Wat is een gratis nummer, hoe werkt het en hoe krijgt u er een?

Alleen al in de VS genereren gratis nummers naar schatting €200 miljard aan jaarlijkse omzet. Bedrijven die gratis nummers gebruiken, zagen ook een stijging van 30% in het aantal aankopen. 

Dat komt omdat de mogelijkheid om bedrijven eenvoudig en gratis te bellen zorgt voor een betere band met klanten, wat hun tevredenheid en loyaliteit vergroot. Het is dan ook geen verrassing dat er dagelijks meer dan 8.000 gratis nummers worden geregistreerd. 

In deze blog leggen we uit wat gratis nummers zijn, hoe ze werken, wat ze kosten, hoe u ze aanvraagt en hoe uw bedrijf er precies van kan profiteren.

Wat is een gratis nummer?

Om de betekenis van een gratis nummer goed te begrijpen, kunt u het zien als een gesprek met omgekeerde kosten: het ontvangende bedrijf betaalt alle telecomkosten, zodat de klant helemaal niets betaalt. De kosten worden gedekt door de eigenaar van het nummer, oftewel de ontvanger van de oproep. Dus, wat betekent een gratis nummer in de praktijk voor een bedrijf? Het is een drempelvrije klantenservice-ervaring waarbij kopers een nummer met een 800-kengetal kunnen bellen om volledig gratis in contact te komen met uw sales- of supportmedewerkers.

U herkent een gratis nummer aan de afwijkende indeling. Het begint met specifieke netnummers, waarvan 800 het meest voorkomt. 

Het belangrijkste doel van gratis nummers is om uw bedrijf makkelijk bereikbaar en herkenbaar te maken. Ze vormen een brug tussen u en uw klanten. Door hen de mogelijkheid te geven u te bellen zonder zich zorgen te hoeven maken over hoge kosten voor interlokaal bellen, wekt u vertrouwen.

Daarom worden gratis nummers meestal gebruikt door sales, klantenservice en andere afdelingen die rechtstreeks contact hebben met klanten.

Hoe werken gratis nummers?

Wanneer een klant een gratis nummer belt, wordt de oproep via een netwerk van telecomproviders naar de ontvanger geleid. De ontvanger betaalt vervolgens op basis van verschillende factoren (hierover later meer), terwijl de klant niets betaalt, ongeacht de locatie of het apparaat waarmee wordt gebeld.

U kunt gratis nummers op precies dezelfde manier bellen als elk ander nummer. Er is echter één ding om rekening mee te houden. Om in sommige landen (zoals de VS) een gratis nummer te bellen, moet u eerst een „1” draaien voor het daadwerkelijke gratis kengetal. 

Dat ziet er zo uit:

• 1 (800) 123 456…
• 1 (855) 123 456…
• 1 (877) 123 456…

Veel mensen denken dat gratis kengetallen onderling uitwisselbaar zijn. Het is echter belangrijk om te weten dat zelfs als u hetzelfde abonneenummer belt, een ander kengetal u met een andere ontvanger verbindt. 

Zie deze kengetallen als de netnummers van een regio of land dat u wilt bellen. Om contact op te nemen met die specifieke „regio”, moet u het kengetal kiezen dat bij die locatie hoort. 

Gratis vs. lokale nummers

Voordat we de vergelijking maken, definiëren we kort wat lokale nummers zijn. Zoals hierboven al kort aangegeven, hebben deze nummers een specifiek netnummer dat hoort bij de regio die u wilt bellen.  

Bijvoorbeeld: 

• Madrid: +34 (91) 123-4567
• Berlijn: +49 (30) 123-4567
• Parijs: +33 (1) 123-4567
• New York City (alle): +1 (917) 123-4567

Wat is het verschil tussen lokale en gratis nummers?

We gaven al aan dat lokale nummers gekoppeld zijn aan een specifieke locatie. Dit is het eerste grote verschil, aangezien gratis nummers geografisch onafhankelijk zijn. Aan het kengetal van een gratis nummer kan de beller niet zien naar welke stad of welk land hij belt.

Laten we eens kijken naar de andere belangrijke verschillen:

Moet u een lokaal of een gratis nummer nemen?

Dit hangt sterk af van uw behoeften, maar u kunt beginnen met uzelf deze twee vragen te stellen:

• Vraag: „Richt ik me op een lokale doelgroep, of is mijn bedrijf internationaal actief?” 

