La guida definitiva ai messaggi VoIP:come funzionano, vantaggi e buone pratiche

Il VoIP è diventato uno dei modi migliori per connettere le aziende con i loro clienti. Nel frattempo, le campagne SMS registrano un tasso di apertura del 98%. La domanda è: quanto sono efficaci i messaggi VoIP, ovvero la combinazione di queste due tecnologie?

Man mano che i software per call center diventano più sofisticati, continuano a introdurre nuove funzionalità che puoi sfruttare per soddisfare le esigenze della tua organizzazione. In questo articolo scopriremo tutto quello che c'è da sapere sui messaggi VoIP, compreso il loro funzionamento, i vantaggi e le migliori pratiche.

Punti chiave

• I messaggi VoIP ti consentono di inviare SMS tramite internet in tutto il mondo da qualsiasi dispositivo compatibile a tariffe molto più convenienti rispetto agli SMS tradizionali.
• I messaggi VoIP sono associati a un numero virtuale collegato a un profilo software anziché a una scheda SIM, consentendoti di mantenere la massima efficienza su tutti i dispositivi.
• Le aziende preferiscono i messaggi VoIP per la loro convenienza, flessibilità, funzionalità aggiuntive e capacità di automazione, fondamentali nelle vendite, nell'assistenza e nel recruiting.

Cosa sono i messaggi VoIP?

I messaggi VoIP, a volte chiamati anche SMS VoIP, fanno esattamente quello che dice il nome. Questa tecnologia ti consente di inviare e ricevere messaggi di testo tramite il tuo software per call center attraverso un numero di telefono virtuale abilitato alla ricezione di SMS. 

Questa funzione ha un funzionamento simile a iMessage e ad altre soluzioni di messaggistica analoghe che consentono di inviare SMS tra due dispositivi smart (laptop, smartphone, smartwatch) via internet, senza bisogno di una scheda SIM.

Tuttavia, le due tecnologie sono completamente separate. A differenza dei messaggi VoIP, iMessage e le sue alternative sono progettati per l'uso personale piuttosto che commerciale e utilizzano la rete e le tariffe standard quando inviano messaggi al di fuori del loro ecosistema. 

Come funzionano i messaggi VoIP?

I messaggi VoIP funzionano sfruttando l'infrastruttura di un call center o del provider del software di messaggistica per inviare e ricevere SMS tramite internet. I messaggi vengono inviati e ricevuti sul numero di telefono virtuale associato all'utente invece che su una scheda SIM.

All'atto pratico, questo significa che puoi inviare SMS tramite IP da qualsiasi dispositivo associato al tuo profilo e al tuo numero virtuale, indipendentemente da quello utilizzato dall'altra persona. Puoi anche possedere e utilizzare più numeri virtuali per chiamare e inviare SMS in diverse parti del mondo. 

Per far funzionare l'invio di messaggi VoIP, hai bisogno solo di un abbonamento attivo a una soluzione adatta e di una connessione internet stabile.

Messaggi VoIP e SMS tradizionali a confronto

Nonostante svolgano essenzialmente la stessa funzione, esistono diverse differenze fondamentali tra i messaggi VoIP e gli SMS tradizionali. Queste influiscono su tutto, dal prezzo alla affidabilità, fino alle funzionalità aggiuntive e altro ancora. Di seguito trovi una rapida panoramica.

I 7 vantaggi dei messaggi VoIP per le aziende

Le differenze tra gli SMS tradizionali e i messaggi VoIP li rendono decisamente più adatti sia per l'uso personale che commerciale. Di seguito trovi i 7 motivi principali per cui le aziende utilizzano i messaggi VoIP per le loro attività di sensibilizzazione e assistenza clienti.

1. Risparmio economico:
   Inviando messaggi tramite la connessione internet dell'utente, i messaggi VoIP ti consentono di inviare più comunicazioni a costi molto inferiori. A volte possono essere del tutto gratuiti, consentendo un utilizzo su larga scala.
   
2. Messaggi di massa:
   Poiché l'SMS VoIP richiede solo una connessione internet e una piattaforma software, ti consente di comunicare in modo efficace su tutti i dispositivi. Questo lo rende perfetto per l'uso commerciale su larga scala.
   
3. Uso di contenuti multimediali:
   I messaggi VoIP ti consentono di condividere facilmente contenuti multimediali come immagini, video, file audio e documenti per migliorare la comunicazione. In questo modo, le aziende possono coinvolgere i clienti a un livello più profondo.
   
4. Automazione per il successo:
   Le piattaforme VoIP con SMS offrono spesso funzioni avanzate per una maggiore efficienza, tra cui conferme di lettura, indicatori di digitazione, campagne SMS, ecc. In questo modo le aziende possono ottimizzare ulteriormente i processi.
   
5. Maggiore privacy:
   I messaggi VoIP sono spesso dotati di crittografia end-to-end per proteggere i dati e la privacy degli utenti. In questo modo si garantisce che i messaggi possano essere letti solo dal destinatario previsto.
   
6. Messaggi internazionali:
   I messaggi VoIP consentono di scambiare testi all'istante in tutto il mondo senza costi aggiuntivi o ritardi, il che li rende perfetti per il marketing.
   
7. Gruppi target:
   Il VoIP con SMS consente spesso di creare e gestire chat di gruppo personalizzate o di inviare messaggi di massa personalizzati, inclusi file multimediali e documenti. Questo può essere vitale sia per l'uso aziendale interno che esterno.

