Ο απόλυτος οδηγός για το VoIP Texting:
Πώς λειτουργεί, οφέλη και βέλτιστες πρακτικές

Το VoIP έχει γίνει ένας από τους καλύτερους τρόπους σύνδεσης των επιχειρήσεων με τους πελάτες τους. Εν τω μεταξύ, οι καμπάνιες SMS έχουν ποσοστό ανοίγματος 98%. Το ερώτημα είναι, πόσο αποτελεσματικό είναι το VoIP Texting – ο συνδυασμός των δύο?

Καθώς το λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου γίνεται όλο και πιο εξελιγμένο, συνεχίζει να εισάγει νέα χαρακτηριστικά που οι χρήστες μπορούν να αξιοποιήσουν για να καλύψουν τις οργανωτικές τους ανάγκες. Σε αυτό το άρθρο, θα καλύψουμε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για την αποστολή μηνυμάτων VoIP, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου λειτουργίας, των πλεονεκτημάτων και των βέλτιστων πρακτικών.

Βασικά συμπεράσματα

• Η αποστολή μηνυμάτων μέσω VoIP σας επιτρέπει να στέλνετε μηνύματα μέσω του Διαδικτύου σε όλο τον κόσμο από οποιαδήποτε συμβατή συσκευή σε πολύ φθηνότερες τιμές από τα παραδοσιακά SMS.
• Το VoIP SMS συνδέεται με έναν εικονικό αριθμό που συνδέεται με ένα προφίλ λογισμικού και όχι με μια κάρτα SIM, γεγονός που επιτρέπει στους χρήστες να διατηρούν την αποδοτικότητά τους σε όλες τις συσκευές.
• Οι επιχειρήσεις προτιμούν τα γραπτά μηνύματα VoIP για την προσιτή τιμή τους, την ευελιξία, τα πρόσθετα χαρακτηριστικά και τις δυνατότητες αυτοματοποίησης που είναι βασικές στις ρυθμίσεις πωλήσεων, υποστήριξης και προσλήψεων.

Τι είναι το VoIP Texting?

Η αποστολή μηνυμάτων VoIP, που μερικές φορές ονομάζεται επίσης VoIP SMS, κάνει ακριβώς αυτό που γράφει στο κουτάκι. Η τεχνολογία σας επιτρέπει να στέλνετε και να λαμβάνετε μηνύματα κειμένου μέσω του λογισμικού του τηλεφωνικού σας κέντρου μέσω ενός εικονικού αριθμού τηλεφώνου με δυνατότητα αποστολής κειμένου.

Η λειτουργία λειτουργεί παρόμοια με το iMessage και άλλες παρόμοιες λύσεις ανταλλαγής μηνυμάτων που σας επιτρέπουν να στέλνετε κείμενα μεταξύ δύο έξυπνων συσκευών (φορητός υπολογιστής, smartphone, smartwatch) μέσω του Διαδικτύου χωρίς να χρειάζεστε κάρτα SIM.

Ωστόσο, οι δύο τεχνολογίες είναι εντελώς ξεχωριστές. Σε αντίθεση με τα γραπτά μηνύματα VoIP, το iMessage και οι εναλλακτικές του έχουν σχεδιαστεί για προσωπική και όχι για εμπορική χρήση και χρησιμοποιούν το τυπικό δίκτυο και τις τιμές όταν στέλνουν μηνύματα εκτός του οικοσυστήματος.

Πώς λειτουργεί το VoIP Texting?

Η αποστολή μηνυμάτων VoIP λειτουργεί με την αξιοποίηση της υποδομής ενός τηλεφωνικού κέντρου ή ενός παρόχου λογισμικού ανταλλαγής μηνυμάτων κειμένου για την αποστολή και λήψη μηνυμάτων SMS μέσω του Διαδικτύου. Τα μηνύματα αποστέλλονται και λαμβάνονται στον σχετικό εικονικό αριθμό τηλεφώνου του χρήστη αντί για κάρτα SIM.

Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να στέλνετε μηνύματα μέσω IP από οποιαδήποτε συσκευή συνδέεται με το προφίλ και τον εικονικό σας αριθμό, ανεξάρτητα από το τι χρησιμοποιεί το άλλο άτομο. Μπορείτε επίσης να κατέχετε και να χρησιμοποιείτε πολλαπλούς εικονικούς αριθμούς για κλήσεις και μηνύματα σε διάφορα μέρη του κόσμου.

