¿Qué es un número gratuito, cómo funciona y cómo conseguirlo?

Solo en EE. UU., los números gratuitos generan un valor estimado de €200.000 millones en ventas anuales. Las empresas que utilizan números gratuitos también han notado un crecimiento del 30% en las compras. 

Esto se debe a que la posibilidad de llamar a las empresas de forma sencilla y gratuita fomenta una mejor conexión con los clientes, aumentando así su satisfacción y fidelidad. Por eso, no es ningún misterio que se registren más de 8.000 números gratuitos cada día. 

In este blog, exploraremos qué son los números gratuitos, cómo funcionan, cuánto cuestan, cómo obtenerlos y cómo exactamente puede beneficiarse tu empresa de ellos.

¿Qué es un número gratuito?

Para comprender plenamente el significado de una llamada gratuita, piensa en ella como una conversación de cobro revertido: la empresa receptora cubre todas las tarifas de telecomunicaciones, garantizando que el cliente no pague absolutamente nada. En su lugar, el coste lo asume el propietario del número, es decir, el receptor de la llamada. Entonces, ¿qué es una llamada gratuita en un entorno empresarial real? Es una experiencia de atención al cliente sin fricciones en la que los compradores pueden marcar un número con prefijo de tipo 800 para ponerse en contacto con tus agentes de ventas o asistencia de forma totalmente gratuita.

Puedes reconocer un número gratuito por su formato poco convencional. Comienza con prefijos específicos, siendo el más común el 800. 

El principal objetivo de los números gratuitos es hacer que el contacto de tu empresa sea memorable. También crean un puente entre tú y tus clientes. Al darles la opción de llamarte sin preocuparse por los costosos cargos de larga distancia, les transmites una sensación de seguridad.

Por este motivo, los números gratuitos suelen ser utilizados por los departamentos de ventas, atención al cliente y otras áreas de cara al público.

¿Cómo funcionan los números gratuitos?

Cuando un cliente marca un número gratuito, la llamada se enruta a través de una red de proveedores de telecomunicaciones hasta el destinatario. A este se le cobra en función de diferentes atributos (hablaremos de ellos más adelante), mientras que el cliente no paga nada, independientemente de dónde o desde qué dispositivo realice la llamada.

Puedes llamar a los números gratuitos exactamente de la misma manera que a cualquier otro número. Sin embargo, hay que tener en cuenta una cosa. Para llamar a un número gratuito en EE. UU., hay que marcar el «1» antes del prefijo gratuito real. 

Debería verse así:

• 1 (800) 123 456…
• 1 (855) 123 456…
• 1 (877) 123 456…

Un error común es pensar que los prefijos gratuitos son intercambiables. Sin embargo, es importante entender que, aunque estés llamando al mismo número, un prefijo diferente te conectará con un destinatario distinto. 

Imagina estos prefijos como códigos de área de un país al que quieres llamar. Para contactar con esa «zona», tienes que elegir el código que corresponda a la ubicación en cuestión. 

Números gratuitos frente a números locales

Antes de entrar en la comparación, definamos brevemente qué son los números locales. Como ya hemos sugerido en el ejemplo anterior de los números gratuitos, estos números tienen un código de área específico, según la región a la que se quiera llamar.  

Por ejemplo: 

• Madrid: +34 (91) 123-4567
• Berlín: +49 (30) 123-4567
• París: +33 (1) 123-4567
• Nueva York (todos): +1 (917) 123-4567

¿Cuál es la diferencia entre los números locales y los gratuitos?

Ya hemos mencionado que los números locales están vinculados a una ubicación específica. Esta es la primera gran diferencia, ya que los números gratuitos no dependen de la ubicación geográfica. Solo por el prefijo de un número gratuito, quien llama no puede saber a qué ciudad o país está telefoneando.

Ahora, echemos un vistazo a las otras diferencias clave:

¿Deberías adquirir un número local o uno gratuito?

Depende en gran medida de tus necesidades, pero puedes empezar haciéndote estas 2 preguntas:

• Pregunta: «¿Tengo una base de clientes locales o mi negocio se extiende a nivel internacional?» 

