O que é DDR (discagem direta ao ramal)

As telecomunicações percorreram um longo caminho nas últimas décadas. Não faz muito tempo que as empresas precisavam usar telefones fixos caros para se comunicarem. Atualmente, existem várias opções e serviços de telecomunicações disponíveis para tornar as coisas mais eficientes. Um deles é a Discagem Direta ao Ramal, ou DDR.

Se você não tiver certeza de como usar a DDR, não se preocupe – estamos aqui para ajudar. Neste guia, mostraremos como fazer uma discagem direta ao ramal e se conectar com a pessoa que você está procurando. Além disso, destacaremos alguns dos benefícios específicos da DDR para sua empresa.

O que é discagem direta ao ramal?

A DDR é um serviço que permite que as empresas tenham seus próprios números de telefone exclusivos para diversas finalidades, como suporte ao cliente ou vendas. Quando alguém liga para um número DDR, será imediatamente encaminhado para o ramal desejado.

A discagem direta ao ramal (DDR) permite que você encaminhe chamadas diretamente para um número específico em vez de ter que:

• ouvir um menu URA e escolher entre as opções
• esperar em uma fila para ser conectado
• discar um ramal

Curiosamente, na Europa, este serviço é muitas vezes mais conhecido como Direct Dial-In (DDI).

Para que a DDR funcione, você precisa de troncos SIP. Ao contrário das linhas de tronco físicas usadas com PSTNs, o VoIP usa troncos SIP (protocolo de iniciação de sessão), que apenas disponibiliza as conexões de linha de tronco quando estão sendo usadas.

Um provedor SIP pode usar troncos SIP para conectar um, dois ou quantos canais você quiser ao seu PBX, oferecendo a opção de fazer chamadas locais, interurbanas e internacionais pela internet. Você também pode conectar seu conjunto de PBX existente a um provedor de tronco SIP para poder fazer chamadas ativas em seu sistema atual sem quaisquer restrições.

Como funciona a discagem direta ao ramal?

A discagem direta ao ramal funciona de duas maneiras diferentes. Embora sejam semelhantes, o segundo método é muito mais popular hoje em dia. Você verá por que em um momento.

1 – Dentro do PBX

O termo Discagem Direta ao Ramal anteriormente referia-se exclusivamente a uma rede dentro de um PBX. Nesse caso, os números DDR eram um grupo de números conectados a um PBX e não a cada telefone individual.

As linhas telefônicas físicas são chamadas de troncos de capacidade limitada. Cada linha é designada para servir alguns números. Consequentemente, não importa quantos números você tenha em um escritório. Se você tem apenas cinco linhas, poderá fazer ou receber cinco chamadas por vez. Embora isso parecesse conveniente no início, rapidamente ficou óbvio que não é a maneira mais eficiente de lidar com chamadas recebidas.

2 – Com VoIP

Você simplesmente configura o(s) número(s) de encaminhamento com antecedência com sua companhia telefônica. Quando alguém ligar para o seu número principal, a chamada será automaticamente encaminhada para o(s) número(s) que você especificou. Você pode até ter diferentes números de encaminhamento para horas diurnas e noturnas.

A diferença entre PBX e VoIP é que com PBX, você tinha que alocar fisicamente novas linhas telefônicas para um sistema PBX. Com VoIP, obter um novo número de telefone é apenas uma questão de entrar em contato com seu provedor de VoIP. Você pode ter novas linhas adicionadas no mesmo dia.

Além da conveniência de adicionar novos números rapidamente, o VoIP traz muitos outros benefícios. Principalmente, abre a possibilidade de ter um número praticamente ilimitado de chamadas de uma só vez, tudo através de um sistema digital, em vez de uma rede PBX analógica desatualizada.

Para a maioria das empresas hoje em dia, VoIP é muito mais barato e eficiente do que ter DDR com um sistema PBX. Há muito espaço para flexibilidade também. Você não está preso a um contrato com apenas um certo número de linhas para o seu negócio.

O que é um número DDR?

DDR permite que você tenha chamadas encaminhadas diretamente para um número específico. Um número DDR é atribuído a uma pessoa, departamento ou função dentro de uma empresa.

Ao contrário dos números de telefone tradicionais vinculados a um local específico, os DDRs podem ser encaminhados para qualquer telefone, independentemente de onde esteja localizado. Dessa forma, quando alguém liga para o telefone principal de uma empresa, pode se conectar diretamente à pessoa ou departamento desejado.

Aqui está um exemplo.

Você pode obter DDR com diferentes números de dígitos, de 1 a 7. Vamos usar 5 como um exemplo simples. Se você precisar de 100 números, é uma configuração muito fácil. Sua operadora de telefonia pode fornecer números começando com

(00) 50000
(00) 50001
(00) 50002

e etc. Até chegar a 100. Claro, você também pode obter sua própria combinação de números preferidos.

Você pode redistribuí-lo da seguinte forma:

• O primeiro dígito após 5 indica o departamento (por exemplo, vendas – 0, serviço – 1, suporte técnico – 2).
• O segundo dígito após 5 indica o indivíduo (por exemplo, diretor de vendas regional – 1, analista de vendas – 2).