Antwoord: Als uw bedrijf lokaal actief is, zijn lokale nummers voldoende. Ze stralen het karakter uit van een kleine, lokale service en bouwen vertrouwen op binnen de lokale gemeenschap. Internationale bedrijven profiteren daarentegen meer van gratis nummers, omdat deze worden geassocieerd met grotere, gevestigde bedrijven en geen landspecifiek karakter hebben. 

• Vraag: „Ben ik van plan om mijn bedrijf binnenkort uit te breiden naar het buitenland?”

Antwoord: Dit is vrij eenvoudig → Als het uw plan is om internationaal te groeien, is het verstandig om meteen een gratis nummer te nemen, in plaats van dit later te moeten wijzigen.

Soorten gratis nummers

Hoewel gratis nummers vaak met dezelfde cijfers beginnen, zijn er verschillende soorten die elk een eigen doel dienen. 

Dit is het overzicht: 

#1 Standaard gratis nummers

„Standaard” gratis nummers zijn het meest bekend en beginnen meestal met een 8. Bellers kunnen ze overal ter wereld bereiken.

Laten we ze eens van dichterbij bekijken:

Het standaard gratis 800-nummer

Wat zijn 800-nummers? Dit kengetal is het oudste en meest herkenbare. We gaven al aan dat toen AT&T dit voor het eerst introduceerde, het voor een enorme groei op de markt zorgde. Dit bekende, makkelijk te onthouden zakelijke telefoonnummer wordt sterk geassocieerd met betrouwbaarheid en autoriteit. Maar elk voordeel heeft zijn nadeel: door de populariteit is het erg lastig om er nog een te bemachtigen. 

En u zult snel begrijpen waarom er zo'n run op is:

Het is bewezen dat het nummer 800 veruit de beste conversieratio heeft → bijna 60% hoger dan die van het nieuwere 866. 

Andere standaard gratis nummers zijn bijvoorbeeld:

• 833
• 844
• 855
• 866
• 877
• 888 

#2 Lokale gratis nummers

Hoewel gratis nummers over het algemeen niet gebonden zijn aan geografische regio's, is er één type dat wel gekoppeld is aan een specifiek gebied: lokale gratis nummers. Uw klanten kunnen deze alleen gratis bellen binnen het eigen land. Voor internationale gesprekken betalen ze hetzelfde tarief als voor een normaal telefoonnummer.

#3 Internationale gratis nummers

Met gratis nummers kunt u inkomende oproepen uit elk land ter wereld gratis ontvangen. Als u echter vanuit het buitenland wilt worden gebeld, moet u een landnummer voor het gratis kengetal plaatsen en zo een internationaal gratis nummer aanmaken. 

Bijvoorbeeld: 

• VK: +44 (888) 123 456
• VS: +1 (888) 123 456
• Spanje: +34 (888) 123 456
• Duitsland: +49 (888) 123 456

FAQ: Kunt u gratis nummers internationaal bellen?

Ja, u kunt gratis nummers internationaal bellen, maar bij standaard binnenlandse 800-nummers betaalt de beller vanuit het buitenland meestal het normale internationale tarief. Om internationale klanten uw bedrijf gratis te laten bereiken, moet u een International Toll-Free Number (ITFN) aanschaffen via uw VoIP-provider, die oproepen uit het buitenland rechtstreeks naar uw team doorschakelt terwijl u de kosten dekt.

#4 Virtuele gratis nummers

Dit type is uitsluitend gekoppeld aan cloud-gebaseerde VoIP-telefoonsystemen, waarbij gratis nummers deel uitmaken van een maandelijks abonnement. De VoIP-provider fungeert hierbij als de leverancier van de gratis nummers.

Naast het bellen en gebeld worden, biedt het kiezen van een gratis nummer binnen een VoIP-pakket veel extra functies. Denk hierbij aan routering op basis van vaardigheden of bellergegevens, voicemail, statistieken om prestaties te meten en door AI aangedreven functies om uw processen volledig te automatiseren.

Maar daarover later meer. 

Wat zijn de voordelen van gratis nummers?

Gratis nummers zijn een enorm succes geworden en kunnen voor uw bedrijf hetzelfde betekenen. Het aanvragen van een gratis zakelijk telefoonnummer heeft eigenlijk bijna geen nadelen.

Laten we eens dieper ingaan op de voordelen voor uw organisatie:

#1 Vergroot uw betrouwbaarheid

Gratis nummers stralen professionaliteit en betrouwbaarheid uit. Hoe komt dat? Enerzijds staan bekende, grote bedrijven erom bekend – 99% van hen gebruikt een gratis nummer, en dat is alleen nog maar in de VS. Anderzijds duidt het op een internationale aanwezigheid.

