الدليل الشامل للرسائل النصية عبر بروتوكول VoIP:كيفية عملها، فوائدها وأفضل ممارساتها

أصبح بروتوكول VoIP أحد أفضل الطرق لربط الشركات بعملائها. وفي الوقت نفسه، تحظى حملات الرسائل النصية القصيرة (SMS) بمعدل فتح يصل إلى 98%. السؤال هو، ما مدى فعالية الرسائل النصية عبر VoIP - التي تجمع بين الميزتين؟

مع تطور برامج مراكز الاتصال وزيادة كفاءتها، فإنها تستمر في تقديم ميزات جديدة يمكن للمستخدمين الاستفادة منها لتلبية احتياجات مؤسساتهم. في هذا المقال، سنغطي كل ما تحتاج لمعرفته حول الرسائل النصية عبر VoIP، بما في ذلك كيفية عملها، فوائدها، وأفضل ممارساتها.

أهم النقاط المستفادة

• تتيح لك الرسائل النصية عبر VoIP إرسال الرسائل عبر الإنترنت إلى جميع أنحاء العالم من أي جهاز متوافق وبأسعار أرخص بكثير من الرسائل النصية القصيرة التقليدية.
• ترتبط رسائل VoIP SMS برقم افتراضي متصل بملف تعريف البرنامج بدلاً من بطاقة SIM، مما يتيح للمستخدمين الحفاظ على الكفاءة عبر مختلف الأجهزة.
• تفضل الشركات الرسائل النصية عبر VoIP لفعاليتها من حيث التكلفة، ومرونتها، وميزاتها الإضافية، وقدرات الأتمتة الأساسية في مجالات المبيعات والدعم والتوظيف.

ما هي الرسائل النصية عبر VoIP؟

تؤدي الرسائل النصية عبر VoIP (والتي تُعرف أحياناً باسم VoIP SMS) وظيفتها تماماً كما يوضح اسمها. تتيح لك هذه التقنية إرسال واستقبال الرسائل النصية عبر برنامج مركز الاتصال الخاص بك من خلال رقم هاتف افتراضي يدعم إرسال النصوص. 

تعمل هذه الميزة بشكل مشابه لتطبيق iMessage وحلول المراسلة المماثلة الأخرى التي تتيح لك إرسال نصوص بين جهازين ذكيين (كمبيوتر محمول، هاتف ذكي، ساعة ذكية) عبر الإنترنت دون الحاجة إلى بطاقة SIM.

ومع ذلك، فإن التقنيتين منفصلتان تماماً. بخلاف الرسائل النصية عبر VoIP، تم تصميم iMessage وبدائله للاستخدام الشخصي وليس التجاري، وتستخدم الشبكة والأسعار العادية عند المراسلة خارج منظومتها الخاصة. 

كيف تعمل الرسائل النصية عبر VoIP؟

تعمل الرسائل النصية عبر VoIP من خلال الاستفادة من البنية التحتية لمركز الاتصال أو مزود برامج الرسائل النصية لإرسال واستقبال رسائل SMS عبر الإنترنت. يتم إرسال النصوص واستلامها على رقم الهاتف الافتراضي المرتبط بالمستخدم بدلاً من بطاقة SIM.

عملياً، هذا يعني أنه يمكنك إرسال رسائل نصية عبر بروتوكول الإنترنت من أي جهاز مرتبط بملفك الشخصي ورقمك الافتراضي، بغض النظر عن الجهاز الذي يستخدمه الطرف الآخر. يمكنك أيضاً امتلاك واستخدام أرقام افتراضية متعددة لإجراء المكالمات وإرسال الرسائل في أجزاء مختلفة من العالم. 

لتشغيل الرسائل النصية عبر هاتف VoIP، لا تحتاج سوى إلى اشتراك نشط في حل مناسب واتصال مستقر بالإنترنت.

الرسائل النصية عبر VoIP مقابل الرسائل النصية التقليدية SMS

على الرغم من قيامهما بنفس الوظيفة تقريباً، إلا أن هناك عدة اختلافات جوهرية بين الرسائل النصية عبر VoIP والرسائل النصية التقليدية SMS. تؤثر هذه الاختلافات على كل شيء بدءاً من السعر إلى الموثوقية والميزات الإضافية والمزيد. ستجد أدناه نظرة عامة سريعة.

الفوائد الـ 7 للرسائل النصية عبر VoIP للشركات

إن الاختلافات بين الرسائل النصية القصيرة التقليدية ورسائل VoIP تجعل الأخيرة أكثر ملاءمة للاستخدام الشخصي والتجاري على حد سواء. فيما يلي أهم 7 أسباب تجعل الشركات تستخدم الرسائل النصية عبر VoIP للتواصل ودعم العملاء.