Dessa forma, se você quiser entrar em contato, digamos, com o Carl do departamento de vendas ligando de fora, você sabe que o número dele será (00) 50001. Considerando que se Carl fosse seu companheiro de equipe no mesmo escritório usando o mesmo PBX, você só precisaria discar 01 para entrar em contato com ele. Não haveria necessidade de esperar, solicitar redirecionamento ou adivinhar qual seria o número dele.

A melhor parte? Para obter esses números adicionais, você não precisa esperar semanas a fio. Basta entrar em contato com o provedor VoIP escolhido e você poderá ter novos números DDR no mesmo dia.

Como é apenas uma questão de adicionar números virtuais à sua conta, todo o processo é perfeito. Não há necessidade de processos complexos que são comuns para PBX.

Você precisa de discagem direta ao ramal?

Embora não sejam essenciais, os números DDR podem ser extremamente úteis em muitas situações.

Isso traz para você:

• Flexibilidade: Se você tiver clientes ou compradores localizados em fusos horários diferentes, a DDR é um salva-vidas. Com ela, você pode encaminhar chamadas para a linha do escritório durante o horário de trabalho e para o celular quando fora. Isso garante que você esteja sempre disponível para receber chamadas, não importa a hora do dia.
• Praticidade: A discagem direta ao ramal também pode ser útil se você tiver muitos funcionários que precisam ser contatados por telefone. Ao atribuir a cada funcionário seu próprio número DDR, clientes e compradores sempre poderão contatar a pessoa com quem precisam falar sem ter que passar por um longo menu de opções.
• Disponibilidade: DDR também pode ser útil em caso de emergências. Se a linha do seu escritório estiver inativa, você pode ter as chamadas encaminhadas para outro número para que clientes e compradores ainda possam entrar em contato com você.

Benefícios da discagem direta ao ramal

Se você ainda está em dúvida sobre se precisa ou não de DDR, abaixo estão alguns benefícios significativos. Já sugerimos alguns acima, mas vamos dar uma olhada mais profunda neles.

1º – DDR oferece muita flexibilidade

Como mencionamos brevemente, a DDR é um serviço muito flexível. Ela pode ser personalizada para atender às suas necessidades específicas. Por exemplo, você pode encaminhar chamadas para diferentes números durante diferentes horários do dia ou pode encaminhar chamadas para vários números ao mesmo tempo.

Você pode até configurar o encaminhamento de chamadas para que, se alguém discar para a linha do seu escritório e você não atender, a chamada seja encaminhada para o seu celular. Dessa forma, você nunca perderá uma chamada, não importa onde esteja.

2º – DDR fornece uma aparência mais profissional

Ao permitir que os clientes alcancem funcionários específicos sem passar pela linha telefônica principal, você pode dar à sua empresa uma aparência mais profissional. Isso é especialmente útil se você tiver uma pequena empresa ou se trabalhar em casa.

Ao ter um número DDR, você aparentará como uma empresa maior e adequada para seus clientes – mesmo que seja uma startup com poucos funcionários. Isso pode dar aos clientes mais confiança em fazer negócios com você. Também elimina a necessidade de os clientes se lembrarem de vários números de ramal.

3º – DDR gera economias significativas

DDR também é uma ótima maneira de economizar seu dinheiro. Em primeiro lugar, elimina a necessidade de ter uma linha telefônica separada para cada funcionário.

Se você tem funcionários que trabalham em casa ou viajam com frequência, você pode fazer com que suas chamadas sejam encaminhadas para seus telefones celulares para que você não precise pagar por tarifas de longa distância. A DDR também pode economizar dinheiro em sua conta telefônica, permitindo que você escolha um número local, mesmo que sua empresa esteja localizada em outra cidade.

Como faço para obter uma DDR?

O ponto de partida é usar uma ótima ferramenta de call center que tenha um recurso de DDR incorporado, como o CloudTalk. Depois de descobrir essa parte, pense em todos os números que deseja em seu sistema e peça ao seu provedor de call center para ajudá-lo.

Como parte de seu processo de onboarding, você será solicitado a compartilhar suas necessidades. Assim que seu call center estiver funcionando, você poderá ter ramais separados para cada um de seus funcionários usando o software de call center do CloudTalk.

Inicialmente, você precisará escolher seus números de telefone comerciais. Você não quer ter novos números? No CloudTalk, teremos prazer em fazer portabilidade de seus números de telefone existentes para que estejam prontos para uso com VoIP.

Assim que seus números principais estiverem no CloudTalk, podemos ajudá-lo a determinar quantas linhas DDR você precisa para o seu negócio com base em seus requisitos.

Para terminar

A DDR é uma tecnologia de call center que não apenas facilita que seus clientes cheguem até você, mas também tira o peso dos ombros de seus funcionários. Se suas operações do dia-a-dia dependem de chamadas, a DDR é uma escolha natural para se fazer.

Falando em passos à frente, por que não começar com a melhor ferramenta de call center que existe? Inscreva-se para um teste gratuito do CloudTalk para aproveitar a discagem direta ao ramal e fazer uso de mais de 70 outros recursos.

Faremos seu negócio prosperar e seus clientes mais felizes.