Las mejores rutinas para trabajar desde casa en 2025 - CloudTalk

Seamos sinceros: el teletrabajo no es ninguna novedad, sino algo que ha llegado para quedarse. En lugar de pasar horas pensando en cuándo va a terminar, es mejor dar con una rutina para trabajar desde casa que te ofrezca los mejores resultados.

Lleva tiempo identificar qué rutinas para trabajar desde casa están hechas a tu medida y cuáles son todo lo contrario. 

Sin más rodeos, esta guía te ofrecerá una visión general de excelentes rutinas para trabajar desde casa, ideales para teletrabajadores y para quienes buscan dar estructura a su jornada laboral.

El teletrabajo ha llegado para quedarse 

¿Se inventó el teletrabajo en 2020? En absoluto, pero fue entonces cuando se popularizó debido a la pandemia, y es una tendencia que no va a cambiar a corto plazo. 

Y aquí tienes algunos datos que respaldan esa afirmación:

• Según un estudio de Softchoice, el 74% de los trabajadores de oficina en Norteamérica afirmó que cambiaría de empleo si la empresa ofreciera una política de teletrabajo.
• El 77% de los teletrabajadores asegura que trabajar desde casa les hace más productivos.
• Una investigación de la Universidad de Stanford reveló que los empleados que trabajan desde casa suelen tener menos probabilidades de dejar la empresa por otro puesto, y presentan una tasa de rotación un 50% menor que los empleados tradicionales. 

Por supuesto, podríamos enumerar muchas estadísticas similares de diversos estudios de investigación. Así que seamos realistas: el teletrabajo ya no se considera un lujo, sino un estándar.

Pero, ¿realmente necesitas una rutina para trabajar desde casa?

Bueno, puedes vivir sin ella, pero la cuestión es si una rutina para trabajar desde casa te ayudaría o no a conseguir mejores resultados y a aportar tranquilidad a tu jornada.

Y aquí es donde los retos del teletrabajo chocan con sus ventajas. 

Según el informe State of Remote Work de 2021 elaborado por Buffer, los empleados pueden encontrarse con bastantes dificultades al teletrabajar. Para el 27% de los encuestados, «no ser capaz de desconectar» es el principal obstáculo del teletrabajo. La mayor dificultad a la que se enfrentan los teletrabajadores es colaborar y comunicarse entre sí, según el 20,5% de los encuestados, mientras que al 14% le resulta difícil mantener la motivación. 

¿Resolverá por completo estos retos una sola rutina para trabajar desde casa? Probablemente no, pero puede ayudarte a gestionarlos a nivel personal y a mejorar la eficiencia en el teletrabajo.

Las mejores rutinas para trabajar desde casa

N.º 1: La conciliación de la vida laboral y familiar es más importante de lo que crees

A la hora de estructurar una rutina para trabajar desde casa, encontrar el equilibrio perfecto entre el trabajo y tu vida personal suele ser un reto. Cuando las actividades se mezclan en un mismo lugar, puede resultar difícil dar con el término medio ideal. 

Por eso debes optimizar este equilibrio paso a paso. Para lograrlo, te puede resultar útil:

• Reservar un espacio de trabajo específico en casa para limitar tus tareas a ese lugar. A menudo, los empleados tienen que trabajar desde la encimera de la cocina o la mesa de centro del salón. Después del trabajo, comen, beben y se relajan en los mismos sitios, pero la asociación con el trabajo permanece. Si es posible, intenta crear un espacio pequeño destinado únicamente a trabajar. Si el espacio es limitado, piensa por ejemplo en una mesa auxiliar para portátil (no es publicidad, pero en cierta tienda de muebles sueca las tienes por apenas €15) y unos auriculares con cancelación de ruido. Si el espacio no es un problema, considera la posibilidad de destinar otra habitación o incluso otro piso. Una vez que cierras la puerta de esa zona, la «jornada laboral» ha terminado, igual que al salir de una oficina convencional.
• Evitar la tentación de revisar tus tareas de trabajo. Aunque sientas la tentación de mirar el correo electrónico «fuera del horario laboral» porque estás usando tus dispositivos de todos modos, simplemente no lo hagas. Mantén un límite claro entre tu trabajo y tu vida personal y no lo cruces bajo ningún concepto.
• Trabajar únicamente durante el horario laboral y disfrutar de tu vida fuera de él. Es posible que sientas la tentación de poner una lavadora o fregar los platos si estás en casa durante tu jornada laboral. ¿Harías lo mismo si estuvieras en la oficina? Claro que no, así que intenta no hacerlo tampoco cuando trabajes a distancia.

N.º 2: Planifica tu día

Para configurar la rutina más eficaz para trabajar desde casa, solo tienes que conocer tus preferencias personales a la hora de trabajar. ¿Eres una persona matutina o nocturna? ¿Cómo es tu carga de trabajo?

