Melhores rotinas para trabalhar de casa em
2023

Convenhamos, o trabalho remoto não é novidade, mas veio para ficar. Em vez de passar longas horas pensando em quando vai acabar, é melhor encontrar uma rotina para trabalhar de casa que possa entregar os melhores resultados para você.

Leva tempo para identificar quais rotinas para trabalhar de casa são ideais para você e quais são exatamente o oposto.

Sem mais delongas, este guia fornecerá uma visão geral das ótimas rotinas para trabalhar de casa, que irão ajudar os trabalhadores remotos e aqueles que desejam dar estrutura ao seu dia de trabalho.

O trabalho remoto veio para ficar

O trabalho remoto foi inventado em 2020? De forma alguma, mas foi quando se popularizou durante a pandemia e é algo que não vai mudar tão cedo.

E aqui estão alguns dados para apoiar essa afirmação:

• De acordo com um estudo da Softchoice, 74% dos trabalhadores de escritório norte-americanos disseram que mudariam de emprego se a empresa oferecesse uma política de trabalho remoto.
• 77% dos trabalhadores remotos dizem que trabalhar de casa os torna mais produtivos.
• Uma pesquisa da Universidade de Stanford descobriu que os trabalhadores remotos são geralmente menos propensos a deixar a empresa para outro cargo e têm uma taxa de atrito 50% menor do que os funcionários tradicionais.

Claro, poderíamos listar muitas estatísticas semelhantes de vários corpos de pesquisa diferentes. Então, vamos encarar: o trabalho remoto não é mais considerado um luxo, mas um padrão.

Porém, você realmente precisa de uma rotina para trabalhar de casa?

Você pode viver sem uma, mas a questão é se uma rotina para trabalhar de casa o ajudaria a obter melhores resultados e proporcionar tranquilidade ao seu trabalho.

E é aí que os desafios do trabalho remoto colidem com os benefícios.

De acordo com o relatório State of Remote Work de 2021 da Buffer, existem alguns desafios do trabalho remoto que os funcionários podem encontrar. Para 27% dos entrevistados, “não conseguir se desconectar” é a maior dificuldade do trabalho remoto. A maior dificuldade que os trabalhadores remotos enfrentam é colaborar e se comunicar uns com os outros, de acordo com 20,5% dos entrevistados, enquanto 14% acham difícil se manter motivado.

Uma única rotina para trabalhar de casa resolverá completamente esses desafios? Não, provavelmente não, mas pode ajudar a lidar com elas pessoalmente e melhorar a eficiência do trabalho remoto.

Melhores rotinas para trabalhar de casa

1 – O equilíbrio entre vida profissional e pessoal é mais importante do que você imagina

Quando se trata de construir uma rotina para trabalhar de casa, encontrar o equilíbrio perfeito entre o trabalho e sua vida pessoal muitas vezes é um desafio. Quando as atividades são combinadas no mesmo local, pode ser difícil encontrar a média.

É por isso que você deve otimizar o equilíbrio passo a passo. Pode ser útil aqui para:

• Designe um local de trabalho especial em casa para que você possa manter seu trabalho restrito a esse local. Os funcionários geralmente precisam trabalhar em um balcão de cozinha ou em uma mesa de centro em suas salas de estar. Depois do trabalho, eles comem, bebem e relaxam nos mesmos lugares, mas as conotações do trabalho permanecem. Se possível, tente fazer uma pequena área apenas para trabalhar. Se o espaço o limita, pense em, por exemplo, uma mesa de laptop remota (sem anúncios aqui, mas em uma certa loja de móveis sueca você pode encontrá-las por apenas EUR 15) e fones de ouvido com cancelamento de ruído. Se o espaço não for problema, considere dedicar outro cômodo ou até mesmo outro andar. Uma vez que você fecha a porta dessa área, o “dia de trabalho” acaba como se você estivesse saindo de um escritório normal.
• Pare de verificar suas tarefas de trabalho. Mesmo que você fique tentado a verificar seu e-mail “fora do horário comercial” porque você está usando seus dispositivos de qualquer maneira, simplesmente não faça isso. Mantenha um limite entre seu trabalho e a sua vida pessoal e, sob nenhuma circunstância, tente ultrapassá-lo.
• Trabalhe apenas durante o horário de expediente e viva a sua vida fora dele. Você pode ser tentado a, por exemplo, lavar a roupa ou alguma louça se estiver em casa durante o horário de trabalho. Você faria o mesmo se estivesse no escritório? Claro que não, então tente não fazer isso enquanto você trabalha remotamente também.

2 – Planeje seu dia

Para configurar uma rotina para trabalhar de casa mais eficaz, você deve simplesmente conhecer suas próprias preferências pessoais quando se trata de trabalhar. Você é um madrugador ou uma coruja da noite? Como está sua carga de trabalho?

Em primeiro lugar, assuma o controle do seu tempo. Se possível, divida seu dia em segmentos que se ajustem tanto às suas tarefas quanto às suas preferências de trabalho. Por exemplo, você pode descobrir que é mais produtivo no início da manhã. Verifique se você precisa estar no trabalho 9-5, ou se você pode começar e terminar mais cedo. Se a sua produtividade e satisfação geral estiverem em jogo, talvez você consiga convencer seu empregador sobre essa configuração.

Organize seus dias em grandes blocos de tempo. Agrupe tarefas semelhantes e as execute no mesmo bloco de tempo. Por exemplo, em vez de responder a cada novo e-mail, defina horários fixos durante o dia para abrir sua caixa de entrada e responder às mensagens. Isso permitirá que você se concentre por mais tempo nas tarefas mais importantes.

Em seguida, informe aos seus colegas de trabalho sobre a sua rotina para trabalhar de casa para que eles saibam quando entrar em contato com você e quando não incomodá-lo. Claro, isso pode não ser aplicável a toda e qualquer situação ou tipo de trabalho, mas é provável que você possa se permitir alguma flexibilidade.

Por fim, revise sua lista de tarefas para dominar sua rotina para trabalhar de casa.

3 – Priorize suas tarefas

Depois de descobrir qual é a melhor hora do dia para a sua produtividade, você pode ajustar sua lista de tarefas de acordo.

Se você tiver muitas tarefas na sua lista, é uma boa ideia identificar quais são recorrentes e quais são pontuais. Há também mais aspectos que você pode querer verificar aqui – quanto tempo cada tarefa leva, quão complicada ela é e o que você precisa para completá-la. Depois de ter uma visão geral do detalhamento das suas tarefas, é hora de criar tarefas prioritárias na sua rotina para trabalhar de casa.

E você tem uma grande variedade de métodos para escolher.

Coma o sapo

Este método pressupõe que a conclusão da tarefa mais difícil não deve ser adiada ou adiada “até mais tarde”, mas deve ser tratada primeiro.

Comer um sapo significa simplesmente completar uma tarefa cansativa ou um tópico difícil primeiro, caso contrário, o sapo comerá você. Ou seja, você acabará adiando sua tarefa desconfortável para o próximo dia, semana ou até mês.

Se, no entanto, você concluir essa tarefa no início do dia, passará o resto dele sentindo-se satisfeito e calmo porque o pior já passou. Como resultado, você terá mais energia e foco para investir em outras tarefas. Essa conquista ajudará a mantê-lo motivado porque você saberá que todas as outras tarefas que o aguardam são mais fáceis.

Tal ação ajuda a desenvolver o hábito de enfrentar tarefas difíceis e aumenta a sua eficiência, pois você se concentra nos trabalhos mais importantes e não nos de menor importância.

Caixa de Eisenhower

O conceito de gerenciamento do tempo, também conhecido como “Grade de Eisenhower” ou “Matriz de Prioridades” foi desenvolvido a partir da forma como as tarefas eram planejadas e gerenciadas pelo 34º Presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower.

Este conceito categoriza a importância e a prioridade das tarefas a serem executadas. Na maioria das vezes, é apresentado como um quadrado dividido em quatro quadrantes, cada um representando uma classificação diferente de assuntos que colocamos nele.

Em poucas palavras, tarefas importantes estão relacionadas ao alcance dos seus objetivos, lidar com crises e planejar. Tarefas urgentes, por outro lado, são aquelas que precisam ser tratadas rapidamente porque são sensíveis ao tempo ou a um prazo que se aproxima.

Para usar esse método de forma eficaz, você precisa definir claramente a sua lista de prioridades.

Coloque as tarefas importantes na lista primeiro – lembre-se de que, ao organizar as pedras em uma jarra, se você começar com as maiores e adicionar apenas as cada vez menores, conseguirá encher a jarra ao máximo. Tente completar essas primeiras tarefas o mais rápido possível.

Em vez de listas de tarefas lineares, uma matriz urgente-importante permite que você fique mais focado no que é realmente importante para o seu trabalho. Uma caixa de Eisenhower torna mais fácil para você ver como seu pipeline está organizado em comparação com listas de tarefas não estruturadas.

A utilização de uma caixa de Eisenhower alivia o fardo de uma carga de trabalho interminável. Sua divisão de tarefas claramente definida fornece informações precisas sobre o que deve ser concluído, planejado, delegado ou eliminado. Em certas situações, algumas tarefas precisam ser concluídas imediatamente, enquanto não tem problema colocar outras em espera.

