Der ultimative Leitfaden für VoIP-SMS:Funktionsweise, Vorteile & Best Practices

VoIP hat sich zu einer der besten Möglichkeiten entwickelt, um Unternehmen mit ihren Kunden zu verbinden. Gleichzeitig verzeichnen SMS-Kampagnen eine Öffnungsrate von 98%. Die Frage ist: Wie effektiv ist VoIP-SMS – die Kombination aus beidem?

Da Call-Center-Software immer ausgefeilter wird, führt sie kontinuierlich neue Funktionen ein, die Nutzer zur Erfüllung ihrer organisatorischen Anforderungen nutzen können. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über VoIP-SMS wissen müssen – einschließlich Funktionsweise, Vorteilen und Best Practices.

Wichtige Erkenntnisse

• VoIP-SMS ermöglicht es Ihnen, Nachrichten über das Internet weltweit von jedem kompatiblen Gerät aus zu senden – zu weitaus günstigeren Tarifen als bei herkömmlichen SMS.
• VoIP-SMS ist an eine virtuelle Nummer gekoppelt, die mit einem Softwareprofil statt mit einer SIM-Karte verknüpft ist. Dadurch können Nutzer geräteübergreifend effizient arbeiten.
• Unternehmen bevorzugen VoIP-SMS aufgrund der Kosteneffizienz, Flexibilität, zusätzlichen Funktionen und Automatisierungsmöglichkeiten, die im Vertrieb, Support und Recruiting entscheidend sind.

Was ist VoIP-SMS?

VoIP-SMS tut genau das, was der Name vermuten lässt. Die Technologie ermöglicht es Ihnen, Textnachrichten über Ihre Call-Center-Software über eine SMS-fähige virtuelle Telefonnummer zu senden und zu empfangen. 

Die Funktion verhält sich ähnlich wie iMessage und vergleichbare Messaging-Lösungen, mit denen Sie Texte zwischen zwei Smart-Geräten (Laptop, Smartphone, Smartwatch) über das Internet versenden können, ohne eine SIM-Karte zu benötigen.

Die beiden Technologien sind jedoch völlig unabhängig voneinander. Im Gegensatz zu VoIP-SMS sind iMessage und seine Alternativen eher für den persönlichen als für den geschäftlichen Gebrauch konzipiert und nutzen beim Messaging außerhalb ihres Ökosystems das Standardnetz und die entsprechenden Tarife. 

Wie funktioniert VoIP-SMS?

VoIP-SMS nutzt die Infrastruktur eines Call-Centers oder eines SMS-Softwareanbieters, um SMS-Nachrichten über das Internet zu senden und zu empfangen. Die Nachrichten werden über die verknüpfte virtuelle Telefonnummer des Nutzers gesendet und empfangen, nicht über eine SIM-Karte.

In der Praxis bedeutet dies, dass Sie von jedem mit Ihrem Profil und Ihrer virtuellen Nummer verknüpften Gerät aus SMS über IP versenden können, unabhängig davon, welches Gerät Ihr Gegenüber nutzt. Sie können auch mehrere virtuelle Nummern für Anrufe und SMS in verschiedenen Teilen der Welt besitzen und nutzen. 

Damit VoIP-SMS funktioniert, benötigen Sie lediglich ein aktives Abonnement für eine geeignete Lösung und eine stabile Internetverbindung.

VoIP-SMS im Vergleich zu herkömmlichen SMS

Obwohl sie im Wesentlichen dasselbe tun, gibt es einige entscheidende Unterschiede zwischen VoIP-SMS und herkömmlichen SMS. Diese betreffen alles von Preis und Zuverlässigkeit bis hin zu Zusatzfunktionen und mehr. Nachfolgend finden Sie eine kurze Übersicht.

Die 7 Vorteile von VoIP-SMS für Unternehmen

Die Unterschiede zwischen herkömmlichen SMS und VoIP-Nachrichten machen letztere sowohl für den privaten als auch für den geschäftlichen Gebrauch weitaus attraktiver. Nachfolgend finden Sie die 7 wichtigsten Gründe, warum Unternehmen VoIP-SMS für ihre Kundenansprache und den Support nutzen.