Respuesta: Si tu negocio opera a nivel local, los números locales serán suficientes. Evocarán la imagen de un servicio pequeño y local, y generarán confianza en la comunidad de la zona. Por el contrario, las empresas internacionales se benefician más de los números gratuitos, gracias a su asociación con compañías consolidadas y a su carácter genérico, que no depende del país. 

• Pregunta: «¿Tengo previsto expandir mi negocio al extranjero a corto plazo?»

Respuesta: Esta es bastante sencilla → Si tu plan es crecer globalmente, vale la pena adquirir un número gratuito de inmediato en lugar de tener que cambiarlo más adelante.

Tipos de números gratuitos

Aunque los números gratuitos solo tienen 3 dígitos de prefijo, existen muchos tipos, cada uno con una finalidad única. 

Aquí tienes un desglose: 

#1 Números gratuitos estándar

Los números gratuitos «estándar» son los más conocidos y siempre empiezan por 8. Quienes llaman pueden marcarlos desde cualquier parte del mundo.

Echemos un vistazo más de cerca:

Número gratuito estándar 800

¿Qué son los números 800? Este prefijo es el más antiguo y el más reconocido. Ya hemos mencionado que cuando AT&T lo introdujo por primera vez, causó un enorme auge en el mercado. Este famoso número de teléfono comercial, fácil de recordar, se asocia firmemente con la credibilidad y la consolidación empresarial. Pero, como todo, tiene su inconveniente: debido a su popularidad, es muy difícil de conseguir. 

Y ahora vas a entender por qué hay tanto revuelo a su alrededor:

Está demostrado que el número 800 tiene con diferencia la mejor tasa de conversión → casi un 60% más alta que la del prefijo más reciente, el 866. 

Otros números gratuitos estándar pueden ser:

• 833
• 844
• 855
• 866
• 877
• 888 

#2 Números gratuitos locales

Aunque los números gratuitos en general no están vinculados a regiones geográficas, existe un tipo que sí lo está: los números gratuitos locales. Tus clientes solo pueden llamar a ellos de forma gratuita a nivel nacional. Para las llamadas internacionales, se les cobrará lo mismo que al llamar a un número de teléfono normal.

#3 Números gratuitos internacionales

Como decíamos, con los números gratuitos se pueden recibir llamadas entrantes de cualquier país del mundo sin coste alguno. Sin embargo, al llamar al extranjero, hay que añadir el prefijo telefónico del país correspondiente antes del prefijo gratuito y crear un número internacional. 

Por ejemplo: 

• Reino Unido: +44 (888) 123 456
• EE. UU.: +1 (888) 123 456
• España: +34 (888) 123 456
• Alemania: +49 (888) 123 456

Preguntas frecuentes: ¿Se puede llamar a los números gratuitos desde el extranjero?

Sí, se puede llamar a los números gratuitos desde el extranjero, pero los números 800 nacionales estándar suelen cobrar a la persona que llama desde fuera del país la tarifa internacional normal. Para permitir que los clientes globales se comuniquen con tu empresa de forma gratuita, debes adquirir un número gratuito internacional a través de tu proveedor de VoIP, que enruta las llamadas del extranjero directamente a tu equipo mientras tú asumes el coste.

#4 Número gratuito virtual

Este tipo está asociado únicamente a los sistemas de telefonía VoIP en la nube, donde los números gratuitos forman parte de las suscripciones mensuales. El proveedor de VoIP funciona como distribuidor de los números gratuitos.

Además de realizar y recibir llamadas, elegir obtener tu número gratuito dentro de un plan de VoIP aporta muchas funciones adicionales. Entre ellas se incluyen el enrutamiento basado en habilidades o el enrutamiento basado en el llamante, el buzón de voz, análisis para medir el rendimiento y funciones con IA para automatizar por completo tus procesos.

Pero te contaremos más sobre esto más adelante. 

¿Cuáles son las ventajas de los números gratuitos?

Los números gratuitos han alcanzado un éxito tremendo y pueden aportarte lo mismo a ti. En realidad, conseguir un número de teléfono comercial gratuito no tiene casi ningún inconveniente.

Analicemos en profundidad cómo puedes beneficiarte de ellos:

#1 Aumenta tu credibilidad

Los números gratuitos transmiten la imagen de una empresa profesional y consolidada. ¿A qué se debe esto? Por un lado, las grandes empresas de confianza son famosas por utilizarlos: el 99% de ellas cuenta con un número gratuito, y eso solo en EE. UU. En segundo lugar, disponer de uno indica presencia internacional.

