La guida definitiva al VoIP texting:come funziona, vantaggi & migliori pratiche

Il VoIP è diventato uno dei modi migliori per connettere le aziende con i loro clienti. Nel frattempo, le campagne SMS godono di un tasso di apertura del 98%. La domanda è: quanto è efficace il VoIP Texting, la combinazione dei due?

Man mano che il software per call center diventa più sofisticato, continua a introdurre nuove funzionalità che gli utenti possono sfruttare per soddisfare le loro esigenze organizzative. In questo articolo, tratteremo tutto ciò che devi sapere sul VoIP texting, incluso come funziona, i suoi vantaggi e le migliori pratiche.

Punti chiave

• Il VoIP texting ti permette di inviare messaggi via Internet in tutto il mondo da qualsiasi dispositivo compatibile a tariffe molto più economiche rispetto agli SMS tradizionali.
• Il VoIP SMS è associato a un numero virtuale collegato a un profilo software piuttosto che a una scheda SIM, il che consente agli utenti di mantenere l’efficienza su tutti i dispositivi.
• Le aziende preferiscono il VoIP texting per la sua economicità, flessibilità, funzionalità aggiuntive e capacità di automazione, fondamentali negli ambiti di vendita, supporto e recruiting.

Cos’è il VoIP texting?

Il VoIP texting, a volte chiamato anche VoIP SMS, fa esattamente quello che promette. Questa tecnologia ti consente di inviare e ricevere messaggi di testo tramite il tuo software per call center attraverso un numero di telefono virtuale abilitato ai messaggi. 

La funzionalità opera in modo simile a iMessage e ad altre soluzioni di messaggistica comparabili che ti consentono di inviare messaggi tra due smart device (laptop, smartphone, smartwatch) tramite Internet senza la necessità di una scheda SIM.

Tuttavia, le due tecnologie sono completamente separate. A differenza del VoIP texting, iMessage e le sue alternative sono progettati per uso personale piuttosto che commerciale e utilizzeranno la rete e le tariffe standard quando si inviano messaggi al di fuori del loro ecosistema. 

Come funziona il VoIP texting?

Il VoIP texting funziona sfruttando l’infrastruttura di un call center o di un provider di software di messaggistica per inviare e ricevere messaggi SMS via Internet. I messaggi vengono inviati e ricevuti sul numero di telefono virtuale associato all’utente anziché tramite una scheda SIM.

In pratica, questo significa che puoi inviare messaggi tramite IP da qualsiasi dispositivo associato al tuo profilo e al tuo numero virtuale, indipendentemente dal dispositivo utilizzato dall’altra persona. Puoi anche possedere e utilizzare più numeri virtuali per chiamare e inviare messaggi in diverse parti del mondo. 

Per far funzionare il VoIP phone texting, hai bisogno solo di un abbonamento attivo a una soluzione adatta e di una connessione internet stabile.

VoIP texting vs. SMS tradizionale

Nonostante facciano essenzialmente la stessa cosa, ci sono diverse differenze cruciali tra il VoIP texting e gli SMS tradizionali. Queste influenzano tutto, dal prezzo all’affidabilità, alle funzionalità aggiuntive e altro ancora. Di seguito, troverai una rapida panoramica.

I 7 vantaggi del VoIP texting per le aziende

Le differenze tra SMS tradizionali e messaggi VoIP li rendono in realtà molto più praticabili sia per uso personale che commerciale. Di seguito, troverai i 7 motivi principali per cui le aziende utilizzano il VoIP texting per le loro attività di sensibilizzazione e supporto clienti.

1. Risparmia denaro:
   Inviando messaggi tramite la connessione Internet dell’utente, il VoIP texting ti permette di inviare più messaggi a un costo molto inferiore. A volte, possono anche essere completamente gratuiti, consentendo un uso estensivo.
   
2. Messaggistica di massa:
   Poiché il VoIP SMS richiede solo una connessione Internet e una piattaforma software, consente agli utenti di comunicare efficacemente su tutti i dispositivi. Questo lo rende perfetto per l’uso commerciale di massa.
   
3. Sfrutta il multimedia:
   Il VoIP phone texting consente agli utenti di condividere facilmente contenuti multimediali come immagini, video, file audio e documenti per una comunicazione ancora migliore. In questo modo, le aziende possono coinvolgere i propri clienti a un livello più profondo.
   
4. Automatizza per il successo:
   Le piattaforme VoIP con SMS offrono spesso funzionalità avanzate per una maggiore efficienza, inclusi le conferme di lettura, gli indicatori di digitazione, le campagne SMS, ecc. Questo permette alle aziende di ottimizzare ulteriormente i processi.
   
5. Aumenta la privacy:
   I messaggi VoIP spesso includono la crittografia end-to-end per salvaguardare i dati e la privacy degli utenti. Ciò garantisce che i messaggi possano essere letti solo dal destinatario previsto.
   
6. Messaggi internazionali:
   Il VoIP texting consente agli utenti di scambiare messaggi istantaneamente in tutto il mondo senza costi aggiuntivi o ritardi, rendendolo perfetto per il marketing.
   
7. Target di gruppo:
   Il VoIP con SMS spesso consente agli utenti di creare e gestire chat di gruppo personalizzate o inviare messaggi di massa personalizzati, inclusi media e documenti. Questo può essere fondamentale sia per l’uso aziendale interno che esterno.

