Guida passo dopo passo su come trasferire una chiamata in modo efficace
Le ricerche dimostrano che l'83% dei clienti si aspetta che i propri problemi vengano risolti al primo tentativo. Anche se questo non è sempre possibile, mettere semplicemente in attesa chi chiama mentre cerchi le risposte non è la soluzione migliore. Padroneggiare il processo di trasferimento della chiamata è essenziale per mantenere la fiducia dei clienti quando un problema deve essere scalato o passato a un altro dipartimento.
Vuoi assicurarti che ogni trasferimento sia fluido e senza stress? Continua a leggere per scoprire come trasferire le chiamate nel modo giusto e indirizzare rapidamente i clienti verso la persona che può davvero aiutarli.
In sintesi
Trasferire una chiamata è semplice. Durante una chiamata attiva, clicca sul pulsante Trasferisci, seleziona il destinatario (tramite interno o elenco contatti) e scegli il tipo di trasferimento.
- Per un trasferimento con consultazione (warm transfer), metti in attesa chi chiama, informa il destinatario e poi completa il trasferimento.
- Per un trasferimento cieco (cold transfer), seleziona il contatto e trasferisci immediatamente la chiamata, senza alcuna conversazione preliminare.
La differenza tra trasferimento di chiamata e inoltro di chiamata
Anche se questi due concetti sembrano la stessa cosa, in realtà non lo sono. Se gestisci un team di supporto o di vendita, devi comprendere le sottili sfumature che li distinguono.
Esamineremo ciascuno di essi individualmente, ma ecco la differenza fondamentale:
L'inoltro di chiamata (call forwarding) consiste in una chiamata in entrata che viene reindirizzata a un numero diverso prima che riceva risposta.
Il trasferimento di chiamata (call transfer) consiste in una chiamata in entrata che viene reindirizzata a un numero diverso dopo che ha ricevuto risposta.
Ora che hai compreso le basi, approfondiamo l'argomento:
Cos'è il trasferimento di chiamata?
Un trasferimento di chiamata è una funzione di telecomunicazione che consente a un operatore o rappresentante di trasferire una chiamata telefonica attiva a un'altra persona, reparto o numero di telefono esterno. A differenza dell'inoltro di chiamata, che avviene automaticamente prima che la chiamata venga connessa, il trasferimento richiede che un operatore risponda al telefono e indirizzi manualmente l'utente verso la destinazione successiva.
Per aiutarti a immaginare una situazione in cui i tuoi operatori possono utilizzare il trasferimento di chiamata, ipotizziamo che un cliente abbia chiamato per un problema di fatturazione ma abbia raggiunto il supporto tecnico. Il tuo operatore del supporto tecnico può facilmente trasferire la chiamata al reparto amministrativo senza che il cliente debba richiamare e rimanere bloccato in coda.
Ma torniamo a noi.
Il trasferimento di chiamata può essere utilizzato sia su telefoni cellulari che fissi. Con la tecnologia di telefonia VoIP, puoi trasferire una chiamata a chiunque, ovunque, indipendentemente dalla sua posizione fisica. Bastano pochi clic sull'interfaccia del tuo softphone.

Tipi di trasferimento di chiamata
Abbiamo appena spiegato le basi del trasferimento di chiamata, ma c'è ancora altro da imparare. Se vuoi comprendere appieno questa funzione, dovresti conoscerne le diverse tipologie.
Le due tipologie principali sono il trasferimento con consultazione (warm) e il trasferimento cieco (cold).
Cos'è il trasferimento con consultazione (warm transfer)?
Possiamo descrivere il trasferimento con consultazione come un passaggio di consegne amichevole tra un operatore e l'altro. A differenza del trasferimento cieco, prevede un passaggio aggiuntivo tra la conversazione con il cliente e il reindirizzamento dello stesso a un collega.
Quando si utilizza il trasferimento con consultazione, chi riceve la chiamata contatta e parla prima con un altro operatore prima di trasferire la telefonata.
