Ghidul complet al mesajelor text prin VoIP:Cum funcționează, beneficii și bune practici

VoIP a devenit una dintre cele mai bune metode de a conecta companiile cu clienții lor. Între timp, campaniile de SMS-uri se bucură de o rată de deschidere de 98%. Întrebarea este: cât de eficiente sunt mesajele text prin VoIP – combinația dintre cele două?

Pe măsură ce software-urile de call center devin tot mai sofisticate, acestea continuă să introducă funcționalități noi pe care utilizatorii le pot folosi pentru a-și acoperi nevoile organizaționale. În acest articol, vom discuta tot ce trebuie să știți despre mesajele text prin VoIP, inclusiv cum funcționează acestea, beneficiile lor și cele mai bune practici.

Idei principale

• Mesajele text prin VoIP vă permit să trimiteți mesaje prin internet în întreaga lume, de pe orice dispozitiv compatibil, la tarife mult mai mici decât cele ale SMS-urilor tradiționale.
• Serviciul de SMS prin VoIP este asociat cu un număr virtual legat de un profil software, nu de o cartelă SIM, ceea ce le permite utilizatorilor să își mențină eficiența pe orice dispozitiv.
• Companiile preferă mesajele text prin VoIP datorită costurilor reduse, flexibilității, funcționalităților suplimentare și capacităților de automatizare esențiale în vânzări, asistență și recrutare.

Ce înseamnă mesaje text prin VoIP?

Mesajele text prin VoIP, numite uneori și SMS VoIP, fac exact ceea ce sugerează numele. Tehnologia vă permite să trimiteți și să primiți mesaje text prin intermediul software-ului de call center, folosind un număr de telefon virtual cu funcție de SMS. 

Această funcționalitate rulează similar cu iMessage și alte soluții de mesagerie comparabile care vă permit să trimiteți mesaje text între două dispozitive inteligente (laptop, smartphone, smartwatch) prin internet, fără a avea nevoie de o cartelă SIM.

Totuși, cele două tehnologii sunt complet diferite. Spre deosebire de SMS-urile VoIP, iMessage și alternativele sale sunt concepute pentru uz personal, nu comercial, și vor folosi rețeaua și tarifele standard atunci când trimiteți mesaje în afara ecosistemului lor. 

Cum funcționează mesajele text prin VoIP?

Trimiterea de mesaje text prin VoIP se bazează pe infrastructura unui furnizor de software de call center sau de mesagerie text pentru a transmite și primi SMS-uri prin internet. Mesajele sunt trimise și primite pe numărul de telefon virtual asociat utilizatorului, în loc de o cartelă SIM.

Practic, acest lucru înseamnă că puteți trimite mesaje text prin IP de pe orice dispozitiv asociat profilului și numărului dumneavoastră virtual, indiferent de dispozitivul folosit de cealaltă persoană. De asemenea, puteți deține și utiliza mai multe numere virtuale pentru apeluri și mesaje în diferite părți ale lumii. 

Pentru a putea trimite mesaje text prin VoIP, aveți nevoie doar de un abonament activ la o soluție potrivită și de o conexiune stabilă la internet.

Mesajele text prin VoIP vs. SMS-urile tradiționale

Deși fac practic același lucru, există câteva diferențe cruciale între mesajele text prin VoIP și cele tradiționale. Acestea afectează totul, de la preț la fiabilitate, funcții suplimentare și multe altele. Mai jos veți găsi o scurtă prezentare generală.

Cele 7 avantaje ale mesajelor text prin VoIP pentru companii

Diferențele dintre SMS-urile tradiționale și mesajele VoIP le fac pe acestea din urmă mult mai viabile atât pentru uz personal, cât și comercial. Mai jos veți găsi primele 7 motive pentru care companiile folosesc mesajele VoIP pentru promovare și asistență clienți.

