Als je een callcenter beheert, weet je dat de tijd kostbaar is. Elke seconde telt en beïnvloedt je algemene prestaties. De Auto-Answer functie is er om je te helpen. Het helpt bij het verwerken van grote gespreksvolumes, waardoor je je bedrijf sneller kunt laten groeien, je capaciteit kunt vergroten en de klantervaring kunt verbeteren.
Auto-Answer is een geavanceerd AI-gestuurd antwoordsysteem. Het zorgt ervoor dat gesprekken automatisch worden opgenomen en gerouteerd naar de eerste beschikbare agent in de rij. Dit gebeurt na een vooraf ingesteld aantal seconden, zonder dat een rep op de knop “accepteren” hoeft te klikken.
Om de efficiëntie van Auto-Answer te verhogen, kan je instellen een meer-niveau IVR (Interactive Voice Response) menu. Bij CloudTalk is het een onderdeel van een complex ACD (Automatic Call Distribution) systeem.
In plaats van dat de gesprekken doorverbonden worden met een willekeurige beschikbare agent, kan het garanderen dat de klant precies diegene bereikt met wie hij moet spreken. Een IVR systeem begroet de beller met vooraf opgenomen boodschappen, en leidt hem door een handvol opties (Voor bestellingen, druk 1. Voor facturen, druk 2…) zodat de oproep uiteindelijk naar de meest geschikte agent of afdeling wordt geleid.
In CloudTalk bieden we tal van geavanceerde routing opties, zoals skill-based of caller-based routing. Je kunt er meer over lezen in een lijst van onze 70+ tools.
Auto-Answer kunnen ook ingesteld worden voor uitgaande gesprekken. Wanneer verkopers bellen en de persoon aan de kant van de bestelling opneemt, hoeven verkopers niet meer handmatig te bevestigen dat ze het gesprek willen voortzetten.
Hoe kun je iemands telefoon automatisch gesprekken laten beantwoorden? Het instellen van Auto-Answer binnen CloudTalk is vrij eenvoudig. In feite is het een no-brainer die maar een paar klikken vergt.
Nu denk je misschien dat zoiets eenvoudigs geen verschil kan maken. Wel, het kan en hier is waarom:
Wist je dat de meeste mensen de telefoon ophangen na ongeveer 3 keer overgaan? Daarom kan een Auto-Answer systeem in je zaak een echte redder in nood zijn. Door je gesprekken automatisch te beantwoorden, kun je er altijd zeker van zijn dat aan de behoeften van je klanten tijdig tegemoet gekomen wordt.
Met Auto-Answer minimaliseer je de wachttijden, bereik je veel hogere antwoordpercentages, en verminder je het aantal gesprekken dat naar de voicemail gaat.
Bij uitgaande gesprekken verminder je de kans dat je je leads kwijtraakt voordat je rep de interactie goedkeurt.
Wat inkomende gesprekken betreft, klanten hebben een hoge dunk van je als ze het gevoel hebben dat je om hen geeft. Als je klanten laat zien dat er altijd iemand is om hen te helpen, kom je niet alleen professioneler en betrouwbaarder over, het verhoogt ook je werkefficiëntie.
Hoe? Snelle antwoordtijden creëren ruimte voor interactie met meer klanten.
Gesprekken hoeven ook niet per se naar een mens gerouteerd te worden. Volgens een onderzoek van Microsoft verwacht 86% van de klanten nu dat bedrijven zelfbedieningsopties hebben.
Daarom kun je, als je een IVR gebruikt, een optie instellen van automatisch vooraf opgenomen berichten om eenvoudige vragen te beantwoorden. Als een klant bijvoorbeeld een bestelnummer invoert, kan het systeem hem informeren over de huidige status.
Op deze manier kan je klantenondersteuningslijn, tot op zekere hoogte, 24/7 opereren.
Hier is een video waarin je kunt zien hoe je de vooraf opgenomen antwoorden instelt in het CloudTalk IVR menu:
Elk bedrijf werkt beter als zijn werknemers weten wat ze kunnen verwachten. Auto-Answer brengt orde in je dagelijkse processen. Het neemt de noodzaak weg om je agenten te micromanagen, voortdurend in de gaten te houden of ze op tijd gesprekken opnemen of niet.
Het Auto-Answer tool bevordert ook de productiviteit van de agenten, want ze hebben geen tijd om te treuzelen. Zorg er alleen voor dat je je medewerkers niet overstelpt. Dat kan gemakkelijk tot burn-out leiden.
Het doel van het Auto-Answer is eenvoudig. Als je elke dag met een groot aantal gesprekken te maken hebt, neemt het een last van je schouders en vermindert het de werklast van je agenten.
Het is eigenlijk een kleine functie die een groot verschil kan maken. Door het beantwoorden van gesprekken in je bedrijf te automatiseren, kun je het percentage afgebroken oproepen verlagen, met meer klanten communiceren en sterkere relaties opbouwen. Je verhoogt ook de productiviteit van agenten.
En het beste deel? Met CloudTalk heb je letterlijk maar een minuut nodig om het in te stellen.
Ondersteuning & Verkoop
Inkomend
Uitgaand
Zakelijk telefoonsysteem
Teams op afstand
IT
Financiële diensten
Middelgrote & Grote
Kleine
Hubspot
Zendesk
Pipedrive
SalesLoft
