De ultieme gids voor VoIP-berichten:Hoe het werkt, voordelen en best practices

VoIP is een van de beste manieren geworden om bedrijven met hun klanten te verbinden. Tegelijkertijd hebben sms-campagnes een openratio van 98%. De vraag is: hoe effectief is VoIP-berichten – de combinatie van deze twee?

Naarmate callcentersoftware geavanceerder wordt, blijft het nieuwe functies introduceren die gebruikers kunnen benutten om aan hun organisatorische behoeften te voldoen. In dit artikel behandelen we alles wat u moet weten over VoIP-berichten, inclusief hoe het werkt, de voordelen en best practices.

Belangrijkste punten

• Met VoIP-berichten kunt u overal ter wereld berichten via internet verzenden vanaf elk compatibel apparaat, tegen veel lagere tarieven dan traditionele sms.
• VoIP-sms is gekoppeld aan een virtueel nummer dat is verbonden met een softwareprofiel in plaats van een simkaart, waardoor gebruikers efficiëntie over verschillende apparaten behouden.
• Bedrijven geven de voorkeur aan VoIP-berichten vanwege de betaalbaarheid, flexibiliteit, extra functies en automatiseringsmogelijkheden die essentieel zijn in verkoop-, ondersteunings- en wervingsomgevingen.

Wat is VoIP-berichten?

VoIP-berichten, soms ook wel VoIP-sms genoemd, doet precies wat het belooft. De technologie stelt u in staat om tekstberichten te verzenden en ontvangen via uw callcentersoftware via een virtueel telefoonnummer dat geschikt is voor tekstberichten. 

De functie werkt vergelijkbaar met iMessage en andere vergelijkbare berichtenoplossingen waarmee u teksten kunt verzenden tussen twee slimme apparaten (laptop, smartphone, smartwatch) via internet, zonder een simkaart nodig te hebben.

De twee technologieën zijn echter volledig gescheiden. In tegenstelling tot VoIP-berichten zijn iMessage en de alternatieven ontworpen voor persoonlijk in plaats van commercieel gebruik en zullen ze het standaardnetwerk en de tarieven gebruiken bij het verzenden van berichten buiten hun ecosysteem. 

Hoe werkt VoIP-berichten?

VoIP-berichten werkt door gebruik te maken van de infrastructuur van een callcenter of sms-softwareprovider om sms-berichten via internet te verzenden en ontvangen. De berichten worden verzonden en ontvangen op het virtuele telefoonnummer van de gebruiker in plaats van op een simkaart.

In de praktijk betekent dit dat u via IP kunt sms’en vanaf elk apparaat dat aan uw profiel en virtuele nummer is gekoppeld, ongeacht wat de andere persoon gebruikt. U kunt ook meerdere virtuele nummers bezitten en gebruiken voor bellen en sms’en in verschillende delen van de wereld. 

Om VoIP-berichten te laten werken, heeft u alleen een actief abonnement op een geschikte oplossing en een stabiele internetverbinding nodig.

VoIP-berichten versus traditionele sms

Hoewel ze in essentie hetzelfde doen, zijn er verschillende cruciale verschillen tussen VoIP-berichten en traditionele sms. Deze beïnvloeden alles, van prijs tot betrouwbaarheid, extra functies en meer. Hieronder vindt u een snel overzicht.

De 7 voordelen van VoIP-berichten voor bedrijven

De verschillen tussen traditionele sms en VoIP-berichten maken ze eigenlijk veel beter bruikbaar voor zowel persoonlijk als commercieel gebruik. Hieronder vindt u de top 7 redenen waarom bedrijven VoIP-berichten gebruiken voor hun outreach en klantenondersteuning.

1. Bespaar geld:
   Door teksten te verzenden via de internetverbinding van de gebruiker, kunt u met VoIP-berichten veel meer berichten veel goedkoper versturen. Soms kunnen ze zelfs helemaal gratis zijn, wat uitgebreid gebruik mogelijk maakt.
   
2. Stuur massaal berichten:
   Omdat VoIP-sms alleen een internetverbinding en softwareplatform vereist, stelt het gebruikers in staat om effectief te communiceren over verschillende apparaten. Dit maakt het perfect voor commercieel bulkgebruik.
   
3. Benut multimedia:
   VoIP-telefoonberichten stelt gebruikers in staat om eenvoudig multimedia zoals afbeeldingen, video’s, audiobestanden en documenten te delen voor nog betere communicatie. Zo kunnen bedrijven hun klanten op een dieper niveau betrekken.
   
4. Automatiseer voor succes:
   VoIP met sms-platforms bieden vaak geavanceerde functies voor extra efficiëntie, waaronder leesbevestigingen, typindicators, sms-campagnes, enz. Dit stelt bedrijven in staat om processen verder te stroomlijnen.
   
5. Verhoog privacy:
   VoIP-berichten bevatten vaak end-to-end-versleuteling om de gegevens en privacy van gebruikers te beschermen. Dit zorgt ervoor dat berichten alleen door de beoogde ontvanger kunnen worden gelezen.
   
6. Verstuur internationaal berichten:
   VoIP-berichten stelt gebruikers in staat om direct berichten over de hele wereld uit te wisselen zonder extra kosten of vertragingen, waardoor het perfect is voor marketing.
   
7. Richt u op groepen:
   VoIP met sms stelt gebruikers vaak in staat om aangepaste groepschats te creëren en te beheren of gepersonaliseerde bulkberichten te verzenden, inclusief media en documenten. Dit kan cruciaal zijn voor zowel intern als extern zakelijk gebruik.