1. توفير المال:
   من خلال إرسال النصوص عبر اتصال الإنترنت الخاص بالمستخدم، تتيح لك الرسائل النصية عبر VoIP إرسال المزيد من الرسائل بتكلفة أقل بكثير. في بعض الأحيان، يمكن أن تكون مجانية تماماً، مما يسمح بالاستخدام المكثف.
   
2. إرسال رسائل جماعية ضخمة:
   نظراً لأن VoIP SMS يتطلب فقط اتصالاً بالإنترنت ومنصة برمجية، فإنه يتيح للمستخدمين التواصل بفعالية عبر الأجهزة. هذا يجعله مثالياً للاستخدام التجاري على نطاق واسع.
   
3. الاستفادة من الوسائط المتعددة:
   تتيح الرسائل النصية عبر VoIP للمستخدمين مشاركة الوسائط المتعددة بسهولة مثل الصور، مقاطع الفيديو، الملفات الصوتية، والمستندات لتحقيق تواصل أفضل. وبالتالي، يمكن للشركات التفاعل مع عملائها بشكل أعمق.
   
4. الأتمتة من أجل النجاح:
   غالباً ما تقدم منصات VoIP مع SMS ميزات متقدمة لتحقيق كفاءة إضافية، بما في ذلك إيصالات القراءة، ومؤشرات الكتابة، وحملات الرسائل القصيرة، وما إلى ذلك. يتيح ذلك للشركات تبسيط العمليات بشكل أكبر.
   
5. زيادة الخصوصية:
   تتميز رسائل VoIP غالباً بالتشفير من الطرف إلى الطرف لحماية بيانات المستخدمين وخصوصيتهم. يضمن هذا قراءة الرسائل فقط من قبل المستلم المعني.
   
6. المراسلة الدولية:
   تتيح الرسائل النصية عبر VoIP للمستخدمين تبادل الرسائل فوراً حول العالم دون رسوم إضافية أو تأخير، مما يجعلها مثالية للتسويق.
   
7. استهداف المجموعات:
   غالباً ما يتيح نظام VoIP مع SMS للمستخدمين إنشاء وإدارة محادثات جماعية مخصصة أو إرسال رسائل جماعية مخصصة، بما في ذلك الوسائط والمستندات. يمكن أن يكون هذا حيوياً في الاستخدام التجاري الداخلي والخارجي على حد سواء.

كيف تستخدم الشركات الرسائل النصية عبر VoIP

هناك طرق متعددة يمكن للشركات من خلالها الاستفادة من بروتوكول VoIP مع SMS في أنشطتها اليومية. غالباً ما تختلف حالات الاستخدام بناءً على الفريق/القسم، والغرض المقصود، والعميل/المستخدم المستهدف. وتشمل هذه:

#1: المبيعات: 

يمكن لفرق الإيرادات استخدام الرسائل النصية عبر VoIP بطرق متعددة. يمكنهم الاستفادة منها لجذب العملاء المحتملين ومتابعتهم مباشرة من نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لتسريع عملية الرعاية والتفاعل.

ومع ذلك، يمكنهم استخدامها بفعالية مماثلة لإرسال عروض ترويجية جماعية بأسلوب مخصص يعتمد على متغيرات مؤتمتة للتفاعل بشكل أفضل مع العملاء و زيادة المبيعات.

#2: دعم العملاء

يفضل العديد من مستخدمي الإنترنت استخدام هواتفهم المحمولة بدلاً من ميزة الدردشة عبر الإنترنت لتلبية احتياجات الدعم الخاصة بهم. باستخدام رسائل هاتف VoIP، يمكن لفريق دعم العملاء إزالة هذه العقبة مع الاستمرار في الاستفادة من روبوتات الدردشة للاستفسارات الأساسية.

ومع ذلك، تتيح لك الرسائل النصية عبر VoIP أيضاً مشاركة الرسوم البيانية التوضيحية والتعليمات المفيدة للمساعدة الذاتية. يمكن أن يكون هذا مفيداً للغاية في تسريع عملية حل المشكلات وتبسيطها.

#3: التوظيف والبحث:

يمكن للموارد البشرية استخدام الرسائل النصية عبر VoIP بنفس كفاءة زملائهم الذين يواجهون العملاء لاستهداف المرشحين المحتملين والتواصل معهم وجدولة المواعيد ومتابعتهم بناءً على مصادر خارجية. 

خارج نطاق التوظيف، يمكن لرسائل VoIP SMS أيضاً الاستفادة من معدل فتحها البالغ 98% لضمان رؤية الأشخاص لطلبات اتخاذ إجراء لمختلف مبادرات جمع المعلومات واستطلاعات الرأي، وهي أمور حيوية لتحسين الأداء.

