Mesageria VoIP: cum funcționează, beneficii și cele mai bune practici

VoIP a devenit una dintre cele mai bune modalități de a conecta companiile cu clienții lor. Între timp, campaniile SMS se bucură de o rată de deschidere de 98%. Întrebarea este, cât de eficientă este mesageria VoIP – combinația celor două?

Pe măsură ce software-ul pentru call center devine mai sofisticat, acesta continuă să introducă noi funcționalități pe care utilizatorii le pot folosi pentru a-și îndeplini nevoile organizaționale. În acest articol, vom acoperi tot ce trebuie să știți despre mesageria VoIP, inclusiv cum funcționează, beneficiile sale și cele mai bune practici.

Puncte cheie

• Mesageria VoIP vă permite să trimiteți mesaje prin internet oriunde în lume de pe orice dispozitiv compatibil, la costuri mult mai mici decât SMS-urile tradiționale.
• SMS-ul VoIP este asociat cu un număr virtual legat de un profil de software, mai degrabă decât de o cartelă SIM, ceea ce permite utilizatorilor să mențină eficiența pe toate dispozitivele.
• Companiile preferă mesageria VoIP pentru accesibilitatea, flexibilitatea, funcțiile suplimentare și capacitățile de automatizare esențiale în vânzări, asistență și recrutare.

Ce este mesageria VoIP?

Mesageria VoIP, uneori numită și SMS VoIP, face exact ce promite. Tehnologia vă permite să trimiteți și să primiți mesaje text prin software-ul call center-ului dumneavoastră, printr-un număr de telefon virtual activat pentru mesaje. 

Această funcționalitate funcționează similar cu iMessage și alte soluții de mesagerie comparabile care vă permit să trimiteți mesaje text între două dispozitive inteligente (laptop, smartphone, smartwatch) prin internet, fără a fi nevoie de o cartelă SIM.

Totuși, cele două tehnologii sunt complet separate. Spre deosebire de mesageria VoIP, iMessage și alternativele sale sunt concepute pentru uz personal, nu comercial, și vor folosi rețeaua și tarifele standard atunci când se trimit mesaje în afara ecosistemului lor. 

Cum funcționează mesageria VoIP?

Mesageria VoIP funcționează utilizând infrastructura unui call center sau a unui furnizor de software de mesagerie text pentru a trimite și primi mesaje SMS prin internet. Mesajele sunt trimise și primite pe numărul de telefon virtual asociat utilizatorului, în locul unei cartele SIM.

În practică, acest lucru înseamnă că puteți trimite mesaje prin IP de pe orice dispozitiv asociat profilului și numărului dumneavoastră virtual, indiferent de ce folosește cealaltă persoană. Puteți, de asemenea, să dețineți și să utilizați mai multe numere virtuale pentru apeluri și mesaje în diferite părți ale lumii. 

Pentru ca mesageria telefonică VoIP să funcționeze, aveți nevoie doar de un abonament activ la o soluție adecvată și de o conexiune stabilă la internet.

Mesageria VoIP vs. SMS-ul tradițional

Deși fac, în esență, același lucru, există mai multe diferențe cruciale între mesageria VoIP și SMS-ul tradițional. Acestea influențează totul, de la preț la fiabilitate, funcții suplimentare și multe altele. Mai jos, veți găsi o scurtă prezentare generală.

Cele 7 beneficii ale mesageriei VoIP pentru afaceri

Diferențele dintre SMS-urile tradiționale și mesajele VoIP le fac de fapt mult mai viabile atât pentru uz personal, cât și comercial. Mai jos, veți găsi cele 7 motive principale pentru care companiile utilizează mesageria VoIP pentru comunicarea cu clienții și pentru suport.

1. Economisiți bani:
   Trimițând mesaje prin conexiunea la internet a utilizatorului, mesageria VoIP vă permite să trimiteți mai multe mesaje mult mai ieftin. Uneori, acestea pot fi chiar complet gratuite, permițând o utilizare extinsă.
   
2. Mesaje în masă:
   Deoarece SMS-ul VoIP necesită doar o conexiune la internet și o platformă software, permite utilizatorilor să comunice eficient pe toate dispozitivele. Acest lucru îl face perfect pentru utilizarea comercială în masă.
   
3. Folosiți multimedia:
   Mesageria telefonică VoIP permite utilizatorilor să partajeze cu ușurință conținut multimedia, cum ar fi imagini, videoclipuri, fișiere audio și documente, pentru o comunicare și mai bună. Astfel, companiile își pot angaja clienții la un nivel mai profund.
   
4. Automatizați pentru succes:
   Platformele VoIP cu SMS oferă adesea funcții avansate pentru eficiență suplimentară, inclusiv confirmări de citire, indicatori de tastare, campanii SMS etc. Acest lucru permite companiilor să-și eficientizeze și mai mult procesele.
   
5. Creșterea confidențialității:
   Mesajele VoIP dispun adesea de criptare end-to-end pentru a proteja datele și confidențialitatea utilizatorilor. Acest lucru asigură că mesajele pot fi citite doar de către destinatarul vizat.
   
6. Mesaje internaționale:
   Mesageria VoIP permite utilizatorilor să schimbe mesaje instantaneu în întreaga lume, fără taxe suplimentare sau întârzieri, ceea ce o face perfectă pentru marketing.
   
7. Vizați grupuri:
   VoIP cu SMS permite adesea utilizatorilor să creeze și să gestioneze chat-uri de grup personalizate sau să trimită mesaje în masă personalizate, inclusiv fișiere media și documente. Acest lucru poate fi vital atât în utilizarea internă, cât și externă a afacerii.