Diamo un'occhiata a un esempio pratico:
John, l'operatore di e-commerce, riceve una chiamata da un cliente. Il cliente, tuttavia, ha bisogno di parlare con il supporto tecnico. Quindi, John deve reindirizzare la chiamata a Johanna, una specialista di prodotto.
Ma invece di passarle la chiamata alla cieca, le parla prima lui. Le spiega il caso del cliente e solo allora trasferisce la chiamata al supporto tecnico. In questo modo, Johanna sa esattamente cosa aspettarsi e il cliente non deve ripetere tutto da capo.
Consiglio da professionista:
Per informare l'altro operatore, chi ha risposto alla chiamata originale dovrà mettere i clienti in attesa. Abbiamo sottolineato più volte quanto questo sia poco gradito. Per aggiungere qualche dato, essere messi in attesa può effettivamente causare una riduzione del 15% della soddisfazione dei clienti e del 19% del tasso di risoluzione al primo contatto (FCR).
Pertanto, è molto importante far sapere loro che verranno messi in attesa. Dovresti anche riempire il silenzio con una piacevole musica d'attesa. In caso contrario, chi chiama potrebbe pensare che sia caduta la linea e riagganciare.
Quali sono i vantaggi del trasferimento con consultazione?
Sì, i clienti non devono ripetere le cose. Questo lo sai già. Ma il trasferimento di chiamata con consultazione offre molto di più.
Ad esempio, informando l'altro operatore su chi sta chiamando e perché, questo può preparare una risposta personalizzata. La nostra Johanna può accogliere il cliente chiamandolo per nome e avere già pronta una risposta per il suo problema.
Ci potrebbe essere il tempo sufficiente per aprire un articolo della knowledge base o trovare rapidamente chi chiama nella cronologia clienti. Farsi trovare pronti per qualsiasi richiesta fa sentire i clienti apprezzati e fa risparmiare loro tempo.
Quando usare il trasferimento con consultazione?
Il trasferimento con consultazione dovrebbe essere utilizzato quando i clienti hanno bisogno di aiuto con un problema complesso che richiede competenze specifiche o spiegazioni dettagliate.
È indicato quando si scala un caso complicato, si affronta una situazione emotiva o si discute di un argomento delicato. Il trasferimento con consultazione costruisce relazioni con i clienti molto meglio di quello cieco (scoprirai presto il perché), offre un tocco personale e dà molte più possibilità di risolvere rapidamente qualsiasi problema.
Esempi di script per il trasferimento con consultazione
Gli script possono aiutare gli operatori a trasferire le chiamate con sicurezza e a preparare i clienti alla breve attesa.
Eccone alcuni da provare quando…
- …un operatore non ha le competenze necessarie: gli operatori devono chiarire che non stanno liquidando il cliente perché non vogliono occuparsene. I clienti devono sentire di ricevere un trattamento eccellente grazie al trasferimento.
Esempio
- …si trasferisce un cliente VIP: anche se ogni cliente è importante, ogni azienda ha clienti che contano di più. I tuoi operatori devono farli sentire speciali e offrire un'esperienza personalizzata mettendoli in contatto con il loro referente dedicato.
Esempio
- …si gestisce un cliente arrabbiato: gli operatori devono mostrare empatia e riconoscere che il cliente ha un buon motivo per essere frustrato. È utile anche ripetere il problema esposto. In questo modo avranno la certezza che l'operatore comprenda la questione e la prenda sul serio.
Esempio
Questi erano alcuni esempi di come gli operatori possono preparare il cliente al trasferimento, ma come preparare i colleghi? Fortunatamente, è molto più semplice.
Ecco uno scenario ideale:
Esempio
Cos'è il trasferimento cieco (cold transfer)?
Il trasferimento cieco, noto anche come cold transfer, avviene quando un operatore trasferisce una chiamata a un altro collega senza avvisarlo preventivamente.
