Le guide ultime des SMS par VoIP :fonctionnement, avantages et bonnes pratiques

La VoIP est devenue l'un des meilleurs moyens de connecter les entreprises avec leurs clients. Parallèlement, les campagnes de SMS bénéficient d'un taux d'ouverture de 98 %. Dès lors, quelle est l'efficacité des SMS par VoIP – l'alliance de ces deux technologies ?

À mesure que les logiciels de centre d'appels se perfectionnent, ils continuent d'intégrer de nouvelles fonctionnalités permettant de répondre aux besoins des organisations. Dans cet article, nous allons aborder tout ce que vous devez savoir sur les SMS par VoIP, notamment leur fonctionnement, leurs avantages et les meilleures pratiques.

Points clés à retenir

• Les SMS par VoIP vous permettent d'envoyer des messages par Internet dans le monde entier depuis n'importe quel appareil compatible, à des tarifs bien plus avantageux que les SMS traditionnels.
• Le SMS par VoIP est associé à un numéro virtuel lié à un profil logiciel plutôt qu'à une carte SIM, ce qui permet de rester efficace sur tous les appareils.
• Les entreprises privilégient les SMS par VoIP pour leur coût abordable, leur flexibilité, leurs fonctionnalités supplémentaires et leurs capacités d'automatisation, essentielles pour la vente, l'assistance et le recrutement.

Qu'est-ce que le SMS par VoIP ?

Le SMS par VoIP fait exactement ce que son nom indique. Cette technologie vous permet d'envoyer et de recevoir des messages texte via votre logiciel de centre d'appels grâce à un numéro de téléphone virtuel compatible avec les SMS. 

Cette fonctionnalité s'apparente à iMessage et à d'autres solutions de messagerie similaires qui permettent d'envoyer des messages entre deux appareils intelligents (ordinateur portable, smartphone, montre connectée) via Internet, sans avoir besoin de carte SIM.

Ces deux technologies sont toutefois totalement distinctes. Contrairement aux SMS par VoIP, iMessage et ses alternatives sont conçus pour un usage personnel plutôt que commercial et appliquent le réseau et les tarifs standards pour les messages envoyés en dehors de leur écosystème. 

Comment fonctionnent les SMS par VoIP ?

Les SMS par VoIP s'appuient sur l'infrastructure d'un fournisseur de logiciel de centre d'appels ou de messagerie texte pour envoyer et recevoir des SMS via Internet. Les messages sont envoyés et reçus sur le numéro de téléphone virtuel de l'utilisateur, au lieu d'une carte SIM.

En pratique, cela signifie que vous pouvez envoyer des SMS par IP depuis n'importe quel appareil associé à votre profil et à votre numéro virtuel, quel que soit l'appareil de votre correspondant. Vous pouvez également posséder et utiliser plusieurs numéros virtuels pour appeler et envoyer des SMS dans différentes régions du monde. 

Pour utiliser les SMS par VoIP, vous n'avez besoin que d'un abonnement actif à une solution adaptée et d'une connexion Internet stable.

SMS par VoIP vs SMS traditionnel

Bien qu'ils remplissent essentiellement la même fonction, il existe plusieurs différences cruciales entre les SMS par VoIP et les SMS traditionnels. Celles-ci concernent le prix, la fiabilité, les fonctionnalités supplémentaires et bien plus encore. En voici un aperçu rapide.

Les 7 avantages des SMS par VoIP pour les entreprises

Les différences entre les SMS traditionnels et les messages par VoIP rendent ces derniers bien plus adaptés à un usage tant personnel que commercial. Voici les 7 principales raisons pour lesquelles les entreprises adoptent les SMS par VoIP pour leurs campagnes de prospection et leur assistance client.

1. Réduction des coûts :
   En envoyant des SMS via votre connexion Internet, la VoIP vous permet de communiquer à moindre coût. Parfois, l'envoi peut même être totalement gratuit, ce qui facilite un usage intensif.
   
2. Envois de masse :
   Le SMS par VoIP ne nécessitant qu'une connexion Internet et une plateforme logicielle, les utilisateurs peuvent communiquer efficacement sur tous leurs appareils. C'est l'idéal pour les campagnes commerciales de masse.
   
3. Utilisation du multimédia :
   Les SMS par VoIP facilitent le partage d'images, de vidéos, de fichiers audio et de documents pour optimiser la communication. Les entreprises peuvent ainsi susciter un engagement plus fort de leurs clients.
   
4. Automatisation pour plus d'efficacité :
   Les plateformes VoIP avec SMS proposent souvent des fonctionnalités avancées telles que les accusés de réception, les indicateurs de saisie ou les campagnes de SMS automatisées. Les entreprises peuvent ainsi fluidifier davantage leurs processus.
   
5. Confidentialité renforcée :
   Les messages par VoIP bénéficient souvent d'un chiffrement de bout en bout pour protéger les données et la vie privée des utilisateurs. Seul le destinataire prévu peut ainsi lire les messages.
   
6. Messagerie internationale :
   Les SMS par VoIP permettent d'échanger instantanément dans le monde entier sans frais supplémentaires ni retards, ce qui est parfait pour le marketing.
   
7. Ciblage de groupes :
   La VoIP avec SMS permet souvent de créer des discussions de groupe personnalisées ou d'envoyer des messages groupés personnalisés intégrant des fichiers médias et des documents. C'est un atout précieux pour l'usage interne et externe.

Comment les entreprises utilisent les SMS par VoIP

Les entreprises disposent de nombreux moyens d'intégrer la VoIP avec SMS dans leurs activités quotidiennes. Les cas d'usage varient généralement selon l'équipe, l'objectif visé et le public ciblé :

#1 : Ventes 

Les équipes commerciales peuvent exploiter les SMS par VoIP de différentes manières. Elles peuvent s'en servir pour générer des leads et relancer des prospects directement depuis leur CRM, accélérant ainsi le processus de maturation.

Mais elles peuvent tout aussi bien s'en servir pour diffuser massivement des promotions et des offres avec des messages personnalisés grâce à des variables automatisées, afin de mieux capter l'attention des clients et stimuler les ventes.

#2 : Support client

De nombreux internautes préfèrent utiliser leur téléphone portable plutôt qu'un chat en ligne pour leurs demandes d'assistance. En utilisant les messages par VoIP, l'équipe d'assistance client lève ce frein tout en continuant à s'appuyer sur des chatbots pour les demandes simples.

De plus, les SMS par VoIP vous permettent de partager des infographies et des guides d'auto-assistance très utiles. Un excellent moyen d'accélérer et de simplifier la résolution des problèmes.

#3 : Recrutement et recherche

Les ressources humaines peuvent utiliser les SMS par VoIP tout aussi efficacement que les équipes en contact avec la clientèle pour cibler, contacter, planifier des entretiens et suivre des candidats potentiels issus de sources externes. 

Au-delà du recrutement, le SMS par VoIP permet de tirer profit d'un taux d'ouverture de 98 % pour s'assurer que vos appels à l'action soient bien vus lors de diverses initiatives de collecte d'informations et de retours d'expérience, indispensables pour s'améliorer.

Bonnes pratiques pour les SMS par VoIP

Quelle que soit votre utilisation des SMS par VoIP, il convient d'adopter plusieurs bonnes pratiques pour optimiser vos performances. En voici quelques-unes :

1. Personnaliser les messages :
   De nombreuses plateformes de messagerie VoIP vous permettent de créer des modèles avec des variables personnalisées. Utilisez-les pour insérer le nom de vos clients, de leur entreprise et d'autres informations afin de renforcer l'engagement.
   
2. Utiliser le multimédia :
   Les images, vidéos et fichiers audio augmentent non seulement l'intérêt des utilisateurs, mais s'avèrent également d'une valeur inestimable pour l'assistance. Intégrez-les à vos échanges pour offrir une expérience fluide et agréable.
   
3. Réaliser des tests A/B :
   De nombreuses plateformes de SMS par VoIP proposent également des outils d'analyse pour mesurer et optimiser vos performances. Suivez le taux de réussite de différents modèles de messages pour identifier les plus performants.
   
4. Profiter des intégrations :
   Les fournisseurs de SMS par VoIP proposent souvent des passerelles vers des outils tiers tels que les CRM et les logiciels de Business Intelligence. Ces derniers vous aident à démultiplier l'impact de vos campagnes grâce à des données et des fonctionnalités complémentaires.
   
5. Automatiser pour gagner du temps :
   L'envoi manuel de SMS prend du temps. Vous pouvez toutefois le simplifier en configurant des déclencheurs personnalisés sur vos sites et applications pour envoyer des SMS automatisés avec un maximum d'efficacité.

Comment configurer les SMS par VoIP

Après la théorie, place à la pratique. Dans cette section, nous allons vous montrer comment configurer et démarrer avec les SMS par VoIP en seulement cinq étapes simples. Retrouvez ci-dessous le guide de démarrage rapide de CloudTalk.

1. Trouver un fournisseur VoIP avec option SMS :
   Il existe de nombreux fournisseurs de SMS par VoIP sur le marché ; l'idéal est d'en choisir un qui réponde aux besoins de votre entreprise. Étudiez les tarifs, les limites d'envoi de SMS, les fonctionnalités supplémentaires et les avis clients pour sélectionner les meilleurs candidats.
   
2. Créer votre compte :
   Une fois le fournisseur idéal trouvé, inscrivez-vous (en profitant éventuellement d'un essai gratuit) et souscrivez à un abonnement. Après avoir renseigné vos informations et validé votre identité, vous pourrez commencer à configurer vos SMS par VoIP.
   
3. Configurer votre numéro de SMS par VoIP :
   Si vous choisissez CloudTalk, vos numéros virtuels devraient déjà être configurés pour les SMS par VoIP. Pour commencer à envoyer des messages, téléchargez l'application CloudTalk Phone et cliquez sur l'icône de la bulle de chat en bas de votre écran.
   
4. Activer les fonctionnalités de messagerie et les intégrations :
   CloudTalk propose plus de 35 intégrations différentes avec les outils tiers les plus populaires. Pour enrichir vos SMS par VoIP, recherchez l'intégration de votre choix, associez-la à votre profil et connectez-vous.
   
5. Former votre équipe et lancer les premiers messages :
   Intégrez les membres de votre équipe et expliquez-leur comment envoyer des messages et configurer des déclencheurs personnalisés grâce à l'automatisation des workflows. Une fois que tout le monde est prêt, vous pouvez lancer vos campagnes de messagerie sans plus attendre.

Conclusion

Le SMS par VoIP peut s'avérer un allié de taille dans de nombreux aspects de l'activité de votre entreprise. Si vous utilisez déjà un logiciel de centre d'appels, l'activation de cette fonctionnalité est une évidence. Et si ce n'est pas le cas, c'est le moment idéal pour vous lancer. Qu'attendez-vous ?