Wie gründet man ein virtuelles Call-Center?

Angesichts ihrer Beliebtheit kann die Gründung eines virtuellen Call-Centers nicht so schwierig sein. Oder doch? Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr virtuelles Callcenter von Grund auf aufbauen können.

With the global cloud-based contact center market expected to grow to 20.93 billion USD by 2022, there’s no doubt that virtual call centers are a popular solution. No wonder: they operate beyond physical offices and bring multiple benefits to any contact center. 

Given their popularity, getting virtual call centers off the ground can’t be that difficult. Contrary to “physical” call centers, their deployment is not as challenging, time-consuming, and expensive. After all, virtual call centers don’t require much equipment to start things off. 

Im Wesentlichennutzen virtuelle Callcenter VoIP und Cloud-basierte Software, um das Tätigen und Entgegennehmen von Anrufen online zu erleichtern, und zwar von so gut wie jedem Gerät und Standort aus. Solange es eine stabile Internetverbindung gibt, ist ein virtuelles Call-Center voll funktionsfähig.

Learn what is a virtual call center and why should you have one?

Einrichtung eines virtuellen Call-Centers

Die Wahrheit ist: Da für den Betrieb eines virtuellen Call-Centers nicht viel erforderlich ist, ist die Einrichtung ein ziemlich unkomplizierter Prozess. Und das Beste daran? Sobald Sie ein Unternehmen für ein virtuelles Call-Center gegründet haben, wird die eigentliche Software von einem Drittanbieter gewartet und aktualisiert, der auch während des gesamten Prozesses Unterstützung bietet. Hier erfahren Sie, wie Sie ein virtuelles Callcenter gründen können, in Kürze.

Bevor Sie ein virtuelles Call Center einrichten können, müssen Sie sich zunächst über einige Dinge klar werden:

#1 Bestimmen Sie den Schwerpunkt Ihres virtuellen Call Centers

Zuallererst ist es wichtig, sich für die Art des Call Centers zu entscheiden, das Sie einrichten wollen. Daraus ergeben sich automatisch die Funktionen, nach denen Sie in einer virtuellen Call-Center-Software suchen sollten, sowie die Dienste, die Sie tatsächlich anbieten werden, und die Fähigkeiten, die Ihr Team dafür benötigt.

Da Call-Center mehrere Zwecke erfüllen können, gibt es verschiedene Arten von virtuellen Call-Centern. Der einfachste Weg, eine Entscheidung zu treffen, besteht darin, herauszufinden, ob Sie sich ganz auf ausgehende Anrufe konzentrieren oder nur eingehende Anrufe entgegennehmen möchten. Hier ist der Unterschied zwischen Inbound- und Outbound-Callcentern, falls Sie weitere Details benötigen.

#2 Bestimmen Sie die Organisationsstruktur

Sobald Sie sich entschieden haben, welche Art von Call Center Sie betreiben wollen,ist es an der Zeit, sich Gedanken über die Organisationsstruktur (und das Budget) zu machen. Normalerweise müssten Sie erhebliche Investitionen in Büroausstattung, Miete und Hochgeschwindigkeitsinternet tätigen. Bei virtuellen Call Centern müssen Sie für all das jedoch kein Geld ausgeben.

Das Einzige, was Sie brauchen,ist ein gutes Headset mit Mikrofon und eine zuverlässige Internetverbindung.

Of course, your budget might vary, depending on the preferred setup and focus of your call center. No matter the exact choice, though, you should definitely put some budget aside for salaries and proper call center software. Speaking of: 

#3 Die richtige Software auswählen und implementieren

Bei dem großen Angebot auf dem Markt ist es gut, einige Punkte zu beachten, um die richtige Wahl zu treffen.. Wir haben die Auswahl von Call Center-Software bereits in unserem Schritt-für-Schritt-Einkaufsleitfaden behandelt, der Ihnen dabei helfen wird, das beste Werkzeug für Ihre Bedürfnisse auszuwählen:

Wenn Sie sich für eine Software entschieden haben,sollten Sie darauf achten, dass die Implementierung nicht zu lange dauert, um die Arbeit Ihres virtuellen Callcenters nicht zu behindern.

