Le migliori routine di lavoro da casa in
2023

Ammettiamolo, il lavoro a distanza non è una novità, ma è destinato a rimanere. Invece di passare lunghe ore a pensare a quando finirà, è meglio trovare una routine di lavoro da casa che possa dare i migliori risultati per voi.

Ci vuole tempo per identificare quali routine di lavoro da casasono scritte nelle stelle per voi e quali invece sono il contrario.

Senza ulteriori indugi, questa guida fornirà una panoramica delle migliori routine di lavoro da casa per aiutare i lavoratori a distanza e coloro che vogliono dare una struttura alla loro giornata lavorativa.

Il lavoro a distanza è destinato a rimanere

Il lavoro a distanza è stato inventato nel 2020? Non proprio, ma è in questo periodo che si è diffuso durante la pandemia ed è qualcosa che non cambierà presto.

Ed ecco alcuni dati a sostegno di questa affermazione:

• Secondo uno studio di Softchoice, il 74% degli impiegati nordamericani ha dichiarato che cambierebbe lavoro se l’azienda offrisse una politica di lavoro da casa.
• Il 77% dei lavoratori a distanza afferma che lavorare da casa li rende più produttivi.
• Una ricerca dell’Università di Stanford ha rilevato che i lavoratori a domicilio sono generalmente meno propensi a lasciare l’azienda per un’altra posizione e hanno un tasso di abbandono del 50% inferiore rispetto ai dipendenti tradizionali.

Naturalmente, potremmo elencare molte statistiche simili provenienti da diversi organismi di ricerca. Ammettiamolo: il lavoro a distanza non è più considerato un lusso, ma uno standard.

Ma hai davvero bisogno di una routine di lavoro da casa?

Si può vivere anche senza, ma la domanda è se una routine di lavoro da casa vi aiuterà o meno a ottenere risultati migliori e a portare serenità nel vostro lavoro.

Ed è qui che le sfide del lavoro a distanza si scontrano con i vantaggi.

Secondo il rapporto State of Remote Work 2021di Buffer, ci sono diverse sfide che i dipendenti possono incontrare nel lavoro a distanza. Per il 27% degli intervistati, “non poter staccare la spina” è il problema principale del lavoro a distanza. Secondo il 20,5% degli intervistati, la difficoltà maggiore che i lavoratori a distanza devono affrontare è quella di collaborare e comunicare tra loro, mentre per il 14% è difficile mantenere la motivazione.

Un’unica routine di lavoro da casa risolverà completamente queste sfide? No, probabilmente no, ma può aiutare a gestirli personalmente e a migliorare l’efficienza del lavoro a distanza.

Le migliori routine di lavoro da casa

#1 L’equilibrio tra lavoro e vita privata è più importante di quanto si pensi

Quando si tratta di costruire una routine di lavoro da casa, trovare l’equilibrio perfetto tra lavoro e vita privata è spesso una sfida. Quando le attività sono mescolate nello stesso luogo, può essere difficile trovare la media aurea.

Per questo motivo è necessario ottimizzare l’equilibrio passo dopo passo. A questo proposito può essere utile:

• Designare una postazione di lavoro speciale a casa, in modo da limitare il lavoro a quel luogo. Spesso i dipendenti devono lavorare dal bancone della cucina o dal tavolino del salotto. Dopo il lavoro mangiano, bevono e si rilassano negli stessi posti, ma la connotazione del lavoro rimane. Se possibile, cercare di ricavare un piccolo spazio solo per lavorare. Se lo spazio ti limita, pensa ad esempio a un tavolino remoto per laptop (non è una pubblicità, ma in un certo negozio di arredamento svedese puoi trovarli a soli 15 euro) e a cuffie a cancellazione di rumore. Se lo spazio non è un problema, si può pensare di dedicare un’altra stanza o addirittura un altro piano. Una volta chiusa la porta di quell’area, la “giornata di lavoro” finisce come se si uscisse da un normale ufficio.
• Smetti di controllare i tuoi compiti di lavoro. Anche se potresti essere tentato di controllare la posta “fuori dall’orario di lavoro” perché stai usando comunque i tuoi dispositivi, semplicemente non farlo. Mantieni un confine tra lavoro e vita privata e non cercare in nessun caso di oltrepassarlo.
• Lavora solo durante l’orario d’ufficio e vivi la tua vita al di fuori di esso. Potresti essere tentato, ad esempio, di fare il bucato o di lavare i piatti se sei a casa durante l’orario di lavoro. Faresti lo stesso se fossi in ufficio? Certo che no, quindi cerca di non farlo nemmeno quando lavori da remoto.

#2 Pianifica la tua giornata

Per impostare la routine di lavoro da casa più efficace, è sufficiente conoscere le proprie preferenze personali quando si tratta di lavorare. Sei mattiniero o nottambulo? Come si presenta il tuo carico di lavoro?