Για να λειτουργήσει η αποστολή τηλεφωνικών μηνυμάτων VoIP, χρειάζεστε μόνο μια ενεργή συνδρομή σε μια κατάλληλη λύση και μια σταθερή σύνδεση στο διαδίκτυο.

VoIP Texting Vs. Παραδοσιακά SMS

Παρά το γεγονός ότι ουσιαστικά κάνουν το ίδιο πράγμα, υπάρχουν αρκετές κρίσιμες διαφορές μεταξύ των γραπτών μηνυμάτων VoIP και των παραδοσιακών SMS. Αυτές επηρεάζουν τα πάντα, από την τιμή έως την αξιοπιστία, τα πρόσθετα χαρακτηριστικά και πολλά άλλα. Παρακάτω, θα βρείτε μια γρήγορη επισκόπηση.

Τα 7 οφέλη του VoIP Texting για επιχειρήσεις

Οι διαφορές μεταξύ των παραδοσιακών μηνυμάτων SMS και των μηνυμάτων VoIP τα καθιστούν στην πραγματικότητα πολύ πιο βιώσιμα τόσο για προσωπική όσο και για εμπορική χρήση. Παρακάτω, θα βρείτε τους 7 κυριότερους λόγους για τους οποίους οι εταιρείες χρησιμοποιούν τα γραπτά μηνύματα VoIP για την προβολή και την υποστήριξη των πελατών τους.

1. Εξοικονομήστε χρήματα:
   Με την αποστολή μηνυμάτων μέσω της σύνδεσης του χρήστη στο Διαδίκτυο, το VoIP Texting σας επιτρέπει να στέλνετε περισσότερα μηνύματα με πολύ χαμηλότερη τιμή. Μερικές φορές, μπορεί να είναι ακόμη και εντελώς δωρεάν, επιτρέποντας την εκτεταμένη χρήση.
   
2. Μήνυμα στη Λειτουργία:
   Δεδομένου ότι το VoIP SMS απαιτεί μόνο μια σύνδεση στο διαδίκτυο και μια πλατφόρμα λογισμικού, επιτρέπει στους χρήστες να επικοινωνούν αποτελεσματικά σε όλες τις συσκευές. Αυτό το καθιστά ιδανικό για μαζική εμπορική χρήση.
   
3. Αξιοποίηση των πολυμέσων: Το
   VoIP phone texting επιτρέπει στους χρήστες να μοιράζονται εύκολα πολυμέσα όπως εικόνες, βίντεο, αρχεία ήχου και έγγραφα για ακόμη καλύτερη επικοινωνία. Έτσι, οι εταιρείες μπορούν να εμπλέξουν τους πελάτες τους σε βαθύτερο επίπεδο.
   
4. Αυτοματοποιήστε για επιτυχία:
   Οι πλατφόρμες VoIP με SMS προσφέρουν συχνά προηγμένα χαρακτηριστικά για πρόσθετη αποτελεσματικότητα, όπως αποδείξεις ανάγνωσης, δείκτες πληκτρολόγησης, καμπάνιες SMS κ.λπ. Αυτό επιτρέπει στις επιχειρήσεις να εξορθολογίσουν περαιτέρω τις διαδικασίες.
   
5. Αύξηση της ιδιωτικότητας:
   Τα μηνύματα VoIP διαθέτουν συχνά κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο για τη διασφάλιση των δεδομένων και της ιδιωτικής ζωής των χρηστών. Αυτό διασφαλίζει ότι τα μηνύματα μπορούν να διαβαστούν μόνο από τον προοριζόμενο παραλήπτη.
   
6. Μήνυμα διεθνώς:
   χωρίς επιπλέον χρεώσεις ή καθυστερήσεις, γεγονός που το καθιστά ιδανικό για μάρκετινγκ.
   
7. Ομάδες-στόχοι:
   VoIP με SMS επιτρέπει συχνά στους χρήστες να δημιουργούν και να διαχειρίζονται προσαρμοσμένες ομαδικές συνομιλίες ή να στέλνουν εξατομικευμένα μαζικά μηνύματα, συμπεριλαμβανομένων μέσων και εγγράφων. Αυτό μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας τόσο στην εσωτερική όσο και στην εξωτερική επιχειρηματική χρήση.

Πώς οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το VoIP Texting

Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους οι επιχειρήσεις μπορούν να αξιοποιήσουν το VoIP με SMS στις καθημερινές τους δραστηριότητες. Οι περιπτώσεις χρήσης συχνά διαφοροποιούνται με βάση την ομάδα/το τμήμα, τον επιδιωκόμενο σκοπό και τον πελάτη/χρήστη-στόχο. Αυτά περιλαμβάνουν:

#1: Πωλήσεις:

Οι ομάδες εσόδων μπορούν να χρησιμοποιήσουν την αποστολή μηνυμάτων VoIP με πολλαπλούς τρόπους. Μπορούν να το αξιοποιήσουν για να δημιουργήσουν και να παρακολουθήσουν τους leads που προέρχονται απευθείας από το web/CRM τους για να επιταχύνουν τη διαδικασία περιποίησης.

Ωστόσο, μπορούν εξίσου αποτελεσματικά να το χρησιμοποιήσουν για την αποστολή μαζικών προωθητικών ενεργειών και προσφορών με εξατομικευμένη γλώσσα που βασίζεται σε αυτοματοποιημένες μεταβλητές για την καλύτερη συνεργασία με τους πελάτες και την προώθηση των πωλήσεων.

#2: Υποστήριξη πελατών

Πολλοί διαδικτυακοί χρήστες προτιμούν να χρησιμοποιούν το κινητό τους αντί για μια λειτουργία διαδικτυακής συνομιλίας για τις ανάγκες υποστήριξής τους. Χρησιμοποιώντας τηλεφωνικά μηνύματα VoIP, η ομάδα υποστήριξης πελατών μπορεί να αφαιρέσει αυτό το αντιληπτό εμπόδιο, ενώ παράλληλα μπορεί να αξιοποιήσει τα chatbots για βασικές ερωτήσεις.

Ωστόσο, η αποστολή μηνυμάτων VoIP σας επιτρέπει επίσης να μοιράζεστε χρήσιμα infographics και οδηγίες αυτοβοήθειας. Αυτό μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμο για την επιτάχυνση και την απλούστευση της διαδικασίας αντιμετώπισης προβλημάτων.

#3: Πρόσληψη και έρευνα:

Το ανθρώπινο δυναμικό μπορεί να χρησιμοποιήσει τα γραπτά μηνύματα VoIP εξίσου αποτελεσματικά με τα αντίστοιχα μηνύματα που απευθύνονται σε πελάτες για να στοχεύσει, να προσεγγίσει, να προγραμματίσει ραντεβού και να συμβαδίσει με πιθανούς υποψηφίους βάσει εξωτερικών πηγών.

Εκτός των προσλήψεων, το VoIP SMS μπορεί επίσης να εκμεταλλευτεί το 98% ποσοστό ανοίγματος για να εγγυηθεί ότι οι άνθρωποι βλέπουν τις κλήσεις σας για δράση για διάφορες πρωτοβουλίες συλλογής πληροφοριών και ανατροφοδότησης, οι οποίες είναι ζωτικής σημασίας για τη βελτίωση της απόδοσης.

Βέλτιστες πρακτικές αποστολής μηνυμάτων VoIP

Ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να αξιοποιήσετε την αποστολή μηνυμάτων VoIP, υπάρχουν διάφορες βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να ενσωματώσετε για να μεγιστοποιήσετε την απόδοσή σας. Αυτά περιλαμβάνουν:

1. Εξατομίκευση μηνυμάτων:
   Πολλές πλατφόρμες ανταλλαγής μηνυμάτων VoIP σας επιτρέπουν να δημιουργείτε πρότυπα με προσαρμοσμένες μεταβλητές. Χρησιμοποιήστε τις για να εισαγάγετε τα ονόματα των πελατών, τις επιχειρήσεις και άλλες πληροφορίες για να ενισχύσετε τη δέσμευση.
   
2. Αξιοποίηση των πολυμέσων:
   Οι εικόνες, τα βίντεο και τα αρχεία ήχου όχι μόνο αυξάνουν τη δέσμευση των χρηστών, αλλά μπορούν επίσης να είναι ανεκτίμητα σε ρυθμίσεις υποστήριξης. Εφαρμόστε τα στην επικοινωνία σας για να παρέχετε μια βελτιωμένη και ευχάριστη εμπειρία.
   
3. Απόδοση δοκιμών A/B:
   Πολλές πλατφόρμες VoIP SMS προσφέρουν επίσης αναλυτικά χαρακτηριστικά για τη μέτρηση και τη βελτιστοποίηση της απόδοσής σας. Χρησιμοποιήστε τα για να παρακολουθείτε την επιτυχία διαφορετικών προτύπων μηνυμάτων και να βρείτε αυτά που έχουν τα καλύτερα αποτελέσματα.
   
4. Επωφεληθείτε από τις ενσωματώσεις:
   Οι πάροχοι υπηρεσιών Text-over-IP συχνά προσφέρουν αγορές για εργαλεία τρίτων, όπως CRM και Business Intelligence. Αυτά μπορούν να βοηθήσουν στην περαιτέρω ενίσχυση των προσπαθειών σας με πρόσθετες πληροφορίες και χαρακτηριστικά.
   
5. Εξορθολογισμός με αυτοματοποίηση:
   Η χειροκίνητη αποστολή μηνυμάτων είναι χρονοβόρα. Ωστόσο, μπορείτε να την εξορθολογήσετε ρυθμίζοντας προσαρμοσμένες ενεργοποιήσεις στους ιστότοπους και τις εφαρμογές σας για την αποστολή αυτοματοποιημένων μηνυμάτων για μέγιστη αποτελεσματικότητα.

Πώς να ρυθμίσετε την αποστολή μηνυμάτων VoIP

Μετά τη θεωρία ακολουθεί η πρακτική. Σε αυτή την ενότητα, θα σας δείξουμε πώς να ρυθμίσετε και να ξεκινήσετε την αποστολή γραπτών μηνυμάτων VoIP με πέντε απλά βήματα. Παρακάτω, θα βρείτε τον οδηγό γρήγορης εκκίνησης της CloudTalk.

1. Βρείτε έναν πάροχο VoIP με γραπτά μηνύματα:
   Υπάρχουν πολυάριθμοι πάροχοι γραπτών μηνυμάτων VoIP στην αγορά, οπότε είναι καλύτερο να αναζητήσετε κάποιον που να ταιριάζει στις ανάγκες της επιχείρησής σας. Εξετάστε την τιμολόγηση, τα όρια αποστολής μηνυμάτων, τα πρόσθετα χαρακτηριστικά και τις αξιολογήσεις πελατών για να βρείτε τους κατάλληλους υποψήφιους.
   
2. Δημιουργήστε το λογαριασμό σας:
   Αφού βρείτε έναν πάροχο που σας αρέσει, θα πρέπει να καταχωρήσετε έναν λογαριασμό (ενδεχομένως για μια δωρεάν δοκιμή) και να εγγραφείτε για μια συνδρομή. Αφού συμπληρώσετε όλες τις πληροφορίες και επιβεβαιώσετε την ταυτότητά σας, θα μπορείτε να αρχίσετε να ρυθμίζετε το VoIP SMS σας.
   
3. Διαμορφώστε τον αριθμό μηνυμάτων VoIP:
   Εάν επιλέξετε την CloudTalk ως πάροχο, οι εικονικοί σας αριθμοί θα πρέπει να έχουν ήδη ρυθμιστεί για αποστολή μηνυμάτων VoIP. Για να ξεκινήσετε την αποστολή μηνυμάτων, κατεβάστε την εφαρμογή CloudTalk Phone App και κάντε κλικ στο εικονίδιο της φούσκας συνομιλίας στην κάτω γραμμή της οθόνης σας.
   
4. Ρύθμιση λειτουργιών και ενοποιήσεων γραπτών μηνυμάτων:
   Το CloudTalk προσφέρει 35+ διαφορετικές ενσωματώσεις για τα πιο δημοφιλή εργαλεία τρίτων. Για να ενισχύσετε το VoIP SMS σας, βρείτε μια ενσωμάτωση που σας αρέσει και στην οποία έχετε συνδρομή, προσθέστε την στο προφίλ σας και συνδεθείτε.
   
5. Εκπαιδεύστε την ομάδα σας και ξεκινήστε να στέλνετε μηνύματα:
   Εντάξτε την υπόλοιπη ομάδα σας και διδάξτε τους πώς να στέλνουν μηνύματα και να ρυθμίζουν προσαρμοσμένες ενεργοποιήσεις μέσω της λειτουργίας αυτοματοποίησης ροής εργασιών. Μόλις όλοι είναι έτοιμοι, μπορείτε να ξεκινήσετε τις λειτουργίες ανταλλαγής μηνυμάτων χωρίς καθυστέρηση.

Συμπέρασμα

Η αποστολή γραπτών μηνυμάτων VoIP μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας για διάφορες πτυχές των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Εάν χρησιμοποιείτε ήδη λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου, η εφαρμογή αυτής της δυνατότητας θα πρέπει να είναι εύκολη υπόθεση. Και αν δεν το κάνετε, αυτή είναι η καλύτερη στιγμή για να ξεκινήσετε. Λοιπόν, τι περιμένετε;