Acompanhe seu tempo usando o método Pomodoro para um foco profundo

Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo que visa manter um alto nível de foco e uma mente fresca, e pode facilmente se tornar uma rotina para trabalhar de casa. Consiste em trabalhar em segmentos de 25 minutos. Após cada período, você deve fazer uma pausa de 5 minutos antes de fazer outros 25 minutos de trabalho intensivo. É muito importante durante esse período que você esteja totalmente focado nas tarefas que precisa concluir. Não se distraia do trabalho, atenda ligações ou verifique as redes sociais.

Graças a isso, você poderá ficar mais focado por mais tempo, além de concluir uma quantidade maior de tarefas sem se cansar desnecessariamente.

Dividir seu trabalho em períodos de tempo relativamente curtos tem várias vantagens. Primeiro, permite que você mantenha a concentração. É mais fácil se concentrar e evitar distrações quando você sabe que é apenas por um determinado período de tempo. Estar ciente de trabalhar apenas por uma passagem específica de tempo também aumenta sua produtividade, porque você desejará terminar a tarefa atual antes do intervalo.

Em segundo lugar, torna mais fácil se motivar para começar a trabalhar. Você aborda uma tarefa de maneira completamente diferente quando sabe que precisa completá-la por completo, sem pausas e em apenas 25 minutos.

O terceiro aspecto importante são as pausas em si. Elas permitem que você refresque sua mente e se distraia do assunto por um momento. Dessa forma, você não se cansará tão rapidamente e poderá trabalhar dessa maneira (fazendo pausas de 5 minutos) por mais tempo mantendo a concentração do que quando trabalha sem pausas.

Remova suas distrações comuns

Você já ouviu falar do “efeito serrote”?

O efeito serrote está fortemente associado à curva de perturbação.

Tem a ver com uma pessoa que precisa de mais tempo do que normalmente levaria para concluir uma tarefa ao retornar a ela depois de se distrair por um momento. Pesquisas indicam que a perda de tempo resultante pode chegar a 28% da duração total gasta na conclusão dessa tarefa.

O serrote serve como uma metáfora aqui. Realizar uma tarefa com concentração é um dente do serrote, que é a parte afiada. Os espaços entre os dentes representam uma gestão de tempo ineficaz, os momentos perdidos retornando a uma tarefa interrompida.

Para minimizar o efeito serrote, você deve organizar seu trabalho e gerenciamento de tempo para que o mínimo possível de coisas perturbe ou distraia você das suas tarefas.

O acesso à internet é essencial para o trabalho remoto – permite a comunicação em equipe, a colaboração e o compartilhamento dos documentos necessários. É também uma fonte de muitas distrações que muitas vezes são inexistentes quando se trabalha em um escritório convencional. Por exemplo, você pode facilmente passar suas horas mais produtivas respondendo a mensagens privadas ou verificando seus sites favoritos! Veja algumas dicas de como evitar isso:

• Post de blog interessante ou artigo de notícias? Você não precisa lê-lo agora enquanto sente que está perdendo seu tempo – use o Feedly ou o Pocket para salvá-lo para mais tarde.
• Existem sites que você acha difícil viver sem, mas você sabe que eles vão distraí-lo a longo prazo? Você pode bloqueá-los completamente por um determinado período de tempo ou definir um limite máximo que você se permite gastar com eles, por exemplo, se você precisar deles no trabalho até certo ponto.
• Desative as notificações. O piscar intrusivo de uma janela de chat ou o som de novas mensagens aciona o mecanismo FOMO, o medo de perder algo se você não reagir imediatamente. Você quase certamente sabe por experiência como isso é realmente ilusório, enquanto distração após distração e problemas para retornar a uma tarefa de trabalho são reais.
• Limpe seu local de trabalho! Mesmo uma embalagem de doces deixada para trás pode distraí-lo, e anotações não estruturadas podem afetar negativamente a sua produtividade. Organize a sua mesa e os ganhos de eficiência resultantes podem superar as suas expectativas.

É com você

O movimento #FiqueEmCasa e a epidemia de coronavírus nos forçaram a mudar rapidamente para o trabalho remoto. Mesmo que depois de três semanas comecemos a nos acostumar a ter responsabilidades diferentes e dividir o espaço doméstico entre trabalho e vida privada, focar e evitar distrações online ainda pode ser um desafio. É por isso que uma rotina para trabalhar de casa pode realmente ajudá-lo a encontrar o equilíbrio.

Em primeiro lugar, verifique em quais horas do dia você trabalha melhor e quando sua concentração cai naturalmente. Esse é o momento que você precisa de uma pausa. Isso o ajudará a distribuir melhor seus pontos fortes ao longo do dia e a planejar seu trabalho de acordo. O segundo passo é se livrar das distrações, incluindo sites e notificações que tiram seu foco do trabalho. Por fim, certifique-se de ter o suporte certo – seja música que estimule a concentração ou aplicativos que o motivem a concluir as tarefas.