¿Qué es la Respuesta Automática? Guía Paso a Paso de Cómo Configurarla

ilustración respuesta automática PRINCIPAL

Si gestionas un centro de llamadas, sabes que el tiempo es precioso. Cada segundo cuenta y afecta a tu rendimiento general. La función de respuesta automática está aquí para ayudarte. Ayuda a manejar grandes volúmenes de llamadas, lo que a su vez te permite hacer crecer tu negocio más rápidamente, aumentar tu capacidad y mejorar la experiencia del cliente.

¿Qué es la Respuesta Automática?

La Respuest Automática es un avanzado sistema de respuesta gestionado mediante inteligencia artificial. Permite que las llamadas se cojan automáticamente y se dirijan al primer agente disponible en la cola. Esto ocurre después de una cantidad predefinida de segundos, sin que el representante tenga que pulsar el botón «aceptar».

Para potenciar la eficacia de la Respuesta Automática, puedes configurar una IVR de varios niveles menú (Respuesta de Voz interactiva). En CloudTalk, forma parte de un complejo sistema de ACD(distribución automática de llamadas).

En lugar de que las llamadas se conecten a un agente disponible al azar, puede garantizar que el cliente llegue exactamente a quien necesita hablar. Un sistema IVR recibe a la persona que llama con mensajes pregrabados, guiándola a través de un puñado de opciones (Para pedidos, pulsa 1. Para facturas, pulsa 2…) para que, al final, la llamada sea dirigida al agente o departamento más adecuado.

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En CloudTalk, ofrecemos muchas opciones de enrutamiento avanzado, como el enrutamiento basado en competencias o en la persona que llama. Puedes leer más sobre ellas en una lista de nuestras más de 70 herramientas.

También se pueden establecer respuestas automáticas para las llamadas salientes. Cuando los representantes de ventas hacen una llamada y la persona del lado del pedido contesta, los representantes ya no tienen que confirmar manualmente que desean continuar con la llamada.

Configura la Respuesta Automática con CloudTalk

¿Cómo puedes hacer que el teléfono de alguien responda a las llamadas automáticamente? Configurar la respuesta automática en CloudTalk es bastante sencillo. De hecho, es algo que no requiere más que unos pocos clics.

Aquí se explica cómo configurar la respuesta automática con CloudTalk:

  • Accede a tu cuenta de CloudTalk
  • En la parte izquierda del menú del panel de control, haz clic en «Cuenta – Ajustes»
  • Desplázate hasta el final de la página
  • Encuentra la sección «Respuesta automática»con dos categorías:
  1. Responder automáticamente las llamadas «marcadas»
  2. Responder automáticamente las llamadas entrantes
  • Haz clic en el botón con la configuración por defecto «Los agentes pueden definir ellos mismos» para la categoría en la que quieres activar la respuesta automática.
  • En el caso de «responder automáticamente las llamadas «marcadas», pon la opción en «on»
  • En el caso de «Responder automáticamente las llamadas entrantes», elige el número de segundos que quieres que transcurran antes de que se contesten las llamadas. Puede ser después de 1, 2 o 5 segundos.
  • Como último paso, no olvides hacer clic en el botón verde, «Guardar configuración»
  • Ya puedes empezar a usar esta función.

Tres Beneficios que Aportan las Respuestas Automáticas a tu Negocio

Ahora puedes pensar que algo tan sencillo no puede marcar la diferencia. Pues bien, sí puede y estos son algunos de los motivos:

#1 Mejora el rendimiento

¿Sabías que la mayoría de la gente cuelga el teléfono después de unos 3 tonos? Por lo tanto, tener un sistema de respuesta automática en tu empresa puede ser un verdadero salvavidas. Conectando tus llamadas automáticamente, siempre estarás seguro de que las necesidades de los clientes son atendidas a tiempo.

Con la respuesta automática, minimizas los tiempos de espera, alcanzas tasas de respuesta mucho más altas y reduces el número de llamadas que van al buzón de voz.

#2 Aumenta la Eficacia de la Empresa

En el caso de las llamadas salientes, disminuyes la probabilidad de que pierdas tus leads antes de que tu representante apruebe la interacción.

En cuanto a las llamadas entrantes, los clientes te tienen aprecian cuando sienten que te preocupas. Mostrar a los clientes que siempre hay alguien para ayudarles no solo te hace parecer más profesional y fiable, sino que también aumenta tu eficacia en el trabajo.

¿Cómo? Los tiempos de respuesta rápidos crean más espacio para interactuar con más clientes.

Las llamadas tampoco tienen que dirigirse necesariamente a un humano. Según una encuesta de Microsoft, el 86% de los clientes espera ahora que las empresas tengan opciones de autoservicio.

Por tanto, si utilizas un IVR,puedes establecer una opción de mensajes automáticos pregrabados para responder a preguntas sencillas. Por ejemplo, si un cliente introduce un número de pedido, el sistema puede informarle del estado actual.

De este modo, tu línea de soporte al cliente puede, hasta cierto punto, funcionar 24/7.

Aquí tienes un vídeo en el que puedes ver cómo configurar las respuestas pregrabadas en el menú IVR de CloudTalk:

#3 Apoya la Productividad de los Agentes

Toda empresa funciona mejor cuando sus trabajadores saben lo que pueden esperar. La respuesta automática pone orden en tus procesos diarios. Elimina la necesidad de microgestionar a tus agentes, controlando constantemente si cogen o no las llamadas a tiempo.

La herramienta de respuesta automática también mejora la productividad de los agentes, ya que no tienen tiempo para procrastinar. Solo asegúrate de no abrumar a tus empleados. Eso puede conducir fácilmente al agotamiento.

Resumen

La finalidad de la respuesta automática es sencilla. Si te enfrentas a un gran volumen de llamadas cada día, esto te quita un peso de encimay disminuye la carga de trabajo de tus agentes.

Es básicamente una pequeña función que puede marcar una gran diferencia. Al automatizar la atención de llamadas en tu empresa, puedes reducir la tasa de abandono de llamadas, interactuar con más clientes y establecer relaciones más sólidas. Además, aumentas la productividad de los agentes.

¿Y lo mejor? Con CloudTalk, literalmente solo necesitas un minuto para configurarlo.

¿Quieres probar tú mismo nuestra función de respuesta automática?