In breve, immagina che John abbia un cliente che deve parlare con il supporto tecnico. Questa volta, però, non parla prima con Johanna per prepararla alla chiamata in arrivo. Si limita a trasferirle il cliente senza preavviso.
Quali sono i vantaggi del trasferimento cieco?
Il vantaggio principale del trasferimento cieco è la velocità. Possono esserci problemi urgenti o clienti che semplicemente non vogliono aspettare. Il trasferimento cieco li mette in contatto con un esperto in un secondo, senza dover attendere in linea. Questo può ridurre il tasso di abbandono delle chiamate.
Tuttavia, a essere onesti, il trasferimento cieco presenta molti svantaggi rispetto a quello con consultazione. Innanzitutto, l'operatore non sa cosa lo aspetta. Ma possono esserci conseguenze più gravi. Senza provare a contattare prima il collega, non è chiaro se ci sia qualcuno disponibile a ricevere la chiamata.
Può succedere, quindi, che la chiamata finisca direttamente in segreteria. Un operatore che promette un'assistenza migliore da parte di un collega ma poi devia la chiamata alla segreteria non fa una bella figura agli occhi del cliente.
Inoltre, i clienti dovranno ripetere il loro problema e potrebbe mancare quel tocco personale che avrebbero invece ricevuto se l'operatore fosse stato avvisato della telefonata in arrivo.
Quando usare il trasferimento cieco?
Come abbiamo detto, quando la situazione richiede un approccio rapido. Oltre ai clienti impazienti e ai casi urgenti, il tuo call center potrebbe registrare volumi di chiamate estremamente elevati. Quando ogni secondo conta e si punta sulla quantità prima che sulla qualità (eccezionale), probabilmente non è una buona idea perdere tempo a parlare con i colleghi. È meglio trasferire la chiamata direttamente.
Ci possono essere anche momenti in cui la richiesta del cliente è così semplice da non richiedere spiegazioni. Mettiamo il caso che il cliente voglia conoscere il numero di spedizione. Non ha molto da ripetere e l'operatore non ha bisogno di ulteriore contesto.

Altre classificazioni del trasferimento di chiamata
- Trasferimento di chiamate in entrata (inbound): si concentra sulla gestione delle chiamate in arrivo dai clienti che hanno bisogno di assistenza o informazioni. Può riguardare query di e-commerce come la localizzazione di un pacco, la risoluzione di problemi tecnici, guide sull'utilizzo del prodotto o del servizio, ecc.
- Trasferimento di chiamate in uscita (outbound): riguarda le chiamate in uscita verso lead o clienti attuali per la promozione di prodotti, offerte di servizi, upselling e così via.
- Trasferimento di chiamata simultaneo: è un termine utilizzato per indicare l'indirizzamento delle chiamate a più destinatari contemporaneamente. I clienti hanno maggiori probabilità di evitare la segreteria se vengono collegati a più operatori. Risponderà il primo che si libera.
- Trasferimento alla segreteria telefonica: sì, abbiamo detto che non è il massimo quando un cliente finisce in segreteria. Tuttavia, ci saranno casi in cui vorrai effettivamente che accada. Immagina che i tuoi operatori non siano disponibili a causa di una festività. In questo caso, è un'ottima soluzione trasferire le chiamate direttamente alla segreteria telefonica anziché perdere queste opportunità.
Cos'è l'inoltro di chiamata?
Quando si utilizza l'inoltro di chiamata, una telefonata viene reindirizzata da un numero all'altro direttamente, senza alcuna conversazione preliminare con un operatore. Chi chiama probabilmente non si accorgerà nemmeno di essere stato reindirizzato.
Uno degli esempi più descrittivi di inoltro di chiamata è l'IVR (Interactive Voice Response). Questa funzione di telefonia VoIP indirizza le chiamate a uno specifico operatore o reparto in base alle selezioni dell'utente.