Dat werkt logischerwijs in het voordeel van kleinere bedrijven en mkb'ers die internationale ambities hebben. Gratis nummers helpen om het vooroordeel weg te nemen dat deze bedrijven minder professioneel zijn dan hun grotere concurrenten.

#2 Verhoog het aantal oproepen

De wetenschap dat bellen geen geld kost, stimuleert klanten om sneller contact met u op te nemen – zelfs als hun vraag of probleem niet direct haast heeft.

Dat levert u twee voordelen op: 

Ten eerste zullen twijfelende klanten sneller geneigd zijn contact op te nemen om hun vragen te stellen. Ten tweede, en dit hangt samen met het eerste voordeel, bouwt u het imago op van een betrokken bedrijf, wat de loyaliteit vergroot, de tevredenheid verbetert en het klantverloop verlaagt. 

Het is echter wel belangrijk om te beseffen dat een groter aantal oproepen voor meer druk op uw medewerkers kan zorgen. 

Download ons e-book over het verhogen van de productiviteit in uw callcenter voor waardevolle tips:

#3 Vervang vaste lijnen door de cloud

Hoewel dit misschien niet direct te maken heeft met het voordeel van het gebruik van een gratis nummer, is het wel verbonden met de mogelijkheid om er een aan te schaffen. Gratis nummers geven u de vrijheid om te kiezen op welk platform u ze wilt gebruiken. En zo komen we weer uit bij de VoIP-cloudtelefonieproviders. 

We hebben beloofd hier dieper op in te gaan, dus bij dezen:

Wanneer u besluit om gratis nummers af te nemen bij een VoIP-provider, kunt u ook vaste lijnen overbodig maken en al uw communicatie samenbrengen in één online omgeving. 

VoIP-software integreert bovendien naadloos met uw favoriete tools en is heel eenvoudig op te schalen. U kunt gratis nummers toevoegen of verwijderen op basis van het belvolume of het aantal medewerkers, wat ideaal is als uw bedrijfsgrootte fluctueert.

Bij CloudTalk bieden we gratis nummers aan als standaardfunctionaliteit in elk abonnement,  vanaf €25 per gebruiker/maand.

Neem contact op met ons salesteam voor meer informatie.

Hoeveel kost een gratis nummer?

De kosten voor het aanschaffen van een gratis nummer hangen af van veel factoren, waardoor het lastig is om een exacte prijs te noemen. 

Toch zijn er 3 belangrijke factoren die de prijs bepalen: 

#1 De provider die u kiest

Waar u uw gratis nummers aanschaft, is misschien wel de belangrijkste factor voor de uiteindelijke prijs. De slimste optie is om het nummer via een VoIP-provider te registreren. Hiermee profiteert u niet alleen van alle geavanceerde functies die we eerder noemden, maar bespaart u ook aanzienlijk op de implementatie en het onderhoud. 

Voor VoIP-oplossingen is nauwelijks hardware nodig, behalve een apparaat met internetverbinding (smartphone, computer of tablet) en een headset. Dit bespaart u direct honderden of zelfs duizenden euro's. Volgens business.com kunnen de hardwarekosten op locatie voor een team van 20 gebruikers oplopen tot wel €7.500.

Daarnaast is er geen IT-specialist nodig om uw infrastructuur in te richten, aangezien u de software in een paar minuten zelf kunt implementeren. Ook het onderhoud kost u niets, want dat wordt volledig verzorgd door uw VoIP-provider. 

In feite betaalt u alleen een maandelijks abonnement, dat meestal tussen de €10 en €100 per gebruiker/maand ligt, en de kosten voor het gratis nummer zelf, die gemiddeld tussen de €5 en €30 liggen.

#2 Kosten voor inkomende en uitgaande oproepen

Zoals u inmiddels weet, draait u als eigenaar van een gratis nummer zelf op voor de telefoonkosten van elk gesprek. Controleer daarom goed welke tarieven uw provider hanteert voor gratis nummers.

Sommige providers brengen kosten in rekening voor elk gesprek dat via uw nummer wordt gevoerd. Dit zijn de zogenaamde starttarieven voor inkomende gesprekken (call origination) en eindtarieven voor uitgaande gesprekken (call termination). 