Lógicamente, esto beneficia a las pequeñas empresas y pymes que aspiran al éxito global. Los números gratuitos ayudan a eliminar la etiqueta de que estas empresas son menos legítimas que sus competidores más grandes.

#2 Incrementa el volumen de llamadas

Saber que no tendrán que pagar un dineral al llamar a un número gratuito motiva a más clientes a ponerse en contacto contigo, incluso si su problema no es muy urgente.

Eso te aporta dos ventajas: 

En primer lugar, los clientes que duden sobre tu producto se sentirán más inclinados a ponerse en contacto contigo para resolver sus dudas. En segundo lugar, y esto va de la mano con la primera ventaja, proyectarás la imagen de una empresa que se preocupa por sus clientes, lo que aumentará su fidelidad, mejorará la satisfacción y reducirá la pérdida de clientes. 

Sin embargo, hay que admitir que un mayor volumen de llamadas puede estresar a tus agentes. 

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#3 Cambia los teléfonos fijos por la nube

Aunque no esté directamente relacionado con la ventaja de utilizar un número gratuito, sí que está vinculado a la posibilidad de adquirir uno. Los números gratuitos te dan la libertad de elegir en qué plataforma deseas utilizarlos. Y aquí es donde volvemos a los proveedores de telefonía en la nube VoIP. 

Prometimos que profundizaríamos en este tema, así que allá vamos:

Al elegir adquirir números gratuitos a través de un proveedor de VoIP, también puedes eliminar las líneas fijas y unificar toda tu comunicación en un espacio compartido en línea. 

El software de VoIP también se integra con tus herramientas preferidas y facilita enormemente la escalabilidad. Puedes añadir o eliminar números gratuitos en función del volumen de llamadas o del número de agentes, lo cual es perfecto si el tamaño de tu empresa fluctúa.

En CloudTalk, ofrecemos números gratuitos como una función esencial en cada plan de suscripción,  a partir de €25 por usuario/mes.

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¿Cuánto cuestan los números gratuitos?

El coste de adquirir un número gratuito depende de muchos factores, por lo que determinar un precio exacto no es realmente posible. 

Aun así, existen 3 factores principales que afectan al precio: 

#1 El proveedor que elijas

El lugar donde adquieras tus números gratuitos es quizás el factor más importante que influye en el coste final. La opción más inteligente es obtener el número a través de un proveedor de VoIP. No solo dispondrás de todas las funciones avanzadas que hemos mencionado antes, sino que también ahorrarás una cantidad significativa de dinero en implementación y mantenimiento. 

Las soluciones de VoIP requieren poco equipamiento aparte de un dispositivo con conexión a internet (teléfono móvil, ordenador o tableta) y unos auriculares. Este hecho ya te ahorra cientos, a veces miles, de euros. Según business.com, el precio del hardware físico local para un equipo de 20 usuarios puede ascender hasta los €7.500.

Además, no es necesario que un profesional de TI configure tu infraestructura, ya que puedes implementar el software tú mismo en cuestión de minutos. El mantenimiento tampoco corre de tu cuenta, ya que lo realiza tu proveedor de VoIP. 

Básicamente, solo tendrás que pagar una cuota de suscripción mensual, que suele oscilar entre €10 y €100 por usuario/mes, y por el propio número gratuito, que puede costarte entre €5 y €30 de media.

#2 Cargos por llamadas entrantes y salientes

Como ya sabes, los números gratuitos requieren que el propietario, es decir, tú, cubra todos los cargos del servicio telefónico para cada llamada. Asegúrate de comprobar detenidamente las condiciones de tu proveedor en relación con las tarifas de las llamadas gratuitas.

Algunos proveedores cobran por cada llamada realizada y recibida en tu número. Estas son las llamadas tarifas de origen de la llamada (para llamadas entrantes) y tarifas de terminación de la llamada (para llamadas salientes). 

