Dans CloudTalk, nous proposons de nombreuses options de routage avancées, telles que le routage basé sur les compétences ou sur l’appelant. Pour en savoir plus, consultez la liste de nos quelques 70 outils.
Il est également possible de configurer des répondeurs automatiques pour les appels sortants. Lorsque les conseillers commerciaux passent un appel et que le client décroche, ils n’ont plus besoin de confirmer manuellement qu’ils souhaitent poursuivre l’appel.
Configurez l’auto-réponse avec CloudTalk
Comment faire en sorte que le téléphone de quelqu’un réponde automatiquement aux appels ? La configuration de la réponse automatique dans CloudTalk est assez simple. En fait, c’est une évidence qui ne requiert que quelques clics.
Voici comment configurer la réponse automatique avec CloudTalk :
- Connectez-vous à votre compte CloudTalk
- Dans la partie gauche du menu du tableau de bord, cliquez sur « Compte – Paramètres« .
- Faites défiler la page jusqu’au bas de la page.
- Trouvez la section « Pré-décroché » avec deux catégories :
- Décrocher automatiquement les appels composés
- Décrocher automatiquement les appels entrants
- Cliquez sur le bouton avec le paramètre par défaut « Les agents peuvent le définir eux-mêmes » pour la catégorie où vous voulez activer la réponse automatique.
- Dans le cas de « Décrocher automatiquement les appels composés« , réglez l’option sur « Activé« .
- Dans le cas de « Décrocher automatiquement les appels entrants« , déterminez le nombre de secondes que vous souhaitez voir s’écouler avant que les appels ne soient pris. Cela peut être après 1, 2 ou 5 secondes.
- Comme dernière étape, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton vert, « Enregistrer les paramètres« .
3 avantages de la réponse automatique pour votre entreprise
Vous pensez peut-être que quelque chose d’aussi simple ne peut pas faire de différence. Eh bien, ce n’est pas le cas et voici pourquoi :
#1- Elle améliore les performances
Saviez-vous que la plupart des gens raccrochent après environ 3 sonneries ? Par conséquent, la mise en place d’un système de décroché automatique dans votre entreprise peut être une véritable bouée de sauvetage. En connectant vos appels automatiquement, vous êtes toujours assuré que les besoins des clients sont satisfaits en temps voulu.
Avec le système de réponse automatique, vous minimisez les temps d’attente, vous atteignez des taux de réponse beaucoup plus élevés et vous réduisez le nombre d’appels qui aboutissent sur la messagerie vocale.
#2- Elle augmente l’efficacité de l’entreprise
Dans le cas d’appels sortants, vous réduisez la probabilité de perdre vos prospects avant que votre agent n’approuve l’interaction.
En ce qui concerne les appels entrants, les clients ont une haute opinion de vous lorsqu’ils sentent que vous vous souciez d’eux. En démontrant aux clients qu’il y a toujours quelqu’un pour les aider, non seulement vous donnez l’impression d’être plus professionnel et fiable, mais vous améliorez également votre efficacité au travail.
Comment ? Des temps de réponse rapides permettent d’interagir avec davantage de clients.
De plus, les appels ne doivent pas nécessairement être acheminés vers un humain. Selon une enquête réalisée par Microsoft, 86 % des clients s’attendent désormais à ce que les entreprises disposent d’options de libre-service.
Par conséquent, si vous utilisez un IVR, vous pouvez définir une option de messages préenregistrés automatiques pour répondre à des questions simples. Par exemple, si un client saisit un numéro de commande, le système peut l’informer du statut de sa commande.
Ainsi, votre ligne d’assistance clientèle peut, dans une certaine mesure, fonctionner 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Voici une vidéo où vous pouvez visualiser comment définir les réponses préenregistrées dans le menu IVR de CloudTalk :