In primo luogo, prendi il controllo del vostro tempo. Se possibile, dividi la giornata in segmenti che si adattino ai vostri compiti e alle tue preferenze lavorative. Ad esempio, potresti scoprire di essere più produttivo la mattina presto. Verifica se devi essere al lavoro dalle 9 alle 5, o se puoi iniziare e finire prima. Se sono in gioco la tua produttività e la tua soddisfazione generale, potresti essere più in grado di convincere il tuo datore di lavoro di questa impostazione.

Organizza le tue giornate in grandi blocchi di tempo. Raggruppa compiti simili ed eseguili nello stesso blocco di tempo. Ad esempio, invece di rispondere a ogni nuova e-mail, stabilisci delle ore fisse durante il giorno per aprire la casella di posta e rispondere ai messaggi. Questo ti consentirà di concentrarti più a lungo sui compiti più importanti.

Informa poi i tuoi colleghi della tua routine di lavoro da casa, in modo che sappiano quando contattarti e quando non disturbarti. Naturalmente, ciò potrebbe non essere applicabile a ogni situazione o tipo di lavoro, ma è probabile che tu possa concederti una certa flessibilità.

Infine, rivedi il tuo elenco di compiti per padroneggiare la tua routine di lavoro da casa.

#3 Dare la priorità ai compiti

Una volta capito qual è l’orario migliore per la tua produttività, puoi modificare la tua lista di cose da fare di conseguenza.

Se l’elenco contiene molti compiti, è bene identificare quali sono ricorrenti e quali sono una tantum. Ci sono anche altri aspetti da controllare: la durata di ogni compito, la sua complessità e il materiale necessario per completarlo. Una volta che hai una visione d’insieme della suddivisione dei tuoi compiti, è giunto il momento di inserire la definizione delle priorità nella tua routine di lavoro da casa.

E hai a disposizione una vasta gamma di metodi tra cui scegliere.

Mangia la rana

Questo metodo parte dal presupposto che il completamento del compito più difficile non deve essere rimandato o posticipato “a dopo”, ma deve essere affrontato per primo.

Mangiare una rana significa semplicemente completare prima un compito faticoso o un argomento difficile, altrimenti la rana vi mangerà. In altre parole, si finirà per rimandare il compito scomodo al giorno, alla settimana o addirittura al mese successivo.

Se invece porti a termine questo compito all’inizio della giornata, trascorrerai il resto della giornata con la sensazione di soddisfazione e tranquillità che il peggio sia passato. Di conseguenza, avrai più energia e concentrazione da investire in altri compiti. Questo risultato ti aiuterà a mantenere la motivazione, perché saprai che tutti gli altri compiti che ti aspettano sono più facili.

Questa azione aiuta a sviluppare l’abitudine ad affrontare compiti difficili e aumenta l’efficienza, poiché ci si concentra sui lavori più importanti e non su quelli di minore importanza.

Scatola di Eisenhower

Il concetto di gestione del tempo, noto anche come “griglia di Eisenhower” o “matrice delle priorità”, è stato sviluppato dal modo in cui i compiti venivano pianificati e gestiti dal 34° presidente degli Stati Uniti, Dwight Eisenhower.

Questo concetto categorizza l’importanza e la priorità dei compiti da svolgere. Il più delle volte viene presentato come un quadrato diviso in quattro quadranti, ognuno dei quali rappresenta un diverso grado delle questioni che vi collochiamo.

In poche parole, i compiti importanti riguardano il raggiungimento degli obiettivi, la gestione delle crisi e la pianificazione. I compiti urgenti, invece, sono quelli che devono essere svolti rapidamente perché sono sensibili al tempo o perché si sta avvicinando una scadenza.

Per utilizzare questo metodo in modo efficace, è necessario definire chiaramente il proprio elenco di priorità.

Metti i compiti più importanti nella lista per primi: ricorda che quando si sistemano le pietre in un vaso, se si inizia con quelle più grandi e si aggiungono solo dopo quelle sempre più piccole, si riesce a riempire il vaso al massimo. Cerca di portare a termine questi primi compiti il prima possibile.

Invece di elenchi lineari di cose da fare, una matrice urgenza-importanza vi permette di concentrarvi maggiormente su ciò che è veramente importante per il vostro lavoro. Una scatola Eisenhower rende più facile vedere come è organizzata la vostra pipeline rispetto agli elenchi di cose da fare non strutturati.

L’utilizzo di una scatola di Eisenhower alleggerisce il peso di un carico di lavoro infinito. La divisione dei compiti, chiaramente definita, fornisce informazioni precise su ciò che deve essere completato, pianificato, delegato o eliminato. In alcune situazioni, alcuni compiti devono essere portati a termine subito, mentre altri possono essere messi in attesa.