أفضل ممارسات الرسائل النصية عبر VoIP

بغض النظر عن كيفية رغبتك في الاستفادة من الرسائل النصية عبر VoIP، هناك العديد من أفضل الممارسات التي يجب عليك دمجها لزيادة أدائك إلى أقصى حد. وتشمل هذه:

1. تخصيص الرسائل:
   تتيح لك العديد من منصات رسائل VoIP إنشاء قوالب بمتغيرات مخصصة. استخدمها لإدراج أسماء العملاء، وشركاتهم، وغيرها من المعلومات لزيادة التفاعل.
   
2. الاستفادة من الوسائط المتعددة:
   لا تقتصر الصور ومقاطع الفيديو وملفات الصوت على زيادة تفاعل المستخدمين فحسب، بل يمكن أن تكون لا تقدر بثمن في بيئات الدعم. قم بتطبيقها في اتصالاتك لتقديم تجربة سلسة و ممتعة.
   
3. اختبار أداء A/B:
   تقدم العديد من منصات VoIP SMS أيضاً ميزات تحليلية لقياس أدائك وتحسينه. استخدمها لتتبع نجاح قوالب الرسائل المختلفة والعثور على تلك التي تحقق أفضل النتائج.
   
4. الاستفادة من عمليات التكامل:
   غالباً ما يقدم مزودو خدمة الرسائل النصية عبر بروتوكول الإنترنت متاجر لأدوات الطرف الثالث مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRMs) وذكاء الأعمال. يمكن أن يساعد ذلك في تعزيز جهودك بمعلومات وميزات إضافية.
   
5. التبسيط من خلال الأتمتة:
   الرسائل النصية اليدوية تستهلك الكثير من الوقت. ومع ذلك، يمكنك تبسيطها من خلال إعداد محفزات مخصصة عبر مواقعك وتطبيقاتك لإرسال رسائل نصية مؤتمتة لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.

كيفية إعداد الرسائل النصية عبر VoIP

بعد النظرية يأتي التطبيق. في هذا القسم، سنوضح لك كيفية إعداد وبدء استخدام الرسائل النصية عبر VoIP بنفسك في خمس خطوات بسيطة فقط. ستجد أدناه دليل البدء السريع من CloudTalk.

1. البحث عن مزود VoIP يدعم الرسائل النصية:
   هناك العديد من مزودي الرسائل النصية عبر VoIP في السوق، لذا من الأفضل البحث عن مزود يناسب احتياجات عملك. ضع في اعتبارك الأسعار، وحدود الرسائل النصية، والميزات الإضافية، ومراجعات العملاء للعثور على المرشحين المناسبين.
   
2. إنشاء حسابك:
   بعد العثور على المزود الذي يعجبك، يجب عليك تسجيل حساب (قد يكون لفترة تجريبية مجانية) والاشتراك في باقة. بعد ملء جميع المعلومات وتأكيد هويتك، ستتمكن من البدء في إعداد رسائل VoIP SMS الخاصة بك.
   
3. تكوين رقم الرسائل النصية عبر VoIP الخاص بك:
   إذا اخترت CloudTalk كمزود خدمة، فيجب أن تكون أرقامك الافتراضية مهيأة بالفعل للرسائل النصية عبر VoIP. لبدء المراسلة، قم بتنزيل تطبيق هاتف CloudTalk وانقر على أيقونة فقاعة الدردشة في الجزء السفلي من شاشتك.
   
4. إعداد ميزات الرسائل النصية وعمليات التكامل:
   تقدم CloudTalk أكثر من 35 تكاملاً مختلفاً لأكثر أدوات الطرف الثالث شيوعاً. لتعزيز رسائل VoIP SMS الخاصة بك، ابحث عن التكامل الذي تفضله ولديك اشتراك فيه، وأضفه إلى ملفك الشخصي، ثم قم بتسجيل الدخول.
   
5. تدريب فريقك وبدء المراسلة:
   قم بتهيئة بقية فريقك وتعليمهم كيفية إرسال الرسائل و إعداد محفزات مخصصة عبر ميزة أتمتة سير العمل. بمجرد أن يصبح الجميع جاهزاً، يمكنك إطلاق عمليات المراسلة الخاصة بك دون أي تأخير.

الخاتمة

يمكن أن تكون الرسائل النصية عبر VoIP حيوية لجوانب مختلفة من عمليات الأعمال. إذا كنت تستخدم بالفعل برنامج مركز اتصال، فإن تطبيق هذه الميزة يعد أمراً بديهياً ولا يحتاج إلى تفكير. وإذا لم تكن كذلك، فهذا هو أفضل وقت للبدء. فماذا تنتظر؟