USA: +1 (888) 123 456
• Spanien: +34 (888) 123 456
• Deutschland: +49 (888) 123 456

FAQ: Kann man gebührenfreie Nummern aus dem Ausland anrufen?

Ja, Sie können gebührenfreie Nummern aus dem Ausland anrufen, aber bei standardmäßigen inländischen 800er-Nummern fallen für den Anrufer aus dem Ausland meist die üblichen internationalen Gebühren an. Damit globale Kunden Ihr Unternehmen kostenlos erreichen können, müssen Sie über Ihren VoIP-Anbieter eine internationale gebührenfreie Rufnummer (ITFN) einrichten. Diese leitet Anrufe aus dem Ausland direkt an Ihr Team weiter, während Sie die Kosten tragen.

#4 Virtuelle gebührenfreie Nummern

Dieser Typ ist ausschließlich mit cloudbasierten VoIP-Telefonsystemen verknüpft, bei denen gebührenfreie Nummern Teil des monatlichen Abonnements sind. Der VoIP-Anbieter fungiert dabei als Verteiler der gebührenfreien Nummern.

Neben dem Tätigen und Empfangen von Anrufen bietet die Integration Ihrer gebührenfreien Nummer in einen VoIP-Tarif viele zusätzliche Funktionen. Dazu gehören kompetenz- oder anruferbasiertes Routing, Voicemail, Analysen zur Leistungsmessung und KI-gestützte Funktionen zur vollständigen Automatisierung Ihrer Prozesse.

Aber dazu später mehr. 

Welche Vorteile bieten gebührenfreie Nummern?

Gebührenfreie Nummern haben einen enormen Erfolg verzeichnet und können auch Ihnen zum Erfolg verhelfen. Tatsächlich hat die Einrichtung einer gebührenfreien Geschäftsnummer fast nur Vorteile.

Sehen wir uns genauer an, wie Sie davon profitieren können:

#1 Steigern Sie Ihre Glaubwürdigkeit

Gebührenfreie Nummern vermitteln das Image eines professionellen, etablierten Unternehmens. Warum ist das so? Zum einen sind vertrauenswürdige Großunternehmen bekannt dafür – 99% von ihnen nutzen eine gebührenfreie Nummer (und das allein in den USA). Zum anderen deutet eine solche Nummer auf eine internationale Präsenz hin.

Das spielt logischerweise kleinen Unternehmen und KMUs in die Karten, die globalen Erfolg anstreben. Gebührenfreie Nummern tragen dazu bei, das Vorurteil abzubauen, diese Unternehmen seien weniger seriös als ihre größeren Konkurrenten.

#2 Erhöhen Sie das Anrufvolumen

Das Wissen, dass ein Anruf bei einer gebührenfreien Nummer kein Loch in die Haushaltskasse reißt, motiviert mehr Kunden, Sie zu kontaktieren – selbst wenn ihr Anliegen nicht extrem dringend ist.

Das bringt Ihnen zwei Vorteile: 

Erstens werden Kunden, die bei Ihrem Produkt noch unentschlossen sind, eher geneigt sein, Sie zu kontaktieren, um offene Fragen zu klären. Zweitens – und das geht Hand in Hand mit dem ersten Vorteil – bauen Sie das Image eines fürsorglichen Unternehmens auf, was die Loyalität stärkt, die Zufriedenheit verbessert und die Abwanderungsquote senkt. 

Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass ein höheres Anrufaufkommen Ihre Mitarbeiter auch belasten kann. 

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#3 Wechseln Sie vom Festnetz in die Cloud

Auch wenn es sich nicht direkt auf den Vorteil der Nutzung einer gebührenfreien Nummer bezieht, hängt es doch eng mit der Möglichkeit zusammen, eine solche zu erwerben. Gebührenfreie Nummern bieten Ihnen die Freiheit zu wählen, auf welcher Plattform Sie diese nutzen möchten. Und hier schließt sich der Kreis zu den VoIP-Cloud-Telefonie-Anbietern. 

Wir haben versprochen, dieses Thema noch weiter zu vertiefen. Los geht's:

Wenn Sie sich dafür entscheiden, gebührenfreie Nummern bei einem VoIP-Anbieter zu erwerben, können Sie auch auf Festnetzanschlüsse verzichten und Ihre gesamte Kommunikation in einem gemeinsamen Online-Bereich zusammenführen. 

