Auto-Answer

Auto-Answer ist ein fortschrittliches KI-gestütztes automatisiertes Antwortsystem, mit dem Sie die Wartezeiten Ihres Call-Centers erheblich verkürzen können, indem eingehende Anrufe an den ersten verfügbaren Agenten weitergeleitet werden. Dies ist besonders nützlich für die Optimierung von Arbeitsprozessen, da die Agenten nicht einmal auf „Annehmen“ drücken müssen, um mit der Bearbeitung der brennenden Probleme Ihrer Kunden zu beginnen.

Nach der Einführung von Auto-Answer können Sie mit kürzeren Wartezeiten, einer höheren Kundenzufriedenheit, einer besseren Kundenbindung und einer geringeren Kundenabwanderung rechnen – all dies führt zu stabileren Einnahmen.

Auto-Answer ist eine Funktion, die natürlich gut mit anderen intelligenten Tools zur Anrufweiterleitung zusammenarbeitet. Seien Sie clever und lassen Sie Maschinen die Arbeit machen. Probieren Sie z.B. folgende Tools aus:

Interactive Voice Response (IVR) liefert automatisch Antworten auf häufig gestellte Fragen (z.B. zu den Geschäftszeiten). Anrufer können auch den Grund ihres Anrufs angeben, damit sie an die am besten geeignete Warteschlange weitergeleitet werden.

VIP-Warteschlangen ermöglichen es Ihnen, den Gesprächen mit dem größten Wert für Ihr Unternehmen Priorität einzuräumen. Wenn Sie Ihre Top-Kunden einer VIP-Warteschlange zuweisen, können Sie sich darauf verlassen, dass sie immer einen erstklassigen Service erhalten und zufrieden sind.

Kompetenzbasierte Anrufweiterleitung ist eine weitere Funktion im Rahmen der automatischen Anrufverteilung (ACD). Sie optimiert die Weiterleitung von Anrufen, indem sie die Zeitzone, die Muttersprache und das Problem des Kunden berücksichtigt und ihn mit dem Agenten oder der Abteilung verbindet, die ihm am besten weiterhelfen kann.

– Melden Sie sich bei Ihrem CloudTalk-Konto an

– Klicken Sie auf der linken Seite des Dashboard-Menüs auf „Konto – Einstellungen“.

– Scrollen Sie bis ganz nach unten auf der Seite

– Suchen Sie den Abschnitt „Automatische Anrufannahme“ mit zwei Kategorien:

– Automatisch „gewählte“ Anrufe annehmen
– Automatisch eingehende Anrufe annehmen

– Klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Standardeinstellung „Agenten können sich selbst festlegen“ für die Kategorie, in der Sie die automatische Beantwortung aktivieren möchten.

– Im Falle von „Automatisch ‚gewählte‘ Anrufe annehmen“, setzen Sie die Option auf „ein“.

– Im Falle von „Automatisch eingehende Anrufe annehmen“ wählen Sie die Anzahl der Sekunden, die vergehen sollen, bevor Anrufe angenommen werden. Das kann nach 1, 2 oder 5 Sekunden sein.

– Vergessen Sie nicht, als letzten Schritt auf die grüne Schaltfläche „Einstellungen speichern“ zu klicken.

– Sie können loslegen.

Ja, Sie können Auto-Answer für bestimmte Arten von Anrufen verwenden, indem Sie in den Einstellungen für die Anrufverteilung Regeln erstellen. So können Sie z. B. festlegen, dass Auto-Answer nur bei Anrufen von einer bestimmten Telefonnummer oder zu bestimmten Tageszeiten aktiviert wird.