En CloudTalk, ofrecemos muchas opciones de enrutamiento avanzado, como el enrutamiento basado en competencias o en la persona que llama. Puedes leer más sobre ellas en una lista de nuestras más de 70 herramientas.
También se pueden establecer respuestas automáticas para las llamadas salientes. Cuando los representantes de ventas hacen una llamada y la persona del lado del pedido contesta, los representantes ya no tienen que confirmar manualmente que desean continuar con la llamada.
Configura la Respuesta Automática con CloudTalk
¿Cómo puedes hacer que el teléfono de alguien responda a las llamadas automáticamente? Configurar la respuesta automática en CloudTalk es bastante sencillo. De hecho, es algo que no requiere más que unos pocos clics.
Aquí se explica cómo configurar la respuesta automática con CloudTalk:
- Accede a tu cuenta de CloudTalk
- En la parte izquierda del menú del panel de control, haz clic en «Cuenta – Ajustes»
- Desplázate hasta el final de la página
- Encuentra la sección «Respuesta automática»con dos categorías:
- Responder automáticamente las llamadas «marcadas»
- Responder automáticamente las llamadas entrantes
- Haz clic en el botón con la configuración por defecto «Los agentes pueden definir ellos mismos» para la categoría en la que quieres activar la respuesta automática.
- En el caso de «responder automáticamente las llamadas «marcadas», pon la opción en «on»
- En el caso de «Responder automáticamente las llamadas entrantes», elige el número de segundos que quieres que transcurran antes de que se contesten las llamadas. Puede ser después de 1, 2 o 5 segundos.
- Como último paso, no olvides hacer clic en el botón verde, «Guardar configuración»
- Ya puedes empezar a usar esta función.
Tres Beneficios que Aportan las Respuestas Automáticas a tu Negocio
Ahora puedes pensar que algo tan sencillo no puede marcar la diferencia. Pues bien, sí puede y estos son algunos de los motivos:
#1 Mejora el rendimiento
¿Sabías que la mayoría de la gente cuelga el teléfono después de unos 3 tonos? Por lo tanto, tener un sistema de respuesta automática en tu empresa puede ser un verdadero salvavidas. Conectando tus llamadas automáticamente, siempre estarás seguro de que las necesidades de los clientes son atendidas a tiempo.
Con la respuesta automática, minimizas los tiempos de espera, alcanzas tasas de respuesta mucho más altas y reduces el número de llamadas que van al buzón de voz.
#2 Aumenta la Eficacia de la Empresa
En el caso de las llamadas salientes, disminuyes la probabilidad de que pierdas tus leads antes de que tu representante apruebe la interacción.
En cuanto a las llamadas entrantes, los clientes te tienen aprecian cuando sienten que te preocupas. Mostrar a los clientes que siempre hay alguien para ayudarles no solo te hace parecer más profesional y fiable, sino que también aumenta tu eficacia en el trabajo.
¿Cómo? Los tiempos de respuesta rápidos crean más espacio para interactuar con más clientes.
Las llamadas tampoco tienen que dirigirse necesariamente a un humano. Según una encuesta de Microsoft, el 86% de los clientes espera ahora que las empresas tengan opciones de autoservicio.
Por tanto, si utilizas un IVR,puedes establecer una opción de mensajes automáticos pregrabados para responder a preguntas sencillas. Por ejemplo, si un cliente introduce un número de pedido, el sistema puede informarle del estado actual.
De este modo, tu línea de soporte al cliente puede, hasta cierto punto, funcionar 24/7.
Aquí tienes un vídeo en el que puedes ver cómo configurar las respuestas pregrabadas en el menú IVR de CloudTalk:
