Qué es el DID (Marcación Directa Entrante)

Las telecomunicaciones han avanzado mucho en las últimas décadas. No hace mucho tiempo, las empresas tenían que utilizar costosos teléfonos fijos para comunicarse entre sí. Hoy en día, existen diferentes opciones y servicios de telecomunicaciones para hacer las cosas más eficientes. Una de ellas es la Marcación Directa Entrante, o DID(del inglés Direct Inward Dialing?.

Si no estás seguro de cómo utilizar el DID, no te preocupes: estamos aquí para ayudarte. En esta guía, te mostraremos cómo dirigir la marcación interna y conectar con la persona que buscas. Además, destacaremos algunos de los beneficios específicos del DID para tu empresa.

¿Qué es la Marcación Directa Entrante?

El DID es un servicio que permite a las empresas tener sus propios números de teléfono exclusivos para diversos fines, como la atención al cliente o las ventas. Cuando alguien llama a un número DID, es dirigido inmediatamente a la extensión deseada.

La marcación directa entrante (DID) te permite desviar las llamadas directamente a un número concreto en lugar de tener que:

• escuchar un menú IVR y elegir entre las opciones
• esperar en una cola para ser conectado
• marcar una extensión

Curiosamente, en Europa este servicio suele ser más conocido como Marcación Directa (DDI).

Para que el DID funcione, necesitas troncales SIP. A diferencia de las líneas troncales físicas utilizadas con las RTPC, la VoIP utiliza el Protocolo de Iniciación de Sesión (SIP), que hace que las conexiones de las líneas troncales estén disponibles solo cuando se están utilizando.

Un proveedor de SIP puede utilizar troncales SIP para conectar uno, dos o tantos canales como quieras a tu centralita, dándote la opción de hacer llamadas locales, de larga distancia e internacionales a través de Internet. También puedes conectar tu centralita actual a un proveedor de troncales SIP para que puedas hacer llamadas salientes en tu sistema actual sin ninguna restricción.

¿Cómo funciona la Marcación Directa Entrante?

La marcación directa entrante funciona de dos maneras diferentes. Aunque son similares, el segundo método es mucho más popular hoy en día. Verás por qué en un momento.

#1 Dentro de la centralita

El término Marcación Directa Entrante se refería antes exclusivamente a una red dentro de una centralita. En este caso, los números DID eran un grupo de números conectados a una centralita en lugar de a cada teléfono individual.

Las líneas telefónicas físicas se denominan troncales de capacidad limitada. Cada línea está designada para servir a unos pocos números. En consecuencia, no importa cuántos números tengas en una oficina. Si solo tienes cinco líneas, podrías hacer o recibir cinco llamadas a la vez. Aunque esto parecía cómodo al principio, pronto se hizo evidente que no es la forma más eficaz de gestionar las llamadas entrantes.

#2 Con VoIP

Solo tienes que configurar de antemano el número o números de desvío con tu compañía telefónica. Cuando alguien llame a tu número principal, su llamada se desviará automáticamente al número o números que hayas especificado. Incluso puedes tener números de reenvío diferentes para el horario diurno y el nocturno.

La diferencia entre la centralita y la VoIP es que con la centralita había que asignar físicamente nuevas líneas telefónicas a un sistema de centralita. Para conseguir un nuevo número de teléfono VoIP solo tienes que ponerte en contacto con tu proveedor de VoIP. Puedes tener nuevas líneas listas el mismo día.

Además de la comodidad de añadir nuevos números rápidamente, la VoIP aporta muchas otras ventajas. Principalmente, abre la posibilidad de tener un número prácticamente ilimitado de llamadas a la vez, todo ello a través de un sistema digital, en lugar de una anticuada red centralita analógica.

Para la mayoría de las empresas de hoy en día, la VoIP es mucho más barata y eficiente que tener DID con un sistema de centralita. También hay mucho espacio para la flexibilidad. No estás bloqueado con un contrato con un número determinado de líneas para tu negocio.

¿Qué es un número telefónico virtual (DID)?

El DID te permite desviar las llamadas directamente a un número concreto. Un número DID se asigna a una persona, departamento o función dentro de una empresa.

A diferencia de los números de teléfono tradicionales ligados a una ubicación concreta, los DID pueden reenviarse a cualquier teléfono, independientemente de su ubicación. De este modo, cuando alguien llame al número de teléfono principal de la empresa, podrá ser conectado directamente con la persona o el departamento deseado.

Aquí tienes un ejemplo…

Puedes conseguir un número de teléfono virtual con diferentes números de dígitos, del 1 al 7. Utilicemos el 5 como ejemplo sencillo. Si necesitas 100 números, es una configuración bastante fácil. Tu proveedor de telefonía puede darte los números que empiezan por

(00) 50000
(00) 50001
(00) 50002

Etc. hasta llegar a 100. Por supuesto, también puedes conseguir tu propia combinación de números preferidos.

Puedes redistribuirlo de la siguiente manera:

• El primer dígito después del 5 indica el departamento (por ejemplo, ventas – 0, servicio – 1, soporte técnico – 2).
• El segundo dígito después del 5 indica la persona (por ejemplo, director regional de ventas – 1, analista de ventas – 2).