Come le aziende utilizzano il VoIP texting

Ci sono molteplici modi in cui le aziende possono sfruttare il VoIP con SMS nelle loro attività quotidiane. I casi d’uso sono spesso differenziati in base al team/dipartimento, allo scopo previsto e al cliente/utente target. Questi includono:

#1: Vendite: 

I team di vendita possono utilizzare il VoIP texting in diversi modi. Possono sfruttarlo per generare e seguire i lead estratti direttamente dal loro web/CRM per accelerare il processo di nurturing.

Tuttavia, possono utilizzarlo con la stessa efficacia per inviare promozioni e offerte di massa con linguaggio personalizzato basato su variabili automatizzate per coinvolgere meglio i clienti e incrementare le vendite.

#2: Supporto clienti

Molti utenti online preferiscono usare il proprio cellulare piuttosto che una funzione di chat online per le loro esigenze di supporto. Utilizzando i messaggi telefonici VoIP, il team di supporto clienti può rimuovere questo ostacolo percepito, pur sfruttando i chatbot per le richieste di base.

Tuttavia, il VoIP texting ti consente anche di condividere utili infografiche e istruzioni di auto-aiuto. Questo può essere estremamente utile per accelerare e semplificare il processo di risoluzione dei problemi.

#3: Recruiting e ricerca:

Le risorse umane possono utilizzare il VoIP texting con la stessa efficienza dei loro colleghi a contatto con i clienti per individuare, contattare, programmare appuntamenti e tenere il passo con i potenziali candidati basandosi su fonti esterne. 

Al di fuori del recruiting, il VoIP SMS può anche sfruttare il suo tasso di apertura del 98% per garantire che le persone vedano le tue call to action per varie iniziative di raccolta informazioni e feedback, che sono vitali per migliorare le prestazioni.

Migliori pratiche per il VoIP texting

Indipendentemente da come desideri sfruttare il VoIP texting, ci sono diverse migliori pratiche che dovresti incorporare per massimizzare le tue prestazioni. Queste includono:

1. Personalizza i messaggi:
   Molte piattaforme di messaggistica VoIP ti consentono di creare template con variabili personalizzate. Usale per inserire i nomi dei clienti, le aziende e altre informazioni per aumentare il coinvolgimento.
   
2. Sfrutta il multimedia:
   Immagini, video e file audio non solo aumentano il coinvolgimento degli utenti, ma possono anche essere preziosi in contesti di supporto. Implementali nella tua comunicazione per fornire un’ esperienza semplificata e piacevole.
   
3. Test A/B delle prestazioni:
   Molte piattaforme VoIP SMS offrono anche funzionalità analitiche per misurare e ottimizzare le tue prestazioni. Usale per monitorare il successo di diversi template di messaggi e trovare quelli che danno i migliori risultati.
   
4. Sfrutta le integrazioni:
   I fornitori di text-over-IP spesso offrono marketplace per strumenti di terze parti come CRM e Business Intelligence. Questi possono aiutarti ad amplificare ulteriormente i tuoi sforzi con informazioni e funzionalità aggiuntive.
   
5. Semplifica con l’automazione:
   L’invio manuale di messaggi richiede tempo. Tuttavia, puoi semplificarlo impostando trigger personalizzati sui tuoi siti web e app per inviare messaggi automatici per la massima efficienza.

Come configurare il VoIP texting

Dopo la teoria, arriva la pratica. In questa sezione, ti mostreremo come configurare e iniziare a utilizzare il VoIP texting per te stesso in soli cinque semplici passaggi. Di seguito, troverai la guida rapida di CloudTalk.

1. Trova un provider VoIP con servizio di texting:
   Esistono numerosi provider di VoIP texting sul mercato, quindi è meglio cercarne uno che si adatti alle tue esigenze aziendali. Considera i prezzi, i limiti di messaggistica, le funzionalità aggiuntive e le recensioni dei clienti per trovare i candidati adatti.
   
2. Crea il tuo account:
   Dopo aver trovato un provider che ti piace, dovresti registrare un account (potenzialmente per una prova gratuita) e sottoscrivere un abbonamento. Dopo aver compilato tutte le informazioni e confermato la tua identità, potrai iniziare a configurare il tuo VoIP SMS.
   
3. Configura il tuo numero VoIP texting:
   Se scegli CloudTalk come provider, i tuoi numeri virtuali dovrebbero essere già configurati per il VoIP texting. Per iniziare a inviare messaggi, scarica l’app CloudTalk Phone e clicca sull’icona della bolla di chat nella parte inferiore dello schermo.
   
4. Configura le funzionalità di texting e le integrazioni:
   CloudTalk offre oltre 35 diverse integrazioni per gli strumenti di terze parti più popolari. Per migliorare il tuo VoIP SMS, trova un’integrazione che ti piace e a cui sei abbonato, aggiungila al tuo profilo ed effettua l’accesso.
   
5. Forma il tuo team e inizia a inviare messaggi:
   Addestra il resto del tuo team e insegna loro come inviare messaggi e impostare trigger personalizzati tramite la funzionalità di automazione del flusso di lavoro. Una volta che tutti sono pronti, puoi avviare le tue operazioni di messaggistica senza alcun ritardo.

Conclusione

Il VoIP texting può essere vitale per vari aspetti delle operazioni aziendali. Se stai già utilizzando un software per call center, implementare questa funzionalità dovrebbe essere un gioco da ragazzi. E se non lo stai facendo, questo è il momento migliore per iniziare. Allora, cosa aspetti?