Por lo general, existen 3 opciones de precios de números gratuitos:

• Precios por minuto: pagas una pequeña tarifa por cada minuto que pases al teléfono.
• Tarifas de planes: obtendrás una cierta cantidad de minutos de tu proveedor dependiendo del plan de suscripción que adquieras.
• Minutos agrupados: pagas una cantidad fija de dinero por un número fijo de minutos, como por ejemplo 300 minutos por usuario/mes.

#3 Ubicación de la persona que llama

El precio de las llamadas gratuitas también depende de dónde se encuentre la persona que llama. Si estás en EE. UU. y alguien te llama desde Canadá, será más barato que si alguien te llama desde Australia.

Supongamos que la tarifa de llamada para el país vecino es de €0.02 por minuto. La tarifa desde el otro lado del mundo puede ascender a €0.10 por minuto. Sin embargo, esto suele ocurrir con los sistemas telefónicos fijos, ya que muchos proveedores de VoIP ya tienen esta tarifa incorporada en sus suscripciones mensuales. 

¿Cómo conseguir un número gratuito?

Ahora que has aprendido todo lo que hay que saber sobre los números gratuitos, es hora de adquirir uno. Hacerlo es sorprendentemente sencillo. 

Puedes hacerlo en 3 sencillos pasos: 

#1 Decide cuál será tu número gratuito

Antes de hacer cualquier otra cosa, decide el tipo de número gratuito y el prefijo que deseas. Puede ser estándar, local, internacional o de cualquier otro tipo. 

Dado que existe una gran demanda de números gratuitos, también necesitarás saber si el que has elegido está disponible. No obstante, de esto se encarga tu proveedor, por lo que no es necesario que investigues por tu cuenta.

Para aumentar las posibilidades de que tu número gratuito esté disponible, no te limites al prefijo 800, que es el más solicitado. Por ejemplo, puedes considerar el formato más reciente, el 866. 

#2 Elige un proveedor

Para conseguir el número gratuito que deseas, puedes ponerte en contacto con una RespOrg (Organización Responsable), que es una empresa autorizada para indexar estos números y asignarlos a tu negocio. Suelen ser proveedores de servicios de telefonía móvil y fija. 

Pero, como ya sabes, los proveedores de VoIP que ofrecen números de VoIP también funcionan como RespOrgs. Todo lo que tienes que hacer es elegir uno, ponerte en contacto con su equipo de ventas, seleccionar un plan que se adapte a tus necesidades, decirles qué número gratuito quieres y dejar que lo implementen por ti. 

#3 Empieza a utilizar tu número gratuito

Una vez completada la configuración de tu número gratuito, podrás empezar a realizar llamadas desde él de inmediato. Si tu número gratuito permite el envío de mensajes de texto, también podrás enviar y recibir SMS con él. 

No olvides aprovechar al máximo las funciones adicionales de VoIP. Por ejemplo, configura el enrutamiento de llamadas de tu IVR para personalizar el recorrido de las personas que llaman y mejorar su experiencia. 

Lo último que no debes olvidar es promocionar tu nuevo número gratuito en todos los canales para asegurarte de que los clientes sepan lo fácil que es ponerse en contacto contigo. 

Después de todo, un estudio demostró que los clientes tienen más probabilidades de comprar si pueden encontrar fácilmente un número gratuito en tu sitio web.

Consigue tu número gratuito hoy mismo

Los números gratuitos ofrecen a las empresas una forma excelente de establecer un canal de comunicación directo y profesional con los clientes, permitiéndoles ponerse en contacto contigo sin incurrir en costes de llamada. 

Esto no solo genera confianza y credibilidad, sino que también abre nuevas vías para el compromiso y la satisfacción del cliente. Desde un enrutamiento fluido hasta una gestión eficiente de las llamadas, los números gratuitos son herramientas versátiles que ayudan a las empresas a agilizar sus procesos de comunicación.

Para explorar el potencial de los números gratuitos y disfrutar de sus ventajas, considera elegir una solución de VoIP como CloudTalk. Nuestro software también proporciona un conjunto de funciones adicionales, integraciones y capacidades de IA que pueden ayudarte a mejorar la comunicación de tu negocio. 

Así que no dejes pasar la oportunidad de mejorar tu servicio de atención al cliente y el alcance de tu negocio. La próxima vez que un cliente necesite los servicios que ofreces, llamará al número que ya conoce.