De este modo, si quieres contactar, por ejemplo, con Carl del departamento de ventas llamando desde fuera, sabrás que su número será el (00) 50001. Mientras que si Carl fuera tu compañero de equipo en la misma oficina y utilizara la misma centralita, sólo tendrías que marcar el 01 para ponerte en contacto con él. No habría necesidad de esperar, solicitar una redirección o adivinar cuál podría ser su número.

¿Y lo mejor? Para obtener estos números adicionales, no tienes que esperar durante semanas. Solo tienes que ponerte en contacto con el proveedor de VoIP que hayas elegido y podrás tener nuevos números DID el mismo día.

Como solo es cuestión de añadir números virtuales a tu cuenta, todo el proceso es perfecto. No son necesarios los complejos procesos habituales de las centralitas.

¿Necesitas la Marcación Directa Entrante?

Aunque no son esenciales, los números DID pueden ser muy útiles en muchas situaciones.

Te aporta:

• Flexibilidad: Si tienes clientes situados en diferentes zonas horarias, los números DID son un salvavidas. Con ellos, puedes desviar las llamadas a la línea de tu oficina durante las horas de trabajo y a tu teléfono móvil fuera de ellas. Así te aseguras de estar siempre disponible para atender las llamadas, sin importar la hora del día.
• Practicidad:La marcación directa también puede ser útil si tienes muchos empleados que necesitan estar localizables por teléfono. Al asignar a cada empleado su propio número DID, los clientes podrán llegar siempre a la persona con la que necesitan hablar sin tener que pasar por un largo árbol telefónico.
• Disponibilidad: El DID también puede ser útil en caso de emergencia. Si la línea de tu oficina no funciona, puedes hacer que las llamadas se desvíen a otro número para que los clientes puedan seguir contactando contigo.

Ventajas de la Marcación Directa Entrante

Si todavía estás indeciso sobre si necesitas o no el DID, a continuación te presentamos algunas ventajas importantes. Ya hemos insinuado algunas más arriba, pero vamos a profundizar en ellas..

#1 DID te da mucha flexibilidad

Como hemos mencionado brevemente, DID es un servicio muy flexible. Se puede personalizar para que se adapte a tus necesidades específicas. Por ejemplo, puedes hacer que las llamadas se desvíen a diferentes números durante diferentes horas del día, o puedes desviar las llamadas a varios números al mismo tiempo.

Incluso puedes configurar el desvío de llamadas para que, si alguien marca la línea de tu oficina y no contestas, la llamada se desvíe a tu teléfono móvil. De este modo, nunca perderás una llamada, estés donde estés.

#2 DID te da un aspecto más profesional

Al permitir que los clientes se pongan en contacto con determinados empleados sin tener que pasar por tu línea telefónica principal, puedes dar a tu negocio un aspecto más profesional. Esto es especialmente útil si tienes una pequeña empresa o si trabajas desde casa.

Al tener un número DID, aparecerás como una empresa adecuada y más grande ante tus clientes, incluso si eres una startup con pocos empleados. Esto puede darles más confianza para hacer negocios contigo. También elimina la necesidad de que los clientes recuerden varios números de extensiones.

#3 El DID genera un ahorro importante

El DID es también una gran manera de ahorrar tu dinero. En primer lugar, elimina la necesidad de tener una línea telefónica distinta para cada empleado.

Si tienes empleados que trabajan desde casa o que viajan a menudo, puedes hacer que sus llamadas se desvíen a sus teléfonos móviles para no tener que pagar los gastos de larga distancia. El DID también puede ahorrarte dinero en tu factura de teléfono al permitirte elegir un número local, aunque tu empresa esté situada en otra ciudad.

¿Cómo consigo el DID?

El punto de partida es utilizar una gran herramienta de centro de llamadas que tenga una función DID integrada, como CloudTalk. Una vez que tengas resuelta esa parte, piensa en todos los números que quieres tener en tu sistema y pide a tu proveedor de centros de llamadas que te ayude.

Como parte del proceso de onboarding, se te pedirá que compartas tus requerimientos. Una vez que tu centro de llamadas esté en marcha, puedes tener extensiones separadas para cada uno de tus empleados utilizando el software de centro de llamadas de CloudTalk.

Inicialmente, tendrás que elegir los números de teléfono de tu empresa. ¿No quieres conseguir nuevos? En CloudTalk, estaremos encantados de portar tus números de teléfono existentes para que estén listos para usarlos con VoIP.

Una vez que tus números principales estén en CloudTalk, podemos ayudarte a determinar cuántas líneas DID necesitas para tu negocio en función de tus necesidades.

Resumiendo

El DID es una pieza de tecnología para centros de llamadas que no solo facilita que tus clientes se pongan en contacto contigo, sino que también quita peso a los hombros de tus empleados. Si tus operaciones diarias dependen de las llamadas, el DID es un paso natural.

Hablando de pasos adelante, ¿por qué no empezar con la mejor herramienta de centro de llamadas que existe? Date de alta para obtener una prueba gratuita de CloudTalk y disfruta de la Marcación Directa Entrante y más de 70 funciones extra.

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