En primer lugar, toma el control de tu tiempo. Si es posible, divide tu jornada en bloques que se adapten tanto a tus obligaciones como a tus preferencias laborales. Por ejemplo, puede que descubras que eres más productivo a primera hora de la mañana. Comprueba si necesitas trabajar estrictamente de 9 a 5, o si puedes empezar y terminar antes. Si tu productividad y tu satisfacción general están en juego, es más probable que convenzas a tu empresa para aplicar esta organización. También puedes plantearte implementar un software de registro de tiempo automático para saber cómo aprovechas el día. Al analizar los datos de la aplicación de registro de tiempo, podrás tomar decisiones fundamentadas para optimizar tu jornada laboral con un software de control de horas.

Organiza tus días en grandes bloques de tiempo. Agrupa tareas similares y realízalas en el mismo bloque horario. Por ejemplo, en lugar de responder a cada correo nuevo al instante, fíjate unas horas específicas a lo largo del día para abrir la bandeja de entrada y contestar mensajes, a menudo con la ayuda de un asistente virtual de gestión de correo electrónico. Esto te permitirá concentrarte durante más tiempo en las tareas más importantes.

A continuación, informa a tus compañeros de tu rutina para trabajar desde casa para que sepan cuándo contactarte y cuándo no interrumpirte. Por supuesto, esto no se aplica a todas las situaciones o tipos de trabajo, pero es muy probable que puedas permitirte cierta flexibilidad.

Por último, revisa tu lista de tareas pendientes para dominar tu rutina de trabajo desde casa.

N.º 3: Prioriza tus tareas

Una vez que hayas descubierto qué momento del día es el mejor para tu productividad, podrás ajustar tu lista de tareas en consecuencia. 

Si tienes muchas tareas en tu lista, anótalas todas a mano o en tu planificador semanal online. Después, es una buena idea identificar cuáles son recurrentes y cuáles son puntuales. También hay otros aspectos que te conviene comprobar: cuánto dura cada tarea, cómo es de compleja y qué necesitas para completarla. Una vez que tengas un desglose claro de tus tareas, es el momento de integrar la priorización de tareas en tu rutina para trabajar desde casa.

Y tienes una gran variedad de métodos entre los que elegir.

«Trágate ese sapo» (Eat the frog)

Este método parte de la base de que la realización de la tarea más difícil no debe posponerse ni retrasarse «para más tarde», sino que debe abordarse en primer lugar.

Tragarse un sapo significa simplemente completar primero una tarea pesada o un tema complejo, ya que de lo contrario el sapo acabará devorándote a ti. Es decir, acabarás posponiendo esa tarea incómoda para el día siguiente, la semana siguiente o incluso el mes siguiente.

Sin embargo, si completas esa tarea al principio del día, pasarás el resto de la jornada con la satisfacción y la tranquilidad de saber que lo peor ya ha pasado. Como resultado, tendrás más energía y concentración para dedicar a otras tareas. Lograrlo te ayudará a mantener la motivación, ya que sabrás que el resto de las tareas que te esperan son más sencillas.

Esta práctica ayuda a desarrollar el hábito de enfrentarse a los retos difíciles y aumenta tu eficiencia, puesto que te centras en los trabajos más importantes y no en los de menor relevancia.

La caja de Eisenhower

El concepto de gestión del tiempo, también conocido como «matriz de Eisenhower» o «matriz de prioridades», se desarrolló a partir de la forma en que planificaba y gestionaba las tareas el 34.º presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower.

Este concepto clasifica la importancia y la prioridad de las tareas que se deben realizar. Se suele presentar como un cuadrado dividido en cuatro cuadrantes, cada uno de los cuales representa un rango diferente de asuntos en los que clasificamos nuestras obligaciones.

En pocas palabras, las tareas importantes están relacionadas con la consecución de tus objetivos, la gestión de crisis y la planificación. Las tareas urgentes, por otro lado, son aquellas que deben abordarse rápidamente porque requieren atención inmediata o se acerca una fecha límite.

Para utilizar este método de forma eficaz, debes definir claramente tu lista de prioridades.

Coloca primero las tareas importantes en la lista; recuerda que, al meter piedras en un tarro, si empiezas por las más grandes y vas añadiendo las más pequeñas después, podrás llenar el tarro al máximo. Intenta completar esas primeras tareas lo antes posible.

En lugar de las listas de tareas lineales, la matriz de urgente-importante te permite mantenerte más concentrado en lo que realmente importa para tu trabajo. La caja de Eisenhower te facilita ver cómo está organizada tu carga de trabajo en comparación con las listas de tareas desestructuradas.

Utilizar la caja de Eisenhower alivia la carga de una carga de trabajo interminable. Su división clara de tareas proporciona información precisa sobre lo que debe completarse, planificarse, delegarse o eliminarse. En ciertas situaciones, algunas tareas deben completarse de inmediato, mientras que otras pueden dejarse en espera sin problema.

