Was ist eine Auto-Antwort? Schritt-für-Schritt-Leitfaden, wie man sie einrichtet

Wenn Sie ein Callcenter leiten, wissen Sie, dass Zeit sehr wertvoll ist. Jede Sekunde zählt und wirkt sich auf Ihre allgemeine Leistung aus. Die Funktion „Auto-Antwort“ ist dazu da, Ihnen zu helfen. Sie unterstützt Sie bei der Bearbeitung von großen Anrufmengen, sodass Ihr Unternehmen schneller wachsen kann, Sie Ihre Kapazität erhöhen und die Kundenerfahrung verbessern können.

Was ist Auto-Antwort?

Auto-Antwort ist ein fortgeschrittenes KI-betriebenes Antwortsystem. Mit ihm werden Anrufe automatisch angenommen und an den ersten verfügbaren Angestellten weitergeleitet. Dies passiert, nachdem eine vorher festgelegte Zahl an Sekunden vergangen ist. Es ist nicht notwendig, dass ein Betreuer auf die “Annehmen”-Schaltfläche drückt.

Um die Effizienz der Auto-Antwort zu fördern, können Sie ein mehrstufiges IVR (Interactive Voice Response) -Menü einrichten. Bei CloudTalk ist es Teil eines komplexen ACD (Automatic Call Distribution) -Systems.

Anstatt, dass Anrufer zufällig mit verfügbaren Angestellten verbunden werden, kann das System dafür sorgen, dass Kunden genau die Person erreichen, mit der sie sprechen müssen. Ein IVR-System begrüßt den Anrufer mit vorher aufgezeichneten Nachrichten, leitet ihn durch eine Hand voll Optionen (Für Bestellungen, drücken Sie 1. Für Rechnungen, drücken Sie 2…) , sodass der Anruf am Ende zu dem passendsten Angestellten oder der passendsten Abteilung geleitet wird.

Bei CloudTalk gibt es eine Menge fortgeschrittener Weiterleitungsoptionen, wie fähigkeitenbasierter oder anruferbasierter Weiterleitung. Sie können mehr in der Liste unserer 70+ Tools lesen.

Auto-Antworten können auch für ausgehende Anrufe festgelegt werden. Wenn Vertriebsmitarbeiter einen Anruf tätigen und die Person am anderen Ende der Leitung annimmt, müssen Mitarbeiter nicht mehr manuell bestätigen, dass Sie mit dem Anruf fortfahren möchten.

Richten Sie Auto-Antwort bei CloudTalk ein

Wie kann man einstellen, dass ein Telefon Anrufe automatisch annimmt? Die Auto-Antwort auf CloudTalk einzurichten ist ziemlich einfach. Es ist überhaupt nicht kompliziert und erfordert nur wenige Klicks.

So richtet man die Auto-Antwort bei CloudTalk ein:

• Loggen Sie sich in Ihrem CloudTalk-Konto ein

• Klicken Sie auf der linken Seite des Dashboard-Menüs auf “Konto – Einstellungen”

• Scrollen Sie auf der Seite nach unten

• Suchen Sie nach dem Bereich “Auto-Annahme” mit zwei Kategorien:

1. “Gewählte” Anrufe automatisch annehmen
2. Eintreffende Anrufe automatisch annehmen

• Klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Standardeinstellung “Angestellte können selbst einstellen” für die Kategorie, in der Sie die automatische Beantwortung aktivieren möchten.

• Für “Gewählte” Anrufe automatisch annehmen, müssen Sie die Option “An” wählen.

• Für Eintreffende Anrufe automatisch annehmen, müssen Sie die Zahl der Sekunden auswählen, die vergehen sollen, bevor die Anrufe beantwortet werden. Dies kann nach 1, 2 oder 5 Sekunden sein.

• Vergessen Sie zuletzt nicht, auf die grüne Schaltfläche “Einstellungen speichern” zu klicken.

• Schon sind Sie fertig.

3 Dinge, die die Auto-Antwort Ihrem Unternehmen bringt

Nun denken Sie vielleicht, dass so etwas Einfaches keinen Unterschied ausmachen kann. Doch, das kann es und hier sind die Gründe:

#1 Es verbessert die Leistung

Wussten Sie, dass die meisten Menschen nach etwa 3 Mal läuten auflegen? Aus diesem Grund kann ein Auto-Antwortsystem Ihrem Unternehmen äußerst behilflich sein. Indem Ihre Anrufe automatisch verbunden werden, können Sie immer sicher sein, dass die Bedürfnisse der Kunden zeitnah angesprochen werden.

Mit der Auto-Antwort können Sie die Wartezeiten minimieren, viel höhere Antwortraten erreichen und die Anzahl der Anrufe, die an den Anrufbeantworter gehen, reduzieren.

#2 Es fördert die Geschäftseffizienz

Bei ausgehenden Anrufen wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Sie Leads verlieren, bevor Ihr Betreuer die Interaktion genehmigt.

Bei eintreffenden Anrufen ist es wiederum so, dass Kunden einen besseren Eindruck von Ihnen haben, wenn sie der Meinung sind, dass sie Ihnen wirklich wichtig sind. Kunden zu zeigen, dass immer jemand für sie da ist, trägt nicht nur dazu bei, professioneller und verlässlicher zu wirken, es fördert auch Ihre Arbeitseffizienz.

Wie? Schnelle Annahmezeiten sorgen für mehr Zeit, um mit Kunden zu interagieren.

Anrufe müssen auch nicht unbedingt an einen Menschen weitergeleitet werden. Laut einer Microsoft-Umfrage erwarten 86% der Kunden heutzutage, dass Unternehmen Selbstbedienungsoptionen haben.

Wenn Sie also IVR verwenden, können Sie eine Option für automatische vorher aufgezeichnete Nachrichten festlegen, um einfache Fragen zu beantworten. Wenn ein Kunde zum Beispiel eine Bestellnummer eingibt, kann ihn das System über den derzeitigen Status informieren.

So kann Ihre Kundensupportleitung gewissermaßen rund um die Uhr in Betrieb sein.

Hier ist ein Video, das zeigt, wie Sie vorher aufgezeichnete Antworten in dem IVR-Menü von CloudTalk festlegen können:

#3 Es unterstützt die Angestelltenproduktivität

Jedes Unternehmen funktioniert besser, wenn die Arbeiter wissen, was sie erwarten können. Auto-Antwort bringt Ordnung in Ihre täglichen Abläufe. So müssen Sie Ihre Angestellten nicht micromanagen und ständig überprüfen, ob sie Anrufe rechtzeitig annehmen.

Das Auto-Antworttool unterstützt auch die Angestelltenproduktivität, da sie keine Zeit zum Trödeln haben. Stellen Sie aber sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht überfordern. Das kann schnell zu Burnout führen.

Zusammenfassung

Der Zweck der Auto-Antwort ist einfach. Wenn Sie täglich eine Menge Anrufe erhalten, nimmt Ihnen diese Funktion eine Menge Arbeit ab und verringert die Arbeitslast Ihrer Angestellten.

Es ist grundsätzlich eine kleine Funktion, die einen großen Unterschied ausmachen kann. Indem Sie die Anrufbeantwortung in Ihrem Unternehmen automatisieren, können Sie die Anrufabbruchrate verringern, mit mehr Kunden interagieren und stärkere Beziehungen aufbauen. Sie fördern auch die Produktivität der Angestellten.

Und das Beste daran? Bei CloudTalk dauert die Einrichtung wortwörtlich eine Minute.