Come le aziende utilizzano i messaggi VoIP

Esistono diversi modi in cui le aziende possono sfruttare il VoIP con SMS nelle loro attività quotidiane. I casi d'uso si differenziano spesso in base al team/dipartimento, allo scopo previsto e al cliente/utente target. Tra questi figurano:

#1: Vendite 

I team commerciali possono utilizzare i messaggi VoIP in molti modi. Possono sfruttarli per generare e ricontattare i lead estratti direttamente dal web/CRM per accelerare il processo di nurturing.

Tuttavia, possono utilizzarli con la stessa efficacia per inviare promozioni e offerte di massa con testi personalizzati basati su variabili automatizzate, per interagire meglio con i clienti e aumentare le vendite.

#2: Assistenza clienti

Molti utenti online preferiscono usare il cellulare piuttosto che una funzione di chat online per le loro esigenze di assistenza. Utilizzando i messaggi telefonici VoIP, il team di assistenza clienti può eliminare questo ostacolo, continuando a sfruttare i chatbot per le richieste di base.

Tuttavia, i messaggi VoIP ti consentono anche di condividere utili infografiche e istruzioni per l'auto-aiuto. Questo può essere estremamente utile per velocizzare e semplificare il processo di risoluzione dei problemi.

#3: Recruiting e ricerca

Le Risorse Umane possono utilizzare i messaggi VoIP con la stessa efficacia delle controparti a contatto con il pubblico per individuare, contattare, pianificare colloqui e tenersi in contatto con i potenziali candidati sulla base di fonti esterne. 

Oltre al recruiting, gli SMS VoIP possono sfruttare il loro tasso di apertura del 98% per garantire che le persone vedano le tue call to action per varie iniziative di raccolta informazioni e feedback, fondamentali per migliorare le prestazioni.

Messaggi VoIP: le migliori pratiche

Indipendentemente da come intendi sfruttare i messaggi VoIP, ci sono diverse buone pratiche che dovresti integrare per massimizzare le tue prestazioni. Tra queste:

1. Personalizza i messaggi:
   Molte piattaforme di messaggistica VoIP ti consentono di creare modelli con variabili personalizzate. Usali per inserire i nomi dei clienti, delle aziende e altre informazioni per aumentare il coinvolgimento.
   
2. Sfrutta la multimedialità:
   Immagini, video e file audio non solo aumentano il coinvolgimento degli utenti, ma possono essere preziosi nei contesti di assistenza. Implementali nella tua comunicazione per offrire un'esperienza ottimale e piacevole.
   
3. Fai A/B test sulle prestazioni:
   Molte piattaforme di SMS VoIP offrono anche funzioni analitiche per misurare e ottimizzare le prestazioni. Usale per tracciare il successo dei diversi modelli di messaggio e trovare quelli che ottengono i risultati migliori.
   
4. Approfitta delle integrazioni:
   I provider di messaggi tramite IP offrono spesso marketplace per strumenti di terze parti come CRM e Business Intelligence. Questi possono aiutarti a potenziare ulteriormente i tuoi sforzi con informazioni e funzionalità aggiuntive.
   
5. Semplifica con l'automazione:
   L'invio manuale di SMS richiede molto tempo. Tuttavia, puoi ottimizzarlo impostando trigger personalizzati sui tuoi siti web e sulle tue app per inviare messaggi automatici con la massima efficienza.

Come configurare i messaggi VoIP

Dopo la teoria viene la pratica. In questa sezione ti mostreremo come configurare e iniziare a usare i messaggi VoIP in soli cinque semplici passaggi. Di seguito trovi la guida rapida di CloudTalk.

1. Trova un provider VoIP con servizio SMS:
   Esistono numerosi provider di messaggi VoIP sul mercato, quindi è meglio cercarne uno che si adatti alle tue esigenze aziendali. Valuta i prezzi, i limiti di invio, le funzioni aggiuntive e le recensioni dei clienti per trovare i candidati adatti.
   
2. Crea il tuo account:
   Una volta trovato un provider di tuo gradimento, registrati (magari per una prova gratuita) e sottoscrivi un abbonamento. Dopo aver inserito tutte le informazioni e confermato la tua identità, potrai iniziare a configurare i tuoi SMS VoIP.
   
3. Configura il tuo numero per i messaggi VoIP:
   Se scegli CloudTalk come provider, i tuoi numeri virtuali dovrebbero essere già configurati per i messaggi VoIP. Per iniziare a inviare messaggi, scarica l'app CloudTalk Phone e clicca sull'icona della nuvoletta in fondo allo schermo.
   
4. Imposta le funzioni di messaggistica e le integrazioni:
   CloudTalk offre oltre 35 integrazioni diverse per i più diffusi strumenti di terze parti. Per potenziare i tuoi SMS VoIP, trova un'integrazione che ti piace e per cui hai un abbonamento attivo, aggiungila al tuo profilo ed effettua l'accesso.
   
5. Forma il tuo team e inizia a inviare messaggi:
   Coinvolgi il resto del team e spiega come inviare messaggi e impostare trigger personalizzati tramite la funzione di Workflow Automation. Una volta che tutti saranno pronti, potrai avviare le tue operazioni di messaggistica senza alcun ritardo.

Conclusione

I messaggi VoIP possono essere fondamentali per diversi aspetti delle operazioni aziendali. Se utilizzi già un software per call center, l'implementazione di questa funzione dovrebbe essere scontata. E se non lo fai, questo è il momento migliore per iniziare. Allora, cosa stai aspettando?