Die VoIP-Software lässt sich zudem in Ihre bevorzugten Tools integrieren und ermöglicht eine mühelose Skalierung. Sie können gebührenfreie Nummern je nach Anrufvolumen oder Anzahl der Agenten hinzufügen oder entfernen – ideal, wenn sich Ihre Unternehmensgröße dynamisch verändert.

Bei CloudTalk bieten wir gebührenfreie Nummern als grundlegendes Feature in jedem Abonnement an, bereits ab €25 pro Nutzer/Monat.

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Was kosten gebührenfreie Nummern?

Die Kosten für den Erwerb einer gebührenfreien Nummer hängen von vielen Faktoren ab, weshalb sich ein genauer Preis pauschal nicht nennen lässt. 

Es gibt jedoch 3 Hauptfaktoren, die den Preis beeinflussen: 

#1 Der gewählte Anbieter

Wo Sie Ihre gebührenfreien Nummern erwerben, ist vielleicht der wichtigste Faktor für die Endkosten. Die klügste Option ist der Erwerb der Nummer über einen VoIP-Anbieter. Damit erhalten Sie nicht nur alle zuvor genannten fortschrittlichen Funktionen, sondern sparen auch erhebliche Kosten bei der Einrichtung und Wartung. 

VoIP-Lösungen erfordern kaum Hardware außer einem internetfähigen Gerät (Mobiltelefon, Computer oder Tablet) und einem Headset. Diese Tatsache spart Ihnen bereits hunderte, manchmal tausende Euro. Laut business.com können die Hardwarekosten vor Ort für ein Team von 20 Nutzern auf bis zu €7.500 ansteigen.

Zudem ist kein IT-Spezialist für die Einrichtung der Infrastruktur erforderlich, da Sie die Software in wenigen Minuten selbst implementieren können. Auch die Wartung geht nicht zu Ihren Lasten, da sie von Ihrem VoIP-Anbieter übernommen wird. 

Im Grunde zahlen Sie nur eine monatliche Abonnementgebühr, die in der Regel zwischen €10 und €100 pro Nutzer/Monat liegt, sowie für die gebührenfreie Nummer selbst, die im Durchschnitt zwischen €5 und €30 kosten kann.

#2 Gebühren für ein- und ausgehende Anrufe

Wie Sie bereits wissen, übernimmt der Inhaber einer gebührenfreien Nummer – also Sie – alle Verbindungsgebühren für jeden Anruf. Prüfen Sie daher genau die Konditionen Ihres Anbieters für gebührenfreie Telefonate.

Einige Anbieter berechnen jeden getätigten und empfangenen Anruf auf Ihrer Nummer. Dabei handelt es sich um sogenannte Anrufaufbaugebühren (für eingehende Anrufe) und Anrufbeendigungsgebühren (für ausgehende Anrufe). 

In der Regel gibt es 3 Optionen bei der Tarifgestaltung für gebührenfreie Nummern:

• Preise pro Minute: Sie zahlen eine geringe Gebühr für jede Minute, die Sie in der Leitung verbringen.
• Tarifkonditionen: Sie erhalten von Ihrem Anbieter ein bestimmtes Minutenkontingent, das von dem von Ihnen erworbenen Abonnement abhängt.
• Inklusivminuten-Pakete: Sie zahlen einen festen Betrag für eine feste Anzahl von Minuten, z. B. 300 Minuten pro Nutzer/Monat.

#3 Standort des Anrufers

Der Preis für gebührenfreie Anrufe hängt auch davon ab, wo sich der Anrufer befindet. Wenn Sie in den USA sitzen und jemand Sie aus Kanada anruft, ist das günstiger, als wenn Sie jemand aus Australien anruft.

Angenommen, die Anrufgebühr für das Nachbarland beträgt €0,02 pro Minute. Die Gebühr vom anderen Ende der Welt kann auf €0,10 pro Minute ansteigen. Dies ist jedoch häufig bei herkömmlichen Festnetssystemen der Fall, da viele VoIP-Anbieter diese Gebühren bereits in ihre monatlichen Abonnements integriert haben. 

