Den ultimata guiden till sms via VoIP:Så fungerar det, fördelar och bästa praxis

VoIP har blivit ett av de bästa sätten för företag att nå sina kunder. Samtidigt har sms-kampanjer en öppningsgrad på hela 98 %. Frågan är hur effektivt det är med sms via VoIP – det vill säga kombinationen av de båda?

I takt med att callcenter-mjukvara blir alltmer avancerad introduceras ständigt nya funktioner som hjälper användare att uppfylla sina affärsbehov. I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta om sms via VoIP, inklusive hur det fungerar, vilka fördelar det ger samt bästa praxis.

Viktiga lärdomar

• Sms via VoIP gör att du kan skicka meddelanden över hela världen via internet från valfri kompatibel enhet, till betydligt lägre priser än med traditionella sms.
• VoIP-sms är kopplade till ett virtuellt nummer som är bundet till en mjukvaruprofil snarare än ett SIM-kort, vilket gör att du kan jobba effektivt på olika enheter.
• Företag föredrar sms via VoIP för att det är prisvärt, flexibelt, har fler funktioner och erbjuder automatiseringsmöjligheter som är avgörande inom försäljning, support och rekrytering.

Vad är sms via VoIP?

Sms via VoIP (även kallat VoIP-sms) är precis vad det låter som. Tekniken gör att du kan skicka och ta emot textmeddelanden via din callcenter-mjukvara med hjälp av ett virtuellt telefonnummer som har stöd för sms. 

Funktionen fungerar på ett liknande sätt som iMessage och andra meddelandetjänster där du kan skicka sms mellan två smarta enheter (dator, mobil, smartwatch) via internet utan att behöva ett SIM-kort.

De två teknikerna är dock helt separata. Till skillnad från sms via VoIP är iMessage och liknande alternativ utformade för privat bruk snarare än kommersiellt, och de använder standardnätverk och vanliga taxor när du skickar meddelanden utanför deras eget ekosystem. 

Hur fungerar sms via VoIP?

Sms via VoIP fungerar genom att utnyttja infrastrukturen hos en leverantör av callcenter- eller sms-mjukvara för att skicka och ta emot sms över internet. Meddelandena skickas och tas emot på användarens tillkopplade virtuella telefonnummer istället för på ett fysiskt SIM-kort.

I praktiken innebär det att du kan skicka sms via IP-telefoni från valfri enhet som är kopplad till din profil och ditt virtuella nummer, oavsett vad mottagaren använder för enhet. Du kan också äga och använda flera virtuella nummer för samtal och sms i olika delar av världen. 

För att komma igång med sms via VoIP behöver du bara ett aktivt abonnemang på en passande tjänst samt en stabil internetuppkoppling.

Sms via VoIP mot traditionella sms

Trots att slutresultatet är i stort sett detsamma finns det flera avgörande skillnader mellan sms via VoIP och vanliga sms. Dessa påverkar allt från pris till tillförlitlighet, extrafunktioner med mera. Nedan hittar du en snabb översikt.

7 fördelar med sms via VoIP för företag

Skillnaderna mellan traditionella sms och VoIP-meddelanden gör faktiskt de sistnämnda mycket mer användbara för både privatpersoner och företag. Nedan hittar du de 7 främsta anledningarna till varför företag använder sms via VoIP för utskick och kundsupport.

1. Spara pengar:
   Genom att skicka sms över användarens internetuppkoppling kan du skicka fler meddelanden till ett mycket lägre pris. Ibland kan de till och med vara helt kostnadsfria, vilket möjliggör omfattande användning.
   
2. Skicka massutskick:
   Eftersom VoIP-sms bara kräver en internetanslutning och en mjukvaruplattform kan användare kommunicera effektivt på olika enheter. Det gör lösningen perfekt för större kommersiella utskick.
   
3. Använd multimedia:
   Med sms via VoIP kan användare enkelt dela filer som bilder, videor, ljudfiler och dokument för en ännu bättre kommunikation. På så sätt kan företag engagera sina kunder på ett djupare plan.
   
4. Automatisera för framgång:
   Plattformar för sms via VoIP erbjuder ofta avancerade funktioner som ger extra effektivitet, till exempel läskvitton, skrivindikatorer, sms-kampanjer osv. Detta gör att företag kan effektivisera sina processer ytterligare.
   
5. Öka integriteten:
   VoIP-meddelanden har ofta ändpunkt till ändpunkt-kryptering för att skydda användarnas data och integritet. Det garanterar att meddelandena bara kan läsas av den avsedda mottagaren.
   
6. Sms:a internationellt:
   Sms via VoIP gör att användare kan skicka och ta emot meddelanden direkt över hela världen utan extra avgifter eller fördröjningar, vilket är perfekt för marknadsföring.
   
7. Rikta dig till grupper:
   Sms via VoIP gör det ofta möjligt för användare att skapa och hantera anpassade gruppchattar eller skicka personliga massutskick som innehåller media och dokument. Detta kan vara helt avgörande för både intern och extern företagskommunikation.