Controla tu tiempo con el método Pomodoro para una concentración profunda

El Pomodoro es una técnica de gestión del tiempo orientada a mantener un alto nivel de concentración y una mente despejada, y podría convertirse fácilmente en tu rutina para trabajar desde casa. Consiste en trabajar en bloques de 25 minutos. Tras cada intervalo, debes tomarte un descanso de 5 minutos antes de reanudar otros 25 minutos de trabajo intensivo. Es fundamental que durante este tiempo estés totalmente concentrado en las tareas que tienes que realizar. No permitas distracciones de ningún tipo, no contestes llamadas ni mires las redes sociales.

Gracias a esto, lograrás mantener la concentración durante más tiempo, además de completar un mayor volumen de tareas sin cansarte innecesariamente.

Dividir el trabajo en periodos de tiempo relativamente cortos ofrece varias ventajas. En primer lugar, te ayuda a mantener la atención. Es más fácil concentrarse y evitar las distracciones cuando sabes que es solo por un tiempo limitado. Ser consciente de que solo trabajas durante un periodo concreto también aumenta tu productividad, ya que querrás terminar la tarea actual antes de tu descanso.

En segundo lugar, facilita la motivación para empezar a trabajar. Te enfrentas a una tarea de forma totalmente distinta cuando sabes que debes completarla en su totalidad, sin interrupciones, y en solo 25 minutos.

El tercer aspecto clave son los propios descansos. Te permiten despejar la mente y desconectar del tema por un momento. De este modo, no te cansarás tan rápido y podrás trabajar así (haciendo pausas de 5 minutos) durante más tiempo manteniendo la concentración en comparación con trabajar sin interrupciones.

Elimina las distracciones habituales

¿Has oído hablar alguna vez del «efecto diente de sierra»?

El efecto diente de sierra está muy relacionado con la curva de interrupción.

Se refiere al hecho de que una persona necesita más tiempo para completar una tarea al retomar el trabajo tras haberse distraído un momento del que necesitaría normalmente sin interrupciones. Las investigaciones indican que la pérdida de tiempo resultante puede llegar a representar hasta el 28 % de la duración total dedicada a completar dicha tarea.

El diente de sierra sirve aquí como metáfora. Realizar una tarea con concentración es el diente de la sierra, que es la parte afilada. Los espacios entre los dientes representan una gestión del tiempo ineficaz, los momentos perdidos al retomar una tarea interrumpida.

Para minimizar el efecto diente de sierra, debes organizar tu trabajo y la gestión del tiempo de modo que la menor cantidad posible de cosas te interrumpan o te distraigan de tus tareas.

El acceso a internet es fundamental para el teletrabajo: permite la comunicación del equipo, la colaboración y el intercambio de los documentos necesarios. Sin embargo, también es una fuente de muchas distracciones que no suelen existir cuando se trabaja en una oficina convencional. Por ejemplo, ¡podrías pasar fácilmente tus horas más productivas respondiendo a mensajes privados o visitando tus páginas favoritas! Aquí tienes algunos consejos para evitarlo:

• ¿Has visto una entrada de blog o un artículo de noticias interesante? No tienes por qué leerlo ahora sintiendo que pierdes el tiempo: utiliza Feedly o Pocket para guardarlo para más tarde.
• ¿Hay páginas de las que te cuesta prescindir pero sabes que a la larga te distraerán? Podrías bloquearlas por completo durante un tiempo determinado o fijar un límite máximo de tiempo para usarlas, por ejemplo, si las necesitas para trabajar hasta cierto punto.
• Desactiva las notificaciones. El parpadeo insistente de una ventana de chat o el sonido de los mensajes nuevos activa el mecanismo FOMO (el miedo a perderse algo) si no reaccionas de inmediato. Seguro que sabes por experiencia lo ilusorio que resulta en realidad, mientras que distracción tras distracción, la dificultad para retomar una tarea de trabajo es muy real.
• ¡Limpia tu espacio de trabajo! Incluso un envoltorio de caramelo olvidado puede distraerte, y las notas desordenadas pueden perjudicar tu productividad. Organiza tu escritorio y el aumento de eficiencia resultante podría superar tus expectativas.

Te toca a ti

El movimiento #QuédateEnCasa y la epidemia del coronavirus nos obligaron a adaptarnos rápidamente al teletrabajo. Aunque al cabo de tres semanas empezáramos a acostumbrarnos a tener responsabilidades diferentes y a dividir el espacio doméstico entre el trabajo y la vida privada, concentrarse y evitar las distracciones online puede seguir siendo un reto. Por eso, una rutina para trabajar desde casa puede ayudarte de verdad a encontrar el equilibrio.

En primer lugar, analiza en qué momentos del día trabajas mejor y cuándo disminuye de forma natural tu concentración y necesitas un descanso. Esto te ayudará a dosificar mejor tus energías a lo largo del día y a planificar tu trabajo de manera adecuada. El segundo paso consiste en deshacerte de las distracciones, incluidas las páginas web y las notificaciones que te desvían de tus tareas. Por último, asegúrate de contar con el apoyo adecuado, ya sea música que fomente la concentración o aplicaciones que te motiven a completar tus tareas.