Tracciare il tempo utilizzando il metodo Pomodoro per una concentrazione profonda

Il Pomodoro è una tecnica di gestione del tempo finalizzata a mantenere un alto livello di concentrazione e una mente fresca, e potrebbe facilmente diventare una routine di lavoro da casa. Consiste nel lavorare in segmenti di 25 minuti. Dopo ogni periodo di questo tipo è necessario fare una pausa di 5 minuti prima di svolgere altri 25 minuti di lavoro intensivo. È molto importante che in questo periodo tu sia completamente concentrato sui compiti che devi portare a termine. Non distrarsi dal lavoro, non rispondere alle telefonate e non controllare i social media.

Grazie a ciò, sarai in grado di rimanere concentrato più a lungo e di portare a termine un maggior numero di compiti senza affaticarti inutilmente.

Suddividere il lavoro in periodi di tempo relativamente brevi presenta diversi vantaggi. In primo luogo, consente di mantenere la concentrazione. È più facile concentrarsi ed evitare le distrazioni quando si sa che è solo per un certo periodo di tempo. Essere consapevoli di lavorare solo per un determinato lasso di tempo aumenta anche la produttività, perché si desidera terminare il compito in corso prima della pausa.

In secondo luogo, rende più facile motivarsi per iniziare a lavorare. L’approccio a un compito è completamente diverso quando si sa di doverlo completare per intero, senza pause e in soli 25 minuti.

Il terzo aspetto importante è rappresentato dalle pause stesse. Permettono di rinfrescare la mente e di distrarsi per un attimo dall’argomento. In questo modo, non ci si stanca così rapidamente e si riesce a lavorare in questo modo (con pause di 5 minuti) per un tempo più lungo, mantenendo la concentrazione, rispetto a quando si lavora senza pause.

Eliminare le distrazioni più comuni

Hai mai sentito parlare dell'”effetto frusta”?

L’effetto frusta è fortemente associato alla curva di disturbo.

Si tratta del fatto che una persona ha bisogno di più tempo per portare a termine un compito, dopo essersi distratta per un momento, di quanto ne impiegherebbe di solito. Le ricerche indicano che la perdita di tempo che ne deriva può raggiungere il 28% della durata totale spesa per completare l’attività.

La frusta funge da metafora in questo caso. Eseguire un compito con concentrazione è un dente di frusta, cioè la parte tagliente. Gli spazi tra i denti rappresentano una gestione inefficace del tempo, i momenti sprecati per tornare a un compito interrotto.

Per ridurre al minimo l’effetto “whipsaw”, occorre organizzare il lavoro e la gestione del tempo in modo che il minor numero possibile di cose vi disturbi o vi distragga dai tuoi compiti.

L’accesso a Internet è essenziale per il lavoro a distanza: consente la comunicazione di gruppo, la collaborazione e la condivisione dei documenti necessari. È anche una fonte di molte distrazioni che spesso non esistono quando si lavora in un ufficio tradizionale. Ad esempio, potresti facilmente trascorrere le ore più produttive rispondendo ai messaggi privati o controllando i tuoi siti preferiti! Ecco alcuni consigli su come evitarlo:

• Un post interessante sul blog o un articolo di cronaca? Non devi leggerlo subito sentendoti come se stessi perdendo tempo: usa Feedly o Pocket per salvarlo in un secondo momento.
• Ci sono siti di cui è difficile fare a meno ma che sanno che a lungo andare vi distrarranno? Potresti bloccarli completamente per un certo periodo di tempo o stabilire un limite massimo che ti permetti di spendere per loro, ad esempio se ne hai bisogno al lavoro in una certa misura.
• Disattiva le notifiche. Il lampeggiare invadente di una finestra di chat o il suono di nuovi messaggi innesca il meccanismo FOMO, la paura di perdere qualcosa se non si reagisce immediatamente. Quasi certamente sai per esperienza quanto sia illusorio, mentre distrazioni su distrazioni e difficoltà a tornare a un compito di lavoro sono reali.
• Pulisci il tuo posto di lavoro! Anche la carta di una caramella può distrarre e gli appunti non strutturati possono influire negativamente sulla produttività. Organizza la vostra scrivania e i guadagni di efficienza che ne derivano potrebbero superare le vostre aspettative.

A te

Il movimento #StayAtHome e l’epidemia di coronavirus ci hanno costretto a passare rapidamente al lavoro a distanza. Anche se dopo tre settimane abbiamo iniziato ad abituarci ad avere responsabilità diverse e a dividere lo spazio domestico tra lavoro e vita privata, concentrarsi ed evitare le distrazioni online può ancora essere una sfida. Ecco perché una routine di lavoro da casa può davvero aiutarti a trovare l’equilibrio.

Prima di tutto, verifica in quali momenti della giornata lavori meglio e quando la tua concentrazione cala naturalmente e hai bisogno di una pausa. Questo ti aiuterà a distribuire meglio i tuoi punti di forza nell’arco della giornata e a pianificare il tuo lavoro di conseguenza. Il secondo passo consiste nell’eliminare le distrazioni, compresi i siti web e le notifiche che distolgono l’attenzione dal lavoro. Infine, assicurati di avere il giusto supporto, che si tratti di musica che favorisce la concentrazione o di applicazioni che ti motivano a completare i compiti.