Guía definitiva sobre los mensajes de texto por VoIP:cómo funcionan, ventajas y mejores prácticas

La tecnología VoIP se ha convertido en una de las mejores formas de conectar a las empresas con sus clientes. Al mismo tiempo, las campañas de SMS disfrutan de una tasa de apertura del 98%. La pregunta es: ¿qué tan eficaces son los mensajes de texto por VoIP, la combinación de ambas soluciones?

A medida que el software para call center se vuelve más sofisticado, sigue introduciendo nuevas funciones que los usuarios pueden aprovechar para satisfacer sus necesidades organizativas. En este artículo, cubriremos todo lo que necesitas saber sobre los mensajes de texto por VoIP, incluyendo cómo funcionan, sus ventajas y las mejores prácticas.

Puntos clave

• Los mensajes de texto por VoIP te permiten enviar mensajes a través de internet a todo el mundo desde cualquier dispositivo compatible por tarifas mucho más baratas que los SMS tradicionales.
• Los SMS por VoIP están asociados a un número virtual vinculado a un perfil de software en lugar de a una tarjeta SIM, lo que permite a los usuarios mantener la eficiencia en todos los dispositivos.
• Las empresas prefieren los mensajes de texto por VoIP por su asequibilidad, flexibilidad, funciones adicionales y capacidades de automatización clave en entornos de ventas, soporte y selección de personal.

¿Qué son los mensajes de texto por VoIP?

Los mensajes de texto por VoIP, a veces también llamados SMS por VoIP, hacen exactamente lo que su nombre indica. Esta tecnología te permite enviar y recibir mensajes de texto a través de tu software para call center mediante un número de teléfono virtual habilitado para texto. 

Esta función funciona de forma similar a iMessage y otras soluciones de mensajería comparables que te permiten enviar mensajes de texto entre dos dispositivos inteligentes (ordenador, smartphone, reloj inteligente) a través de internet sin necesidad de una tarjeta SIM.

Sin embargo, ambas tecnologías son completamente independientes. A diferencia de los mensajes de texto por VoIP, iMessage y sus alternativas están diseñados para un uso personal más que comercial y utilizarán la red y las tarifas estándar al enviar mensajes fuera de su ecosistema. 

¿Cómo funcionan los mensajes de texto por VoIP?

Los mensajes de texto por VoIP funcionan aprovechando la infraestructura de un proveedor de software de mensajería de texto o de call center para enviar y recibir mensajes SMS a través de internet. Los mensajes se envían y reciben en el número de teléfono virtual asociado al usuario en lugar de en una tarjeta SIM.

En la práctica, esto significa que puedes enviar mensajes de texto por IP desde cualquier dispositivo asociado a tu perfil y número virtual, independientemente de lo que utilice la otra persona. También puedes tener y utilizar múltiples números virtuales para llamar y enviar mensajes de texto en diferentes partes del mundo. 

Para que los mensajes de texto por teléfono VoIP funcionen, solo necesitas una suscripción activa a una solución adecuada y una conexión a internet estable.

Mensajes de texto por VoIP frente a SMS tradicionales

A pesar de que esencialmente hacen lo mismo, existen varias diferencias cruciales entre los mensajes de texto por VoIP y los SMS tradicionales. Estas afectan a todo, desde el precio hasta la fiabilidad, las funciones adicionales y mucho más. A continuación, encontrarás una descripción general rápida.

Los 7 beneficios de los mensajes de texto por VoIP para las empresas

Las diferencias entre los SMS tradicionales y los mensajes por VoIP hacen que estos últimos sean mucho más viables tanto para uso personal como comercial. A continuación, encontrarás las 7 razones principales por las que las empresas utilizan los mensajes de texto por VoIP para sus actividades de difusión y soporte al cliente.

1. Ahorra dinero:
   Al enviar mensajes de texto a través de la conexión a internet del usuario, la mensajería por VoIP te permite enviar más mensajes de forma mucho más barata. A veces, pueden ser incluso completamente gratuitos, lo que permite un uso extensivo.
   
2. Envía mensajes masivos:
   Dado que los SMS por VoIP solo requieren una conexión a internet y una plataforma de software, permiten a los usuarios comunicarse eficazmente en todos los dispositivos. Esto los hace perfectos para un uso comercial masivo.
   
3. Aprovecha el contenido multimedia:
   Los mensajes de texto por teléfono VoIP permiten a los usuarios compartir fácilmente contenidos multimedia como imágenes, vídeos, archivos de audio y documentos para lograr una comunicación aún mejor. De este modo, las empresas pueden conectar con sus clientes a un nivel más profundo.
   
4. Automatiza para el éxito:
   Las plataformas de VoIP con SMS suelen ofrecer funciones avanzadas para una mayor eficiencia, como confirmaciones de lectura, indicadores de escritura, campañas de SMS, etc. Esto permite a las empresas agilizar aún más sus procesos.
   
5. Aumenta la privacidad:
   Los mensajes de VoIP a menudo cuentan con cifrado de extremo a extremo para salvaguardar los datos y la privacidad de los usuarios. Esto garantiza que los mensajes solo puedan ser leídos por el destinatario previsto.
   
6. Envía mensajes internacionales:
   Los mensajes de texto por VoIP permiten a los usuarios intercambiar mensajes al instante en todo el mundo sin cargos adicionales ni retrasos, lo que los hace perfectos para el marketing.
   
7. Dirígete a grupos:
   La VoIP con SMS a menudo permite a los usuarios crear y gestionar chats de grupo personalizados o enviar mensajes masivos personalizados, incluyendo archivos multimedia y documentos. Esto puede ser vital tanto para el uso empresarial interno como externo.

