Cos’è il DID (Direct Inward Dialing)

Le telecomunicazioni hanno fatto molta strada negli ultimi decenni. Non è passato molto tempo da quando le aziende dovevano utilizzare dei costosi telefoni fissi per comunicare tra loro. Oggi sono disponibili diverse opzioni e servizi di telecomunicazione per rendere le cose più efficienti. Uno di questi è il Direct Inward Dialing, o DID.

Se non sai come usare il DID, non preoccuparti – siamo qui per aiutarti. In questa guida ti mostreremo come indirizzare la chiamata verso l’interno e metterti in contatto con la persona che stai cercando. Inoltre, metteremo in evidenza alcuni dei vantaggi specifici del DID per la tua azienda.

Che cos’è il Direct Inward Dialing?

Il DID è un servizio che consente alle aziende di disporre di numeri telefonici unici per diversi scopi, come l’assistenza clienti o le vendite. Quando qualcuno chiama un numero DID, viene immediatamente indirizzato all’interno desiderato.

Il Direct Inward Dialing (DID) ti consente di inoltrare le chiamate direttamente a un numero specifico invece di dover:

• ascoltare un menu IVR e scegliere tra le opzioni disponibili
• attendere in coda per essere collegati
• comporre un interno

È interessante notare che in Europa questo servizio è spesso meglio conosciuto come Direct Dial-In (DDI).

Per far funzionare i DID, è necessario disporre di trunk SIP. A differenza delle linee di collegamento fisiche utilizzate con le reti PSTN, il VoIP utilizza il Session Initiation Protocol (SIP) trunking, che rende disponibili le connessioni di linea di collegamento solo quando vengono utilizzate.

Un provider SIP può utilizzare i trunk SIP per collegare uno, due o quanti canali desideri al tuo PBX, offrendoti la possibilità di effettuare delle chiamate locali, interurbane e internazionali via Internet. Puoi anche collegare il tuo PBX esistente a un provider di trunk SIP, in modo da poter effettuare delle chiamate in uscita dal tuo sistema attuale senza alcuna restrizione.

Come funziona il Direct Inward Dialing?

Il Direct Inward Dialing funziona in due modi diversi. Pur essendo simili, il secondo metodo è oggi molto più diffuso. Tra poco capirai il perché.

#1 All’interno del PBX

In precedenza il termine Direct Inward Dialing si riferiva esclusivamente a una rete all’interno di un PBX. In questo caso, i numeri DID erano un gruppo di numeri collegati a un PBX anziché a ogni singolo telefono.

Le linee telefoniche fisiche sono chiamate trunk di capacità limitata. Ogni linea è destinata a servire alcuni numeri. Di conseguenza, non importa quanti numeri ci siano in un ufficio. Se gestisci solo cinque linee, puoi effettuare o ricevere cinque chiamate alla volta. Sebbene all’inizio sembrasse conveniente, è apparso subito evidente che non è il modo più efficiente di gestire le chiamate in entrata.

#2 Con il VoIP

Devi semplicemente impostare in anticipo il numero o i numeri di inoltro con la tua compagnia telefonica. Quando qualcuno chiama il tuo numero principale, la sua chiamata viene automaticamente inoltrata al numero o ai numeri che hai specificato. Puoi anche avere dei numeri di inoltro diversi per le ore diurne e notturne.

La differenza tra PBX e VoIP è che con il PBX bisognava assegnare fisicamente delle nuove linee telefoniche a un sistema PBX. Con il VoIP, per ottenere un nuovo numero di telefono è sufficiente contattare il proprio provider VoIP. Puoi aggiungere delle nuove linee nella stessa giornata.

Oltre alla comodità di aggiungere rapidamente nuovi numeri, il VoIP offre molti altri vantaggi. In primo luogo, offre la possibilità di avere un numero virtualmente illimitato di chiamate contemporaneamente, il tutto attraverso un sistema digitale, anziché una rete PBX analogica e ormai obsoleta.

Per la maggior parte delle aziende, il VoIP è oggi molto più economico ed efficiente di un sistema DID con centralino. C’è anche molto spazio per la flessibilità. Non sei vincolato a un contratto con un certo numero di linee per la tua azienda.

Che cos’è un numero DID?

Il DID ti consente di inoltrare le chiamate direttamente a un numero specifico. Un numero DID viene assegnato a una persona, a un reparto o a una funzione all’interno di un’azienda.

A differenza dei numeri telefonici tradizionali legati a una particolare località, i DID possono essere inoltrati a qualsiasi telefono, indipendentemente dalla sua ubicazione. In questo modo, quando qualcuno chiama il numero di telefono principale di un’azienda, può essere collegato direttamente alla persona o al reparto desiderato.

Ecco un esempio.

Puoi avere un DID con un numero diverso di cifre, da 1 a 7. Utilizziamo il numero 5 per questo semplice esempio. Se hai bisogno di 100 numeri, la configurazione è piuttosto semplice. Il tuo gestore telefonico può darti i numeri che iniziano con

(00) 50000
(00) 50001
(00) 50002

ecc. fino a raggiungere 100. Naturalmente, puoi anche ottenere la tua combinazione di numeri preferiti.

Puoi ridistribuire il file come segue:

• La prima cifra dopo il 5 indica il reparto (ad esempio, vendite – 0, assistenza – 1, supporto tecnico – 2).
• La seconda cifra dopo il 5 indica la persona (ad esempio, direttore vendite regionale – 1, sales analyst – 2).