1. Geld sparen:
   Durch das Senden von Texten über die Internetverbindung des Nutzers können Sie mit VoIP-SMS mehr Nachrichten weitaus günstiger versenden. Manchmal sind sie sogar völlig kostenlos, was eine umfassende Nutzung ermöglicht.
   
2. Massenversand:
   Da VoIP-SMS lediglich eine Internetverbindung und eine Softwareplattform erfordert, können Nutzer geräteübergreifend effizient kommunizieren. Dies macht sie perfekt für den kommerziellen Massenversand.
   
3. Multimedia nutzen:
   Mit VoIP-SMS können Nutzer problemlos Multimedia-Inhalte wie Bilder, Videos, Audiodateien und Dokumente teilen, um die Kommunikation zu verbessern. So können Unternehmen ihre Kunden auf einer tieferen Ebene ansprechen.
   
4. Erfolgreich automatisieren:
   VoIP-Plattformen mit SMS-Funktion bieten oft erweiterte Features für zusätzliche Effizienz, darunter Lesebestätigungen, Tippindikatoren, SMS-Kampagnen usw. Dadurch können Unternehmen ihre Prozesse weiter rationalisieren.
   
5. Mehr Datenschutz:
   VoIP-Nachrichten bieten häufig eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um die Daten und die Privatsphäre der Nutzer zu schützen. Dadurch wird sichergestellt, dass Nachrichten nur vom vorgesehenen Empfänger gelesen werden können.
   
6. Internationaler Versand:
   VoIP-SMS ermöglicht es Nutzern, Nachrichten ohne zusätzliche Gebühren oder Verzögerungen sofort rund um den Globus auszutauschen, was sie ideal für das Marketing macht.
   
7. Zielgruppenansprache:
   VoIP mit SMS ermöglicht es Nutzern häufig, benutzerdefinierte Gruppenchats zu erstellen und zu verwalten oder personalisierte Massennachrichten inklusive Medien und Dokumenten zu versenden. Dies kann sowohl intern als auch extern für Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein.

Wie Unternehmen VoIP-SMS nutzen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen VoIP mit SMS in ihren täglichen Aktivitäten einsetzen können. Die Anwendungsfälle unterscheiden sich häufig nach Team/Abteilung, Verwendungszweck und Zielkunde/-nutzer. Dazu gehören:

#1: Vertrieb: 

Vertriebsteams können VoIP-SMS auf vielfältige Weise nutzen. Sie können damit Leads generieren und nachverfolgen, die direkt aus dem Web/CRM stammen, um den Nurturing-Prozess zu beschleunigen.

Ebenso effektiv können sie die Funktion nutzen, um Massenaktionen und Angebote mit personalisierter Sprache basierend auf automatisierten Variablen zu versenden, um Kunden besser anzusprechen und den Umsatz zu steigern.

#2: Kundensupport

Viele Online-Nutzer bevorzugen für ihren Supportbedarf das Mobiltelefon gegenüber einer Online-Chat-Funktion. Mithilfe von VoIP-Nachrichten kann das Kundensupport-Team diese Hürde abbauen und gleichzeitig Chatbots für grundlegende Anfragen nutzen.

VoIP-SMS ermöglicht es Ihnen jedoch auch, hilfreiche Infografiken und Anleitungen zur Selbsthilfe zu teilen. Dies kann den Fehlerbehebungsprozess enorm beschleunigen und vereinfachen.

#3: Recruiting & Marktforschung:

Die Personalabteilung kann VoIP-SMS ebenso effizient nutzen wie die Teams mit Kundenkontakt, um potenzielle Kandidaten basierend auf externen Quellen gezielt anzusprechen, zu kontaktieren, Termine zu vereinbaren und auf dem Laufenden zu halten. 

Abseits des Recruitings können Sie dank der Öffnungsrate von 98% bei VoIP-SMS sicherstellen, dass Ihre Handlungsaufforderungen für verschiedene Initiativen zur Informationsgewinnung und Feedback-Einholung gesehen werden, was für die Leistungssteigerung von entscheidender Bedeutung ist.