Cómo utilizan las empresas los mensajes de texto por VoIP

Existen múltiples formas en las que las empresas pueden aprovechar la VoIP con SMS en sus actividades diarias. Los casos de uso suelen diferenciarse en función del equipo o departamento, el fin previsto y el cliente o usuario objetivo. Entre ellos se incluyen:

#1: Ventas 

Los equipos de ingresos pueden utilizar los mensajes de texto por VoIP de múltiples maneras. Pueden aprovecharlos para generar y realizar el seguimiento de clientes potenciales obtenidos directamente de su web o CRM para acelerar el proceso de captación.

Sin embargo, también pueden utilizarlos con la misma eficacia para enviar promociones y ofertas masivas con un lenguaje personalizado basado en variables automatizadas para conectar mejor con los clientes e impulsar las ventas.

#2: Soporte al cliente

Muchos usuarios de internet prefieren utilizar su móvil en lugar de una función de chat online para sus necesidades de soporte. Mediante el uso de mensajes de teléfono VoIP, el equipo de soporte al cliente puede eliminar este obstáculo percibido al tiempo que sigue aprovechando los chatbots para consultas básicas.

Sin embargo, los mensajes de texto por VoIP también te permiten compartir útiles infografías e instrucciones de autoayuda. Esto puede ser de gran utilidad para acelerar y simplificar el proceso de resolución de problemas.

#3: Selección de personal e investigación:

El departamento de Recursos Humanos puede utilizar los mensajes de texto por VoIP con la misma eficacia que sus homólogos de atención al cliente para segmentar, contactar, programar citas y realizar el seguimiento de candidatos potenciales a partir de fuentes externas. 

Fuera de la selección de personal, los SMS por VoIP también pueden aprovechar su tasa de apertura del 98% para garantizar que la gente vea tus llamadas a la acción para diversas iniciativas de recopilación de información y comentarios, que son vitales para mejorar el rendimiento.

Mejores prácticas para los mensajes de texto por VoIP

Independientemente de cómo quieras aprovechar los mensajes de texto por VoIP, hay varias mejores prácticas que deberías incorporar para maximizar tu rendimiento. Estas incluyen:

1. Mensajes personalizados:
   Muchas plataformas de mensajería VoIP te permiten crear plantillas con variables personalizadas. Utilízalas para insertar los nombres de los clientes, las empresas y otra información para aumentar el engagement.
   
2. Aprovecha el contenido multimedia:
   Las imágenes, los vídeos y los archivos de audio no solo aumentan la participación de los usuarios, sino que también pueden ser muy valiosos en los servicios de soporte. Impleméntalos en tu comunicación para ofrecer una experiencia fluida y agradable.
   
3. Pruebas A/B de rendimiento:
   Muchas plataformas de SMS por VoIP también ofrecen funciones analíticas para medir y optimizar tu rendimiento. Utilízalas para realizar el seguimiento del éxito de las diferentes plantillas de mensajes y encontrar las que tengan mejores resultados.
   
4. Saca partido de las integraciones:
   Los proveedores de mensajería de texto por IP a menudo ofrecen marketplaces para herramientas de terceros como CRM y Business Intelligence. Estas pueden ayudarte a ampliar aún más tus esfuerzos con información y funciones adicionales.
   
5. Agiliza los procesos con la automatización:
   El envío manual de mensajes de texto requiere mucho tiempo. Sin embargo, puedes agilizarlo configurando activadores personalizados en tus sitios web y aplicaciones para enviar mensajes de texto automatizados y lograr la máxima eficacia.

Cómo configurar los mensajes de texto por VoIP

Después de la teoría viene la práctica. En esta sección, te mostraremos cómo configurar y empezar a utilizar los mensajes de texto por VoIP por ti mismo en solo cinco sencillos pasos. A continuación, encontrarás la guía de inicio rápido de CloudTalk.

1. Encuentra un proveedor de VoIP con mensajería de texto:
   Existen numerosos proveedores de mensajes de texto por VoIP en el mercado, por lo que es mejor buscar uno que se adapte a tus necesidades empresariales. Considera los precios, los límites de envío de mensajes de texto, las funciones adicionales y las opiniones de los clientes para encontrar candidatos adecuados.
   
2. Crea tu cuenta:
   Una vez que hayas encontrado un proveedor que te guste, debes registrar una cuenta (potencialmente para una prueba gratuita) y contratar una suscripción. Tras rellenar toda la información y confirmar tu identidad, podrás empezar a configurar tus SMS por VoIP.
   
3. Configura tu número para mensajes de texto por VoIP:
   Si eliges CloudTalk como proveedor, tus números virtuales ya deberían estar configurados para los mensajes de texto por VoIP. Para empezar a enviar mensajes, descarga la aplicación CloudTalk Phone y haz clic en el icono del bocadillo de chat en la barra inferior de tu pantalla.
   
4. Configura las funciones de mensajería e integraciones:
   CloudTalk ofrece más de 35 integraciones diferentes con las herramientas de terceros más populares. Para aumentar el rendimiento de tus SMS por VoIP, busca una integración que te guste y a la que estés suscrito, añádela a tu perfil e inicia sesión.
   
5. Prepara a tu equipo y empieza a enviar mensajes:
   Incorpora al resto de tu equipo y enséñales cómo enviar mensajes y configurar activadores personalizados a través de la función Workflow Automation. Una vez que todos estén listos, podrás poner en marcha tus operaciones de mensajería sin demora alguna.

Conclusión

Los mensajes de texto por VoIP pueden ser vitales para diversos aspectos de las operaciones comerciales. Si ya utilizas un software para call center, implementar esta función es una decisión lógica. Y si no lo haces, este es el mejor momento para empezar. ¿A qué estás esperando?