Over het algemeen zijn er 3 opties voor de tarieven van gratis nummers:

• Tarieven per minuut: u betaalt een klein bedrag voor elke minuut dat u in gesprek bent.
• Inbegrepen minuten: u krijgt een bepaald aantal minuten van uw provider, afhankelijk van het abonnement dat u kiest.
• Minutenbundels: u betaalt een vast bedrag voor een vast aantal minuten, bijvoorbeeld 300 minuten per gebruiker/maand.

#3 Locatie van de beller

De prijs van gesprekken naar een gratis nummer hangt ook af van de locatie van de beller. Als u zich in de VS bevindt en iemand belt u vanuit Canada, is dat goedkoper dan wanneer iemand u vanuit Australië belt.

Stel dat het tarief voor bellen vanuit een buurland €0,02 per minuut is. Het tarief vanaf de andere kant van de wereld kan oplopen tot €0,10 per minuut. Dit is echter vaak het geval bij traditionele vaste telefonie, aangezien veel VoIP-providers deze kosten al hebben opgenomen in hun maandelijkse abonnementen. 

Hoe vraagt u een gratis nummer aan?

Nu u alles weet over gratis nummers, is het tijd om er een aan te vragen. Dat is verrassend eenvoudig. 

Dit doet u in 3 simpestappen: 

#1 Kies uw gratis nummer

Voordat u actie onderneemt, bepaalt u welk type gratis nummer en netnummer u wilt. Dit kan een standaard, lokaal, internationaal of ander type nummer zijn. 

Omdat er veel vraag is naar gratis nummers, moet u controleren of het gewenste nummer nog beschikbaar is. Uw provider regelt dit gelukkig voor u, dus u hoeft zelf geen onderzoek te doen.

Om de kans op een beschikbaar nummer te vergroten, kunt u ook kijken naar alternatieve netnummers in plaats van alleen de meest populaire opties.

#2 Kies een provider

Om het gewenste gratis nummer te krijgen, kunt u contact opnemen met een RespOrg (Responsible Organization), een organisatie die gemachtigd is om deze nummers te beheren en toe te wijzen aan bedrijven. Dit zijn meestal mobiele en vaste telecomproviders. 

Maar zoals u inmiddels weet, fungeren ook VoIP-providers die gratis VoIP-nummers aanbieden als RespOrg. Het enige wat u hoeft te doen is er een te kiezen, contact op te nemen met hun salesteam, een passend abonnement te selecteren, door te geven welk nummer u wilt en zij regelen de rest. 

#3 Neem uw gratis nummer in gebruik

Zodra uw gratis nummer actief is, kunt u er direct mee bellen. Als uw gratis nummer sms-functionaliteit ondersteunt, kunt u er ook sms-berichten mee verzenden en ontvangen. 

Vergeet niet om optimaal gebruik te maken van de extra VoIP-functies. Stel bijvoorbeeld IVR-oproeproutering in om bellers persoonlijk te woord te staan en hun klantervaring te verbeteren. 

Tot slot is het belangrijk om uw nieuwe gratis nummer via al uw kanalen te promoten, zodat klanten weten hoe eenvoudig ze u kunnen bereiken. 

Uit onderzoek blijkt tenslotte dat klanten eerder geneigd zijn tot een aankoop over te gaan als ze gemakkelijk een gratis nummer op uw website kunnen vinden!

Vraag vandaag nog uw gratis nummer aan

Gratis nummers bieden bedrijven een uitstekende manier om een direct en professioneel communicatiekanaal met klanten op te zetten, zodat zij u kosteloos kunnen bereiken. 

Dit vergroot niet alleen het vertrouwen en de geloofwaardigheid, maar biedt ook nieuwe mogelijkheden voor klantbetrokkenheid en -tevredenheid. Van flexibele routering tot efficiënt wachtrijbeheer: gratis nummers zijn veelzijdige hulpmiddelen die uw bedrijf helpen communicatieprocessen te stroomlijnen.

Als u de mogelijkheden van gratis nummers wilt ontdekken en van de voordelen wilt profiteren, kies dan voor een VoIP-oplossing zoals CloudTalk. Onze software biedt daarnaast een reeks extra functies, integraties en AI-mogelijkheden om uw zakelijke communicatie naar een hoger niveau te tillen. 

Laat deze kans om uw klantenservice en bereikbaarheid te verbeteren dus niet liggen. De volgende keer dat een klant uw diensten nodig heeft, bellen ze het nummer dat ze al kennen.