Hoe bedrijven VoIP-berichten gebruiken

Er zijn meerdere manieren waarop bedrijven VoIP met sms kunnen benutten in hun dagelijkse activiteiten. Gebruiksscenario’s worden vaak onderscheiden op basis van het team/de afdeling, het beoogde doel en de doelklant/gebruiker. Deze omvatten:

#1: Verkoop: 

Omzetteams kunnen VoIP-berichten op meerdere manieren gebruiken. Ze kunnen het inzetten om leads te genereren en op te volgen, rechtstreeks uit hun web/CRM, om het nurturingproces te versnellen.

Ze kunnen het echter even effectief gebruiken om bulkpromoties en aanbiedingen te versturen met gepersonaliseerde taal op basis van geautomatiseerde variabelen, om beter met klanten in contact te komen en de verkoop te stimuleren.

#2: Klantenservice

Veel online gebruikers geven er de voorkeur aan om hun mobiele telefoon te gebruiken in plaats van een online chatfunctie voor hun ondersteuningsbehoeften. Met VoIP-telefoonberichten kan het klantenserviceteam dit waargenomen obstakel wegnemen, terwijl chatbots nog steeds kunnen worden ingezet voor basisvragen.

VoIP-berichten stelt u echter ook in staat om nuttige zelfhulpinfographics en instructies te delen. Dit kan buitengewoon nuttig zijn om het probleemoplossingsproces te versnellen en te vereenvoudigen.

#3: Werving en onderzoek:

Human resources kan VoIP-berichten net zo efficiënt gebruiken als hun klantgerichte tegenhangers om potentiële kandidaten te targeten, te benaderen, afspraken te plannen en op de hoogte te blijven, gebaseerd op externe bronnen. 

Buiten werving kan VoIP-sms ook de openratio van 98% benutten om te garanderen dat mensen uw oproepen tot actie zien voor verschillende informatieverzamelings- en feedbackinitiatieven, die essentieel zijn voor het verbeteren van de prestaties.

Best practices voor VoIP-berichten

Ongeacht hoe u VoIP-berichten wilt inzetten, zijn er verschillende best practices die u moet toepassen om uw prestaties te maximaliseren. Deze omvatten:

1. Personaliseer berichten:
   Veel VoIP-berichtenplatforms stellen u in staat om sjablonen met aangepaste variabelen te maken. Gebruik deze om de namen van klanten, bedrijven en andere informatie in te voegen om de betrokkenheid te vergroten.
   
2. Benut multimedia:
   Afbeeldingen, video- en audiobestanden vergroten niet alleen de betrokkenheid van gebruikers, maar kunnen ook van onschatbare waarde zijn in ondersteuningsinstellingen. Implementeer ze in uw communicatie om een gestroomlijnde en aangename ervaring te bieden.
   
3. A/B-test prestaties:
   Veel VoIP-sms-platforms bieden ook analysefuncties om uw prestaties te meten en te optimaliseren. Gebruik deze om het succes van verschillende berichtsjablonen te volgen en de sjablonen te vinden die de beste resultaten opleveren.
   
4. Profiteer van integraties:
   Tekst-over-IP-providers bieden vaak marktplaatsen voor tools van derden zoals CRM’s en Business Intelligence. Deze kunnen uw inspanningen verder versterken met aanvullende informatie en functies.
   
5. Stroomlijn met automatisering:
   Handmatig sms’en is tijdrovend. U kunt het echter stroomlijnen door aangepaste triggers in te stellen op uw websites en apps om geautomatiseerde teksten te verzenden voor maximale efficiëntie.

Hoe u VoIP-berichten instelt

Na theorie komt praktijk. In deze sectie laten we u zien hoe u in slechts vijf eenvoudige stappen zelf aan de slag kunt gaan met VoIP-berichten. Hieronder vindt u de snelstartgids van CloudTalk.

1. Zoek een VoIP-provider met tekstfunctie:
   Er zijn tal van VoIP-berichtendiensten op de markt, dus het is het beste om er een te zoeken die bij uw zakelijke behoeften past. Overweeg prijzen, sms-limieten, extra functies en klantrecensies om geschikte kandidaten te vinden.
   
2. Maak uw account aan:
   Nadat u een provider heeft gevonden die u bevalt, dient u een account te registreren (mogelijk voor een gratis proefperiode) en u aan te melden voor een abonnement. Nadat u alle informatie heeft ingevuld en uw identiteit heeft bevestigd, kunt u beginnen met het instellen van uw VoIP-sms.
   
3. Configureer uw VoIP-nummer voor tekstberichten:
   Als u CloudTalk als provider kiest, zouden uw virtuele nummers al moeten zijn geconfigureerd voor VoIP-berichten. Om te beginnen met berichten, downloadt u de CloudTalk Telefoon App en klikt u op het chatbubbelicoon onderaan uw scherm.
   
4. Stel tekstfuncties en integraties in:
   CloudTalk biedt meer dan 35 verschillende integraties voor de meest populaire tools van derden. Om uw VoIP-sms uit te breiden, zoekt u een integratie die u bevalt en waar u een abonnement op heeft, voegt u deze toe aan uw profiel en logt u in.
   
5. Train uw team en begin met sms’en:
   Onboard de rest van uw team en leer hen hoe ze berichten moeten verzenden en aangepaste triggers instellen via de Workflow Automation-functie. Zodra iedereen klaar is, kunt u zonder vertraging uw berichtenactiviteiten starten.

Conclusie

VoIP-berichten kunnen van vitaal belang zijn voor verschillende aspecten van bedrijfsvoering. Als u al callcentersoftware gebruikt, zou de implementatie van deze functie een vanzelfsprekendheid moeten zijn. En als u dat niet bent, is dit het beste moment om te beginnen. Dus, waar wacht u nog op?