Cum utilizează companiile mesageria VoIP

Există multiple moduri în care companiile pot utiliza VoIP cu SMS în activitățile lor zilnice. Cazurile de utilizare sunt adesea diferențiate în funcție de echipă/departament, scopul intenționat și clientul/utilizatorul țintă. Acestea includ:

#1: Vânzări: 

Echipele de vânzări pot utiliza mesageria VoIP în multiple moduri. O pot folosi pentru a genera și a urmări lead-uri preluate direct de pe web/CRM-ul lor, pentru a accelera procesul de nurturing.

Cu toate acestea, o pot utiliza la fel de eficient pentru a trimite promoții și oferte în masă cu un limbaj personalizat, bazat pe variabile automate, pentru a interacționa mai bine cu clienții și a stimula vânzările.

#2: Suport clienți

Mulți utilizatori online preferă să-și folosească telefonul mobil în locul funcției de chat online pentru nevoile lor de suport. Folosind mesajele telefonice VoIP, echipa de suport clienți poate elimina acest obstacol perceput, continuând să utilizeze chatbot-uri pentru întrebări de bază.

Cu toate acestea, mesageria VoIP vă permite, de asemenea, să partajați infografice și instrucțiuni utile pentru auto-ajutor. Acest lucru poate fi extrem de util pentru accelerarea și simplificarea procesului de depanare.

#3: Recrutare și cercetare:

Resursele umane pot utiliza mesageria VoIP la fel de eficient ca și omologii lor care interacționează direct cu clienții, pentru a viza, contacta, programa întâlniri și a menține legătura cu potențialii candidați pe baza unor surse externe. 

În afara recrutării, SMS-ul VoIP își poate valorifica rata de deschidere de 98% pentru a garanta că oamenii văd apelurile la acțiune pentru diverse inițiative de colectare de informații și feedback, care sunt vitale pentru îmbunătățirea performanței.

Cele mai bune practici pentru mesageria VoIP

Indiferent cum doriți să utilizați mesageria VoIP, există mai multe bune practici pe care ar trebui să le încorporați pentru a vă maximiza performanța. Acestea includ:

1. Personalizați mesajele:
   Multe platforme de mesagerie VoIP vă permit să creați șabloane cu variabile personalizate. Folosiți-le pentru a insera numele clienților, afacerilor și alte informații pentru a stimula implicarea.
   
2. Folosiți multimedia:
   Fișierele de imagine, video și audio nu numai că măresc implicarea utilizatorilor, dar pot fi și de neprețuit în setările de suport. Implementați-le în comunicarea dumneavoastră pentru a oferi o experiență fluidă și plăcută.
   
3. Testați performanța A/B:
   Multe platforme SMS VoIP oferă, de asemenea, funcții analitice pentru a măsura și optimiza performanța dumneavoastră. Folosiți-le pentru a urmări succesul diferitelor șabloane de mesaje și pentru a găsi cele care au cele mai bune rezultate.
   
4. Profitați de integrări:
   Furnizorii de mesagerie peste IP oferă adesea piețe pentru instrumente terțe, cum ar fi CRM-uri și Business Intelligence. Acestea vă pot ajuta să vă amplificați eforturile cu informații și funcții suplimentare.
   
5. Simplificați cu automatizarea:
   Trimiterea manuală de mesaje este consumatoare de timp. Totuși, o puteți simplifica prin configurarea unor declanșatoare personalizate pe site-urile și aplicațiile dumneavoastră pentru a trimite mesaje automate pentru o eficiență maximă.

Cum să configurați mesageria VoIP

După teorie, urmează practica. În această secțiune, vă vom arăta cum să configurați și să începeți să utilizați mesageria VoIP în doar cinci pași simpli. Mai jos, veți găsi ghidul de pornire rapidă al CloudTalk.

1. Găsiți un furnizor VoIP cu mesagerie text:
   Există numeroși furnizori de mesagerie VoIP pe piață, așa că este cel mai bine să căutați unul care să se potrivească nevoilor afacerii dumneavoastră. Luați în considerare prețurile, limitele de mesagerie, funcțiile suplimentare și recenziile clienților pentru a găsi candidați potriviți.
   
2. Creați-vă contul:
   După ce ați găsit un furnizor care vă place, ar trebui să înregistrați un cont (eventual pentru o perioadă de încercare gratuită) și să vă abonați. După completarea tuturor informațiilor și confirmarea identității, veți putea începe să vă configurați SMS-ul VoIP.
   
3. Configurați numărul dumneavoastră de mesagerie VoIP:
   Dacă alegeți CloudTalk ca furnizor, numerele dumneavoastră virtuale ar trebui să fie deja configurate pentru mesageria VoIP. Pentru a începe să trimiteți mesaje, descărcați aplicația telefonică CloudTalk și faceți clic pe pictograma balonului de chat din partea de jos a ecranului.
   
4. Configurați funcțiile de mesagerie și integrările:
   CloudTalk oferă peste 35 de integrări diferite pentru cele mai populare instrumente terțe. Pentru a vă îmbunătăți SMS-ul VoIP, găsiți o integrare care vă place și la care sunteți abonat, adăugați-o la profilul dumneavoastră și conectați-vă.
   
5. Instruiți-vă echipa și începeți să trimiteți mesaje:
   Instruiți restul echipei și învățați-i cum să trimită mesaje și să configureze declanșatoare personalizate prin intermediul funcției de automatizare a fluxului de lucru. Odată ce toată lumea este pregătită, puteți începe operațiunile de mesagerie fără întârziere.

Concluzie

Mesageria VoIP poate fi vitală pentru diverse aspecte ale operațiunilor de afaceri. Dacă utilizați deja software de call center, implementarea acestei funcții ar trebui să fie o decizie evidentă. Și dacă nu o faceți, acesta este cel mai bun moment pentru a începe. Deci, ce mai așteptați?