Le migliori routine per lavorare da casa nel 2025 - CloudTalk

Siamo onesti: il lavoro da remoto non è una novità, ma è qui per restare. Invece di passare ore a pensare a quando finirà, meglio trovare una routine di lavoro da casa che ti permetta di ottenere i massimi risultati.

Ci vuole tempo per capire quali routine di lavoro da casa siano davvero adatte a te e quali invece l'esatto contrario. 

Senza troppi giri di parole, questa guida ti offrirà una panoramica delle migliori routine di lavoro da casa per aiutare chi lavora da remoto e chi cerca di dare una struttura alla propria giornata lavorativa.

Il lavoro da remoto è qui per restare 

Il lavoro da remoto è stato inventato nel 2020? Assolutamente no, ma è allora che si è diffuso a causa della pandemia ed è un cambiamento destinato a durare nel tempo. 

Ed ecco alcuni dati a supporto di questa tesi:

• Secondo uno studio di Softchoice, il 74% degli impiegati nordamericani cambierebbe lavoro se l'azienda offrisse una politica di lavoro da casa.
• Il 77% di chi lavora da remoto afferma che lavorare da casa aumenta la propria produttività.
• Una ricerca della Stanford University ha rilevato che chi lavora da casa ha generalmente meno probabilità di lasciare l'azienda per un altro ruolo, con un tasso di abbandono inferiore del 50% rispetto ai dipendenti tradizionali. 

Naturalmente potremmo elencare molte altre statistiche simili provenienti da diversi studi. Quindi ammettiamolo: il lavoro da remoto non è più considerato un lusso, ma uno standard.

Ma hai davvero bisogno di una routine di lavoro da casa?

Beh, puoi farne a meno, ma la domanda è se una routine di lavoro da casa possa o meno aiutarti a ottenere risultati migliori e a portare più serenità nel tuo lavoro.

Ed è proprio qui che le sfide del lavoro da remoto si scontrano con i vantaggi. 

Secondo il rapporto 2021 State of Remote Work di Buffer, ci sono diverse sfide che i lavoratori da remoto possono incontrare. Per il 27% degli intervistati, la difficoltà principale è «non riuscire a staccare». La seconda sfida più grande è la collaborazione e la comunicazione reciproca, secondo il 20,5% degli intervistati, mentre il 14% fatica a mantenere la motivazione. 

Una singola routine di lavoro da casa risolverà del tutto queste sfide? Probabilmente no, ma può aiutarti a gestirle meglio a livello personale e a migliorare l'efficienza nel lavoro da remoto.

Le migliori routine per lavorare da casa

#1 L'equilibrio tra lavoro e vita privata è più importante di quanto pensi

Quando si tratta di creare una routine di lavoro da casa, trovare il perfetto equilibrio tra lavoro e vita privata è spesso difficile. Quando le attività si fondono nello stesso luogo, può essere complicato trovare la via di mezzo ideale. 

Ecco perché dovresti ottimizzare questo equilibrio passo dopo passo. In questo senso, può esserti utile:

• Riservare un posto speciale in casa per il lavoro, così da limitare la tua attività professionale solo a quel punto. Spesso i dipendenti lavorano sul piano della cucina o sul tavolino del soggiorno. Dopo il lavoro mangiano, bevono e si rilassano negli stessi spazi, ma l'associazione mentale con il lavoro rimane. Se possibile, prova a ritagliarti una piccola area dedicata solo al lavoro. Se lo spazio è limitato, valuta l'acquisto di un tavolino per laptop (nessuna pubblicità, ma in un noto negozio svedese puoi trovarne a pochissimo) e delle cuffie con cancellazione del rumore. Se lo spazio non è un problema, valuta di dedicare un'intera stanza o persino un altro piano della casa. Una volta chiusa la porta di quell'area, la giornata lavorativa è finita, proprio come quando lasci un ufficio vero e proprio.
• Evitare di controllare le attività di lavoro fuori orario. Anche se potresti avere la tentazione di controllare la posta oltre l'orario lavorativo solo perché hai comunque i tuoi dispositivi sottomano, non farlo. Mantieni un confine netto tra lavoro e vita privata e non superarlo in nessun caso.
• Lavorare solo durante l'orario d'ufficio e goderti la vita al di fuori di esso. Potresti avere la tentazione di fare la lavatrice o lavare i piatti mentre sei a casa durante l'orario di lavoro. Lo faresti se fossi in ufficio? Certo che no, quindi evita di farlo anche quando lavori da remoto.

#2 Pianifica la tua giornata

Per impostare la routine di lavoro da casa più efficace, devi semplicemente capire quali sono le tue preferenze personali. Sei una persona mattiniera o un gufo notturno? Com'è distribuito il tuo carico di lavoro?

