La guía definitiva de los mensajes de texto VoIP:Cómo funciona, ventajas y mejores prácticas

VoIP se ha convertido en una de las mejores formas de conectar a las empresas con sus clientes. Mientras tanto, las campañas de SMS tienen una tasa de apertura del 98 %. La pregunta es: ¿qué tan efectivos son los mensajes de texto VoIP, la combinación de ambos?

A medida que el software de centro de llamadas se vuelve más sofisticado, sigue introduciendo nuevas funciones que los usuarios pueden aprovechar para satisfacer sus necesidades organizativas. En este artículo, cubriremos todo lo que necesitas saber sobre los mensajes de texto VoIP, incluyendo cómo funcionan, sus ventajas y las mejores prácticas.

Puntos clave

• Los mensajes de texto VoIP te permiten enviar mensajes a través de internet a cualquier parte del mundo desde cualquier dispositivo compatible a tarifas mucho más baratas que los SMS tradicionales.
• Los SMS VoIP se asocian con un número virtual vinculado a un perfil de software en lugar de una tarjeta SIM, lo que permite a los usuarios mantener la eficiencia en todos los dispositivos.
• Las empresas prefieren los mensajes de texto VoIP por su asequibilidad, flexibilidad, funciones adicionales y capacidades de automatización clave en entornos de ventas, soporte y reclutamiento.

¿Qué son los mensajes de texto VoIP?

Los mensajes de texto VoIP, a veces también llamados SMS VoIP, hacen exactamente lo que prometen. Esta tecnología te permite enviar y recibir mensajes de texto a través de tu software de centro de llamadas mediante un número de teléfono virtual habilitado para mensajes de texto. 

Esta función funciona de forma similar a iMessage y otras soluciones de mensajería comparables que te permiten enviar mensajes de texto entre dos dispositivos inteligentes (portátil, smartphone, smartwatch) a través de internet sin necesidad de una tarjeta SIM.

Sin embargo, ambas tecnologías son completamente distintas. A diferencia de los mensajes de texto VoIP, iMessage y sus alternativas están diseñados para uso personal en lugar de comercial y utilizarán la red y las tarifas estándar al enviar mensajes fuera de su ecosistema. 

¿Cómo funcionan los mensajes de texto VoIP?

Los mensajes de texto VoIP funcionan aprovechando la infraestructura de un proveedor de software de centro de llamadas o de mensajería de texto para enviar y recibir mensajes SMS a través de internet. Los mensajes se envían y reciben en el número de teléfono virtual asociado al usuario en lugar de una tarjeta SIM.

En la práctica, esto significa que puedes enviar mensajes de texto a través de IP desde cualquier dispositivo asociado a tu perfil y número virtual, independientemente de lo que use la otra persona. También puedes poseer y utilizar múltiples números virtuales para llamadas y mensajes de texto en diferentes partes del mundo. 

Para que los mensajes de texto VoIP funcionen, solo necesitas una suscripción activa a una solución adecuada y una conexión a internet estable.

Mensajes de texto VoIP vs. SMS tradicionales

Aunque esencialmente hacen lo mismo, existen varias diferencias cruciales entre los mensajes de texto VoIP y los SMS tradicionales. Estas diferencias afectan a todo, desde el precio hasta la fiabilidad, las funciones adicionales y más. A continuación, encontrarás un resumen rápido.

Las 7 ventajas de los mensajes de texto VoIP para empresas

Las diferencias entre los SMS tradicionales y los mensajes VoIP los hacen mucho más viables tanto para uso personal como comercial. A continuación, encontrarás las 7 razones principales por las que las empresas utilizan los mensajes de texto VoIP para su difusión y soporte al cliente.

1. Ahorra dinero:
   Al enviar mensajes de texto a través de la conexión a internet del usuario, los mensajes de texto VoIP te permiten enviar más mensajes a un coste mucho menor. A veces, incluso pueden ser completamente gratuitos, lo que permite un uso extensivo.
   
2. Envía mensajes masivos:
   Dado que los SMS VoIP solo requieren una conexión a internet y una plataforma de software, permiten a los usuarios comunicarse eficazmente entre dispositivos. Esto lo hace perfecto para uso comercial masivo.
   
3. Aprovecha el contenido multimedia:
   Los mensajes de texto VoIP permiten a los usuarios compartir fácilmente contenido multimedia como imágenes, vídeos, archivos de audio y documentos para una comunicación aún mejor. Así, las empresas pueden interactuar con sus clientes a un nivel más profundo.
   
4. Automatiza para el éxito:
   Las plataformas VoIP con SMS suelen ofrecer funciones avanzadas para una eficiencia adicional, incluyendo confirmaciones de lectura, indicadores de escritura, campañas de SMS, etc. Esto permite a las empresas optimizar aún más los procesos.
   
5. Aumenta la privacidad:
   Los mensajes VoIP suelen contar con cifrado de extremo a extremo para salvaguardar los datos y la privacidad de los usuarios. Esto garantiza que los mensajes solo puedan ser leídos por el destinatario previsto.
   
6. Envía mensajes internacionales:
   Los mensajes de texto VoIP permiten a los usuarios intercambiar mensajes instantáneamente en todo el mundo sin cargos adicionales ni retrasos, lo que lo hace perfecto para el marketing.
   
7. Dirígete a grupos:
   VoIP con SMS a menudo permite a los usuarios crear y gestionar chats de grupo personalizados o enviar mensajes masivos personalizados, incluyendo medios y documentos. Esto puede ser vital tanto para el uso empresarial interno como externo.

Cómo usan las empresas los mensajes de texto VoIP

Hay varias formas en que las empresas pueden aprovechar VoIP con SMS en sus actividades diarias. Los casos de uso a menudo se diferencian según el equipo/departamento, el propósito previsto y el cliente/usuario objetivo. Estos incluyen:

#1: Ventas: 

Los equipos de ventas pueden usar los mensajes de texto VoIP de múltiples maneras. Pueden aprovecharlo para generar y hacer seguimiento de los clientes potenciales obtenidos directamente de su web/CRM para acelerar el proceso de cultivo.

Sin embargo, también pueden utilizarlo con la misma eficacia para enviar promociones y ofertas masivas con un lenguaje personalizado basado en variables automatizadas para interactuar mejor con los clientes y impulsar las ventas.

#2: Soporte al cliente

Muchos usuarios en línea prefieren usar su móvil en lugar de una función de chat en línea para sus necesidades de soporte. Utilizando los mensajes de teléfono VoIP, el equipo de soporte al cliente puede eliminar este obstáculo percibido al tiempo que aprovecha los chatbots para consultas básicas.

Sin embargo, los mensajes de texto VoIP también te permiten compartir infografías e instrucciones de autoayuda útiles. Esto puede ser extremadamente útil para acelerar y simplificar el proceso de resolución de problemas.

#3: Contratación e investigación:

Recursos Humanos puede usar los mensajes de texto VoIP con la misma eficacia que sus homólogos de atención al cliente para segmentar, contactar, programar citas y mantenerse al día con los candidatos potenciales basados en fuentes externas. 

Fuera de la contratación, los SMS VoIP también pueden aprovechar su tasa de apertura del 98 % para garantizar que las personas vean tus llamadas a la acción para diversas iniciativas de recopilación de información y retroalimentación, que son vitales para mejorar el rendimiento.

Mejores prácticas de mensajes de texto VoIP

Independientemente de cómo quieras aprovechar los mensajes de texto VoIP, hay varias mejores prácticas que debes incorporar para maximizar tu rendimiento. Estas incluyen:

1. Personaliza los mensajes:
   Muchas plataformas de mensajería VoIP te permiten crear plantillas con variables personalizadas. Utilízalas para insertar nombres de clientes, empresas y otra información para aumentar la interacción.
   
2. Aprovecha el contenido multimedia:
   Las imágenes, los vídeos y los archivos de audio no solo aumentan la interacción de los usuarios, sino que también pueden ser invaluables en entornos de soporte. Implémentalos en tu comunicación para ofrecer una experiencia fluida y agradable.
   
3. Prueba el rendimiento A/B:
   Muchas plataformas SMS VoIP también ofrecen funciones analíticas para medir y optimizar tu rendimiento. Utilízalas para hacer un seguimiento del éxito de las diferentes plantillas de mensajes y encontrar las que tienen los mejores resultados.
   
4. Aprovecha las integraciones:
   Los proveedores de texto sobre IP a menudo ofrecen mercados para herramientas de terceros como CRM e inteligencia de negocios. Estas pueden ayudar a amplificar aún más tus esfuerzos con información y funciones adicionales.
   
5. Optimiza con la automatización:
   El envío manual de mensajes de texto consume mucho tiempo. Sin embargo, puedes optimizarlo configurando activadores personalizados en tus sitios web y aplicaciones para enviar mensajes de texto automatizados y lograr la máxima eficiencia.

Cómo configurar los mensajes de texto VoIP

Después de la teoría, viene la práctica. En esta sección, te mostraremos cómo configurar y empezar a usar los mensajes de texto VoIP por tu cuenta en solo cinco sencillos pasos. A continuación, encontrarás la guía de inicio rápido de CloudTalk.

1. Encuentra un proveedor de VoIP con mensajes de texto:
   Existen numerosos proveedores de mensajes de texto VoIP en el mercado, así que es mejor buscar uno que se adapte a las necesidades de tu negocio. Considera el precio, los límites de mensajes, las funciones adicionales y las opiniones de los clientes para encontrar candidatos adecuados.
   
2. Crea tu cuenta:
   Una vez que hayas encontrado un proveedor que te guste, debes registrar una cuenta (potencialmente para una prueba gratuita) y suscribirte. Después de completar toda la información y confirmar tu identidad, podrás empezar a configurar tus SMS VoIP.
   
3. Configura tu número de mensajes de texto VoIP:
   Si eliges CloudTalk como proveedor, tus números virtuales ya deberían estar configurados para mensajes de texto VoIP. Para empezar a enviar mensajes, descarga la aplicación de teléfono CloudTalk y haz clic en el icono de burbuja de chat en la parte inferior de tu pantalla.
   
4. Configura las funciones e integraciones de mensajes de texto:
   CloudTalk ofrece más de 35 integraciones diferentes para las herramientas de terceros más populares. Para mejorar tus SMS VoIP, busca una integración que te guste y a la que estés suscrito, añádela a tu perfil e inicia sesión.
   
5. Capacita a tu equipo y empieza a enviar mensajes de texto:
   Incorpora al resto de tu equipo y enséñales cómo enviar mensajes y configurar activadores personalizados a través de la función de automatización de flujos de trabajo. Una vez que todos estén listos, puedes iniciar tus operaciones de mensajería sin demora.

Conclusión

Los mensajes de texto VoIP pueden ser vitales para varios aspectos de las operaciones comerciales. Si ya usas un software de centro de llamadas, implementar esta función debería ser obvio. Y si no lo haces, este es el mejor momento para empezar. ¿A qué esperas?