Come creare un call center?

Data la loro diffusione, creare un call center non può essere troppo difficile. Oppure sì? Ecco come puoi fare per creare il tuo call center partendo da zero.

With the global cloud-based contact center market expected to grow to 20.93 billion USD by 2022, there’s no doubt that virtual call centers are a popular solution. No wonder: they operate beyond physical offices and bring multiple benefits to any contact center. 

Given their popularity, getting virtual call centers off the ground can’t be that difficult. Contrary to “physical” call centers, their deployment is not as challenging, time-consuming, and expensive. After all, virtual call centers don’t require much equipment to start things off. 

In sostanza, i call center virtuali sfruttano la tecnologia VoIP e software basati su cloud, per facilitare l’avvio e la ricezione di chiamate online, da qualsiasi dispositivo e luogo. Per garantire la perfetta funzionalità di un call center virtuale, tutto ciò che occorre è una connessione internet stabile.

Learn what is a virtual call center and why should you have one?

Avviare un call center virtuale

Proprio perché non serve molto per il funzionamento di un call center virtuale, realizzarlo è abbastanza facile. Sai qual è la parte migliore? Quando avrai avviato la tua attività di call center virtuale, la manutenzione e gli aggiornamenti del software per la sua gestione sarà a carico di terzi , che ti aiuteranno per l’intero processo. Ecco in parole povere, cosa significa avviare un call center virtuale.

Prima di partire con il tuo call center, dovrai considerare alcune cose:

1 Pensa all’attività cui vorresti dedicare il tuo call center

Per prima cosa devi decidere il tipo di call center che ti interessa. Questo determina le funzioni che dovrai utilizzare per gestire l’attività del tuo call center, e anche i servizi che puoi offrire e non ultimo le competenze che occorrono al tuo team.

Dato che i call center possono svolgere molti compiti, esistono diversi tipi di call center virtuale. Un modo per fare la tua scelta velocemente è decidere se ti interessa un call center inbound, cioè per ricevere chiamate, o outbound, per effettuarle. Qui di seguito trovo le differenze fra call center inbound e outbound più in dettaglio.

2 Stabilisci la struttura della tua organizzazione

Quand hai deciso il tipo di call center che ti interessa, è il momento di pensare alla struttura organizzativa (così come al budget). Con un call center tradizionale, si devono fare importanti investimenti per le attrezzature da ufficio, l’affitto, e Internet ad alta velocità. Con un call center virtuale, non ci sono spese per queste cose.

Ti serve solo una buona cuffia con microfono e una connessione internet stabile.

Of course, your budget might vary, depending on the preferred setup and focus of your call center. No matter the exact choice, though, you should definitely put some budget aside for salaries and proper call center software. Speaking of: 

3 Scegli il software giusto per il tuo call center!

L’offerta del mercato riguardo ai gestionali per call center virtuale è molto ampia, e per fare una scelta corretta occorre stabilire alcuni punti fondamentali. Abbiamo già parlato dei criteri per aiutare a scegliere il software per call center più adatto alle diverse esigenze nella nostra guida passo passo:

Una volta che hai fatto la tua scelta, ricorda che l’installazione non dovrebbe richiedere troppo tempo, perché se fosse così, lo sottrarresti alla vera attività del tuo call center virtuale.

Se l’installazione è stata eseguita correttamente, nella maggior parte dei call center basati su cloud richiede poco tempo. Spesso c’è solo da creare un account, ottenere un numero (o alcuni numeri) di telefono virtuale, modificare le impostazioni, e…il gioco è fatto! Sei pronto per inviare o ricevere chiamate.

Ti ricordiamo che molti fornitori di call center virtuale offrono assistenza durante e dopo l’installazione, per cui non c’è proprio da preoccuparsi se si incontrano difficoltà in questa procedura.

Specialist of Cooltechzone.com claims that choosing & implementing the right software doesn’t end with a call center tool. To make the most of it, you might want to integrate it with other tools (such as CRM or helpdesk systems like HubSpot, depending on the need of your call center). Here’s exactly why tool integration matters in a call center. 

Guida 2022 all’acquisto del software per call center

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4 Forma un team di operatori di call center

A questo punto, dovresti avere bene in mente la tua struttura organizzativa. Ora è il momento di ripensare a quanti operatori ti servono per il tuo call center.

Ti sveliamo un segreto: il tuo call center sarà di eccellente livello se anche i tuoi collaboratori lo sono. Stai attento a non assumerne troppi però, perché influirebbe molto sui costi del tuo call center. D’altra parte, se non hai un numero sufficiente di operatori, potresti non essere in grado di rispondere a tutte le chiamate.

Ti consigliamo di iniziare con pochi, ma esperti operatori. Così avrai meno problemi di gestione. Quando inizierai a crescere, il tuo software del call center crescerà con te. Puoi semplicemente aggiungere utenti o cambiare i piani tariffari secondo le tue necessità. La cosa interessante dei call center virtuali è che i tuoi operatori possono lavorare da qualsiasi luogo, e questo ti dà accesso alla possibilità di avere persone di talento da tutto il mondo.

5 Concentrati sulla crescita del tuo business

Far decollare un’attività di call center non significa solo installare un software e formare un gruppo di collaboratori. Ciò che importa è darsi da fare per la crescita del call center.

La prima cosa da fare assolutamente è sviluppare e mantenere la cultura aziendale sin dall’inizio. Può sembrarti una cosa impegnativa, ma ne vale proprio la pena. Lavorare in un call center, pur se gestito in modo flessibile, è più difficile di quello che pensi.

È importante mantenere un forte spirito di squadra e facilitare al massimo la collaborazione fra i componenti del team. Questo è possibile se si gestisce con determinazione il call center e si tengono sotto controllo parametri importanti, per mantenere concentrato il team di operatori a raggiungere i propri obiettivi il prima possibile.

Avviare un call center: lista di controllo

Ora che abbiamo parlato a lungo di cosa occorre per avviare un call center, potresti aver bisogno di avere tutto sott’occhio velocemente, se dovesse servirti in futuro. Ecco perché bbiamo pensato di aiutarti con una lista di controllo.

Avvia il tuo call center ora

Come abbiamo visto, se ci si organizza bene e con l’aiuto del fornitore del software, è possibile far partire un call center con pochi passaggi. Assicurati di seguire la lista di controllo e scegli gli strumenti per il call center che ti servono.

Actually, if you’re ready to take your virtual call center off the ground – you should definitely check what CloudTalk has to offer in that department.