Ce este funcția Preluare automată apel? Ghid pas cu pas pentru configurarea funcției

Dacă administrezi un call center, știi că timpul e o resursă prețioasă. Fiecare secundă contează și îți afectează performanța generală. Funcția Preluare automată apel este aici să te ajute. Aceasta facilitează gestionarea unui volum mare de apeluri, ceea ce, în consecință, îți permite să îți dezvolți mai rapid afacerea, să îți mărești capacitatea și să îmbunătățești experiența clienților.

Ce este funcția Preluare aotumată apel?

Funcția Preluare automată apel este un sistem avansat de preluare apeluri, bazat pe inteligența artificală. Aceasta permite ca apelurile să fie preluate automat și direcționate către primul agent disponibill din listă. Acest lucru se întâmplă după un număr predefinit de secunde, fără ca un reprezentant să fie nevoit să dea click pe butonul „Accept”.

Pentru a crește eficiența funcției de preluare automată apel, poți configura un meniu IVR pe mai multe niveluri (Răspuns vocal interactiv). La CloudTalk, acesta face parte dintr-un sistem complex ACD (Direcționare automată a apelurilor).

În loc ca apelurile să fie conectate aleatoriu la un agent disponibil, sistemul poate garanta că apelantul va fi preluat exact de persoana cu care trebuie să vorbească. Cu un sistem IVR, poți saluta clientul cu mesaje preînregistrate, ghidându-l printr-o serie de opțiuni (Pentru comenzi, apasă 1, Pentru facturi, apasă 2…) astfel încât, la final, apelul este direcționat către cel mai potrivit agent sau departament.

În CloudTalk, oferim numeroase opțiuni avansate de direcționare, precum direcționarea în funcție de abilitățile agentului sau direcționarea în funcție de apelant. Poți citi mai multe despre ele în lista noastră de 70+ instrumente.

Preluarea automată a apelurilor poate fi configurată și pentru apelurile efectuate. Atunci când agenții de vânzări efectuează un apel și persoana apelată răspunde, aceștia nu mai trebuie să confirme manual că doresc să continue apelul.

Configurează funcția Preluară automată apel cu CloudTalk

Cum poți face ca telefonul cuiva să răspundă automat la apeluri? Configurarea funcției de preluare automată în CloudTalk este destul de simplă. De fapt, e atât de simplu, încât necesită doar câteva click-uri.

Iată cum configurezi funcția Preluare automată apel în CloudTalk:

• Intră în contul tău CloudTalk

• Pe partea stângă a meniului din Panoul de control, dă click pe „Account – Settings”

• Mergi în partea de jos a paginii

• Găsește secțiunea „Autopickups”, care are două categorii:

1. Automatically pick up “dialed” calls (Preia automat apelurile efectuate)
2. Automatically pick up inbound calls (Preia automat apelurile primite)

• Dă click pe butonul cu setarea implicită “Agents can define themselves” de la categoria pentru care vrei să activezi preluarea automată a apelurilor.

• În cazul categoriei „Automatically pick up “dialed” calls” (Preia automat apelurile efectuate), setează opțiunea pe „on”

• În cazul categoriei „Automatically pick up inbound calls” (Preia automat apelurile primite), alege numărul de secunde care dorești să treacă până când apelul este preluat. Pot fi 1, 2 sau 5 secunde.

• La final, nu uita să dai click pe butonul verde – „Save settings” (Salvează setările)

• Asta e tot.

3 beneficii pe care le are Preluarea automată a apelurilor pentru afacerea ta

Acum poate crezi că ceva atât de simplu nu poate să facă o mare diferență. Ei bine, poate și iată de ce:

#1 Îmbunătățește performanța

Știai că majoritatea oamenilor închid apelul după aproximativ 3 tonuri? Deci, configurarea unui sistem de preluare automată a apelului pentru afacerea ta poate fi o soluție cu adevărat salvatoare. Prin conectarea automată a apelurilor, poți fi mereu sigur că nevoile clienților tăi sunt satisfăcute în timp util.

Cu funcția Preluare automată apel, reduci la minimum timpii de așteptare, atingi rate de răspuns mult mai mari și reduci numărul de apeluri care sunt direcționate către căsuța vocală.

#2 Crește eficiența afacerii

În cazul apelurilor de ieșire, reduci probabilitatea de a-ți pierde potențialii clienții înainte ca reprezentantul tău să aprobe interacțiunea.

Cu privire la apelurile primite, clienții te apreciază mai mult atunci când simt că ție îți pasă. Prin faptul că le arăți clienților că mereu cineva este disponibil să îi ajute, nu doar că pari mai profesionist și de încredere, dar crești și eficiența muncii.

Cum? Preluarea rapidă a apelurilor creează spațiu pentru a interacționa cu mai mulți clienți.

De asemenea, apelurile nu trebuie neapărat să fie direcționate către o persoană. Potrivit unui sondaj Microsoft, 86% din clienți se așteaptă ca afacerile să aibă opțiuni de autoservire.

Prin urmare, dacă folosești un sistem IVR poți configura o opțiune cu mesaje preînregistrate pentru a răspunde la întrebările esențiale. De exemplu, dacă clientul introduce numărul comenzii, sistemul îl poate informa despre statutul actual al acesteia.

Astfel, sistemul tău de asistență pentru clienți poate funcționa, într-o anumită măsură, 24/7.

Iată un filmuleț în care poți vedea cum configurezi răspunsurile preînregistrate în meniul IVR CloudTalk:

#3 Contribuie la productivitatea agenților

Orice afacere funcționează mai bine atunci când angajații acesteia știu la ce să se aștepte. Preluarea automată a apelurilor creează ordine în activitățile tale zilnice. Astfel, nu mai este nevoie să îți supraveghezi agenții, urmărind în permanență dacă răspund sau nu la timp la apeluri.

Funcția de preluare automată a apelurilor contribuie la creșterea productivității agenților, întrucât aceștia nu vor avea timp să procrastineze. Ai grijă doar să nu îți suprasoliciți angajații. Acest lucru poate duce ușor la epuizare.

Rezumat

Scopul funcției Preluare automată apel este simplu. Dacă te confrunți cu un volum mare de apeluri în fiecare zi, această funcție îți ia o povară de pe umeri și reduce volumul de muncă al agenților tăi.

Practic, este o funcție mică, dar care poate face o mare diferență. Prin automatizarea preluării apelurilor în cadrul afacerii tale, poți reduce rata de abandonare a apelurilor, poți interacționa cu mai mulți clienți și poți construi relații mai puternice. Poți, de asemenea, să crești productivitatea agenților tăi.

Și știi care e partea cea mai bună? Cu CloudTalk, poți configura funcția într-un minut.