Innanzitutto, prendi il controllo del tuo tempo. Se possibile, dividi la giornata in fasce che si adattino sia ai tuoi impegni lavorativi sia alle tue preferenze. Ad esempio, potresti notare che la tua produttività è al massimo la mattina presto. Verifica se devi per forza lavorare dalle 9 alle 17 o se puoi iniziare e finire prima. Se ne va della tua produttività e della tua soddisfazione generale, sarà più facile convincere il tuo datore di lavoro ad accettare questo accordo. Puoi anche considerare l'uso di un software di time tracking automatico per capire meglio come gestisci la giornata. Analizzando i dati di un'app di time tracking, potrai prendere decisioni informate per ottimizzare i tuoi orari con un software di gestione dei fogli d'ore.

Organizza la giornata in grandi blocchi di tempo. Raggruppa le attività simili ed eseguile nello stesso blocco orario. Ad esempio, invece di rispondere a ogni singola nuova email, stabilisci degli orari fissi durante la giornata per aprire la posta e rispondere ai messaggi, magari con il supporto di un assistente virtuale per la gestione delle email. Questo ti permetterà di concentrarti più a lungo sulle attività più importanti.

Poi, informa i colleghi della tua routine di lavoro da casa, così sapranno quando contattarti e quando non disturbarti. Naturalmente questo potrebbe non essere applicabile a ogni situazione o tipo di lavoro, ma ci sono buone probabilità che tu possa concederti un po' di flessibilità.

Infine, rivedi la tua lista di cose da fare per perfezionare la tua routine di lavoro da casa.

#3 Dai priorità alle tue attività

Una volta capito qual è il momento migliore della giornata per la tua produttività, puoi organizzare la tua to-do list di conseguenza. 

Se hai molte cose da fare, scrivile tutte a mano o sul tuo planner settimanale online. Dopodiché, ti conviene identificare quali sono ricorrenti e quali sono eccezionali. Ci sono anche altri aspetti da valutare: quanto dura ogni attività, quanto è complessa e di cosa hai bisogno per completarla. Una volta ottenuta una panoramica chiara, è il momento di integrare la definizione delle priorità nella tua routine di lavoro da casa.

E in questo caso hai l'imbarazzo della scelta per quanto riguarda i metodi.

Mangia il rospo (Eat the frog)

Questo metodo parte dal presupposto che il completamento dell'attività più difficile non debba essere rimandato o ritardato «a più tardi», ma debba essere affrontato per primo.

Mangiare il rospo significa semplicemente completare prima un'attività faticosa o un argomento complesso, altrimenti il rospo mangerà te. In altre parole, finirai per rimandare l'attività spiacevole al giorno, alla settimana o persino al mese successivo.

Se invece completi quell'attività all'inizio della giornata, passerai il resto del tempo con la soddisfazione e la serenità di esserti lasciato alle spalle la parte peggiore. Di conseguenza, avrai più energia e concentrazione da investire negli altri compiti. Questo risultato ti aiuterà a mantenere alta la motivazione perché saprai che tutte le altre cose da fare saranno più semplici.

Questo approccio aiuta a sviluppare l'abitudine di affrontare i compiti difficili e aumenta la tua efficienza, facendoti concentrare sulle attività davvero importanti e non su quelle secondarie.

La matrice di Eisenhower

Il concetto di gestione del tempo, noto anche come «griglia di Eisenhower» o «matrice delle priorità», è stato sviluppato a partire dal modo in cui pianificava e gestiva le sue attività il 34° Presidente degli Stati Uniti, Dwight Eisenhower.

Questo concetto classifica l'importanza e la priorità delle cose da fare. Di solito viene rappresentato come un quadrato diviso in quattro quadranti, ognuno dei quali rappresenta un diverso livello di priorità.

In breve, le attività importanti riguardano il raggiungimento dei tuoi obiettivi, la gestione delle crisi e la pianificazione. Le attività urgenti, d'altra parte, sono quelle che devono essere gestite rapidamente perché sono legate a scadenze imminenti.

Per utilizzare questo metodo in modo efficace, devi definire chiaramente la tua lista di priorità.

Metti prima in lista le attività importanti: ricorda che quando metti dei sassi in un barattolo, se inizi con quelli più grandi e poi aggiungi quelli via via più piccoli, riuscirai a riempire il barattolo al massimo. Cerca di completare queste prime attività il prima possibile.

Invece delle to-do list lineari, una matrice urgente-importante ti permette di rimanere più concentrato su ciò che conta davvero per il tuo lavoro. La matrice di Eisenhower ti aiuta a vedere chiaramente come è organizzato il tuo flusso di lavoro rispetto a delle liste disorganizzate.

L'uso della matrice di Eisenhower alleggerisce il peso di un carico di lavoro infinito. La sua netta divisione dei compiti offre indicazioni precise su cosa deve essere completato, pianificato, delegato o eliminato. In certe situazioni, alcune attività vanno svolte subito, mentre per altre non c'è problema a metterle in pausa.

