Bei CloudTalk gibt es eine Menge fortgeschrittener Weiterleitungsoptionen, wie fähigkeitenbasierter oder anruferbasierter Weiterleitung. Sie können mehr in der Liste unserer 70+ Tools lesen.
Auto-Antworten können auch für ausgehende Anrufe festgelegt werden. Wenn Vertriebsmitarbeiter einen Anruf tätigen und die Person am anderen Ende der Leitung annimmt, müssen Mitarbeiter nicht mehr manuell bestätigen, dass Sie mit dem Anruf fortfahren möchten.
Richten Sie Auto-Antwort bei CloudTalk ein
Wie kann man einstellen, dass ein Telefon Anrufe automatisch annimmt? Die Auto-Antwort auf CloudTalk einzurichten ist ziemlich einfach. Es ist überhaupt nicht kompliziert und erfordert nur wenige Klicks.
So richtet man die Auto-Antwort bei CloudTalk ein:
- Loggen Sie sich in Ihrem CloudTalk-Konto ein
- Klicken Sie auf der linken Seite des Dashboard-Menüs auf “Konto – Einstellungen”
- Scrollen Sie auf der Seite nach unten
- Suchen Sie nach dem Bereich “Auto-Annahme” mit zwei Kategorien:
- “Gewählte” Anrufe automatisch annehmen
- Eintreffende Anrufe automatisch annehmen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Standardeinstellung “Angestellte können selbst einstellen” für die Kategorie, in der Sie die automatische Beantwortung aktivieren möchten.
- Für “Gewählte” Anrufe automatisch annehmen, müssen Sie die Option “An” wählen.
- Für Eintreffende Anrufe automatisch annehmen, müssen Sie die Zahl der Sekunden auswählen, die vergehen sollen, bevor die Anrufe beantwortet werden. Dies kann nach 1, 2 oder 5 Sekunden sein.
- Vergessen Sie zuletzt nicht, auf die grüne Schaltfläche “Einstellungen speichern” zu klicken.
3 Dinge, die die Auto-Antwort Ihrem Unternehmen bringt
Nun denken Sie vielleicht, dass so etwas Einfaches keinen Unterschied ausmachen kann. Doch, das kann es und hier sind die Gründe:
#1 Es verbessert die Leistung
Wussten Sie, dass die meisten Menschen nach etwa 3 Mal läuten auflegen? Aus diesem Grund kann ein Auto-Antwortsystem Ihrem Unternehmen äußerst behilflich sein. Indem Ihre Anrufe automatisch verbunden werden, können Sie immer sicher sein, dass die Bedürfnisse der Kunden zeitnah angesprochen werden.
Mit der Auto-Antwort können Sie die Wartezeiten minimieren, viel höhere Antwortraten erreichen und die Anzahl der Anrufe, die an den Anrufbeantworter gehen, reduzieren.
#2 Es fördert die Geschäftseffizienz
Bei ausgehenden Anrufen wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Sie Leads verlieren, bevor Ihr Betreuer die Interaktion genehmigt.
Bei eintreffenden Anrufen ist es wiederum so, dass Kunden einen besseren Eindruck von Ihnen haben, wenn sie der Meinung sind, dass sie Ihnen wirklich wichtig sind. Kunden zu zeigen, dass immer jemand für sie da ist, trägt nicht nur dazu bei, professioneller und verlässlicher zu wirken, es fördert auch Ihre Arbeitseffizienz.
Wie? Schnelle Annahmezeiten sorgen für mehr Zeit, um mit Kunden zu interagieren.
Anrufe müssen auch nicht unbedingt an einen Menschen weitergeleitet werden. Laut einer Microsoft-Umfrage erwarten 86% der Kunden heutzutage, dass Unternehmen Selbstbedienungsoptionen haben.
Wenn Sie also IVR verwenden, können Sie eine Option für automatische vorher aufgezeichnete Nachrichten festlegen, um einfache Fragen zu beantworten. Wenn ein Kunde zum Beispiel eine Bestellnummer eingibt, kann ihn das System über den derzeitigen Status informieren.
So kann Ihre Kundensupportleitung gewissermaßen rund um die Uhr in Betrieb sein.
Hier ist ein Video, das zeigt, wie Sie vorher aufgezeichnete Antworten in dem IVR-Menü von CloudTalk festlegen können: