Der ultimative Leitfaden für VoIP-Textnachrichten:Funktionsweise, Vorteile & Best Practices

VoIP hat sich zu einer der besten Möglichkeiten entwickelt, Unternehmen mit ihren Kunden zu verbinden. Gleichzeitig erzielen SMS-Kampagnen eine 98 % Öffnungsrate. Die Frage ist: Wie effektiv ist VoIP-Texting – die Kombination aus beidem?

Da Callcenter-Software immer ausgefeilter wird, werden ständig neue Funktionen eingeführt, die Nutzer zur Erfüllung ihrer organisatorischen Anforderungen nutzen können. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über VoIP-Texting wissen müssen, einschließlich seiner Funktionsweise, seiner Vorteile und Best Practices.

Wichtige Erkenntnisse

• VoIP-Texting ermöglicht es Ihnen, Nachrichten über das Internet von jedem kompatiblen Gerät weltweit zu deutlich günstigeren Tarifen als bei herkömmlichen SMS zu versenden.
• VoIP-SMS ist mit einer virtuellen Nummer verknüpft, die an ein Softwareprofil und nicht an eine SIM-Karte gebunden ist, wodurch Benutzer die Effizienz geräteübergreifend aufrechterhalten können.
• Unternehmen bevorzugen VoIP-Texting wegen seiner Erschwinglichkeit, Flexibilität, zusätzlichen Funktionen und Automatisierungsmöglichkeiten, die in den Bereichen Vertrieb, Support und Personalwesen entscheidend sind.

Was ist VoIP-Texting?

VoIP-Texting, manchmal auch VoIP-SMS genannt, hält, was es verspricht. Die Technologie ermöglicht es Ihnen, Textnachrichten über Ihre Callcenter-Software über eine textfähige virtuelle Telefonnummer zu senden und zu empfangen.

Die Funktion ähnelt iMessage und anderen vergleichbaren Messaging-Lösungen, die es Ihnen ermöglichen, Texte zwischen zwei intelligenten Geräten (Laptop, Smartphone, Smartwatch) über das Internet zu senden, ohne eine SIM-Karte zu benötigen.

Die beiden Technologien sind jedoch völlig getrennt. Im Gegensatz zu VoIP-Texting sind iMessage und seine Alternativen für den persönlichen statt für den kommerziellen Gebrauch konzipiert und verwenden das Standardnetzwerk und die Tarife, wenn sie außerhalb ihres Ökosystems Nachrichten senden.

Wie funktioniert VoIP-Texting?

VoIP-Texting nutzt die Infrastruktur eines Callcenter- oder Textnachrichten-Softwareanbieters, um SMS-Nachrichten über das Internet zu senden und zu empfangen. Die Texte werden über die zugehörige virtuelle Telefonnummer des Benutzers anstelle einer SIM-Karte gesendet und empfangen.

In der Praxis bedeutet dies, dass Sie über IP von jedem Gerät aus SMS senden können, das mit Ihrem Profil und Ihrer virtuellen Nummer verknüpft ist, unabhängig davon, was die andere Person verwendet. Sie können auch mehrere virtuelle Nummern für Anrufe und Textnachrichten in verschiedenen Teilen der Welt besitzen und nutzen.

Damit VoIP-Telefon-Texting funktioniert, benötigen Sie lediglich ein aktives Abonnement für eine geeignete Lösung und eine stabile Internetverbindung.

VoIP-Texting vs. traditionelle SMS

Obwohl sie im Wesentlichen dasselbe tun, gibt es mehrere entscheidende Unterschiede zwischen VoIP-Texting und traditionellen SMS. Diese wirken sich auf alles aus, von Preis und Zuverlässigkeit bis hin zu zusätzlichen Funktionen und mehr. Nachfolgend finden Sie eine kurze Übersicht.

Die 7 Vorteile von VoIP-Texting für Unternehmen

Die Unterschiede zwischen traditionellen SMS und VoIP-Nachrichten machen sie tatsächlich wesentlich praktikabler für den persönlichen und kommerziellen Gebrauch. Nachfolgend finden Sie die 7 wichtigsten Gründe, warum Unternehmen VoIP-Texting für ihre Kontaktaufnahme und ihren Kundensupport nutzen.

1. Geld sparen:
   Durch das Senden von Texten über die Internetverbindung des Benutzers ermöglicht Ihnen VoIP-Texting, mehr Nachrichten wesentlich günstiger zu versenden. Manchmal können sie sogar völlig kostenlos sein, was eine umfangreiche Nutzung ermöglicht.
   
2. Massen-Nachrichten:
   Da VoIP-SMS nur eine Internetverbindung und eine Softwareplattform erfordert, ermöglicht es Benutzern, effektiv geräteübergreifend zu kommunizieren. Dies macht es perfekt für den kommerziellen Masseneinsatz.
   
3. Multimedia nutzen:
   VoIP-Telefon-Texting ermöglicht es Benutzern, Multimedia-Inhalte wie Bilder, Videos, Audiodateien und Dokumente einfach zu teilen, um die Kommunikation weiter zu verbessern. So können Unternehmen ihre Kunden auf einer tieferen Ebene ansprechen.
   
4. Für den Erfolg automatisieren:
   VoIP mit SMS-Plattformen bieten oft erweiterte Funktionen für zusätzliche Effizienz, einschließlich Lesebestätigungen, Tippindikatoren, SMS-Kampagnen usw. Dies ermöglicht Unternehmen, Prozesse weiter zu optimieren.
   
5. Datenschutz erhöhen:
   VoIP-Nachrichten verfügen oft über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um die Daten und die Privatsphäre der Benutzer zu schützen. Dies stellt sicher, dass Nachrichten nur vom beabsichtigten Empfänger gelesen werden können.
   
6. International Nachrichten senden:
   VoIP-Texting ermöglicht Benutzern den sofortigen Austausch von Nachrichten weltweit ohne zusätzliche Gebühren oder Verzögerungen, was es perfekt für das Marketing macht.
   
7. Zielgruppen ansprechen:
   VoIP mit SMS ermöglicht es Benutzern oft, benutzerdefinierte Gruppenchats zu erstellen und zu verwalten oder personalisierte Massennachrichten zu senden, einschließlich Medien und Dokumenten. Dies kann sowohl im internen als auch im externen Geschäftsgebrauch von entscheidender Bedeutung sein.

Wie Unternehmen VoIP-Texting nutzen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen VoIP mit SMS in ihren täglichen Aktivitäten nutzen können. Anwendungsfälle werden oft nach Team/Abteilung, beabsichtigtem Zweck und Zielkunde/Benutzer unterschieden. Dazu gehören:

#1: Vertrieb:

Umsatzteams können VoIP-Texting auf vielfältige Weise nutzen. Sie können es verwenden, um Leads zu generieren und nachzuverfolgen, die direkt aus ihrem Web/CRM stammen, um den Nurturing-Prozess zu beschleunigen.

Sie können es jedoch auch gleichermaßen effektiv nutzen, um Massenaktionen und Angebote mit personalisierter Sprache, basierend auf automatisierten Variablen, zu versenden, um besser mit Kunden in Kontakt zu treten und den Vertrieb anzukurbeln.

#2: Kundensupport

Viele Online-Nutzer ziehen es vor, ihr Mobiltelefon anstelle einer Online-Chat-Funktion für ihre Support-Bedürfnisse zu nutzen. Durch die Verwendung von VoIP-Telefonnachrichten kann das Kundensupport-Team dieses wahrgenommene Hindernis beseitigen und gleichzeitig Chatbots für grundlegende Anfragen nutzen.

VoIP-Texting ermöglicht es Ihnen jedoch auch, hilfreiche Self-Service-Infografiken und Anleitungen zu teilen. Dies kann äußerst hilfreich sein, um den Fehlerbehebungsprozess zu beschleunigen und zu vereinfachen.

#3: Rekrutierung & Forschung:

Personalabteilungen können VoIP-Texting ebenso effizient wie ihre kundenorientierten Kollegen nutzen, um potenzielle Kandidaten basierend auf externen Quellen anzusprechen, zu kontaktieren, Termine zu vereinbaren und auf dem Laufenden zu bleiben.

Außerhalb der Rekrutierung kann VoIP-SMS auch seine 98%ige Öffnungsrate nutzen, um sicherzustellen, dass Personen Ihre Handlungsaufforderungen für verschiedene Informationssammlungs- und Feedback-Initiativen sehen, die für die Leistungsverbesserung unerlässlich sind.

VoIP-Texting Best Practices

Unabhängig davon, wie Sie VoIP-Texting nutzen möchten, gibt es mehrere Best Practices, die Sie anwenden sollten, um Ihre Leistung zu maximieren. Dazu gehören:

1. Nachrichten personalisieren:
   Viele VoIP-Messaging-Plattformen ermöglichen es Ihnen, Vorlagen mit benutzerdefinierten Variablen zu erstellen. Verwenden Sie diese, um Namen von Kunden, Unternehmen und andere Informationen einzufügen, um die Interaktion zu fördern.
   
2. Multimedia nutzen:
   Bilder, Videos und Audiodateien erhöhen nicht nur die Benutzerinteraktion, sondern können auch in Support-Umgebungen von unschätzbarem Wert sein. Implementieren Sie diese in Ihrer Kommunikation, um ein optimiertes und angenehmes Erlebnis zu bieten.
   
3. A/B-Test-Leistung:
   Viele VoIP-SMS-Plattformen bieten auch Analysefunktionen zur Messung und Optimierung Ihrer Leistung. Nutzen Sie diese, um den Erfolg verschiedener Nachrichtenvorlagen zu verfolgen und die besten Ergebnisse zu finden.
   
4. Integrationen nutzen:
   Text-over-IP-Anbieter bieten oft Marktplätze für Drittanbieter-Tools wie CRMs und Business Intelligence. Diese können Ihre Bemühungen mit zusätzlichen Informationen und Funktionen weiter verstärken.
   
5. Mit Automatisierung optimieren:
   Manuelles Texting ist zeitaufwändig. Sie können es jedoch optimieren, indem Sie benutzerdefinierte Trigger auf Ihren Websites und Apps einrichten, um automatisierte Texte für maximale Effizienz zu senden.

VoIP-Texting einrichten

Nach der Theorie kommt die Praxis. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie VoIP-Texting in nur fünf einfachen Schritten selbst einrichten und nutzen können. Nachfolgend finden Sie den CloudTalk-Schnellstartleitfaden.

1. VoIP-Anbieter mit Texting finden:
   Es gibt zahlreiche VoIP-Texting-Anbieter auf dem Markt, daher sollten Sie einen suchen, der Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. Berücksichtigen Sie Preise, Texting-Limits, zusätzliche Funktionen und Kundenbewertungen, um geeignete Kandidaten zu finden.
   
2. Konto erstellen:
   Nachdem Sie einen passenden Anbieter gefunden haben, sollten Sie ein Konto (eventuell für eine kostenlose Testphase) registrieren und ein Abonnement abschließen. Nach Eingabe aller Informationen und Bestätigung Ihrer Identität können Sie mit der Einrichtung Ihrer VoIP-SMS beginnen.
   
3. Ihre VoIP-Texting-Nummer konfigurieren:
   Wenn Sie CloudTalk als Anbieter wählen, sollten Ihre virtuellen Nummern bereits für VoIP-Texting konfiguriert sein. Um mit dem Messaging zu beginnen, laden Sie die CloudTalk Telefon-App herunter und klicken Sie auf das Chatblasen-Symbol in der unteren Zeile Ihres Bildschirms.
   
4. Texting-Funktionen & Integrationen einrichten:
   CloudTalk bietet über 35 verschiedene Integrationen für die gängigsten Drittanbieter-Tools. Um Ihre VoIP-SMS zu erweitern, suchen Sie eine Integration, die Ihnen gefällt und für die Sie ein Abonnement haben, fügen Sie sie Ihrem Profil hinzu und melden Sie sich an.
   
5. Ihr Team schulen & mit dem Texting beginnen:
   Schulen Sie den Rest Ihres Teams und zeigen Sie ihnen, wie man Nachrichten sendet und benutzerdefinierte Trigger über die Workflow-Automatisierungsfunktion einrichtet. Sobald alle bereit sind, können Sie Ihre Messaging-Operationen ohne Verzögerung starten.

Fazit

VoIP-Texting kann für verschiedene Aspekte des Geschäftsbetriebs von entscheidender Bedeutung sein. Wenn Sie bereits Callcenter-Software verwenden, sollte die Implementierung dieser Funktion eine Selbstverständlichkeit sein. Und wenn nicht, ist dies der beste Zeitpunkt, um loszulegen. Worauf warten Sie also?