In questo modo, se vuoi contattare, ad esempio, Carl del reparto vendite che chiama dall’esterno, sai che il suo numero sarà (00) 50001. Se invece Carl fosse un tuo collega nello stesso ufficio e utilizzasse lo stesso centralino, ti basterebbe comporre lo 01 per metterti in contatto con lui. Non c’è bisogno di aspettare, di chiedere il reindirizzamento o di indovinare quale potrebbe essere il suo numero.

La parte migliore? Per ottenere questi numeri aggiuntivi, non devi attendere settimane e settimane. Ti basta metterti in contatto con il provider VoIP che hai scelto e potrai avere nuovi numeri DID in giornata.

Poiché si tratta solo di aggiungere dei numeri virtuali al tuo account, l’intero processo è privo di intoppi. Non sono necessari i processi complessi comuni ai centralini telefonici.

Hai bisogno di un Direct Inward Dialing?

Pur non essendo indispensabili, i numeri DID possono essere estremamente utili in molte situazioni.

Ti portano:

• Flessibilità: Se hai dei clienti o dei committenti che si trovano in fusi orari diversi, il DID è una salvezza. Dato che puoi inoltrare le chiamate alla tua linea d’ufficio durante l’orario di lavoro e al tuo cellulare al di fuori di esso. In questo modo sarai sempre disponibile a rispondere alle chiamate, a prescindere dall’ora del giorno.
• Praticità: La selezione diretta può essere utile anche se hai molti dipendenti che devono essere raggiungibili via telefono. Assegnando a ciascun dipendente un proprio numero DID, i clienti e i committenti saranno sempre in grado di raggiungere la persona con cui hanno bisogno di parlare senza dover ricorrere a un lungo albero telefonico.
• Disponibilità: il DID può essere utile anche in caso di emergenza. Se la linea del tuo ufficio è guasta, puoi far inoltrare le chiamate a un altro numero, in modo che i clienti e i committenti possano comunque raggiungerti.

Vantaggi del Direct Inward Dialing

Se sei ancora indeciso se hai bisogno o meno del DID, di seguito ti elenchiamo alcuni vantaggi significativi. Ne abbiamo già accennato alcuni, ma vediamo di approfondirli..

#1 DID offre una grande flessibilità

Come abbiamo brevemente accennato, DID è un servizio molto flessibile. Può essere personalizzato per adattarsi alle tue esigenze specifiche. Ad esempio, puoi inoltrare le chiamate a numeri diversi in momenti diversi della giornata, oppure puoi inoltrare le chiamate a più numeri contemporaneamente.

Puoi anche impostare il trasferimento di chiamata, in modo che se qualcuno compone la linea dell’ufficio e tu non rispondi, la chiamata venga inoltrata al tuo cellulare. In questo modo, non perderai mai una chiamata, indipendentemente da dove ti trovi.

#2 DID conferisce un aspetto più professionale

Consentendo ai clienti di raggiungere i reparti specifici senza passare per la linea telefonica principale, puoi dare alla tua azienda un aspetto più professionale. Questo è particolarmente utile se hai una piccola impresa o se lavori da casa.

Con un numero DID, ai tuoi clienti apparirai come un’azienda vera e propria, più grande, anche se in realtà sei una startup con pochi dipendenti. Questo può dare loro maggiore fiducia nel fare affari con te. Inoltre, elimina la necessità per i clienti di ricordare più numeri di interno.

#3 DID genera un risparmio significativo

DID è anche un ottimo modo per risparmiare denaro. Prima di tutto, elimina la necessità di avere una linea telefonica separata per ogni dipendente.

Se hai dei dipendenti che lavorano da casa o che viaggiano spesso, puoi inoltrare le loro chiamate ai loro telefoni cellulari, in modo da non dover pagare le tariffe interurbane. DID può anche farti risparmiare sulla bolletta telefonica, consentendoti di scegliere un numero locale, anche se la tua azienda si trova in un’altra città.

Come ottengo un DID?

Come prima cosa devi utilizzare un ottimo strumento per call center che abbia una funzionalità DID integrata, come CloudTalk. Una volta che hai capito questa parte, pensa a tutti i numeri che vuoi nel tuo sistema e chiedi al tuo fornitore di call center di aiutarti.

Come parte del processo di onboarding, ti verrà chiesto di condividere i tuoi requisiti. Una volta che il call center è attivo e funzionante, puoi avere delle estensioni separate per ciascuno dei tuoi dipendenti utilizzando il software per call center di CloudTalk.

Inizialmente, dovresti scegliere i numeri di telefono aziendali. Non vuoi comprarne di nuovi? In CloudTalk, saremo lieti di effettuare il porting dei tuoi numeri di telefono esistenti in modo che siano pronti per essere utilizzati con il VoIP.

Una volta che i tuoi numeri principali sono in CloudTalk, possiamo aiutarti a determinare il numero di linee DID necessarie per la tua azienda in base alle tue esigenze.

Concludendo

Il DID è una tecnologia per call center che non solo facilita il contatto con i tuoi clienti, ma che toglie anche un peso alle spalle dei tuoi dipendenti. Se le operazioni quotidiane dipendono dalle chiamate, il DID è un passo avanti naturale.

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