Che cos’è il call bridging e come utilizzarlo nel call center

Le riunioni virtuali aiutano i dipendenti a rimanere connessi anche se sono lontani l’uno dall’altro. Un pezzo di tecnologia che aiuta a far accadere questi incontri tra più persone è il “call bridging” In questo post, puoi imparare cos’è un call bridge e perché è fantastico averne uno nel tuo call center.

Cos’è un Conference Call Bridge?

Un conference call bridge permette a persone in luoghi diversi di partecipare a una conversazione di gruppo virtuale allo stesso tempo. Se hai un dispositivo con una connessione internet stabile, puoi programmare e ospitare riunioni da quasiovunque e invitare chiunque tu voglia in pochi secondi.

Gli invitati possono unirsi alla chiamata su un dispositivo di loro scelta semplicemente usando un link o un numero di telefono per la conferenza. La maggior parte delle piattaforme permette anche di creare più sale conferenze o di aggiungere tanti partecipanti quanti sono necessari, in modo da poter facilmente programmare riunioni di squadra simultanee per ogni dipartimento all’interno della vostra organizzazione.

Se hai mai usato Zoom prima, sarai perfettamente familiare con questo flusso di lavoro.

Come si usa un Call Bridge?

Le conference call sono uno dei modi più efficienti per tenere le riunioni. Impostare un ponte di teleconferenza è molto più facile che riunire tutto il tuo team in una stanza.

Invia semplicemente ai partecipanti un link al meeting, al quale possono unirsi cliccando o dopo aver inserito un codice/password. Un altro modo di usare un conference bridge è tramite un numero telefonico che i partecipanti possono chiamare direttamente dal loro telefono fisso o mobile per unirsi alla conversazione.

Questo rende davvero facile per un gran numero di persone unirsi a una chiamata in una sola volta senza alcuna complicazione di unirsi a diverse stanze o di impostare un nuovo software.

Perché i Call Bridges sono più popolari che mai?

Quasi il 79% dei dipendenti crede che le riunioni virtuali siano ugualmente o addirittura più produttive di quelle di persona. Inoltre, 7 lavoratori su 10 ritengono che le riunioni virtuali siano meno stressanti di quelle regolari e6 su 10dichiarano che è più facile per loro contribuire a una discussione online che offline, perché è molto meno stressante che presentarsi di persona.

Diamo un’occhiata ai maggiori vantaggi dell’uso dei ponti telefonici rispetto alle riunioni di persona.

Costi inferiori

I costi delle riunioni di squadra nel vostro ufficio possono sembrare minimi o nulli. Tuttavia, bisogna pensare ai costi di affitto dell’ufficio, alle bollette energetiche, alle spese di pendolarismo, alle forniture, ecc.

Riunire tutti in ufficio per una riunione regolare ha un costo non indifferente.

D’altra parte, il bridging delle conferenze richiede meno tempo per programmare le riunioni e meno denaro per riunire interi team. Funziona benissimo per i team remoti e distribuiti, in quanto è possibile organizzare riunioni regolari a costo zero.

Una ricerca di Global Workplace Analytics indica che le aziende possono risparmiare 11.000 dollari all’anno per ogni dipendente incoraggiandolo a lavorare da remoto e a partecipare a riunioni online piuttosto che di persona. Inoltre, i tuoi dipendenti possono risparmiare un bel po’: in media, 2-5.000 dollari all’anno di costi di pendolarismo.

Maggiore produttività

Se impostati correttamente, i ponti di chiamata possono aiutare te, i tuoi clienti e i tuoi dipendenti a risparmiare molto tempo. Invece di perdere tempo a organizzare, programmare e tenere una riunione, puoi semplicemente invitare tutti a partecipare a un’audioconferenza a un’ora e a una data prestabilite.

Di conseguenza, puoi tenere le tue riunioni ovunque, a casa, in treno o ovunque si trovino i tuoi dipendenti e clienti. Inoltre, non hanno bisogno di molto tempo per prepararsi alle riunioni online: basta cliccare sul link pertinente o comporre un numero per partecipare in pochi minuti, senza dover fare i pendolari.

I Call Bridge sono ideali anche per affrontare problemi urgenti. Inviando a tutti coloro che devono partecipare a una riunione un link di invito insieme a una breve descrizione dell’argomento, è possibile discutere rapidamente del problema senza perdere tempo a portare tutti in ufficio o a fare più telefonate.

Sicurezza

Quando si tratta di riunioni di persona, si può essere certi che vi partecipino solo i dipendenti o i partner, ma che dire delle teleconferenze? L’ultima cosa che vuoi è che qualcuno non autorizzato ascolti le tue riunioni di lavoro e usi le informazioni discusse contro di te.

Fortunatamente, non è il caso di preoccuparsi. La maggior parte delle sale conferenze sono protette da codici PIN che i partecipanti devono fornire prima di entrare, e si può anche bloccare completamente la sala una volta che tutti sono entrati. Le chiamate sono inoltre criptate, per cui è difficile che qualcuno possa ascoltare le vostre riunioni di lavoro.

È inoltre possibile creare link unici per ogni indirizzo e-mail invitato. In questo modo, solo la persona desiderata può partecipare alla chiamata. Inoltre, il padrone di casa deve far entrare qualcuno nella riunione e non può entrare senza preavviso.

Ecocompatibilità

Il ricorso alle teleconferenze è un modo eccellente per le aziende di ridurre l’impronta di carbonio, in un momento in cui la lotta al riscaldamento globale e all’inquinamento è una questione sempre più urgente. Forse vi sorprenderà sapere che se il 50% dei lavoratori statunitensi passasse metà del proprio tempo a lavorare in remoto, le emissioni di gas serra si ridurrebbero in modo analogo alla rimozione definitiva della forza lavoro dello Stato di New York.

Poiché le teleconferenze non richiedono che i partecipanti si rechino al luogo della riunione, questo tipo di chiamate può anche ridurre enormemente il consumo di carburante per tutti, oltre a far risparmiare tempo.

La riduzione del consumo di carta è un altro vantaggio significativo. Agende, memo, rapporti, modifiche e raccomandazioni possono essere condivisi in formato digitale invece di essere stampati per ogni partecipante. Secondo il Natural Resources Defense Council, rinunciando alla carta si risparmia non solo denaro, ma anche energia e fatica.

Tante funzioni utili

Infine, è possibile accedere a una serie di funzioni di call bridge per rendere le riunioni più produttive e coinvolgenti per i partecipanti. Ad esempio, è possibile scegliere di registrare l’intera riunione per poterla riascoltare in un secondo momento o condividerla con le persone che non hanno potuto partecipare alla chiamata.

Il trasferimento di file è un’altra funzione utile che consente a te o ai membri del tuo team di condividere facilmente documenti importanti tra di loro durante una chiamata, in modo da essere sicuri che tutti siano sulla stessa pagina.

Conclusioni

Come si può notare, sono molti i motivi per cui i call bridge stanno crescendo di popolarità. Risparmiano tempo e denaro che di solito verrebbero spesi per risolvere ogni tipo di problema organizzativo e il tuo team può partecipare alle riunioni quasi istantaneamente anche se si trova lontano dall’ufficio in un determinato momento. I call bridge possono anche farti risparmiare molto denaro, migliorare le tue relazioni con i lavoratori a distanza o con i clienti stranieri e aiutare l’ambiente.

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