1. Economisiți bani:
   Prin trimiterea de text prin conexiunea la internet, VoIP vă permite să expediați mai multe mesaje mult mai ieftin. Uneori, acestea pot fi chiar complet gratuite, permițând o utilizare extinsă.
   
2. Trimitere în masă:
   Deoarece SMS-ul prin VoIP necesită doar o conexiune la internet și o platformă software, le permite utilizatorilor să comunice eficient pe toate dispozitivele. Acest lucru îl face perfect pentru utilizarea comercială în masă.
   
3. Folosiți conținut multimedia:
   Mesajele text prin VoIP le permit utilizatorilor să partajeze cu ușurință imagini, videoclipuri, fișiere audio și documente pentru o comunicare și mai bună. Astfel, companiile își pot atrage clienții la un nivel mai profund.
   
4. Automatizați pentru succes:
   Platformele VoIP cu SMS oferă adesea funcționalități avansate pentru un plus de eficiență, inclusiv confirmări de primire, indicatori de tastare, campanii SMS etc. Acest lucru le permite companiilor să își simplifice procesele.
   
5. Creșteți confidențialitatea:
   Mesajele VoIP beneficiază adesea de criptare end-to-end pentru a proteja datele și confidențialitatea utilizatorilor. Acest lucru garantează că mesajele pot fi citite doar de destinatarul dorit.
   
6. Mesaje internaționale:
   Mesajele text prin VoIP le permit utilizatorilor să schimbe mesaje instantaneu în întreaga lume, fără taxe suplimentare sau întârzieri, fiind ideale pentru marketing.
   
7. Grupuri țintă:
   Sistemele VoIP cu SMS le permit adesea utilizatorilor să creeze și să gestioneze chat-uri de grup personalizate sau să trimită mesaje în masă personalizate, inclusiv fișiere media și documente. Acest lucru poate fi vital atât în uzul intern, cât și în cel extern.

Cum folosesc companiile mesajele text prin VoIP

Există multiple moduri în care companiile pot valorifica serviciile VoIP cu SMS în activitățile lor zilnice. Cazurile de utilizare sunt adesea diferențiate în funcție de echipă/departament, scopul urmărit și clientul/utilizatorul vizat. Printre acestea se numără:

#1: Vânzări: 

Echipele de vânzări pot folosi mesajele text prin VoIP în moduri diverse. Le pot utiliza pentru a genera și urmări lead-uri preluate direct de pe site sau din CRM, pentru a accelera procesul de conversie.

De asemenea, le pot folosi la fel de eficient pentru a trimite promoții și oferte în masă, cu un limbaj personalizat bazat pe variabile automate, pentru a interacționa mai bine cu clienții și a crește vânzările.

#2: Asistență clienți

Mulți utilizatori preferă să își folosească telefonul mobil în loc de o funcție de chat online pentru nevoile lor de asistență. Folosind mesaje prin VoIP, echipa de asistență clienți poate elimina acest obstacol, continuând în același timp să folosească chatboturi pentru întrebări simple.

De asemenea, mesajele VoIP vă permit să partajați infografice și instrucțiuni utile pentru asistență pe cont propriu. Acest lucru poate fi extrem de util pentru accelerarea și simplificarea procesului de rezolvare a problemelor.

#3: Recrutare și cercetare:

Departamentul de Resurse Umane poate folosi mesajele VoIP la fel de eficient ca și colegii din departamentele de relații cu clienții, pentru a targeta, contacta, programa interviuri și ține legătura cu potențialii candidați din surse externe. 

În afara recrutării, SMS-ul VoIP poate profita de rata sa de deschidere de 98% pentru a se asigura că oamenii văd îndemnurile la acțiune pentru diverse inițiative de colectare de informații și feedback, vitale pentru îmbunătățirea performanței.

