De ultieme gids voor sms'en via VoIP:Hoe het werkt, voordelen & best practices

VoIP is uitgegroeid tot een van de beste manieren om bedrijven met hun klanten te verbinden. Ondertussen hebben sms-campagnes een openingspercentage van maar liefst 98%. De vraag is dus: hoe effectief is sms'en via VoIP – de combinatie van deze twee?

Nu callcenter-software steeds geavanceerder wordt, worden er voortdurend nieuwe functies geïntroduceerd waarmee gebruikers aan hun organisatorische behoeften kunnen voldoen. In dit artikel bespreken we alles wat u moet weten over sms'en via VoIP, inclusief de werking, de voordelen en de belangrijkste best practices.

Belangrijkste inzichten

• Met sms'en via VoIP kunt u via internet wereldwijd berichten versturen vanaf elk compatibel apparaat, tegen veel lagere tarieven dan met traditionele sms.
• VoIP-sms is gekoppeld aan een virtueel nummer dat is verbonden met een softwareprofiel in plaats van een simkaart, waardoor gebruikers op elk apparaat efficiënt kunnen werken.
• Bedrijven kiezen voor sms'en via VoIP vanwege de betaalbaarheid, flexibiliteit, extra functies en automatiseringsmogelijkheden die essentieel zijn voor sales, support en recruitment.

Wat is sms'en via VoIP?

Sms'en via VoIP, ook wel VoIP-sms genoemd, doet precies wat de naam al doet vermoeden. Met deze technologie kunt u via uw callcenter-software sms-berichten verzenden en ontvangen via een virtueel telefoonnummer met sms-functionaliteit.

De functie werkt op een vergelijkbare manier als iMessage en andere chat-apps waarmee u via internet berichten kunt sturen tussen twee slimme apparaten (laptop, smartphone, smartwatch), zonder dat u een simkaart nodig heeft.

Toch zijn deze twee technologieën totaal verschillend. In tegenstelling tot sms'en via VoIP zijn iMessage en vergelijkbare alternatieven ontworpen voor persoonlijk in plaats van zakelijk gebruik. Bovendien maken ze gebruik van het standaard netwerk en de bijbehorende tarieven wanneer u berichten buiten hun eigen ecosysteem verzendt.

Hoe werkt sms'en via VoIP?

Sms'en via VoIP maakt gebruik van de infrastructuur van een callcenter of sms-softwareprovider om sms-berichten via internet te verzenden en te ontvangen. De berichten worden verzonden en ontvangen op het gekoppelde virtuele telefoonnummer van de gebruiker in plaats van op een fysieke simkaart.

In de praktijk betekent dit dat u via IP kunt sms'en vanaf elk apparaat dat aan uw profiel en virtuele nummer is gekoppeld, ongeacht het apparaat dat de ontvanger gebruikt. U kunt ook meerdere virtuele nummers bezitten en gebruiken om in verschillende delen van de wereld te bellen en te sms'en.

Om te kunnen sms'en via VoIP heeft u alleen een actief abonnement op een geschikte oplossing en een stabiele internetverbinding nodig.

Sms'en via VoIP versus traditionele sms

Hoewel ze in essentie hetzelfde doen, zijn er cruciale verschillen tussen sms'en via VoIP en traditionele sms. Deze verschillen hebben invloed op alles van de prijs tot betrouwbaarheid, extra functies en meer. Hieronder vindt u een snel overzicht.

De 7 voordelen van sms'en via VoIP voor bedrijven

De verschillen tussen traditionele sms en VoIP-berichten maken de laatste optie veel geschikter voor zowel persoonlijk als zakelijk gebruik. Hieronder vindt u de top 7 redenen waarom bedrijven kiezen voor sms'en via VoIP voor hun outreach en klantenservice.

1. Geld besparen:
   Doordat berichten via de internetverbinding van de gebruiker worden verzonden, kunt u met sms'en via VoIP veel meer berichten versturen tegen aanzienlijk lagere kosten. Soms is het zelfs helemaal gratis, wat intensief gebruik mogelijk maakt.
   
2. Massaal berichten versturen:
   Omdat VoIP-sms alleen een internetverbinding en een softwareplatform vereist, kunnen gebruikers eenvoudig communiceren via verschillende apparaten. Dit maakt het ideaal voor grootschalig zakelijk gebruik.
   
3. Multimedia inzetten:
   Met sms'en via VoIP kunnen gebruikers eenvoudig afbeeldingen, video's, audiobestanden en documenten delen voor een nog betere communicatie. Zo kunnen bedrijven hun klanten op een dieper niveau aanspreken.
   
4. Automatiseren voor succes:
   VoIP-sms-platforms bieden vaak geavanceerde functies voor meer efficiëntie, waaronder leesbevestigingen, typ-indicatoren en sms-campagnes. Hiermee kunnen bedrijven hun processen verder stroomlijnen.
   
5. Meer privacy:
   VoIP-berichten zijn vaak voorzien van end-to-end versleuteling om de gegevens en privacy van gebruikers te beschermen. Dit zorgt ervoor dat berichten alleen door de beoogde ontvanger gelezen kunnen worden.
   
6. Internationaal sms'en:
   Met sms'en via VoIP kunnen gebruikers wereldwijd direct berichten uitwisselen zonder extra kosten of vertragingen, wat perfect is voor marketingdoeleinden.
   
7. Doelgroepen bereiken:
   Met VoIP-sms kunnen gebruikers eenvoudig aangepaste groepschats maken en beheren of gepersonaliseerde bulkberichten sturen, inclusief media en documenten. Dit is van onschatbare waarde voor zowel interne als externe bedrijfscommunicatie.

Hoe bedrijven sms'en via VoIP gebruiken

Bedrijven kunnen VoIP-sms op verschillende manieren inzetten in hun dagelijkse activiteiten. De toepassingen verschillen meestal per team of afdeling, het beoogde doel en de doelgroep. Enkele voorbeelden:

#1: Sales: 

Salesteams kunnen sms'en via VoIP op verschillende manieren gebruiken. Ze kunnen het inzetten om leads die rechtstreeks uit de website of het CRM komen op te volgen en zo het lead nurturing-proces te versnellen.

Daarnaast is het uiterst effectief voor het versturen van bulkpromoties en aanbiedingen met gepersonaliseerde tekst op basis van geautomatiseerde variabelen. Dit zorgt voor een betere interactie met klanten en helpt de verkoop te stimuleren.

#2: Klantenservice

Veel consumenten geven de voorkeur aan hun mobiele telefoon boven een online chatfunctie op een website voor supportvragen. Met VoIP-sms kan de klantenservice deze drempel wegnemen, terwijl er voor basisvragen nog steeds gebruikgemaakt kan worden van chatbots.

Bovendien kunt u met sms'en via VoIP eenvoudig handige infographics en instructies delen. Dit is enorm behulpzaam om het oplossen van problemen te versnellen en te vereenvoudigen.

#3: Recruitment & onderzoek:

HR-afdelingen kunnen sms'en via VoIP net zo efficiënt inzetten als hun collega's van klantgerichte afdelingen om potentiële kandidaten te targeten, te benaderen, afspraken in te plannen en op de hoogte te houden op basis van externe bronnen.

Buiten recruitment kan VoIP-sms dankzij het openingspercentage van 98% ook worden ingezet om ervoor te zorgen dat uw call-to-actions worden gezien voor diverse onderzoeken en feedbackinitiatieven, wat essentieel is voor het verbeteren van prestaties.

Best practices voor sms'en via VoIP

Ongeacht hoe u sms'en via VoIP wilt inzetten, zijn er verschillende best practices die u kunt toepassen om uw resultaten te maximaliseren. Enkele tips:

1. Personaliseer berichten:
   Veel VoIP-berichtenplatforms bieden de mogelijkheid om sjablonen met aangepaste variabelen te maken. Gebruik deze om de naam van de klant, het bedrijf en andere informatie in te voegen voor een hogere betrokkenheid.
   
2. Gebruik multimedia:
   Afbeeldingen, video's en audiobestanden verhogen niet alleen de betrokkenheid van gebruikers, maar zijn ook van onschatbare waarde bij supportvragen. Pas ze toe in uw communicatie voor een soepele en prettige klantervaring.
   
3. A/B-test uw prestaties:
   Veel VoIP-sms-platforms bieden analytische functies om uw resultaten te meten en te optimaliseren. Gebruik deze om het succes van verschillende berichtsjablonen te vergelijken en te ontdekken welke de beste resultaten opleveren.
   
4. Profiteer van integraties:
   VoIP-providers bieden vaak koppelingen met externe tools zoals CRM's en Business Intelligence-software. Deze kunnen u helpen uw inspanningen te versterken met extra gegevens en functionaliteiten.
   
5. Stroomlijn met automatisering:
   Handmatig sms'en kost veel tijd. U kunt dit proces echter stroomlijnen door aangepaste triggers in te stellen op uw websites en in uw apps om automatisch berichten te verzenden voor maximale efficiëntie.

Hoe stelt u sms'en via VoIP in?

Na de theorie volgt de praktijk. In dit gedeelte laten we u in slechts vijf eenvoudige stappen zien hoe u zelf aan de slag kunt met sms'en via VoIP. Hieronder vindt u de snelstartgids van CloudTalk.

1. Zoek een VoIP-provider met sms-functionaliteit:
   Er zijn tal van VoIP-sms-providers op de markt, dus het is verstandig om te zoeken naar een partij die past bij uw specifieke bedrijfsbehoeften. Let hierbij op de prijzen, sms-limieten, extra functies en klantbeoordelingen.
   
2. Maak uw account aan:
   Als u een geschikte provider heeft gevonden, kunt u een account registreren (eventueel voor een gratis proefperiode) en een abonnement afsluiten. Na het invullen van uw gegevens en het bevestigen van uw identiteit kunt u beginnen met het configureren van uw VoIP-sms.
   
3. Configureer uw VoIP-telefoonnummer:
   Als u voor CloudTalk kiest, zijn uw virtuele nummers direct geconfigureerd voor VoIP-sms. Om te beginnen met sms'en, downloadt u de CloudTalk Phone-app en klikt u op het tekstballon-icoon onderaan het scherm.
   
4. Stel sms-functies en integraties in:
   CloudTalk biedt meer dan 35 verschillende integraties met de meest populaire externe tools. Om uw VoIP-sms uit te breiden, kiest u een integratie die u wilt gebruiken, voegt u deze toe aan uw profiel en logt u in.
   
5. Train uw team en begin met sms'en:
   Laat de rest van het team kennismaken met het systeem en leg uit hoe ze berichten kunnen sturen en automatische opvolgberichten kunnen instellen via Workflow Automation. Zodra iedereen er klaar voor is, kunt u direct starten met uw sms-activiteiten.

Conclusie

Sms'en via VoIP kan van onschatbare waarde zijn voor verschillende aspecten van uw bedrijfsvoering. Als u al gebruikmaakt van callcenter-software, is het implementeren van deze functie een logische volgende stap. En als dat nog niet zo is, is dit het perfecte moment om te starten. Waar wacht u nog op?