Glücklicherweise können viele Cloud-basierte Call Center-Lösungen, wenn sie richtig implementiert werden, innerhalb eines Augenblicks in Betrieb genommen werden. In vielen Fällen müssen Sie nur ein Konto einrichten, eine virtuelle Telefonnummer (oder mehrere) erhalten, ein paar Einstellungen ändern und sich darauf vorbereiten, sofort Anrufe zu tätigen und zu beantworten.

Es ist erwähnenswert, dass viele Anbieter von Callcenter-Software während des gesamten Implementierungsprozesses (und danach) Unterstützung anbieten, so dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, wenn Sie auf Schwierigkeiten stoßen.

Specialist of Cooltechzone.com claims that choosing & implementing the right software doesn’t end with a call center tool. To make the most of it, you might want to integrate it with other tools (such as CRM or helpdesk systems like HubSpot, depending on the need of your call center). Here’s exactly why tool integration matters in a call center. 

Einkaufsführer für Call Center-Software im Jahr 2020

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#4 Stellen Sie ein Team von Call Center-Agenten ein

Inzwischen sollten Sie die Organisationsstruktur bereits im Griff haben. Es ist höchste Zeit, neu zu bewerten, wie viele Call Center-Agenten Sie wirklich brauchen.

Die Sache ist die:Letztendlich ist Ihr Call Center nur so gut, wie Ihre Call Center-Agenten sind. Wenn Sie aber zu viele einstellen, müssen Sie mit zusätzlichen Kosten rechnen. Andererseits bedeutet die Einstellung von zu wenigen Mitarbeitern, dass Sie unterbesetzt sind und Probleme haben, alle Anrufe zu bewältigen, die durch Ihr Call Center kommen.

Fangen Sie jedoch klein an, mit einem erfahrenen Team. Langfristig wird es einfacher zu verwalten sein. Wenn Sie Ihr Unternehmen vergrößern, wird Ihre Call Center-Software wahrscheinlich mit Ihnen mitwachsen. Fügen Sie einfach mehr Benutzer hinzu oder ändern Sie einen Preisplan, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden. Das Gute an virtuellen Call-Centern ist, dass Ihre Agenten von überall aus arbeiten können, was Ihnen Zugang zu einem wirklich globalen Talentpool verschafft.

#5 Konzentrieren Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens

Wenn Sie ein virtuelles Callcenter einrichten, geht es nicht nur darum, die Software einzurichten und einige Agenten einzustellen. Wichtig ist, dass Sie sich nicht auf Ihren Lorbeeren ausruhen und Ihr Call Center weiter ausbauen.

Das Wichtigste ist jedoch, eine gute Kultur in Ihrem neuen Call Center aufzubauen und zu pflegen. Das erfordert Engagement, aber die Mühe lohnt sich auf jeden Fall. Die Arbeit in einem Call Center, selbst in einem so flexiblen wie einem virtuellen, ist schwieriger, als Sie vielleicht denken.

Es ist wichtig, die Stimmung hochzuhalten und die Teamarbeit so weit wie möglich zu fördern.. Dazu brauchen Sie ein starkes Call-Center-Management und kundenorientierte Kennzahlen, damit Ihr Team mitzieht und die Leistungsziele so bald wie möglich erreicht.

Einrichtung eines Call-Centers: Checkliste

Jetzt, da Sie die Einzelheiten der Gründung eines virtuellen Callcenters kennen, möchten Sie vielleicht den gesamten Prozess zum Nachschlagen griffbereit haben. Hier ist eine Checkliste für die Gründung eines Call Centers, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.

Starten Sie sofort ein Call Center-Unternehmen

Wie Sie sehen, können Sie mit einer guten Organisation und ein wenig Hilfe von einem Call Center-Softwareanbieter in nur wenigen Schritten ein Call Center-Unternehmen gründen. Achten Sie darauf, dass Sie die Checkliste befolgen und spezielle Call Center-Werkzeuge auswählen, die Ihren Anforderungen in jeder Hinsicht gerecht werden.

Actually, if you’re ready to take your virtual call center off the ground – you should definitely check what CloudTalk has to offer in that department.