Wie man eine gebührenfreie Nummer einrichtet

Nachdem Sie nun alles Wissenswerte über gebührenfreie Nummern erfahren haben, ist es an der Zeit, eine einzurichten. Das ist überraschend einfach. 

Dies gelingt in 3 einfachen Schritten: 

#1 Entscheiden Sie sich für Ihre gebührenfreie Nummer

Bevor Sie etwas anderes tun, entscheiden Sie sich für die Art der gebührenfreien Nummer und die Vorwahl, die Sie wünschen. Sie kann standardmäßig, lokal, international oder von einer anderen Art sein. 

Da die Nachfrage nach gebührenfreien Nummern hoch ist, müssen Sie auch wissen, ob Ihre Wunschnummer verfügbar ist. Dies übernimmt jedoch Ihr Anbieter für Sie, sodass auf Ihrer Seite keine Recherche nötig ist.

Um die Chancen auf eine freie Nummer zu erhöhen, sollten Sie sich nicht nur auf die am häufigsten nachgefragte Vorwahl 800 beschränken. Sie können beispielsweise das neuere Format 866 in Betracht ziehen. 

#2 Wählen Sie einen Anbieter

Um die gewünschte gebührenfreie Nummer zu erhalten, können Sie sich an eine RespOrg (Responsible Organization) wenden. Dabei handelt es sich um ein Unternehmen, das berechtigt ist, diese Nummern zu verwalten und Ihrem Unternehmen zuzuweisen. In der Regel sind dies Mobilfunk- und Festnetzanbieter. 

Wie Sie jedoch bereits wissen, fungieren auch VoIP-Anbieter, die gebührenfreie VoIP-Nummern anbieten, als RespOrgs. Sie müssen lediglich einen Anbieter auswählen, dessen Vertriebsteam kontaktieren, einen passenden Tarif wählen, Ihre Wunschnummer angeben und diese für sich einrichten lassen. 

#3 Starten Sie mit Ihrer gebührenfreien Nummer

Sobald die Einrichtung Ihrer gebührenfreien Nummer abgeschlossen ist, können Sie sofort damit telefonieren. Wenn Ihre gebührenfreie Nummer SMS-fähig ist, können Sie darüber auch SMS senden und empfangen. 

Vergessen Sie nicht, die zusätzlichen VoIP-Funktionen voll auszuschöpfen. Richten Sie beispielsweise Ihr IVR-Anrufer-Routing ein, um den Weg der Anrufer zu personalisieren und deren Kundenerfahrung zu verbessern. 

Schließlich sollten Sie nicht vergessen, Ihre neue gebührenfreie Nummer auf allen Kanälen zu bewerben, damit Ihre Kunden wissen, wie einfach sie Sie erreichen können. 

Schließlich hat eine Studie bewiesen, dass Kunden eher geneigt sind zu kaufen, wenn sie auf Ihrer Website leicht eine gebührenfreie Nummer finden können!

Sichern Sie sich noch heute Ihre gebührenfreie Nummer

Gebührenfreie Nummern bieten Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit, einen direkten und professionellen Kommunikationskanal zu Kunden aufzubauen, sodass diese Sie kontaktieren können, ohne dass ihnen Anrufkosten entstehen. 

Dies stärkt nicht nur das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit, sondern eröffnet auch neue Wege für Kundenbindung und -zufriedenheit. Vom nahtlosen Routing bis zum effizienten Anrufmanagement sind gebührenfreie Nummern vielseitige Tools, die Unternehmen dabei helfen, ihre Kommunikationsprozesse zu optimieren.

Um das Potenzial gebührenfreier Nummern zu entdecken und von deren Vorteilen zu profitieren, sollten Sie sich für eine VoIP-Lösung wie CloudTalk entscheiden. Unsere Software bietet zudem eine Reihe zusätzlicher Funktionen, Integrationen und KI-gestützter Features, mit denen Sie Ihre Unternehmenskommunikation auf ein neues Level heben können. 

Lassen Sie sich die Chance nicht entgehen, Ihren Kundenservice und Ihre Reichweite zu verbessern. Wenn ein Kunde das nächste Mal Ihre Dienste benötigt, wird er die Nummer anrufen, die er bereits kennt.