Bune practici pentru mesajele text prin VoIP

Indiferent de modul în care doriți să folosiți mesajele text prin VoIP, există câteva bune practici pe care ar trebui să le implementați pentru a vă maximiza performanța. Acestea includ:

1. Personalizați mesajele:
   Multe platforme de mesagerie VoIP vă permit să creați șabloane cu variabile personalizate. Folosiți-le pentru a introduce numele clienților, compania și alte informații, pentru a spori interacțiunea.
   
2. Folosiți conținut multimedia:
   Imaginile, videoclipurile și fișierele audio nu doar că sporesc implicarea utilizatorilor, dar pot fi extrem de utile în contextul asistenței tehnice. Implementați-le în comunicare pentru a oferi o experiență plăcută și simplificată.
   
3. Testați performanța prin teste A/B:
   Multe platforme de SMS-uri VoIP oferă și funcții analitice pentru a măsura și optimiza performanța. Folosiți-le pentru a urmări succesul diferitelor șabloane de mesaje și pentru a le găsi pe cele cu cele mai bune rezultate.
   
4. Profitați de integrări:
   Furnizorii de servicii de text prin IP oferă adesea integrări cu instrumente terțe, cum ar fi sisteme CRM și Business Intelligence. Acestea vă pot ajuta să vă amplificați eforturile cu informații și funcții suplimentare.
   
5. Eficientizați prin automatizare:
   Trimiterea manuală a mesajelor consumă mult timp. Totuși, puteți simplifica procesul prin configurarea unor declanșatori personalizați pe site-urile și aplicațiile dumneavoastră, pentru a trimite texte automate cu eficiență maximă.

Cum se configurează mesajele text prin VoIP

După teorie, urmează practica. În această secțiune, vă vom arăta cum să vă configurați și să începeți să folosiți mesajele VoIP în doar cinci pași simpli. Mai jos găsiți ghidul de pornire rapidă de la CloudTalk.

1. Găsiți un furnizor de VoIP cu funcție de SMS:
   Pe piață există numeroși furnizori de mesaje text prin VoIP, așa că cel mai bine este să căutați unul care se potrivește nevoilor afacerii dumneavoastră. Luați în considerare prețurile, limitele de mesaje, funcțiile suplimentare și recenziile clienților pentru a găsi candidații potriviți.
   
2. Creați-vă contul:
   După ce ați găsit furnizorul dorit, trebuie să înregistrați un cont (eventual pentru o perioadă de probă gratuită) și să alegeți un abonament. După completarea tuturor informațiilor și confirmarea identității, veți putea începe configurarea serviciului de SMS VoIP.
   
3. Configurați-vă numărul de VoIP pentru mesaje:
   Dacă alegeți CloudTalk ca furnizor, numerele dumneavoastră virtuale ar trebui să fie deja configurate pentru mesagerie VoIP. Pentru a începe trimiterea de mesaje, descărcați aplicația de telefon CloudTalk și faceți clic pe pictograma cu bula de chat din partea de jos a ecranului.
   
4. Configurați funcțiile de mesagerie și integrările:
   CloudTalk oferă peste 35 de integrări diferite pentru cele mai populare instrumente terțe. Pentru a vă îmbunătăți serviciul de SMS VoIP, găsiți o integrare dorită la care aveți abonament, adăugați-o la profilul dumneavoastră și conectați-vă.
   
5. Instruiți-vă echipa și începeți să trimiteți mesaje:
   Prezentați platforma restului echipei și învățați-i cum să trimită mesaje și să configureze declanșatori personalizați prin intermediul funcției de automatizare a fluxului de lucru. Odată ce toată lumea este pregătită, puteți lansa operațiunile de mesagerie fără nicio întârziere.

Concluzie

Mesajele text prin VoIP pot fi vitale pentru diverse aspecte ale operațiunilor comerciale. Dacă folosiți deja un software de call center, implementarea acestei funcționalități este un pas firesc. Iar dacă nu o faceți, acum este cel mai bun moment să începeți. Deci, ce mai așteptați?