Best Practices für VoIP-SMS

Unabhängig davon, wie Sie VoIP-SMS nutzen möchten, gibt es einige Best Practices, die Sie anwenden sollten, um Ihre Leistung zu maximieren. Dazu gehören:

1. Nachrichten personalisieren:
   Viele VoIP-Messaging-Plattformen ermöglichen es Ihnen, Vorlagen mit benutzerdefinierten Variablen zu erstellen. Nutzen Sie diese, um den Namen der Kunden, das Unternehmen und andere Informationen einzufügen, um das Engagement zu steigern.
   
2. Multimedia nutzen:
   Bilder, Videos und Audiodateien steigern nicht nur das Engagement der Nutzer, sondern können auch im Support-Bereich von unschätzbarem Wert sein. Setzen Sie diese in Ihrer Kommunikation ein, um eine reibungslose und angenehme Erfahrung zu bieten.
   
3. A/B-Tests durchführen:
   Viele VoIP-SMS-Plattformen bieten auch Analysefunktionen, um Ihre Leistung zu messen und zu optimieren. Nutzen Sie diese, um den Erfolg verschiedener Nachrichtenvorlagen zu verfolgen und diejenigen zu finden, die die besten Ergebnisse erzielen.
   
4. Integrationen nutzen:
   Anbieter von SMS-over-IP bieten oft Marktplätze für Drittanbieter-Tools wie CRMs und Business Intelligence an. Diese können Ihnen helfen, Ihre Bemühungen mit zusätzlichen Informationen und Funktionen weiter zu verstärken.
   
5. Mit Automatisierung optimieren:
   Manuelles Schreiben von SMS ist zeitaufwendig. Sie können diesen Prozess jedoch optimieren, indem Sie benutzerdefinierte Trigger auf Ihren Websites und in Ihren Apps einrichten, um automatisierte SMS für maximale Effizienz zu versenden.

So richten Sie VoIP-SMS ein

Nach der Theorie folgt die Praxis. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie VoIP-SMS in nur fünf einfachen Schritten einrichten und damit starten können. Nachfolgend finden Sie die Schnellstartanleitung von CloudTalk.

1. Einen VoIP-Anbieter mit SMS-Funktion finden:
   Es gibt zahlreiche VoIP-SMS-Anbieter auf dem Markt, daher suchen Sie sich am besten einen aus, der zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt. Berücksichtigen Sie Preise, SMS-Limits, Zusatzfunktionen und Kundenbewertungen, um geeignete Kandidaten zu finden.
   
2. Konto erstellen:
   Sobald Sie einen passenden Anbieter gefunden haben, sollten Sie ein Konto registrieren (eventuell für eine kostenlose Testversion) und ein Abonnement abschließen. Nachdem Sie alle Informationen ausgefüllt und Ihre Identität bestätigt haben, können Sie mit der Einrichtung Ihres VoIP-SMS starten.
   
3. Ihre VoIP-SMS-Nummer konfigurieren:
   Wenn Sie CloudTalk als Anbieter wählen, sollten Ihre virtuellen Nummern bereits für VoIP-SMS konfiguriert sein. Um mit dem Messaging zu beginnen, laden Sie die CloudTalk Phone App herunter und klicken Sie auf das Sprechblasen-Symbol in der Fußzeile Ihres Bildschirms.
   
4. SMS-Funktionen & Integrationen einrichten:
   CloudTalk bietet mehr als 35 verschiedene Integrationen für die beliebtesten Drittanbieter-Tools. Um Ihr VoIP-SMS zu erweitern, suchen Sie sich eine Integration aus, die Ihnen gefällt und für die Sie ein Abonnement haben, fügen Sie sie Ihrem Profil hinzu und melden Sie sich an.
   
5. Ihr Team schulen & mit dem SMS-Versand starten:
   Arbeiten Sie den Rest Ihres Teams ein und zeigen Sie ihnen, wie man Nachrichten sendet und benutzerdefinierte Trigger einrichtet über die Workflow-Automatisierung. Sobald alle bereit sind, können Sie Ihre Messaging-Aktivitäten ohne Verzögerung starten.

Fazit

VoIP-SMS kann für verschiedene Aspekte des Geschäftsbetriebs von entscheidender Bedeutung sein. Wenn Sie bereits eine Call-Center-Software nutzen, sollte die Implementierung dieser Funktion selbstverständlich sein. Und wenn nicht, ist jetzt der beste Zeitpunkt, um damit zu beginnen. Worauf warten Sie also noch?