È il famoso «Per il supporto tecnico, premi 1. Per verificare lo stato dell'ordine, premi 2…»
L'inoltro di chiamata entra in gioco nel momento in cui il cliente seleziona un'opzione. Una volta premuto 1, l'inoltro di chiamata indirizza la telefonata dal numero generale del call center a una linea di supporto tecnica. Se preme 2, accade lo stesso con il reparto e-commerce.
L'intero processo è completamente automatizzato, il che significa che non c'è interazione prima di essere messi in contatto con il reparto richiesto.
Ma è importante capire che l'inoltro di chiamata può essere utilizzato per scopi che vanno ben oltre il raggiungimento del reparto corretto. Puoi inoltrare le chiamate in base alle competenze linguistiche, ai fusi orari, al tipo di chiamata, alla disponibilità degli operatori o persino all'importanza dei clienti per la tua attività. Se non ci sono operatori disponibili, le chiamate possono essere inoltrate alla segreteria, via e-mail o in chat.

Le persone utilizzano l'inoltro di chiamata anche quando…
- …hanno linee telefoniche estremamente occupate: l'inoltro di chiamata ti consente di ridistribuire le telefonate su diversi dispositivi esterni ed evitare il congestionamento della linea.
- …c'è necessità di una ridistribuzione immediata delle chiamate: un ottimo esempio è una linea di emergenza medica o il centralino della polizia.
- …l'azienda utilizza numeri internazionali virtuali: se un cliente chiama dal Regno Unito al tuo numero generale, viene automaticamente trasferito al tuo numero di telefono del Regno Unito, evitando i costi per le chiamate internazionali.
Ora che sai cos'è l'inoltro di chiamata e quando puoi utilizzarlo, vorremmo analizzare i suoi potenziali vantaggi per la tua attività.
Ecco i 3 principali vantaggi dell'inoltro di chiamata:
- Riduci al minimo l'abbandono delle chiamate: più del 30% delle persone messe in attesa riattacca e non richiama più. In breve, quando i clienti ti contattano, si aspettano una risposta rapida. Con l'inoltro di chiamata non devi farli aspettare rischiando che riaggancino. Saranno reindirizzati automaticamente a chi desiderano contattare, ogni volta che ne hanno bisogno.
- Fornisci supporto 24/7: l'inoltro di chiamata può indirizzare le telefonate in base al fuso orario. Mettiamo il caso che la tua sede sia a Washington, D.C., ma un tuo cliente viva nelle Filippine. C'è una differenza di fuso orario di 12 ore. Eppure, non devi mandare la sua richiesta in segreteria. Non deve aspettare il tuo orario di lavoro per parlare con una persona reale. Inoltre, non devi costringere i dipendenti a fare turni notturni. Ti basta inoltrare le chiamate ai tuoi operatori nelle Filippine o in un fuso orario simile.
- Migliora l'efficienza e la soddisfazione degli operatori: rispondere a chiamate non destinate a loro richiede più tempo di quanto ne occorrerebbe se la telefonata arrivasse sulla linea corretta. Questo può anche essere estremamente frustrante per gli operatori. E considerando che il costo medio di abbandono per operatore può variare da €10.000 a €21.000, consigliamo vivamente di mantenerli soddisfatti.
In CloudTalk offriamo un supporto eccellente 24/7 e ti garantiamo che questo fa davvero la differenza.
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Trasferimento vs. inoltro di chiamata: riepilogo
Ricordare tutte le informazioni che abbiamo appena condiviso può essere difficile, ma non preoccuparti, non devi rileggere tutto da capo.
Ecco una breve tabella per riassumere le informazioni più importanti su ciascuna funzionalità:
| Categoria | Trasferimento di chiamata | Inoltro di chiamata |
|---|---|---|
| Definizione | Reindirizzamento delle chiamate a un'altra persona o reparto dopo che il tuo operatore ha risposto. | Reindirizzamento automatico delle chiamate prima che ricevano risposta. |
| Avvio | Manuale da parte di un operatore. | Automatico da parte di un sistema con regole predefinite (reparto, fuso orario, disponibilità e altro). |
| Scopo | Valutare le esigenze di chi chiama prima di reindirizzarlo alla persona o al reparto corretto. | Garantire che le chiamate ricevano risposta quando non c'è bisogno di un intermediario o non c'è nessuno disponibile. |
| Caso d'uso | Un addetto alla reception risponde alla chiamata e la reindirizza al reparto corretto in base alle esigenze del cliente. | Una funzionalità, come l'IVR, reindirizza la chiamata agli operatori attualmente disponibili per evitare lunghi tempi di attesa. |
| Livello di interazione | Attivo: chi riceve la chiamata deve parlare con l'interlocutore prima di trasferirla. | Passivo: non è necessaria alcuna interazione diretta prima di raggiungere la destinazione corretta. |
| Target di riferimento | Utilizzato dai team di assistenza clienti e vendite. | Utilizzato dai team di assistenza e vendite, ma spesso anche da singoli professionisti che gestiscono le proprie linee telefoniche. |
Come trasferire una chiamata a qualcun altro?
Finora hai imparato molta teoria. Ora vediamo come metterla in pratica.
Trasferire una chiamata è in realtà molto semplice. Il più delle volte, i tuoi operatori vedranno un pulsante di trasferimento nell'interfaccia del loro softphone. Cliccandoci sopra, dovranno comporre un interno o scegliere una persona da un elenco di operatori.
Ecco come funzionano di solito i diversi tipi di trasferimento di chiamata su desktop:
- Durante una chiamata attiva, clicca sul pulsante „Trasferisci“ o „Transfer“.
- Seleziona „Chiedi prima“ per mettere la chiamata in attesa.
- Contatta il destinatario desiderato per informarlo del problema dell'interlocutore.
- Una che volta accetta di ricevere la chiamata, torna alla finestra di trasferimento e completalo.

Come eseguire trasferimenti ciechi (cold transfer)
Applicazione desktop:
- Clicca sul pulsante „Trasferisci“ durante una chiamata attiva.
- Usa la funzione di ricerca per trovare il contatto o inserisci il numero manualmente.
- Seleziona „Trasferisci ora“ per reindirizzare immediatamente la chiamata.
Applicazione mobile iOS:
- Durante la chiamata, tocca „Altro“ e poi „Trasferisci chiamata“.
- Inserisci i dettagli del destinatario o sceglilo dai contatti.
- Tocca „Trasferisci ora“ per inviare direttamente la chiamata.
Applicazione mobile Android:
- Sulla schermata di chiamata, tocca l'icona „Trasferisci“.
- Cerca e seleziona il destinatario o digita il suo numero.
- Tocca „Trasferisci ora“ per completare il trasferimento senza preavviso.

Come trasferire una telefonata con CloudTalk
Il trasferimento di chiamata è una delle nostre funzionalità principali in CloudTalk. Quindi, se hai deciso di scegliere il nostro strumento, ecco come funziona nella nostra app desktop:
Durante una chiamata, nell'interfaccia del softphone è presente un'icona „Trasferisci“. Successivamente, vedrai un menu di contatti con due diverse schede: interni ed esterni.
- Trasferimento interno: ti consente di reindirizzare la chiamata solo a persone all'interno della tua azienda che utilizzano CloudTalk. In questo modo, un operatore può inviare la chiamata a un altro collega.
- Trasferimento esterno: ti consente di trasferire le chiamate a qualsiasi numero di telefono, compresi i contatti esterni. Questo può essere utile quando un operatore deve spostarsi ma vuole rimanere in linea. Può trasferire la chiamata dal softphone di CloudTalk al proprio cellulare, a condizione che il suo numero sia salvato tra i contatti.
Sia che tu scelga il trasferimento interno o esterno, i passaggi successivi sono gli stessi:
Dopo aver scelto un contatto a cui trasferire la chiamata, potrai scegliere tra trasferimento consultativo (warm transfer) e cieco (cold transfer). Vedrai queste due opzioni:
- „Trasferisci ora“ → CloudTalk reindirizza la chiamata a un altro collega e la chiamata termina per chi l'ha avviata.
- „Parla prima con XY“ → vedi i passaggi successivi di seguito.
Dopo aver scelto „Parla prima con XY“, gli operatori metteranno in muto il cliente e parleranno con il proprio collega.
Dopo che gli operatori avranno discusso, chi ha ricevuto la chiamata originale metterà in muto il collega e tornerà dal cliente. Lo informerà che il trasferimento è pronto, cliccherà su „Trasferisci a XY“ e la chiamata terminerà per lui.
2 consigli essenziali sul trasferimento di chiamata per una corretta CX
Prima di iniziare a trasferire le chiamate, dovresti sapere che abbiamo ancora qualche utile consiglio da darti. Alcune funzionalità, collegate principalmente al software di telefonia VoIP, possono aiutarti a sfruttare al meglio la tua esperienza di trasferimento delle chiamate.
Ecco le 2 più efficaci:
#1 Usa la registrazione delle chiamate per individuare i problemi
Il trasferimento di chiamata non consiste solo nel premere un pulsante. Come sai, gli operatori devono preparare adeguatamente il cliente e il collega prima di reindirizzare effettivamente la chiamata. Come supervisore, devi avere un modo efficiente per monitorare le loro prestazioni.
Strumenti come la registrazione delle chiamate e il monitoraggio delle chiamate sono perfetti per questo scopo. La registrazione ti consente di incidere le chiamate e riascoltarle, identificando margini di miglioramento e personalizzando la formazione degli operatori.
Il monitoraggio ti consente di ascoltare le chiamate in tempo reale. Di solito serve per il controllo della qualità, ma se i tuoi operatori si trovano in una situazione difficile, puoi usare le chiamate a 3 vie. Questo ti permette di intervenire nella chiamata e assisterli a insaputa del cliente, o persino di unirti alla conversazione.
La maggior parte dei fornitori di telefonia VoIP offre la registrazione e il monitoraggio delle chiamate insieme al trasferimento, così avrai tutto ciò di cui hai bisogno a portata di mano.
#2 Aggiungi note e tag alle chiamate
Le note di chiamata e i tag di chiamata sono altre utili funzionalità incluse nei piani dei software di chiamata VoIP. Durante la chiamata, i tuoi operatori possono annotare dettagli importanti delle conversazioni con i clienti e assegnare loro tag personalizzati. Ad esempio, nelle vendite, possono contrassegnare le trattative potenziali come „interessato“.
In questo modo, gli altri operatori possono conoscere rapidamente i problemi o le intenzioni dei clienti, anche se sono stati reindirizzati tramite trasferimento cieco. Ad esempio, sapranno che stanno per parlare con qualcuno che sta valutando seriamente l'acquisto del prodotto o servizio e potranno trattarlo di conseguenza.
5 regole del galateo del trasferimento di chiamata per creare sintonia
Sì, anche il trasferimento di chiamata ha la sua etichetta. Ci sono regole di base che fanno la differenza tra il semplice reindirizzamento di una chiamata e la creazione di un rapporto di fiducia con il cliente.
Scopri i 5 comandamenti più importanti che i tuoi operatori dovrebbero seguire:
#1 Comprendi il problema e raccogli ogni dettaglio
Sentire non è sempre la stessa cosa che ascoltare. Devi capire il problema del cliente per rendere fluido il trasferimento di chiamata. I tuoi operatori devono dire ai colleghi con cosa avranno a che fare, e questo è difficile da fare senza le giuste informazioni.
Non capire i problemi dei clienti e non raccogliere tutti i dettagli necessari può minare la fiducia dei clienti nel tuo servizio.
Immagina che chi chiama venga trasferito e il nuovo operatore inizi a risolvere il problema sbagliato. O che la chiamata debba essere trasferita più volte, passando continuamente da un collega all'altro.
Sembreresti incompetente nel migliore dei casi e menefreghista nel peggiore. È un rischio che non vuoi correre, dato che il 48% dei clienti cambia brand per avere un servizio clienti migliore.
Quali informazioni dovrebbero raccogliere gli operatori?
- Nome del cliente
- Descrizione dettagliata del problema
- Dati di contatto del cliente, nel caso in cui cada la linea
Consigliamo anche di fornire ai clienti l'interno del nuovo operatore. In caso di interruzione della chiamata, il cliente potrà chiamarlo direttamente senza dover passare di nuovo per qualcun altro.
Esempio di script:
...
Grazie, Thomas. Quindi, se ho capito bene, il tuo problema è (ripeti il problema per confermare di aver capito bene e chiedi chiarimenti e ulteriori dettagli se necessario).
...
Benissimo. Ora ti trasferisco a Johanna. Se la chiamata non dovesse passare, puoi raggiungerla direttamente al numero 800-123-4567.“
#2 Spiega il motivo del trasferimento
Anche se può sembrare ovvio, ti sorprenderebbe sapere quante persone saltano questo passaggio. I tuoi operatori devono sempre dire ai clienti perché vengono trasferiti.
Dire semplicemente: „Ciao Thomas, ora ti trasferisco a un altro operatore,“ non basta.
Gli operatori devono spiegare al cliente che ha raggiunto il reparto sbagliato, o che c'è qualcuno più adatto ad aiutarlo. Inoltre, dovrebbero sempre spiegare cosa aspettarsi dal trasferimento. Ad esempio, che potrebbero volerci alcuni minuti prima che la chiamata venga reindirizzata perché devono prima discutere il caso con il collega. Oppure possono avvisare i clienti che un momento di silenzio non significa che la linea sia caduta.
Esempio di script:
#3 Chiedi il permesso prima di trasferire
Anche se serve a offrire un servizio migliore, gli operatori non dovrebbero dare per scontato che i clienti vogliano essere trasferiti. Chiedere il permesso è fondamentale. Non solo è una forma di rispetto, ma dà loro anche la possibilità di fare domande o di dire che hanno poco tempo e che richiameranno più tardi.
Se un cliente rifiuta il trasferimento senza una spiegazione chiara, incoraggia gli operatori a scoprirne il motivo. Forse c'è stato un malinteso, o magari pensa che ci vorrà troppo tempo o non capisce bene come funziona il trasferimento.
È anche importante spiegare che il trasferimento di chiamata è in realtà vantaggioso perché fa risparmiare tempo a lungo termine e offre un'assistenza più specializzata.
Esempio di script:
IL CLIENTE RIFIUTA.
«Capisco la sua decisione, signor Smith. Solo a scopo informativo, può condividere con me il motivo per cui preferisce non essere trasferito?»
IL CLIENTE SPIEGA CHE NON VUOLE ATTENDERE.
«Capisco perfettamente. Posso assicurarle, tuttavia, che non aspetterà più di due minuti. Ho solo bisogno di un momento per informare la mia collega sul suo caso e poi le passerò la chiamata. Che cosa ne pensa?»
IL CLIENTE ACCETTA.
«Benissimo, signor Smith. Rimanga in linea, torno da lei in un istante.»
#4 Non promettere mai troppo
È un bene rassicurare i clienti sul fatto che stai facendo tutto il possibile per aiutarli. Ma i tuoi agenti non dovrebbero mai creare aspettative troppo alte. Non dovrebbero mai promettere che il collega risolverà il problema al 100% e che lo farà all'istante, a meno che non ne siano assolutamente certi.