Gestisci il tempo con la tecnica del pomodoro per la massima concentrazione

La tecnica del pomodoro è un metodo di gestione del tempo volto a mantenere un alto livello di concentrazione e la mente fresca, e può facilmente diventare una routine per chi lavora da casa. Consiste nel lavorare in blocchi di 25 minuti. Dopo ogni blocco, devi fare una pausa di 5 minuti prima di iniziare altri 25 minuti di lavoro intenso. Durante questo tempo è fondamentale che tu sia completamente concentrato sulle attività da svolgere. Non farti distrarre da nulla, non rispondere alle telefonate e non controllare i social media.

Grazie a questo approccio riuscirai a mantenere la concentrazione più a lungo e a completare un maggior numero di compiti senza stancarti inutilmente.

Suddividere il lavoro in intervalli relativamente brevi offre diversi vantaggi. Innanzitutto, aiuta a mantenere la concentrazione. È più facile concentrarsi ed evitare distrazioni quando sai che durerà solo per un periodo di tempo limitato. Sapere di lavorare solo per una determinata sessione aumenta anche la produttività, perché vorrai finire l'attività in corso prima della pausa.

In secondo luogo, rende più facile motivarsi a iniziare a lavorare. Ti approcci a un compito in modo completamente diverso quando sai di doverlo completare in soli 25 minuti.

Il terzo aspetto importante sono le pause stesse. Ti permettono di rinfrescare la mente e di staccare un attimo dall'argomento di cui ti stai occupando. In questo modo non ti stancherai così rapidamente e sarai in grado di lavorare più a lungo mantenendo la concentrazione rispetto a quando lavori senza pause.

Elimina le distrazioni più comuni

Hai mai sentito parlare dell'«effetto dondolo»?

L'effetto dondolo è strettamente associato alla curva di interruzione.

Riguarda il fatto che una persona, dopo essersi distratta per un momento da un'attività, ha bisogno di più tempo per completarla rispetto a quanto impiegherebbe normalmente. Le ricerche indicano che la perdita di tempo che ne deriva può arrivare fino al 28% della durata totale spesa per completare quel compito.

Il dondolo serve qui come metafora. Eseguire un compito con concentrazione è come la parte affilata del dente di una sega. Gli spazi tra i denti rappresentano una gestione inefficace del tempo, ovvero i momenti sprecati per tornare a un'attività interrotta.

Per ridurre al minimo questo effetto, devi organizzare il lavoro e la gestione del tempo in modo che il minor numero possibile di elementi ti disturbi o ti distragga dalle tue attività.

L'accesso a internet è essenziale per il lavoro da remoto: consente la comunicazione con il team, la collaborazione e la condivisione dei documenti necessari. Tuttavia, è anche fonte di molte distrazioni che spesso non esistono quando si lavora in un ufficio tradizionale. Ad esempio, potresti facilmente passare le tue ore più produttive a rispondere a messaggi privati o a controllare i tuoi siti preferiti! Ecco alcuni consigli per evitarlo:

• Hai trovato un articolo di blog o una notizia interessante? Non devi leggerli subito sentendoti in colpa per il tempo perso: usa Feedly o Pocket per salvarli e leggerli in seguito.
• Ci sono siti di cui non riesci a fare a meno ma sai che a lungo andare ti distrarranno? Puoi bloccarli del tutto per un certo periodo di tempo o impostare un limite massimo di tempo giornaliero se ti servono comunque in parte per lavoro.
• Disattiva le notifiche. Il lampeggiare insistente di una chat o il suono di un nuovo messaggio attiva il meccanismo della FOMO (la paura di essere tagliati fuori) se non reagisci subito. Sai benissimo quanto sia illusorio, mentre la distrazione continua e la fatica di rimettersi al lavoro sono reali.
• Fai ordine sulla tua postazione di lavoro! Anche la carta di una caramella lasciata sulla scrivania può distrarti, e gli appunti disordinati possono influire negativamente sulla produttività. Organizza la scrivania e i vantaggi in termini di efficienza potrebbero superare le tue aspettative.

Ora tocca a te

Il movimento #RestaaCasa e l'epidemia di coronavirus ci hanno costretto a passare rapidamente al lavoro da remoto. Anche se dopo qualche settimana abbiamo iniziato ad abituarci a gestire responsabilità diverse e a dividere lo spazio domestico tra lavoro e vita privata, concentrarsi ed evitare le distrazioni online può essere ancora difficile. Ecco perché una routine di lavoro da casa può davvero aiutarti a trovare il giusto equilibrio.

Prima di tutto, verifica in quali ore del giorno lavori meglio e quando la tua concentrazione cala naturalmente richiedendo una pausa. Questo ti aiuterà a distribuire meglio le forze durante la giornata e a pianificare il lavoro di conseguenza. Il secondo passo è eliminare le distrazioni, compresi i siti web e le notifiche che ti allontanano dal lavoro. Infine, assicurati di avere il giusto supporto, che si tratti di musica che favorisce la concentrazione o di applicazioni che ti motivano a completare i tuoi compiti.