Så använder företag sms via VoIP

Det finns flera sätt som företag kan använda sms via VoIP på i sitt dagliga arbete. Användningsområdena skiljer sig ofta åt beroende på team, avdelning, syfte och målgrupp. Här är några exempel:

#1: Försäljning: 

Säljteam kan använda sms via VoIP på flera sätt. De kan utnyttja det för att generera och följa upp leads som hämtas direkt från webben eller CRM-systemet för att påskynda säljprocessen.

De kan också använda det minst lika effektivt för att skicka ut masskampanjer och erbjudanden med ett personligt anpassat språk baserat på automatiska variabler, för att på så sätt skapa bättre engagemang och öka försäljningen.

#2: Kundsupport

Många kunder föredrar att använda sin mobil framför en chattfunktion på webben när de behöver support. Med hjälp av VoIP-sms kan supportteamet ta bort det hindret samtidigt som de kan använda chattbotar för enklare frågor.

Med sms via VoIP kan du dessutom dela smidig infografik och instruktioner för självhjälp. Detta kan vara till stor hjälp för att snabba på och förenkla felsökningen.

#3: Rekrytering och undersökningar:

HR-avdelningen kan använda sms via VoIP minst lika effektivt som de kundvända teamen för att hitta, kontakta, boka möten med och hålla kontakten med potentiella kandidater utifrån externa källor. 

Utöver rekrytering kan du även utnyttja öppningsgraden på 98 % för att se till att folk uppmärksammar dina uppmaningar (CTA) vid olika typer av informationsinsamlingar och feedback-enkäter, vilket är viktigt för att kunna förbättra verksamheten.

Bästa praxis för sms via VoIP

Oavsett hur du planerar att använda sms via VoIP finns det flera tips du bör ta till dig för att maximera resultatet. Dessa är:

1. Gör meddelandena personliga:
   Många plattformar för VoIP-meddelanden låter dig skapa mallar med anpassade variabler. Använd dessa för att lägga till kundens namn, företag och annan information för att öka engagemanget.
   
2. Använd multimedia:
   Bilder, videor och ljudfiler ökar inte bara användarnas engagemang utan kan också vara guld värda i supportärenden. Använd dem i din kommunikation för att erbjuda en smidig och trevlig upplevelse.
   
3. A/B-testa prestandan:
   Många plattformar för VoIP-sms erbjuder även analysverktyg för att mäta och optimera dina resultat. Använd dessa för att följa upp hur olika meddelandemallar presterar och hitta de som ger bäst resultat.
   
4. Dra nytta av integrationer:
   Leverantörer av sms via VoIP erbjuder ofta integrationer med tredjepartsverktyg som CRM och Business Intelligence. Dessa kan hjälpa dig att förstärka dina insatser med mer information och fler funktioner.
   
5. Effektivisera med automatisering:
   Att skicka sms manuellt tar tid. Du kan dock effektivisera detta genom att ställa in anpassade triggers på dina webbplatser och i dina appar för att skicka automatiska sms för maximal effektivitet.

Så ställer du in sms via VoIP

Efter teori kommer praktik. I det här avsnittet visar vi hur du ställer in och kommer igång med sms via VoIP på bara fem enkla steg. Här är CloudTalks snabbguide.

1. Hitta en VoIP-leverantör med sms-stöd:
   Det finns många leverantörer av sms via VoIP på marknaden, så det bästa är att leta efter en som passar ditt företags behov. Jämför priser, sms-gränser, extrafunktioner och kundrecensioner för att hitta rätt kandidat.
   
2. Skapa ditt konto:
   När du har hittat en leverantör du gillar registrerar du ett konto (gärna för en gratis provperiod) och skaffar ett abonnemang. När du har fyllt i alla uppgifter och bekräftat din identitet kan du börja ställa in dina VoIP-sms.
   
3. Konfigurera ditt VoIP-nummer för sms:
   Om du väljer CloudTalk som leverantör bör dina virtuella nummer redan vara konfigurerade för sms via VoIP. För att börja skicka meddelanden laddar du ner CloudTalks telefonapp och klickar på chattbubblan längst ner på skärmen.
   
4. Ställ in sms-funktioner och integrationer:
   CloudTalk erbjuder över 35 olika integrationer för de mest populära tredjepartsverktygen. För att förbättra dina VoIP-sms letar du upp en integration du vill ha och som du har ett abonnemang för, lägger till den i din profil och loggar in.
   
5. Utbilda ditt team och börja sms:a:
   Bjud in resten av ditt team och visa dem hur man skickar meddelanden och ställer in anpassade triggers via funktionen för arbetsflödesautomatisering. När alla är redo kan ni sätta igång med er sms-kommunikation direkt.

Slutsats

Sms via VoIP kan vara helt avgörande för olika delar av din affärsverksamhet. Om du redan använder en callcenter-mjukvara är det ett självklart val att börja använda den här funktionen. Och om du inte gör det är det hög tid att komma igång nu. Så vad väntar du på?