Se il collega non dovesse riuscirci, si creerebbero situazioni difficili e il cliente rimarrebbe deluso.
Gli agenti dovrebbero dire che il collega potrebbe avere una soluzione, oppure mettere il cliente in attesa e discutere il caso con il collega prima di promettere qualcosa.
Un esempio di script:
#5 Concludi in bellezza
Una volta che l'agente ha ottenuto tutte le informazioni necessarie, il cliente sa cosa aspettarsi e ha dato il consenso al trasferimento, rimane un ultimo passo da fare.
Dire semplicemente: «Va bene, arrivederci, signor Smith» e premere il pulsante di trasferimento non è il modo corretto di concludere l'interazione.
Per dare il tocco finale a un'esperienza di trasferimento perfetta, gli agenti dovrebbero ringraziare il cliente per la pazienza e chiedere se c'è altro con cui possono aiutarlo. Soprattutto quando si gestisce un cliente arrabbiato.
Un esempio di script:
…
«Benissimo, allora le passo Johanna adesso. Le auguro una buona giornata!»
Conclusione
Gestire al meglio il trasferimento di chiamata è fondamentale per qualsiasi azienda orientata al cliente che voglia offrire un supporto fluido ed efficiente. Come abbiamo visto in questa guida, comprendere le differenze tra trasferimento di chiamata e deviazione di chiamata può migliorare notevolmente la capacità del tuo team di gestire le telefonate in modo efficace, riducendo i tempi di attesa e aumentando la soddisfazione dei clienti.
Implementando le migliori pratiche, come chiedere il permesso prima di trasferire, spiegare i motivi del trasferimento e assicurarti che i tuoi agenti conoscano bene sia i trasferimenti con consultazione (warm transfer) che quelli ciechi (cold transfer), potrai creare un servizio clienti più reattivo ed empatico.
Ricorda, ogni interazione è un'opportunità per costruire fiducia e fedeltà!
La soluzione VoIP avanzata di CloudTalk rende il trasferimento delle chiamate semplice ed efficiente, permettendo ai tuoi agenti di offrire sempre un servizio eccezionale. Grazie a funzionalità aggiuntive come il monitoraggio delle chiamate, la registrazione e le chiamate a tre, puoi trasformare un semplice trasferimento in un'esperienza straordinaria.
Smetti di perdere clienti durante i trasferimenti.
Domande frequenti
Ecco una breve guida su come trasferire le chiamate da telefono fisso a cellulare:
Attiva la deviazione di chiamata sul tuo telefono fisso:
Solleva la cornetta del telefono fisso.
Digita il codice di attivazione della deviazione di chiamata (di solito *72 o 72#, a seconda del tuo operatore).
Inserisci il numero di cellulare:
Dopo aver digitato il codice di attivazione, inserisci il numero di telefono cellulare verso cui desideri deviare le chiamate.
Premi il pulsante di chiamata o il tasto cancelletto (#) per confermare.
Attendi la conferma:
Dovresti sentire un tono o un messaggio di conferma che indica che la deviazione di chiamata è stata attivata con successo.
Verifica la deviazione:
Fai una chiamata di prova al tuo telefono fisso da un altro telefono per assicurarti che la chiamata venga inoltrata al tuo cellulare.
Il numero da digitare per trasferire le chiamate è l'interno o il numero di telefono diretto della persona a cui desideri trasferire la chiamata.
Per trasferire una chiamata in modo cortese, spiega prima il motivo del trasferimento, chiedi il permesso all'interlocutore e forniscigli il nome e l'interno della persona a cui lo stai indirizzando. Assicurati che sia informato di un eventuale breve tempo di attesa durante il trasferimento.
La caduta delle chiamate durante i trasferimenti può essere dovuta a problemi tecnici come interruzioni di rete, numeri errati o anomalie del software del sistema telefonico. Inoltre, se la linea del destinatario è occupata o non disponibile, la chiamata potrebbe cadere.



